信息技術在企業物資采購管理中的應用探討

孫國強 許建超 呂興龍

[摘 要]飛速發展的信息技術，已成為企業規范管理、提高效率的有效手段之一，在企業資源管理、降低企業運行成本、提升企業競爭力等方面發揮了重要的作用。目前，集團公司建設了統一的企業資源計劃（Enterprise Resource Planning，ERP）系統及電子采購平臺，并在此基礎上建成物資輔助系統1.0，在物資采購供應過程監控管理、提高工作效率、降低采購成本和風險等方面，取得了較好的實踐效果。然而，隨著企業跨越式發展以及物資管理精細化程度的不斷加深，公司有必要進一步健全物資管理信息系統，以提高公司管理效率。

[關鍵詞]物資采購管理;信息技術;物資輔助系統

1? ? ?企業物資采購管理現狀與需求

1.1? ?現狀

目前，公司物資輔助管理系統只是作為企業資源計劃（Enterprise Resource Planning，ERP）系統、電子采購平臺、合同系統缺失環節的補充，無法做到真正意義上的業務全流程管理，加大了業務跟蹤、統計、管理等工作的難度。由于物資輔助管理系統與ERP系統無數據接口，需要依賴人工錄入Excel，操作煩瑣，效率不高，容易出現錯誤;采購過程需要同時在ERP系統、物采系統、合同系統中操作，手動錄入容易存在誤差;到貨驗收信息無法自動關聯ERP系統，工作效率較低;無法對供應商進行系統性考核，無法形成統一的考核數據來源。由于部分業務在線下運行操作，有的業務環節較多，管理依靠手工完成，同時管理部門不能實時查詢業務動態，跟蹤、監督困難，數據統計誤差較大，造成項目保障效率較低等。

1.2? ?需求

為全面推進智慧系統建設，完善物資倉儲標準化管理體系，增強工程物資計劃的全過程管理，利用當前系統的數據成果進行綜合展示，為物資業務的管理提供數據支持，實現各類資源的充分共享、有效協同與合理應用，從而提高物資精細化管理水平，公司需要對物資輔助管理系統進行功能擴展和細化。

1.2.1? ?物資精細化管理需求

隨著物資管理提效提質、風險防控要求的不斷提高，物資管理部門在物資計劃、采購、合同、倉儲、質量、供應商等管理環節提出了更高的要求，迫切需要規范物資標準化采購流程、加強對物資標準化采購全生命周期的管控，形成全面覆蓋物資供應業務鏈的管理系統。物資管理的質量，直接影響企業的生產、技術、財務、勞動和運輸等方面的經營活動和經濟效益。

1.2.2? ?信息系統決策分析需求

目前，很多企業使用ERP系統、物資采購管理系統等信息系統時，存在數據共享困難、決策分析不足等問題。企業要在物采、ERP、合同管理等系統中開展物資采購業務，導致物資管理部門很難統一管理、統一分析、統一決策，很難支撐物資采購全過程數據的追溯查詢，無法滿足物資管理部門對業務的決策分析需求。

2? ? ?企業構建物資管理信息系統的規劃

第一，全面加強信息化管控，提升企業效益。構建物資輔助管理系統，進一步滿足公司物資管理精細化需求，規范公司的物資管理，降低運作成本，節約工程投資，提高工作效率。同時，確保計劃性與靈活性相結合，全面跟蹤物流業務過程，為開展物資供應工作提供相應的支撐平臺。第二，進一步加強信息共享、數據關聯控制。通過數據接口技術、數據傳輸技術等信息技術實現公司內部各信息系統之間的數據共享。職能部門應依據計劃開展各項業務，高層管理者通過信息實時查詢監督業務過程，以減少管理成本，確保信息及時共享、管理透明化。物資輔助管理系統從統一數據源頭管理的角度出發，以體系文件管理為標準，合理制定系統錄入界面要素，可以避免數據重復，造成基層人員數據多頭錄入的現象。第三，統一標準化管理。不統一的物資合同、供應商、價格以及相關信息管理將導致企業出現名稱不統一、不規范現象，這樣一來，在采購活動中，不僅加大了核準采購計劃內容的難度，還容易出現采購不準確的現象。通過規定相關信息數據標準，既能避免由于相關信息不統一帶來的各業務環節之間的業務不一致現象，還可以采用計劃體系控制業務鏈，信息共享，環環相扣，簡化流程，實現流程化管理。第四，加強線上管理。全面梳理公司基礎管理體系，分析管理程序中的線下管理部分，實現所有業務的線上管理，一方面，有機整合物資管理業務的各個方面，實現信息同步共享、有效控制;另一方面，通過結構化的管理全面提升物資管理效率，實現物資業務的全面管控。

