加強玻璃幕墻工程檔案的收集工作的對策探析

文生燕

（中國航發(fā)商用航空發(fā)動機有限責(zé)任公司，上海 200241）

玻璃幕墻此類工程的檔案收集效率、檔案收集質(zhì)量與工程施工息息相關(guān)，工程檔案的收集是否齊全、是否完成、是否精確、是否完善決定的工程是否可以保質(zhì)保量地完成工程項目。工程收集檔案應(yīng)該包括維修文件、擴(kuò)建文件、重建文件以及改造文件，而這些文件分別來自不同的部門，具有分散性。因此，檔案收集工作具有一定的難度，為保證工程質(zhì)量與工程進(jìn)度，提升工程檔案的管理工作效率勢在 必行。

1 提升檔案的宣傳力度，優(yōu)化檔案收集工作

為起到提升工程檔案收集效率的效果，檔案管理人員應(yīng)該著力提升檔案收集宣傳力度，積極的開展檔案收集的優(yōu)化工作，這樣才可以保證工程檔案收集工作有條不紊的進(jìn)行下去。首先，檔案管理人員可以通過宣傳《檔案法實施措施》與《檔案法》著手工作，提升全體員工的法律觀念與檔案意識。為了提升宣傳力度，檔案管理人員可以通過采用定期的工程板報與不定期的宣傳培訓(xùn)的方式開展宣傳工作。宣傳主題應(yīng)該以貫穿《檔案法實施措施》與《檔案法》為主，通過向設(shè)計人員、施工人員、材料人員以及工程管理人員宣講相關(guān)管理條例與法律條例的方式，提升全體參建人員的法制觀念、提升檔案意識[1]。除此之外，從事檔案收集工作的人員還需要積極關(guān)注、密切關(guān)注公司的最新動向，為相關(guān)人員提供必要的檔案與信息支持。主動向技術(shù)人員與公司理當(dāng)精準(zhǔn)的提供他們所需的檔案資料，為相關(guān)技術(shù)人員與公司領(lǐng)導(dǎo)提供檔案依據(jù)，為玻璃幕墻工程的順利開展提供必要助力與基礎(chǔ)保障。下面進(jìn)行舉例說明：某公司承繼了一批造價在150萬左右的幕墻工程，要求企業(yè)的設(shè)計人員在三天內(nèi)趕制設(shè)計圖紙，由于時間極為緊迫，如果需要重新進(jìn)行設(shè)計，是根本無法做到的，這時工程檔案收集的工作就起到重要的作用，最終檔案人員向設(shè)計人員提供北海工程的設(shè)計圖紙，設(shè)計人員不負(fù)眾望，通過套用北海的設(shè)計圖紙最終高質(zhì)高效完成設(shè)計任務(wù)，這樣在工程檔案的幫助下，不僅完美地完成了設(shè)計任務(wù)，而且使設(shè)計周期縮短了一天，為合作贏得了寶貴的時間[2]。

2 借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，建立完善的檔案制度

檔案管理人員應(yīng)該以《檔案法》等法律制度、法律條例為重要依據(jù)，吸取以往檔案管理工作中的問題與教訓(xùn)，結(jié)合公司與目前行業(yè)的實際情況，構(gòu)建完善的檔案管理制度與網(wǎng)絡(luò)檔案庫，通過信息化技術(shù)指導(dǎo)、檢查以及監(jiān)督保障工程檔案制度的形成與收集工作的順利開展。因此，為保證工程檔案的精準(zhǔn)性、齊全性以及檔案及時歸檔，是工程可以順利的通過驗收工作，企業(yè)應(yīng)該明確材料部門、設(shè)計部門、車技部門、營銷部門、項目部門的工程檔案收集范圍與收集要求，并且以紙質(zhì)說明下發(fā)，確保工程檔案收集可以順利開展，在開展收集工作時有章可循。除此之外，企業(yè)還需要求設(shè)計部門、材料部門、車間部門、營銷部門、項目部門都設(shè)立檔案收集的崗位，選取有檔案相關(guān)管理經(jīng)驗或者擅長使用信息技術(shù)的人才作為檔案管理人員。建立優(yōu)質(zhì)的網(wǎng)絡(luò)檔案管理庫，并且在制度中明確各個部門檔案管理人員的具體職責(zé)，將此項工作與員工的績效考核建立聯(lián)系，規(guī)范相關(guān)人員的行為，使工程檔案收集工作可以落到實處，通過完善的制度與網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)保證收集工作的順利開展[3]。

