論如何提高城建檔案館的檔案管理工作水平

楊海生

（海倫市檔案館，黑龍江 海倫 152300）

在一項工程進行建設的過程當中，各層級各部門都免不了要進行各種各樣的文檔撰寫和匯報。這些文檔包含但并不限于前期的批文，施工過程中的詳細記錄，竣工以后所需的驗收資料，以及相關的維修保養記錄等等。這些文檔的內容，可以非常全面地展示這項工程在建設過程中的具體情況，并且對工程質量的評判，以及在工程完成后所需要進行的管理和修護工作，都提供了非常高的價值。

1 進入檔案館工作前接受正規的業務培訓

對于檔案來說，非常重要的一個工作就是要建設檔案，而這一部分也是整個檔案館館藏的一大主體。檔案有著比較重要的利用價值，因此，如何管理好檔案，主要可以從以下四個方面做起。

1.1 設定一致的檔案管理系統

如果想要保證檔案具有一定的完整性，規范性，就要實行對檔案的幾種管理工作設定一致的檔案管理系統。在許多管理部門中，主要管理檔案情報工作的任務都是由部門部長完成的，每個項目部都需要專業的指導人員，來指導管理檔案業務的全過程。在檔案管理的過程中，需要制定統一的檔案管理制度，保障檔案的齊全性和完整性，每一個項目部都需要有專門的技術人員來承擔檔案員的工作，最終形成一套完整的檔案管理網絡。與此同時，相關人員還要進一步完善相關的制度，建立責任制工作制度，努力做到權責分明，每一層都嚴格把關。對于檔案管理的每一個階段的工作來說，每一個部門都要盡量從組織角度，盡最大努力保證文件材料不會出現遺漏或丟失的現象，讓這項工作真正達到更加標準，系統規范的程度[1]。

1.2 改變固有思想，進行先進管理

作為檔案管理的工作人員，第一個要改變的就是自己固有的傳統思想理念，制定一套科學合理的措施，對檔案管理工作實現先進管理。從現有的情況看，這項工作是比較復雜的，從項目申報到工程收尾階段，所包含的環節和內容都比較冗雜。所以，這些工作在以書面文件形式呈現出來時，通常情況下涉及的領域都會比較廣，且內容比較繁多，而在此過程中，所包含的相關部門和工作人員的數量也很多，需要經歷一段很長的時間，如果其中有人在某一個環節中疏漏，就會造成極其嚴重的問題。想要收集這資料，主要有以下幾種方式。

第一種是追蹤收集，這種收集方式主要比較適合那些工作周期比較短，檔案成文形成時間比較快的工作。對于管理檔案工作的工作人員來說，他們需要做的是積極主動地到現場去詢問一些工作的具體進度情況，并且及時將信息了解清楚，并對相關的部門進行指導，督促他們更加專業地去收集檔案相關資料。利用這種方式收集資料，通常情況下速度會比較快，且收集的資料比較完整，質量也比較好，但是缺點是要花費較多的人力物力。

第二種方式是分階段進行收集。這種收集方式，通常情況下，是那些需要花費較長工作周期的工作所采用的。對于一些工期較長、需要跨年度才可以完成的工作來說，始終要和二級場的檔案員以及相關工作部門進行聯系，并對現下情況進行了解，倘若出現了工作完成日期可能超出截止日期的現象，要盡快加強催收的力度，盡量避免出現檔案有關的材料出現丟失的現象，如此而來，才能夠保障檔案的連續性不受到破壞。

第三種是強制性收集。有的商戶會拒絕上交檔案。因此針對這一情況，為了能夠保障收集檔案的工作具有一定的效果，通常采用強制性收集的方式，具體的做法就是收取檔案資料的押金。在一項工作準備開始時，需要和施工單位簽署相關的合同，提取工程檔案中10%的資金作為保證金。在工程完工以后，施工單位就必須將詳細，真實的檔案資料交給檔案的相關部門，才能夠收回自己之前所交的保證金[2]。

2 加強進入檔案館把守的力度

首先，檔案館要介入現場進行業務指導，在工程剛剛開工的時候，便是最好的時間。通常情況下，當工作正式開始以后，就意味著這項工作開始進入了正式階段，而在前期準備的時候，大部分工作都是由工作實施單位來完成的，因此最終形成的文件資料許多都是在對方資料庫中進行存儲的。而檔案館的任務就是要及時地介入到工作中，做好檢查和指導的工作。一方面，檔案館需要檢查前期文件，另一方面，需要檢查前期的文件材料是否具有一定的完整性，并將文件材料進行整理。如果發現有材料缺失，要及時進行記錄，并找到材料出現處于缺失或損害的原因，追究當事人責任。倘若有人自作主張，將手續簡化，不按制度規定進行審批，那么就要及時監督對方將漏掉的審批手續進行補充辦理[3]。

在工作完成以后進行驗收的時候，如果想要達到真正合格的標準，不僅要求工作質量是合格的，檔案材料也需要合格，檔案需要有一定的完整性，規范性和準確性。只有在檔案合格之后，檔案館才可以對工作進行驗收，如果合格了才可以發合格證明，不合格則不能進行驗收。因此，當工作結束后，相關的單位要申請檔案館介入，驗收工作的檔案是否合格完整，通常情況下，這個時間在工作結束的前半個月或一個月開始，盡量在十個工作日以內完成[4]。

最后一個環節就是接收進館環節。將工作檔案接收進館，是檔案館需要完成的一項十分基礎的工作。在檔案進行報送的過程中，有兩條標準需要滿足。一是要在規定的時間內完成，也就是在驗收后的三個月內，這個時間是固定的。因此，相關部門之間一定要取得聯系。第二點就是要在規定的檔案內容數量和質量的標準內完成。工作單位要參照一定的制度標準，將檔案的內容發布并移交，檔案的質量和數量要和驗收標準是一模一樣的[5]。

3 結語

綜上所述，檔案對于任何工作來說，都是非常重要的一部分，相關部門一定要按照一定的制度標準對工作進行監督，對檔案管理工作貫徹實施，推動整項工作更好地建設。