辦公自動化系統(tǒng)是企業(yè)提升管理的必要手段

陳青

摘 要：隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，辦公自動化系統(tǒng)被越來越多的企業(yè)作為信息化建設(shè)的必要組成部分。辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用使工作效率和質(zhì)量得到了很大的改善和提升，確實是企業(yè)提升管理的必要手段。

關(guān)鍵詞：企業(yè)管理;協(xié)同辦公;資源共享

一、引言

二十一世紀(jì)，全球步入信息化時代，面對激烈的競爭，信息化建設(shè)已成為企業(yè)謀求生存和發(fā)展的必然選擇。辦公自動化系統(tǒng)（Office Automation，簡稱OA）是一種將現(xiàn)代化辦公和計算機(jī)技術(shù)結(jié)合起來的新型辦公模式。它利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)把各種現(xiàn)代化辦公設(shè)備連接起來，實現(xiàn)對傳統(tǒng)辦公中部分手動或重復(fù)性業(yè)務(wù)活動的替代，不但有利于我們優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織結(jié)構(gòu)，還可以在提高工作效率的基礎(chǔ)上增強(qiáng)群體協(xié)同辦公能力，實現(xiàn)資源共享。近年來，隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)用于企業(yè)管理工作的優(yōu)勢日益突出，被越來越多的企業(yè)作為信息化建設(shè)的必要組成部分。

本人作為一名財務(wù)工作者，曾參與公司信息產(chǎn)業(yè)部完成集團(tuán)公司辦公自動化系統(tǒng)中財務(wù)管理模塊的系統(tǒng)架構(gòu)、操作流程及相關(guān)單據(jù)的設(shè)計工作。根據(jù)該系統(tǒng)在整個集團(tuán)公司使用前后的情況，從財務(wù)工作的角度，對它是企業(yè)提升管理的必要手段這一觀點進(jìn)行簡要的闡述。

二、集團(tuán)企業(yè)日常審批業(yè)務(wù)及相關(guān)工作中存在的問題

（1）集團(tuán)下屬各子公司因規(guī)模、業(yè)務(wù)不盡相同，所使用的制度、規(guī)定存在差異，導(dǎo)致審核流程、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，審批層級和權(quán)限也各不相同，不利于進(jìn)行集團(tuán)財務(wù)管控;

（2）許多業(yè)務(wù)、事項審批環(huán)節(jié)多、涉及面廣，容易由于人為因素耗時長、效率低，導(dǎo)致處理不及時，造成不必要的損失;

（3）涉及工程、項目類的支付審核，其所附說明資料厚重且一般要求提供原件，簽批過程中稍有不慎便會造成遺失，不利于歸檔管理;

（4）各公司用于簽批的報銷、支付申請單樣式各異，大小不一，不方便財務(wù)統(tǒng)一管理;

（5）各公司的財務(wù)信息及資料一般是通過微信、QQ或外部郵箱來實現(xiàn)共享和傳遞，存在安全隱患;

鑒于上述問題，在公司決定推進(jìn)信息化建設(shè)的工作部署中，通過對辦公自動化系統(tǒng)的了解，要改變企業(yè)現(xiàn)狀，實現(xiàn)高效、統(tǒng)一地現(xiàn)代化管理，推行辦公自動化系統(tǒng)勢在必行。自2018年11月辦公自動化系統(tǒng)投入使用后，對提升集團(tuán)公司的管理工作，取得了非常好的效果。

三、辦公自動化系統(tǒng)在提升企業(yè)管理中發(fā)揮的重要作用

（一）有利于優(yōu)化管理組織結(jié)構(gòu)，完善、統(tǒng)一公司的制度和規(guī)定

為實現(xiàn)集團(tuán)公司建立一個統(tǒng)一、整合的工作平臺、實施自動化辦公的目的，在辦公自動化系統(tǒng)投建的前期調(diào)研階段，通過對集團(tuán)及下屬各公司現(xiàn)有的組織架構(gòu)和現(xiàn)行的制度及規(guī)定進(jìn)行梳理，結(jié)合內(nèi)控的要求和實際工作的需要，對各公司的組織結(jié)構(gòu)做了進(jìn)一步優(yōu)化，明確了每個系統(tǒng)操作人員的職責(zé)和分工，對各項管理制度和辦法進(jìn)行歸納、總結(jié)、修改、完善，形成一套在集團(tuán)公司范圍內(nèi)統(tǒng)一執(zhí)行的制度和規(guī)定。

