醫院文書檔案管理的辦公自動化探討

朱國華

（青海省第三人民醫院，青海 西寧 810007）

文書檔案記載著醫院在開展醫療工作以來的所有重要事件，包括醫療課題的開發、重要技術和設備的引進、醫療人才的培養、也包括重大醫患關系事件等。醫療檔案內容日積月累，必須采取合理的辦公自動化的管理方式方法，有效組織檔案內容，提高文書檔案的管理水平。

1 醫院文書檔案辦公自動化管理問題分析

1）電子文檔保密性差。首先，電子文件易于修改，且容易做到了無痕跡，雖有技術可以偵查部分篡改和非法入侵、查看的動作，但隨著信息技術本身的發展，這些入侵手段也在不斷翻新，防不勝防。其次，雖然紙質文檔易破損，易受環境影響，但字跡特性成為文檔辨認的手段，這是電子文檔管理中不具備的防偽造標識，在問題產生，尤其是糾紛產生時，無法辨認，不利于事件的調查。

2）檔案管理的規范性水平不高。當前，醫院文書檔案管理工作中的最大缺陷是缺乏相關的標準和規范，各醫院使用的管理平臺不統一，軟件不固定，做不到信息共享，這對檔案管理的規范化發展不利。另外，很多醫院在進行文書檔案管理時，對于卷宗的分類、文檔的編號、文件的命名過于隨意，且一些基層醫院目前仍沿用人工檢索的模式，或過分依賴于多種自動檢索工具，使得文書檔案的管理質量低下。

3）醫院檔案管理人員素質不夠。當前的很多基層醫院，檔案管理人員學歷不足，知識儲備有限，進修機會確實，沒有系統地接受過檔案管理的相關知識培訓，導致其對醫院文檔管理水平的不足。盡管目前醫院不斷引進現代化的高、新設備，也難以使這些高科技手段發揮最大作用。檔案管理要求一線的檔案管理人員具備科學的管理知識和信息化工作策略，這些需要引進具備這些職業能力的人員，或對現有人員的培養。

4）辦公自動化應用效果較差。現階段，文書檔案管理已經不斷趨向于自動化發展，科技化、信息化勢必會成為其新的發展方向。但是醫院文書檔案管理工作還存在著一些不足之處，從文書檔案管理的實際工作模式和應用進行分析，可以看出辦公自動化在我國的醫院中并沒有實現大規模的覆蓋，尤其是一些基層醫院仍然使用傳統文書檔案管理手段和模式進行操作，這不僅導致了管理效率的低下，還極大的消耗了醫院內部的人力資源成本和大量的時間。

2 醫院文書檔案管理辦公自動化策略

1）建立醫院文書檔案管理平臺。醫院應結合其整體的發展規劃，加快信息化平臺的建設，確保文書檔案管理的自動化進程。具體實施推進可根據醫院實際發展情況妥善地定制分期方案，并成立驗收組，階段性地跟進掌握建設情況，與各部門聯系，試用并提出意見，進而改進項目，確保建設持續推進。另外，在自動化平臺啟用前，要充分考慮特殊情況和安全隱患，做好備份預案，并設計平臺留有接口，滿足由于檔案文件增加、業務變更等帶來的需求變化，保證二次開發的可能。

2）對文書檔案管理制度進行優化。在進行日常運營期間，醫院需要按照文書檔案的具體性質、特征和實際作用等進行分析，同時還要考慮到辦公自動化的各項要求，從而對文書檔案管理制度進行不斷地優化和進一步的完善，并且還需要將辦公自動化相關內容有效地結合到管理制度當中。

3）構建立新型辦公自動化系統。從某種角度進行分析，在對醫院文書檔案進行具體管理操作時，辦公自動化的質量和水平與管理信息系統有著直接的聯系。醫院應該結合自身的實際發展情況、未來的發展目標和方向等進行綜合分析，從而對文書檔案管理過程中出現的漏洞和一些不足之處進行客觀理性的分析評價，進一步的提升信息化管理的深度和廣度。同時還要對應用技術進行不斷地優化，以便于更好的建立起科學高效的辦公自動化系統，完成文書檔案信息數字化的收集和整理。利用掃描儀器可以快速的掃描并識別出各項文書檔案，同時利用數字化形式能夠將檔案有效的呈現出來，并將其建立在醫院的檔案信息系統當中。

除此之外，醫院需要通過建立的辦公自動化系統，對文書檔案的具體管理流程進行升級優化，從而保障文書檔案的具體分類、鑒定、歸檔等工作更加有序化、合理化，使得文書檔案在進行檢索和辦公輸入時能夠擁有顯著的信息化特征，使用者可以快速的檢索并查詢相關文書檔案信息，為其提供更大的便利和良好的服務。在確保可以滿足文書檔案信息數據資源共享的前提下，應該盡可能的強化文書檔案信息數據資源的有效利用率，通過對互聯網技術的有效應用，完善辦公自動化系統，建立起新型信息數據的集中處理系統。

4）使用云存儲技術。為確保數據資料的完整和安全，首先要保證系統數據在存儲和傳輸的過程中，不被惡意刪除和篡改、偽造，要注意文檔傳輸的順序，避免無意義的插入和重放。其次，要樹立較高的安全意識，為確保數據安全，要避免機密資料在云端的存儲，而其他文件也應根據其使用率和安全級別設置適當的訪問權限和密鑰，編寫腳本并周期運行，定期檢查權限設置的正確性，對于無關人員，關閉其對機密文件的讀取權限。

5）提升檔案管理人員技能。首先，醫院應該為文書檔案管理建立起科學合理的硬件環境，也就是要著重提高各項硬件設施的資金投入，使得相關管理人員可以有足夠的資金和空間更好的實施各項管理工作，同時也可以增強自身的專業素質和業務能力，加強對自動化設備的應用，有效的掌握系統的操作技巧。其次，必須要定期對管理人員展開系統性的培訓工作，監督各項培訓工作的認真實施。對傳統落后的管理理念進行轉變，有效地貫徹新時期符合各項管理工作發展要求的章法和準則，著重培訓管理人員的專業技能和操作技巧，以此來為文書檔案的科學高效管理提供軟實力的支持。最后，應該重點培養計算機方面的技術人才，同時通過系統化的教育方法和模式加強對相關人員的思想教育，保障其在擁有過硬的專業素質的同時也可以具有良好的專業精神。

6）科學制定相關標準。醫院方面負責檔案管理的有關部門應該加強對IS09000質量管理體系的應用，同時結合檔案管理方面的文件和相關制度，編寫具體的質量管理體系文件，定期接受內、外部的綜合評審，確保醫院檔案管理工作可以向著正規化、系統化的方向發展。另外，醫院需要定期對其檔案管理制度進行修改和調整，完善相關制度和各項工作。

3 結束語

醫院應根據實際情況客觀地分析文書檔案管理過程中的各種問題，根據新時期的數據特點和工作要求，優化和完善檔案管理制度，科學構建云存儲技術下的辦公自動化平臺，并培養具備綜合職業能力的文書檔案管理人員，確保醫院文書檔案在自動化的管理模式下，被科學、妥善的分類與管理，提高醫院檔案管理的效率和質量。