石化研發(fā)中心視頻會(huì)議系統(tǒng)的運(yùn)維

郝 萍，張?zhí)m波，吳 江

（中國(guó)石油蘭州化工研究中心，甘肅蘭州 730060）

作為我國(guó)支柱產(chǎn)業(yè)的石化行業(yè)，其在國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展中占有舉足輕重的地位，特大型石化央企——中國(guó)石油天然氣集團(tuán)有限公司承擔(dān)著國(guó)有企業(yè)的歷史使命，而集團(tuán)公司發(fā)展的源泉就是科技創(chuàng)新，2006 年集團(tuán)公司決定組建了唯一的直屬研究院，總部位于北京（簡(jiǎn)稱石化院），下設(shè)兩個(gè)研發(fā)中心，分別設(shè)在甘肅省蘭州市和黑龍江省大慶市，簡(jiǎn)稱蘭州中心和大慶中心。由此公司日常的溝通協(xié)作、培訓(xùn)、會(huì)議等工作非常頻繁，而傳統(tǒng)的出差模式不僅耗費(fèi)了公司大量的人力物力和時(shí)間，更使工作效率降低，已完全不能適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)需求。

網(wǎng)絡(luò)多媒體通訊系統(tǒng)，特別是視頻會(huì)議系統(tǒng)的應(yīng)用正是滿足了人們跨躍空間，實(shí)現(xiàn)異地“面對(duì)面”交流的需求，成為日常辦公、遠(yuǎn)程溝通協(xié)作的重要工作平臺(tái)。石化院基于寬帶通信網(wǎng)絡(luò)，通達(dá)遠(yuǎn)程終端操控技術(shù)，創(chuàng)建了三地視頻會(huì)議系統(tǒng)。隨著石化院科研工作的不斷深入，會(huì)議數(shù)量逐年增加，尤其是2020年一場(chǎng)突如其來(lái)的新冠肺炎疫情的暴發(fā)，城市間的人口流動(dòng)按下了“暫停鍵”，視頻會(huì)議成為唯一的三地工作窗口，每周會(huì)議數(shù)量平均達(dá)到十余次，甚至一天三四個(gè)。蘭州中心作為主分會(huì)場(chǎng)，如何確保視頻會(huì)議系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行納入了日常管理工作。

1 研發(fā)中心視頻會(huì)議系統(tǒng)的介紹

視頻會(huì)議系統(tǒng)是一種使用專門的音頻、視頻設(shè)備，通過(guò)傳輸網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)距離點(diǎn)與點(diǎn)、點(diǎn)與多點(diǎn)間的現(xiàn)代會(huì)議系統(tǒng)。總部視頻會(huì)議系統(tǒng)采用基于H.232 協(xié)議標(biāo)準(zhǔn)的多點(diǎn)控制單元（MCU），設(shè)置了主會(huì)場(chǎng)、區(qū)域中心、分會(huì)場(chǎng)三層架構(gòu)。主會(huì)場(chǎng)配置MCU、視頻會(huì)議終端機(jī)和音、視頻輸入輸出設(shè)備，區(qū)域中心配備MCU，分會(huì)場(chǎng)配備終端機(jī)和音、視頻輸入輸出設(shè)備。區(qū)域中心和分會(huì)場(chǎng)網(wǎng)絡(luò)采用全光路千兆專線接入，可滿足1080P 高清視頻需求。

石化院主要從事化工相關(guān)產(chǎn)品及技術(shù)的研發(fā)，新產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)化、知識(shí)產(chǎn)權(quán)及決策支持研究，因此，研發(fā)方案及技術(shù)數(shù)據(jù)等相關(guān)技術(shù)信息具有一定的保密級(jí)別。為了確保技術(shù)信息的可靠性和安全性，所有會(huì)場(chǎng)均使用中國(guó)石油天然氣股份集團(tuán)公司的獨(dú)立專網(wǎng)，該網(wǎng)只用于視頻會(huì)議，會(huì)場(chǎng)的IP 獨(dú)立，域內(nèi)會(huì)場(chǎng)雙向互聯(lián)互通，域外不能訪問(wèn)，切實(shí)保障研發(fā)信息的安全。

