文書檔案的現代化管理策略

楊素琳

（山東省濱州市公路事業發展中心，山東濱州 256600）

事業單位文書檔案記載著單位的活動信息，對事業單位行政業務工作、黨務工作的建設發展具有重要的依據和參考價值。為了提高事業單位文書檔案現代化的發展，在實際的工作中應注重對文書檔案的適時性、指導性和保護性管理。大數據時代使更多的文書檔案被保存下來，但從開發利用的角度分析，隨著技術手段不斷更新，數字化文書檔案的安全性很難得到保證。大數據時代的信息儲存、收集和分類方便快捷，事業單位需要緊跟時代的潮流，借助科技的手段為文書檔案管理的工作助力，推動管理工作更加高效率、高質量進行。

1 事業單位文書檔案管理中存在的問題

1.1 紙質檔案管理不規范，影響存量檔案數字化

事業單位過去通過手工模式整理并保管了大量的紙質文書檔案，將紙質文書檔案全部轉化為數字檔案將面臨很多困難。紙質文書檔案年代久遠，很多紙質檔案的紙張陳舊，對其進行數字化歸檔的過程中很容易破損，不利于掃描歸檔。部分事業單位不重視文書檔案的管理工作，對檔案管理的人員和資金投入有所欠缺，無專職的檔案管理工作者對其進行整理。

1.2 事業單位對文書管理的技術不夠發達

優化文書檔案管理的方法和策略時，應突破原有的傳統管理方法，根據我國現有的發展水平分析，文書檔案管理工作缺少信息化、網絡化，未將紙質的文書檔案發展成不易丟失的現代產品。管理技術直接影響文書檔案的保存結果，符合現代化標準的文書檔案記錄工作能夠更好地進行資料的整理和收集。

目前，缺少足夠的技術創新能力和先進的技術對文書檔案進行管理，阻礙了我國檔案管理的發展，可以將收發文、會議記錄等內容依據現代技術進行一體化的管理，利用信息技術對檔案管理進行數字化的加工，合理地運用信息技術對文書檔案的內容編碼的資源進行精準的描述，在數據的通訊和安全管理上充分發揮信息技術的優勢。隨著現代化信息技術到來，互聯網和計算機的應用越來越廣泛，應加強網絡技術的應用，提高文書檔案管理的技術水平。

1.3 文書檔案電子化的規章制度不完善

在日常的文書檔案電子化的管理過程中，缺少相關文件制度進行指導，檔案管理人員缺乏專業的文書檔案管理知識，完善有效的電子化文書檔案管理制度是保證文書電子化檔案管理平穩運行的必要條件。部分事業單位的檔案管理觀念落后，延續“重保管、輕利用”的觀念，與大數據時代的要求脫節，在挖掘文書檔案深層次的價值上缺乏主觀能動性。部分事業單位檔案管理人員對文書檔案利用的觀念較陳舊，部分事業單位已經實現文化檔案電子化建設，但其思維模式還停留在傳統的觀念，未將電子化的文書檔案的優勢真正發揮出來。

1.4 文書的檢索效率較低

隨著事業單位的不斷進步和發展，文書檔案相對較多，為管理人員的檢索帶來很大的壓力。文書檢索是文書檔案工作的主要內容之一，其工作效率低下會影響整個的文書檔案管理工作的效率，為了推動事業單位文書檔案管理工作的長久發展，需要提高文書檢索的效率。

依據我國目前的發展狀況分析，事業單位的信息化建設水平較低，經營模式較為傳統，工作過程中的檢索效率隨之降低。分析當前的文書檔案管理工作，文書的檢的效率也反映事業單位在文書檔案管理工作中組織能力高低的表現。現階段，檢索效率出現問題的主要原因是管理員檢索能力較低，不能夠正確應用檢索工具，檔案的檢索流程不夠清楚合理，對檔案的集中管理步驟存在問題，檔案管理的現代化信息建設落實不夠，需要盡快改善檢索效率，提高文書檔案管理的效率，充分發揮其價值作用。

1.5 檔案管理人才的缺失

目前，部分事業單位的文書檔案管理人才資源短缺，將行政部門人員放到檔案工作崗位上。缺少專職知識的檔案管理人員，在面對許多工作時忙于應付，簡單地重復基礎的工作，在工作上缺乏創新以及提高工作效率的動力。事業單位的檔案工作人員資歷較老，隊伍中缺乏新鮮血液注入，面臨工作人員對信息技術缺少創新的思路和理念，導致文書檔案管理在技術方面難以突破。

2 大數據時代文書檔案現代化管理策略

2.1 完善文書檔案數字化建設制度，從制度上規范文書檔案數字化工作

為了推動文書檔案管理工作數字化的進程，應完善相關的規章制度，保證工作可以有條不紊地進行。依照新執行的《中華人民共和國檔案法》精神要求，首先進一步細化明確《檔案數字化立卷歸檔細則》《檔案數字化加工管理細則》《檔案數字化安全管理細則》等規章制度，明確檔案數字化建設的具體職責以及分工，細化各項工作的具體內容以及需要滿足的條件。明確文書檔案數字化建設的標準，在文書檔案管理系統中設置歸檔清單、歸檔格式、歸檔流程等基本參數。

