芻議“四步驟”技能規范行政處罰案卷文書檔案管理

文/林邱成

行政事務文秘人員是機關事業單位必備的工作人員，通常又是行政機關行政處罰案卷等文書檔案的管理者。行政處罰案件檔案是行政機關在履行職責依法辦理行政處罰案件中形成的、真實反映執法活動全過程的文字、圖表、聲像等歷史記錄，并根據有關規定裝訂成冊的簿籍。要做好行政案卷，就必須保證案卷的原始性、真實性和完整性。如何加強行政處罰案卷規范管理？筆者認為應從行政案卷歸檔范圍、資料的收集審核、立卷歸檔及保管查閱等“四步驟”著手，規范行政處罰案卷文書的檔案管理工作。

一、明確行政處罰案卷的歸檔范圍

行政處罰案卷的歸檔范圍，是行政機關在整個行政處罰過程中形成的已辦理完畢的具有保存和參考價值的文字、圖表、聲像以及電子文檔等各種形式與載體的歷史材料，主要內容有：立案呈批表、當事人提供的身份證明材料及其他與本案有關的書證、物證材料、違法案件調查筆錄、違法行為現場相片、現場勘測筆錄、鑒定結論、調查報告、案件審理記錄、案件處理審批表、聽證告知書、行政處罰決定書、結案報告等。這是一般行政案件必用文書，缺少其中的任何一種資料，就形不成一個完整的行政處罰案卷卷宗。行政處罰案卷應當遵循“一案一卷”原則進行案卷材料收集，在查辦每一宗案件過程中形成的檔案材料應集中收集在一起，原則上每宗案件制作一份卷宗，如果文字等材料比較多時，可按其形成的時間順序等不同分別裝訂，適當分成若干和類別。要絕對避免多案一卷，內容雜亂無章，否則會失去案件材料的存檔備案和查考作用。行政處罰案卷可以根據具體情況分成正副卷，比如在案卷中有一些涉及國家或商業秘密、以及個人隱私的案件，必須按保密材料嚴格管理，將這些文件材料另行裝訂成副卷，進行妥善保管和使用。

二、嚴格行政處罰案卷材料的收集審核

行政事務文秘人員自行政機關辦理案件之日起就應該積極配合并保密收集、整理與案件有關的各種文字、圖表、聲像等形式的證據材料，并妥善保管，一旦案件辦結好，應及時組織材料進行立卷歸檔。行政案件文字材料在立卷歸檔前需要案卷管理人員經過認真細致審核，如發現存在案卷材料中名字漏簽、錯簽、材料缺失、重復、雜亂等問題，應及時退還給有關執法人員進行補充完善、整理與剔除。案卷材料審核應注意做好以下幾個方面的工作。

（一）立案階段。主要審核立案呈批表是否有填寫當事人基本情況、案件來源、發生違法行為的時間、地點及承辦人對涉嫌違法的事實、情節的客觀描述，是否有承辦人、辦案機構意見、簽名及日期，行政機關負責人審批意見、簽名及日期。

（二）調查取證階段。包括的法律文書有:調查筆錄、現場勘測筆錄、現場相片或影音視頻材料、鑒定結論、調查終結報告等。主要審核這些法律文書及證據材料的提取是否有兩名以上行政執法人員的簽名；當事人的書證、物證等材料是否有經過提供人簽名蓋章及執法人員審核簽字；鑒定文書是否有鑒定人員簽名、鑒定機構印章及鑒定日期等等。

（三）案件審查決定階段。主要法律文書有:案件審理記錄、案件處理審批表、聽證告知書、行政處罰決定書等。案件審理記錄，須有案件集體討論記錄、參加討論人員的主要觀點和意見、結論性意見及參加人簽名；案件處理審批表必須有當事人的基本情況、案件來源記載、違法事實和證據情況、明確的行政處罰依據（法律、法規、規章及條款）及根據行政處罰自由裁量規定進行裁量的依據，還有承辦人、承辦機構的意見及行政機關負責人審批意見、簽名；聽證告知書、行政處罰決定書必須有當事人的基本情況、違反法律、法規、規章的事實和證據、行政處罰的種類和依據、而且必須明確告知當事人如果不服行政處罰決定時，申請進行行政復議或者提起行政訴訟的有關途徑和時間限定、做出行政處罰決定的行政機關名稱、印章以及行政處罰的日期。另外，當事人提出聽證申請時還應有聽證記錄等等。