2 研發(fā)中心視頻會(huì)議的運(yùn)行狀況

石化院視頻會(huì)議系統(tǒng)自2007 年投入使用以來(lái)，充分體現(xiàn)了視頻會(huì)議的優(yōu)勢(shì)，一是大幅度減少了公司人員三地往返差旅，僅蘭州中心每年可節(jié)約差旅費(fèi)上百萬(wàn)元，同時(shí)也節(jié)省了公司人員的時(shí)間成本；二是顯著加快了公司內(nèi)部的信息傳遞速度，提高了工作效率；三是參會(huì)人員的數(shù)量不再受場(chǎng)地的限制，覆蓋人員更廣泛，促進(jìn)了公司員工在各項(xiàng)工作的參與交流，提升了工作質(zhì)量。蘭州中心作為石化院的主要研發(fā)團(tuán)隊(duì)，其科研成果推廣市場(chǎng)份額逐年拓展，相關(guān)會(huì)議的召開(kāi)頻次越來(lái)越密集，自視頻會(huì)議系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)十多年來(lái)發(fā)生過(guò)多種問(wèn)題，這些問(wèn)題主要體現(xiàn)在以下幾方面。

2.1 管理流程不到位

蘭州中心的主營(yíng)業(yè)務(wù)決定了視頻會(huì)議系統(tǒng)的特殊性，其管理水平的高低決定了系統(tǒng)的高效、安全穩(wěn)定性。視頻會(huì)議系統(tǒng)的管理是一個(gè)多部門協(xié)同合作的系統(tǒng)工作，涉及了綜合管理部、信息中心及服務(wù)中心等多部門。在系統(tǒng)運(yùn)行初期，由于尚未制訂相關(guān)管理制度，部門崗位職責(zé)未明確，各階段分工未細(xì)化，處理故障不及時(shí)，造成會(huì)場(chǎng)中斷，影響會(huì)議進(jìn)程。

2.2 作業(yè)指導(dǎo)不規(guī)范

一套完整的視頻會(huì)議系統(tǒng)包含了很多技術(shù)含量很高的硬件設(shè)備和軟件，設(shè)備連接線纜密集且線路錯(cuò)綜復(fù)雜，任何環(huán)節(jié)的不當(dāng)操作都會(huì)影響系統(tǒng)的正常運(yùn)行。系統(tǒng)啟用初期，各種設(shè)備的運(yùn)行和操作僅參照使用說(shuō)明書(shū)，未根據(jù)會(huì)議應(yīng)用場(chǎng)景編寫(xiě)詳細(xì)操作指南。

2.3 維護(hù)手段不全面

視頻會(huì)議系統(tǒng)的安全可靠運(yùn)行會(huì)受到網(wǎng)絡(luò)信號(hào)、會(huì)議終端機(jī)、音視頻設(shè)備的影響。由于各會(huì)場(chǎng)的環(huán)境條件不同，出現(xiàn)各種類型的故障，造成維護(hù)手段復(fù)雜，難度加大。及時(shí)定位排除故障、響應(yīng)應(yīng)急模式非常關(guān)鍵。現(xiàn)有應(yīng)急資料不全面，近年來(lái)運(yùn)維的人員的流動(dòng)，部分運(yùn)維人員缺乏專業(yè)培訓(xùn)，未熟知設(shè)備的操作、視頻會(huì)議的框架、網(wǎng)絡(luò)協(xié)議、設(shè)備維護(hù)知識(shí)。

3 視頻會(huì)議系統(tǒng)的維護(hù)保障

視頻會(huì)議系統(tǒng)因其高效便捷的優(yōu)點(diǎn)在越來(lái)越多的工作場(chǎng)景被利用，如何充分保障視頻會(huì)議在蘭州中心科研工作中的使用需求，蘭州中心緊密結(jié)合本單位的實(shí)際情況，從管理制度、技術(shù)指導(dǎo)及維護(hù)手段等方面形成了一套維護(hù)保障模式，從而保證了視頻會(huì)議系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。