歸檔清單應與歸檔范圍相匹配，做到明確具體、應歸盡歸，保障文書檔案數據庫的完整性，為了避免電子文件歸檔不及時的問題，應明確電子文件歸檔、更新、清退的具體時限，落實相關的績效考核以及責任；數字類文書檔案的格式應根據文件的具體類別，采用PDF、JPG、AVI、TIF等常見的格式；應明確各個職能部門在文書檔案管理系統中的流程節點、具體分工，真正做到一環扣一環，充分發揮文書檔案管理系統的作用。

結合互聯網環境，堅持安全管控的基本原則，明確不同主體在文書檔案管理系統終端的查閱權限、使用權限、傳輸權限，避免發生相應的泄密事件。

2.2 事業單位要積極推動文書檔案電子化建設

在推動事業單位文書檔案電子化建設上，應保證基礎設施的完善。硬件的配置應滿足文書檔案的庫房的現代化要求，符合文書檔案的數字化、電子檔案和文件管理的工作需求。對數字檔案室的建設應符合現代化標準，配備數字化建設需求的網絡設施，硬件和軟件也應配備齊全，保證檔案的安全保障系統的構建。需要外包時，應與外包公司簽訂保密協議，并確定其是否具有相關行業資質。選取具備文字識別、掃描以及專用的檔案刻錄機設備，為了保障檔案的安全，為檔案室配置專業的網絡服務器和文書檔案的存儲設備。重視文書檔案電子化建設，積極引進先進的管理技術，如數據庫技術、云計算、數據挖掘技術等，構建一套功能強大的文書檔案電子化信息管理系統。

2.3 建立一套完備、可行性的文書檔案電子化管理制度及流程

文書檔案電子化建設與紙質檔案的管理利用不同，其建設和管理程序比較復雜。為了保證各個事業單位文書檔案電子化建設有條不紊地進行，需要建立一套完備的可行性管理制度。

事業單位根據國家檔案局頒布的《數字檔案室建設指南》《紙質檔案數字化技術規范》以及《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》等相關制度標準，在新《檔案法》背景下，結合單位實際情況，從發展的角度出發，制定落實文書檔案電子化相關的制度規范，涵蓋電子檔案歸檔格式、文書檔案電子化質量標準等方面。

文書檔案管理人員需明確文書檔案電子化建設業務流程規范，包括紙質檔案電子化流程，電子文件從產生、收集、鑒定、分類、歸檔到存儲、查詢、傳輸、利用等方面都應建立標準化制度，明確在線歸檔和利用的流程。通過技術手段，確保文書檔案管理系統與財務管理系統、OA辦公系統等實現數據關聯與數據共享。應用大數據技術，提升對圖像、文字的自動識別能力、自動提取能力和自動檢索能力，滿足數據庫建設的需要。為事業單位文書檔案電子化建設管理工作提供有力的基礎保障。

2.4 加強文書檔案管理隊伍建設，適應數字時代的轉型需要

事業單位必須以檔案數字化建設、標準化管理、精細化利用為目標，以文書檔案信息資源開發為核心，培育技術型、專業型、復合型的檔案管理人才隊伍。

應重視臨聘、勞務派遣類檔案管理人員的培訓，完善崗前培訓和崗中培訓。崗前培訓中，應提升人員對文書檔案數字化建設、檔案業務知識、檔案管理流程的了解程度，避免檔案管理脫離事業單位業務，督促其切實做好文書檔案資源的收集、分類、整理、歸檔保存以及借閱使用等工作。

應完善文書檔案管理人員的培訓工作。事業單位應著眼于數字化建設的基本要求，重點開展以信息技術利用為核心的檔案管理培訓工作，制定檔案管理人才培育方案，真正做到培訓工作整體推進、突出重點、及時規劃，實現檔案數字化建設的目標。側重于從實踐操作的角度對檔案管理人員進行培訓，全面提升檔案管理人員的實踐能力，避免培訓工作理論化和形式化；事業單位應深化與檔案館、圖書館等專業部門的合作，大力開展以信息技術、檔案數字化建設、檔案安全保密為主題的交流活動、論壇活動、講座活動，為檔案管理人員提供交流學習平臺，借鑒檔案數字化建設中的新經驗，全面提升人才建設質量。

3 結語

數字轉型背景下，信息技術對文書檔案管理工作的影響進一步加深，事業單位檔案管理改革已成趨勢。文書檔案數字化建設系統性強、涉及面廣，其管理方式、內容均會影響檔案管理的成效，檔案管理人員應樹立創新意識，利用新思維解決文書檔案數字化建設中存在的問題，確保檔案資源齊全、規范、完整、安全、有效、真實，最大限度減少事業單位檔案管理成本，便于后期開發和利用。