（四）送達和執行階段。文書送達應有送達回證，送達回證必須包括送達時間、地點、送達方式、送達人簽名、被送達人或見證人簽名。如行政處罰有罰沒款的，在執行材料中應有繳納罰款憑證，沒收或拆除的應有非法財物移交書、證明拆除和恢復土地原狀的圖像資料或申請法院強制執行的文書。

（五）結案。主要審核結案報告是否載明案由、案情、文書送達情況、執行情況及其結果。還有承辦人、辦案機構負責人、行政機關負責人意見及簽名，結案日期等。

所有文書的制作必須使用水筆、簽字筆或者電腦打印，手工記錄的文書應字跡工整，條理清楚，不能使用鉛筆或圓珠筆書寫，涂改處應有當事人簽字、蓋指印認可。審核過的歸檔材料應保持其合法性、完整性、真實性、文字表述清楚準確、日期完備，以及歸檔材料之間的有機聯系。

三、有序排列行政處罰案卷的立卷歸檔

行政處罰案件的立卷歸檔是指將案卷的文件材料按照一定的順序步驟進行裝訂、分類、排列等使之有序化的過程。因此，對審核無誤的行政處罰案卷應及時立卷歸檔，案卷按照《違法案件查處規程》及《文書檔案案卷格式》（GB/T9705—2008）的要求進行立卷歸檔。卷內材料應排列有序，按行政處罰決定書和送達回證在前，依據性材料在后（依形成時間自然排列）的原則組卷，這種案卷排序方式，方便查閱人直觀了解案件情況。行政處罰案件歸檔裝訂工作需要把握好以下幾個方面的問題：1.所有案件文書及證據材料，按裝訂要求排列順序。2.對于不能隨文書立卷裝訂的錄音、錄像等證據，需在備考表中注明錄制的內容、時間、地點、責任人及存放地點等內容。3.文件歸檔裝訂材料應當齊全、完整，如果文件材料有出現殘缺、孔洞、磨損等現象應及時采取修補和托裱等方式給予保護，出現字跡模糊或容易褪變的應及時復制，文書紙張大小規格統一，過小的要襯紙粘貼并切齊，過大的應折疊整齊，但應盡量減少折疊層次。4.文件材料上原裝訂的易銹蝕的金屬物件應當剔除，做到防蝕防銹。5.案卷中不得涂改，如確需涂改，必須在涂改處加捺手印，并注明涂改的原因及理由。6.橫向頁面的文書材料，應將文字沖外擺放裝訂。7.立卷歸檔過程中，對于需要附卷保存的信封，一定要打開展平并加貼襯紙，保護好郵票的完整性，不得隨意撕揭。

案卷材料整理好，經核對無漏頁、錯頁后，用打碼機逐頁編印頁碼，打上阿拉伯數字，按“正頁在右上角、反頁在左上角”原則編印，然后逐項登記在“目錄”上，接著制作案卷封面，最后上機裝訂。案卷裝訂應當按規定方式對齊，遵循“右側對齊、下側對齊”原則，然后采用“三孔一線”的方法在左側進行裝訂，裝訂線應當系緊、打好死結，并在封底裝訂線結扣處粘貼封志，由立卷人及檔案管理部門加蓋騎縫章。案卷應當標注總頁碼，加蓋檔號章。

四、規范行政處罰案卷的保管查閱

在案卷資料歸檔后，按檔案管理要求統一收歸檔案室保存。特別是涉及秘密和個人隱私的案卷，需采用專人保管、專冊登記、專柜存放。查閱案卷檔案需登記，未經許可不得在案卷上涂改、勾劃、圈點、污損等。其他單位因工作需要查閱案件檔案時，按借閱檔案的申請要求出示查詢人員單位出具的明確查閱內容、方式及用途的介紹信及查詢人員有效身份證件，經承辦案件的主管負責人簽字同意后方可查閱。查閱中如需摘抄、復印案件內容的，應經承辦案件單位的領導批準后，由檔案室管理人員按有關規定辦理。

總之，行政處罰案卷管理工作具有很強的規范性、程序性、嚴肅性以及挑戰性，需要多方面的知識技能儲備。面對新時期案卷規范管理的要求，行政事務文秘人員作為充當領導的助手和參謀，更應該不斷加強職業技能培訓和相關業務學習，以適應檔案管理及行政處罰案件承辦的新要求，不斷提高行政處罰案卷管理的立卷和歸檔質量；以良好的精神狀態和飽滿的工作熱情，以高度的職業責任感和較強的敬業精神認真做好這份工作，努力提高行政處罰案卷檔案管理水平，為維護行政執法的權威做出應有的貢獻。