3.1 管理制度化

根據(jù)蘭州中心實(shí)際工作狀況，綜合管理部制訂了《視頻會(huì)議室管理規(guī)定》，明確了部門及人員職責(zé)劃分，規(guī)范了會(huì)場(chǎng)布置形式，確立了會(huì)場(chǎng)使用流程；對(duì)中大型會(huì)議設(shè)置了《服務(wù)評(píng)價(jià)記錄》表單，跟蹤了會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中服務(wù)、會(huì)后反饋評(píng)價(jià)的全過(guò)程管理，對(duì)每次評(píng)價(jià)記錄進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，并將音視頻系統(tǒng)故障處理方案進(jìn)行總結(jié)歸檔，制度化和表單化的管理高效保證了會(huì)場(chǎng)有序使用。

3.2 運(yùn)行規(guī)范化

視頻會(huì)議系統(tǒng)是比較復(fù)雜的系統(tǒng)，要確保系統(tǒng)安全可靠運(yùn)行，在設(shè)備平穩(wěn)、安全運(yùn)行的基礎(chǔ)上，還要加強(qiáng)管理，完善系統(tǒng)的技術(shù)資料，編制標(biāo)準(zhǔn)的操作指導(dǎo)，規(guī)范設(shè)備的線路標(biāo)識(shí)。蘭州中心在系統(tǒng)升級(jí)改造前期，安排運(yùn)維技術(shù)人員參與檢查驗(yàn)收強(qiáng)弱電、硬件，標(biāo)識(shí)每臺(tái)設(shè)備、每條線纜，收集相關(guān)的技術(shù)資料，詳細(xì)繪制系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖、設(shè)備連接圖、強(qiáng)弱電布置圖，以便運(yùn)維人員后期學(xué)習(xí)；在升級(jí)后期，根據(jù)系統(tǒng)的運(yùn)行情況，編制操作指南，模擬不同的會(huì)議場(chǎng)景進(jìn)行實(shí)際操作演練。全流程的規(guī)范化運(yùn)行，確保了會(huì)議順利進(jìn)行。

3.3 維護(hù)專業(yè)化

視頻會(huì)議中，經(jīng)常會(huì)遇到突發(fā)事件，根據(jù)問(wèn)題響應(yīng)基本應(yīng)急預(yù)案，包括：故障排查順序；終端故障，備用設(shè)備切換；音視頻故障，采用“簡(jiǎn)化模式”（音視頻輸入輸出設(shè)備直接與終端相連，保障信號(hào)的雙向傳輸）等。對(duì)于預(yù)案中未出現(xiàn)問(wèn)題的應(yīng)對(duì)措施進(jìn)行詳細(xì)記錄，不斷完善應(yīng)急模式。

蘭州中心視頻會(huì)議內(nèi)容時(shí)常存在涉密和敏感信息，運(yùn)維工作不僅確保系統(tǒng)實(shí)時(shí)通信與畫(huà)質(zhì)、音效的品質(zhì)，還需保障會(huì)議的信息安全。因此，需要組建一支有良好服務(wù)意識(shí)、高效執(zhí)行力、以保障會(huì)議系統(tǒng)安全平穩(wěn)運(yùn)行為目標(biāo)運(yùn)維團(tuán)隊(duì)，團(tuán)隊(duì)中配備1-2 名技術(shù)人員，該人員首先負(fù)責(zé)日常維護(hù)有效開(kāi)展，定期檢查網(wǎng)絡(luò)安全的保障體系，升級(jí)病毒查殺軟件，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全措施。其次，完善知識(shí)結(jié)構(gòu)、掌握前沿實(shí)際的應(yīng)用，培訓(xùn)操作人員專業(yè)技能，分享運(yùn)維保障經(jīng)驗(yàn)，使之熟知制度及操作指南，運(yùn)用軟件測(cè)試系統(tǒng)，并在異常時(shí)迅速有效實(shí)施應(yīng)急預(yù)案。通過(guò)組建及培訓(xùn)，不但提供會(huì)議的技術(shù)保障，還提高了團(tuán)隊(duì)的專業(yè)性。

經(jīng)過(guò)上述體系化運(yùn)維保障實(shí)施，有效保證了運(yùn)維工作和規(guī)范性和專業(yè)性，提升了視頻會(huì)議的管理水平，縮短故障處理的時(shí)間，降低會(huì)務(wù)成本，提高了企業(yè)效益。