3 主動做好檔案收集工作，積極做好檔案管理工作

玻璃幕墻施工周期會比普通鋁門窗的工程周期略長，工程周期成階段性緊張，這就需要檔案管理人員要發(fā)揮收集工作的自主性，不能坐以待斃，應(yīng)該積極出擊，力求檔案收集工作的精準(zhǔn)性與完整性。為此檔案管理人員應(yīng)該與其他部門展開溝通與接觸，吉首了解到工程項目的進(jìn)度與任務(wù)下達(dá)情況，并且對工程文件的積累與形成在歸檔之前進(jìn)行審核，在檢查是對文件內(nèi)容與資料教職進(jìn)行鑒別與核實，及其發(fā)現(xiàn)文件與資料中的錯誤信息并且及時更正，力求收集到的檔案的符合完整、系統(tǒng)、嚴(yán)謹(jǐn)、精準(zhǔn)的歸檔原則。為保證資料內(nèi)容與文件內(nèi)容的歸檔質(zhì)量與歸檔效率，檔案管理人員要嚴(yán)查每個工程的重要環(huán)節(jié)，不同類型的文件不僅咋歸檔形式上有所不同，而且在歸檔時間上也應(yīng)該有具體安排。檔案管理人員一方面按照歸檔制度檢查材料部門、設(shè)計部門、車技部門、營銷部門、項目部門提交的文件與資料，另一方面主要不定期到各個部門進(jìn)行抽查與隨時收集，做到隨時收集、集中收集、定期收集相結(jié)合，使檔案收集工作與工程進(jìn)步同步進(jìn)行、同步完成。以此確保檔案收集、文件歸檔工作的成套性與真實性。需要注意的是，只有提升了思想上的認(rèn)識，配合制度的要求、明確各崗位職責(zé)、詳細(xì)的工作安排、建立考核機制，才可以顯著解決工程檔案收集中的各種難題，是工程檔案質(zhì)量與效率可以充分得到保障。

4 建立特種工程檔案，錄入互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)

工程檔案收集可以通過對企業(yè)各個部門的實地考察，了解到各個部門的特殊文件去向，針對這部門特殊的文件與資料，檔案管理人員需要建立獨立的特殊檔案篩選制度與要求，并且經(jīng)特殊檔案單獨存放，避免出現(xiàn)特殊檔案與其他工程檔案混淆的時間發(fā)生。從某種程度而言，特殊文件應(yīng)該更加接近于重點文件，但是又不完全屬于重點文件的范疇。在特殊檔案中應(yīng)該有更為細(xì)致的區(qū)分，方便對特殊檔案進(jìn)行查閱。首先在進(jìn)行特殊文件歸檔時應(yīng)該根據(jù)文件的來源部門、發(fā)生時間、重要程度、發(fā)生概率進(jìn)行區(qū)分，這樣可以通過同類歸檔的方式進(jìn)行細(xì)致的歸檔。為提升特殊檔案的管理效率，文件管理人員可以將文檔的大致內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)注，并且對標(biāo)注的檔案填寫編號，在入檔時根據(jù)編號的大小進(jìn)行排序，這樣在后期進(jìn)行特殊文件或者特殊資料查詢時就可以對號入座。快速查找到所需的文件與資料。除此之外，為提升檔案查找的效率，檔案管理人員還可將文件入到計算機檔案管理系統(tǒng)中，這樣雖然在錄入時會花費較多時間，提升工作量，但是計算機數(shù)據(jù)具有快速查詢、關(guān)鍵詞搜索等功能，可以為查詢特殊軟件提供更多便利，是一種更加快捷、更加優(yōu)質(zhì)的檔案管理模式。不僅如此，計算機設(shè)備在聯(lián)網(wǎng)狀態(tài)時可以具備大數(shù)據(jù)推薦、關(guān)鍵詞搜索，在工程檔案不充足時，可以在網(wǎng)絡(luò)中找出與工程項目類似的資源進(jìn)行參照。

5 結(jié)語

總而言之，工程檔案與工程順利開展的重要保障，可以為各個部門提供所需的各項資料與文件。從事工程檔案管理工作的人員可以通過提升檔案的宣傳力度，優(yōu)化檔案收集工作、借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，建立完善的檔案制度、主動做好檔案收集工作，積極做好檔案管理工作等方式開展工程資料管理工作，為工程項目順利開展提供基礎(chǔ)保障。