（二）有利于規(guī)范操作流程，統(tǒng)一使用單據(jù)的種類及格式

通過對各部門、各公司的業(yè)務(wù)進(jìn)行梳理、分類和歸納，結(jié)合制度、規(guī)定，明確審批環(huán)節(jié)，確定審批流程，設(shè)計相應(yīng)的審批操作程序，確保各項業(yè)務(wù)的處理在集團(tuán)公司范圍內(nèi)執(zhí)行規(guī)范、統(tǒng)一的操作流程;結(jié)合業(yè)務(wù)的具體內(nèi)容，統(tǒng)一規(guī)定申請單據(jù)的種類，根據(jù)業(yè)務(wù)審批流程設(shè)計單據(jù)格式，確保按要求完成整個單據(jù)的填列就完成了業(yè)務(wù)處理。

（三）有利于提高辦公效率，增加群體協(xié)同辦公能力。

切斯特菲爾德說過：效率是做好工作的靈魂。辦公自動化系統(tǒng)操作起來簡便、易行且高效：即使是跨部門、跨組織的報銷業(yè)務(wù)也只須通過簡單地選擇或判斷，就能解決成本、費用的歸屬問題;其他業(yè)務(wù)只須通過點選功能按鈕，再加上簡單的文字表明意見，便能輕松完成處理;每一項業(yè)務(wù)的辦理都提供了相應(yīng)的流程圖，通過程序設(shè)計將制度或規(guī)定從生硬的文字表達(dá)轉(zhuǎn)化為簡單的圖表操作，流程走向條理清楚，易于理解，讓所有操作者按職責(zé)平等地參與進(jìn)來，分工明確，增加群體協(xié)同辦公能力，且便于申請人實時跟進(jìn)業(yè)務(wù)處理情況，若發(fā)現(xiàn)問題可及時與相關(guān)操作者進(jìn)行溝通、對接，提升反應(yīng)速度;審核時需要查驗的附件均通過上傳以電子文檔形式存放在附件欄處，只須雙擊文件名稱便可直接打開審閱，且電子文件在系統(tǒng)上可同時向多人發(fā)送，縮短了逐個傳閱的時間周期，而系統(tǒng)的條件檢索功能為操作人員快速查找文件和資料提供極大的便利，節(jié)省以往為查找紙質(zhì)文檔而花費的時間，大大提高辦公效率。

辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用打破時間和空間的限制，支持多分支機(jī)構(gòu)、跨地域的辦公模式以及移動辦公，方便操作人員隨時隨地查看文件、信息，及時完成日常的工作處理。從此，為了簽批在領(lǐng)導(dǎo)辦公室門外蹲守的日子一去不復(fù)返。

（四）有利于構(gòu)建內(nèi)部通訊交互平臺，實現(xiàn)資源共享，防止信息外泄

辦公自動化系統(tǒng)帶有電子郵箱，與其他常用的電子郵箱一樣，能夠快速地完成郵件的接收、閱讀、回復(fù)和發(fā)送，且郵件具有短信提醒功能。通過系統(tǒng)的通訊組件，公司的組織架構(gòu)一目了然，為操作人員準(zhǔn)確地實現(xiàn)跨部門、跨組織地溝通提供了方便，還能夠?qū)崟r地跟蹤對方收閱郵件的情況。

辦公自動化系統(tǒng)中的公用文檔、公共信息和通知公告等功能模塊是各部門、各公司間交流和共享信息資源的平臺，各類文件和信息只需完成發(fā)文業(yè)務(wù)處理就能實現(xiàn)公開發(fā)布。所有操作人員均可通過系統(tǒng)平臺及時了解公司的最新信息，有利于各部門、各公司之間的溝通與合作。系統(tǒng)還會自動根據(jù)信息內(nèi)容進(jìn)行分類顯示和管理，方便操作人員隨時查閱，實現(xiàn)資源信息共享。

