新形勢下醫院數碼照片檔案管理工作探討

韓興發 葉 茂

（重慶市中醫院，重慶 400018）

在醫院檔案管理中數碼照歸檔管理是至關重要的。數碼照片以成像快、查閱快、傳輸快、處理快，容易存儲，不沖洗等顯著優勢，深受醫院重視，并將數碼照片廣泛運用到教學、臨床、科研等工作中。受多種因素的掣肘，當前《照片檔案管理規范》尚未涉及數碼照片的管理，導致醫院數碼照片檔案管理面臨著諸多弊端，阻礙了數碼照片檔案管理工作的井然有序的開展，亟待醫院統籌謀劃、整體設計，加強數碼照片檔案管理。

1 醫院數碼照片檔案管理的重要性

毋庸置疑，照片檔案的運用較為廣泛，在社會組織、國家機構的等舉行活動期間，都會依托照相機將活動情節或是場景變成靜態的圖像，為活動做留念，因此，其具有一定的保存價值。在傳統檔案管理中，照片檔案主要以感光材料為主。隨著信息技術的日益更迭，數碼照片檔案主要是通過數碼影像機、數碼照相機以及智能手機形成照片檔案，在照片檔案中數碼照片檔案所占比例日益加大。在數碼照片檔案中人物留影、實際場景，具有較強的真實性，加之照片可以多次加印，數碼照片一方面可以促進醫院檔案資料的豐富，另一方面還可滿足醫院的需求，為醫院相關工作有條不紊地開展提供查閱。

2 當前醫院數碼檔案管理存在的問題

1）數碼照片檔案歸檔意識淡薄。醫院數碼照片檔案與文字檔案相比較，醫院檔案管理工作中經常忽視數碼照片檔案歸檔問題。主要是因為部分檔案管理人員缺乏歸檔意識，不知道如何科學規范歸檔，導致大量照片檔案的流失[1]。對于現代醫院而言，拍照這項工作要滲透到每個科室中，記錄醫院各項管理活動，提升檔案資料的完整性和科學性，因此，醫院要通過多措并舉，深化檔案管理人員的數碼照片檔案歸檔意識，引導他們切實做好數碼檔案歸檔工作。

2）缺乏完善的數碼檔案管理制度。“制度是行為規范的準繩。”受多種因素的因素，雖然部分醫院立足于實際，構建了數碼照片檔案管理制度，但是制度無法落到實處。追本溯源，醫院數碼照片檔案管理缺乏統一標準，缺乏科學有效地參照搜集制度，加之拍攝人員不是固定的，人人都可以用高像素手機和數碼相機進行拍攝，大大地加劇了照片收集的難度性[2]。在制度中尚未明確規定哪些活動需求歸檔，哪些不需要歸檔的，導致醫院諸多重要活動照片無法完整地保存，在需要照片的時候再去收集照片，才發現照片發現已經被刪除了，加大了數碼照片檔案管理的難度，出現了混亂了管理局面。

3）數碼檔案歸檔整理難度大。由于醫院的特殊性，所產生的數碼照片繁多，部分照片清晰度不足，存在嚴重的重復現象，導致工作人員需要花費大量的時間來篩選，增加了數碼照片整理難度，也加劇了工作人員的工作壓力。另外，由于當前很多醫院都缺乏統一性、規范性的整理辦法，工作人員只能根據自己經驗或是認知分門別類地整理照片，不進行文字的說明，所整理出來的照片檔案不盡如人意。

4）數碼照片存在安全隱患。隨著信息技術的不斷完善普及，被運用到醫院數碼照片檔案管理中，在提升管理質效的同時也暴露出來信息技術方面的問題，特別是計算機病毒問題，一旦遭受病毒侵害，就容易損毀數碼照片，不法分子或是黑客盜走或是破壞照片，產生不良影響。加之存儲設備的故障、拍攝者的誤操作或者電腦的升級換代等，都對數碼照片的安全性造成了極大的威脅，因此亟待加強數碼照片檔案安全管理[3]。

3 新形勢下提升醫院數碼檔案管理質效的策略

1）正本清源轉變認識，加強照片歸檔意識。“意識是行為的先導。”在新形勢下為做好數碼照片歸檔意識，醫院領導者要打破墨守成規的思想，從思想上正本清源，認識到做好數碼照片檔案收集歸檔工作的重要性。首先，醫院要引導員工認識到做好數碼照片檔案管理的重要性，依托醫院網站、公眾號、微信群等載體加強數碼照片檔案管理宣傳工作，提升其全體人員的歸檔意識，營造良好管理氛圍。其次由于數碼照片檔案與傳統紙質檔案收集、歸檔要求有很大差異，拍攝者又大多不是各個部門的兼職檔案員，因此還要對醫院全體員工進行有關數碼照片檔案知識的培訓，讓他們知曉歸檔照片對文件格式、影像尺寸、分辨率等的要求，為醫院數碼檔案管理工作的有序開展奠定良好基礎。

2）構建完善管理制度，夯實工作有序開展。“無規則不成方圓。”醫院要參照新修訂檔案法等法律法規，立足于自身實際情況，對現有數碼照片檔案管理制度進行完善，依托制度，進行集中管理，確保數碼照片檔案工作井然有序的開展。針對當前醫院數碼照片檔案分散管理模式，醫院可以參考《照片檔案管理規范》、《電子文件歸檔與管理規范》等構建適合醫院實際，且具有可行性的管理方式，同時醫院還可以專門設立一個管理崗位，選擇專業人才負責這項工作，并依托制度，定期進行歸檔、立卷、檢查、審核等工作，從而在醫院內部形成良好的管理秩序，確保醫院數碼檔案管理工作的井然有序開展。

3）改變檔案管理方法，規范整理照片檔案。為提高醫院數碼照片整理規范質量，醫院要革故鼎新，改變傳統收集方式，通過多措并舉，探索檔案管理方式，提升照片檔案收集、整理質量，比如，檔案管理人員可以定期到醫院各個部門收集數碼照片，特別要重點關注數碼照片產生較多的科室，規避照片流失或是失管現象的發生。對于檔案管理人員來說，還要了解各個部門的情況，第一時間發現并獲取具有價值意義的數碼照片[4]。針對部分重要資料，檔案管理人員要打破傳統整理方式，采取針對性措施，更新、調整、整理信息，從而有效收集照片檔案信息。針對部分了解或是掌握的大型活動和學術會議，為規避檔案的遺漏和丟失要進行跟蹤式的整理、收集。通過多元化的手段，從整體上促進數碼照片管理歸檔質量的提升。檔案管理人員在照片歸檔前，要挖掘數碼照片的價值，并在照片上配上相關標號和數據證明，防止照片重復歸檔。

4）加強照片安全管理，確保檔案信息安全。為確保數碼照片檔案管理的安全性，醫院要借助先進的信息安全技術，對一些重要照片信息進行加密處理，或是按照權限使用檔案信息，避免重要照片信息的泄露。另外為了防止數碼照片的丟失或遭受破壞，醫院還投入人力物力，做好檔案信息系統的異地備份，配置專用的檔案消磁柜，保管光盤存儲介質、磁盤、電子相冊等。

4 結語

總而言之，在醫院檔案管理中數碼照片檔案管理是至關重要的，受多種因素的掣肘，在當前數碼檔案管理中還面臨著諸多弊端，基于此，醫院要立足于實際，認識到做好數碼照片檔案管理的重要性，通過補短板、強弱項、建機制做好數碼照片檔案管理，為醫院提供科學合理地決策支撐，助力醫院的穩健長遠發展。