3? ? ?公司物資管理信息系統的建立

物資輔助管理系統是以ERP系統為核心的物資標準化管理系統，通過ERP系統的數據接口，打通業務流程;各單位可依托該系統提高物資采購計劃的上報準確率，規范物資的計劃、采購、合同、倉儲、結算、供應商等管理模式，可以清楚掌握總部及二級單位物資消耗，使經營管理部門通過系統擴大視野，確保預算的準確率，業務人員可通過系統實時掌握計劃的執行情況和物資的流向，通過分析業務運行過程，發現業務處理中的瓶頸環節，針對性進行預警和提示;為物資供應部門及時進貨、合理儲備及生產奠定基礎，為合理編制采購和儲備方案、提高采購質量、降低采購成本和倉儲費用提供依據。同時，將相關集團公司統建系統未涉及的業務納入物資管控信息化中，與ERP系統進行數據集成，保證數據完整性、統一性，使物資管理系統程序化、標準化、規范化、聯動化、流程化，以提高公司物資管理工作水平和工作效能。系統基于SpringBoot 2.0主流Web應用框架，集成Mybatis-plus數據庫操作的ORM框架，Lombok+Spring AOP實現日志收集管理。

3.1? ?應用層

應用層用于顯示系統界面并提供人機交互接口，主要采用的技術如下。①LayUI：流行的前端UI框架，具有輕量和高效的特點，界面美觀，操作簡便。②Html/Javascript：開發瀏覽器端的界面，提供PC端的用戶操作入口。

3.2? ?服務層

服務層與應用層進行交互，接收應用層的請求，并響應頁面、數據、消息等內容到應用層。向下與數據層、數據中轉層交互，實現數據處理、存取功能。服務層自身通過與上下層次的溝通，完成業務邏輯，實現業務目標，所以服務層是系統的主體部分。

3.3? ?數據庫訪問層

數據庫訪問層封裝了Mybatis-plus持久層框架，實現對數據庫的管理。數據庫訪問層與業務層一樣，提供了通用功能的接口，在編程過程中可直接解決絕大部分數據庫操作問題，并映射數據庫表單，將數據庫與程序應用代碼相隔離。通過Springboot事務封裝的事務機制，防止數據庫事務的強編碼行為。

3.4? ?存儲層

在數據層主要提供兩種類型的數據源：一種是存儲主體業務數據的Oracle數據庫系統;另一種是公司的統一安全認證平臺，為其他系統提供用戶信息。系統整體采用UI交互，界面采用展現框架、各種應用控件封裝、Ajax交互，實現整個系統穩定、高效運行。其中，各項需求與系統功能模塊的對應關系如下。①數據層。管理基礎數據，支持大數據量的存儲，同時滿足Excel、圖片、PDF等附件資料的存儲需要，并提供便捷的數據增、刪、改及版本管理功能，為應用層提供支撐。②應用層。為業務處理者提供利用信息化系統處理各種業務的能力，從計劃、采購和倉儲等方面處理業務，最終完成標準化采購、資料電子化以及其他管理業務需求。③接口管理。通過信息共享各類接口，能夠方便與各個信息系統進行集成。通過融合各個系統采集的各類業務數據，全面準確地提供決策的基礎數據，快速實現決策分析的價值。④供應商協同。通過外網實現供應商外網注冊、供應商答疑、供應商公告、供應商外部考核等，加強內外部互動。

4? ? ?公司物資輔助管理系統建設內容

調整系統總體架構設計，升級現有物資輔助管理系統總體架構，加入物資采購業務總線。將系統調整為11個功能模塊及1個外部網站。以物資管理系統構建的物資采購業務鏈為“內環”，實現采購全過程的閉環控制。以集團公司ERP系統、電子采購2.0、合同系統業務鏈為“外環”，通過系統接口實現業務數據的自動上傳和下載。整體實現全程線上、內部閉環、內外貫通。實現完整全面的物資管理，避免出現管理死角，減少庫存積壓，降低庫存資金占用及庫存成本。實現數據共享，方便物資管理數據的查詢和分析以及對物資全部生命周期的追溯。將物資管理工作延伸至基層、作業區、站隊，從基層做好物資管理工作，帶動基層業務人員提高物資業務處理水平、實現物資管理標準化。加快信息傳遞速度，提高執行部門處理問題的時效性，使物資管理部門高度了解、準確決策、快速處理物資業務。

5? ? ?結 語

應用物資輔助管理系統，能夠有效制訂需求計劃和采購計劃，合理安排配套物資的搭配比例，使企業獲得更大的經濟效益。運用信息化平臺，將分散的倉庫物資管理信息通過互聯網集中及時傳送，以解決倉庫多而散、管理難的問題，并以此為契機，幫助企業強化管理，真正達到提高物資管理水平、控制成本和提升生產效率的目的。物資管理工作是一項系統工程，管理工作的好壞直接影響企業整個業務活動的進程，而要做好物資管理工作，制度和規范是前提，先進的信息技術是基礎。只有依靠完善的制度約束，科學合理地應用信息技術，才能進一步提升公司物資管理水平。

主要參考文獻

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