由于辦公自動化系統(tǒng)只有集團(tuán)公司所屬員工才能進(jìn)入操作，與外網(wǎng)隔絕，因此既不會出現(xiàn)外網(wǎng)郵箱中垃圾郵件的騷擾，也不會發(fā)生公司內(nèi)部信息不慎上載到外網(wǎng)的情況，有效防止了內(nèi)部信息外泄。

（五）有利于節(jié)能降耗，降低企業(yè)運行成本

相對于過去紙質(zhì)文檔的審閱方式，辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用使各個環(huán)節(jié)的操作人員可以直接在系統(tǒng)上閱讀、審批和修訂電子文檔，并保留相關(guān)的操作痕跡，解決了過去因反復(fù)修改文件、重復(fù)打印而造成紙張浪費的問題，真正實現(xiàn)了無紙化辦公，有效降低了打印機(jī)等設(shè)備的日常耗費，節(jié)約了辦公成本。與傳統(tǒng)的辦公管理相比，辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用優(yōu)化了企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)、提高了工作效率，為企業(yè)節(jié)省了人工成本及相關(guān)費用的支出。

（六）增強(qiáng)監(jiān)控能力，提高行政管理水平

辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用使企業(yè)的辦公管理按照設(shè)定的程序運行，有效降低人工干擾，確保了信息傳遞的可靠性和準(zhǔn)確性;使企業(yè)的辦公過程更公開、透明，便于實時、有效地監(jiān)督各公司、各部門、各個操作員的業(yè)務(wù)辦理情況，并具有催辦、督辦和自動提醒的功能，既有效防止了延誤業(yè)務(wù)辦理時間的情況，又有利于系統(tǒng)管理員進(jìn)行全局監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)問題，協(xié)調(diào)解決。此外，經(jīng)過系統(tǒng)處理的業(yè)務(wù)都留有操作的痕跡，具有可追溯性，方便日后的查閱和管理。

四、結(jié)束語

財務(wù)部作為企業(yè)的核心職能部門，因為使用了辦公自動化系統(tǒng)讓每個財務(wù)人員連同涉及流程的相關(guān)工作群體處理業(yè)務(wù)的工作效率得到了極大地提高、溝通能力有了很大地改善，有效地降低了部門的辦公費用。不再出現(xiàn)因為審批時間過長而耽誤款項支付的情況，也不會再發(fā)生因為附件不全沒法及時裝訂而影響財務(wù)歸檔和審計檢查的現(xiàn)象。從此， 財務(wù)部的工作效率和質(zhì)量得到了很大的改善和提升，相信其他職能部門和各子公司也“感同身受”。由此可見，辦公自動化系統(tǒng)確實是企業(yè)提升管理的必要手段。

辦公自動化系統(tǒng)是信息技術(shù)推廣應(yīng)用過程中的產(chǎn)物，是為現(xiàn)代化辦公而生的。它在應(yīng)用過程中發(fā)揮的作用無一不顯現(xiàn)出信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用于企業(yè)管理后，對后者帶來的巨大變革和影響。同時也預(yù)示著它必將取代傳統(tǒng)辦公管理模式，成為企業(yè)實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的必然選擇。就像有了電以后，電燈就取代了油燈和蠟燭一樣。作為企業(yè)，在信息時代的背景下，為謀求生存和發(fā)展，推進(jìn)信息化建設(shè)、實現(xiàn)現(xiàn)代化管理是必走之路。一個企業(yè)實現(xiàn)辦公自動化的程度也是衡量其實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的標(biāo)準(zhǔn)，所以說辦公自動化系統(tǒng)是企業(yè)提升管理的必要手段。

參考文獻(xiàn)：

[1]王公儒，樊果主編.智能管理系統(tǒng)工程實用技術(shù)[M].中國鐵道出版社，2012.09.

[2]辦公自動化（OA）系統(tǒng)在企業(yè)中的應(yīng)用，萬方.