新時代數據治理驅動檔案管理創新發展探討

劉勁松

摘? 要：本文從新時代檔案管理創新發展的思維轉變和檔案事業發展新要求分析入手，論證了統籌思維和跨界思維，提出了數據治理驅動的新時代檔案管理創新發展的難點和對策，包括采集與保存治理、數據安全治理等方面。通過數據治理思維理念的確立和實踐，達到促進新時代檔案管理創新發展的目的。

關鍵詞：數據治理;檔案管理;創新發展;數據安全

Abstract： Starting from the analyzing thinking transformation of the innovative development of archives management and analyzes the new requirements of archives vision in the new era， and puts forward the difficulties and Countermeasures of the innovative development of? archives management in the new era， so as to achieve the purpose of the innovative development of? archives management in the new era.

Keywords： Data goverment; Archives management; Innovation development; Data security

新時代的檔案管理方式正隨著現代科技的發展發生了巨大的變革，需要結合檔案事業發展新要求，分析檔案管理創新發展的難點與對策，更好地提升檔案管理的現代化水平。

1? 檔案管理創新發展的思維轉變

1.1 統籌思維。新時代背景下的檔案管理工作人員，必須站在新時代的新高度，讓有格局、有智慧的檔案人站在新起點上，基于社會環境變化和企業發展以及文化建設與技術進步等方面，研究和探討檔案管理創新發展的新需求和新層次。同時，還要基于存史與資政育人的兩個不同視角對檔案工作進行長遠規劃。

1.2 跨界思維。第一，隨著經濟社會的快速發展，社會改革也在不斷深入，需要改變傳統的檔案管理理念，以面向社會需求的思維方式，推進新時代檔案管理的創新發展。

自2008年以來，財政部和審計署以及證監會和銀監會與保監會五大部委聯合下發了有關檔案管理的文件，明確提出企業需要建立完善檔案和記錄管理。從2012年國家檔案局頒布的第10號令和2014年中央辦公廳和國務院辦公廳頒布的《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》來看，均需要以跨界思維來謀劃未來。

第二，科技創新的快速推進，帶來了以綜合實力為主向以技術實力為主的發展趨勢。在檔案管理創新發展過程中，需要運用前沿技術和協同創新。

最后，在信息獲取渠道上，通過管理和技術層面合作以全面提升智慧服務能力，提供全而準、準而精的檔案知識服務是大勢所趨。[1]

2 新時代檔案管理創新發展的難點與對策

2.1 檔案數據資源的采集與保存難點。在大數據不斷發展的今天，檔案管理創新發展的難點在于如何借助大數據來加強檔案數據資源的采集和建設。例如，企業檔案數據形成諸多不同的系統，需要在不同系統中做好對接工作，實施數據采集的前端控制。

2.2 檔案數據資源管理的創新發展對策

2.2.1 采取智能合約技術加強對檔案數據的采集。檔案部門要加強與數據形成部門的溝通，共同研討并制定自動歸檔的智能合約，通過合約方式對各方的參與明確職責，完善歸檔條件。

2.2.2 采用網絡爬蟲技術進行數據采集。結合主題網絡爬蟲工作原理設計主題爬蟲系統，就特定領域主題中的數據予以采集，同時結合實際需求有針對性地進行優化，確保所收集數據的專業性、準確性和靈活性。

2.2.3 檔案數據資源質量管理。在數據采集的同時，切實加強檔案數據資源管理，尤其是發揮大數據技術的優勢。

首先，以信息技術為載體，致力于檔案信息化建設水平的提升。數字資源建設是整個檔案管理的重要前提，需要盡可能地達到檔案資源的共享。在檔案整合方面，應利用可視化分析技術、云計算技術和語義分析等數據挖掘技術加以強化。

其次，以安全建設為核心，致力于工程檔案信息化管理的安全保障。在準入安全建設方面，需要切實做好訪問控制，更好地達到檔案信息資源共享、受控的目的，包括完善訪問控制體系、優化訪問控制技術、對用戶訪問權限進行合理的認證與控制等方面。

在接入安全建設方面，在保證電子檔案信息資源得到受控共享的基礎上，做好上傳、加密控制，確保存儲安全和檔案用戶隱私安全。

最后，切實注重數據質量控制，以大數據技術為載體，加強電子文檔信息資源的分析，更好地在管理決策上提供支持，從而確保管理的專業性。

2.3 新時代檔案管理創新發展的數據安全問題。數據安全是新時代檔案管理創新發展的重要內容，所以需要切實加強數據風險的管控。

因為數據屬于整個導入系統平臺中自動生成，所以勢必會存在一定的風險。目前，很多數據編程的生命周期較短，在獨立技術控制水平上較低，各類數據使用與保存在很大程度上依賴各類軟件供應商，長期獨立可控風險較高，一旦軟件供應商發生變更，將可能導致原始數據難以正常使用，進而出現不可逆轉的問題。

除了這一常規的風險外，由于不同類型數據的存儲格式較多，在不同的平臺之間遷移時有很多風險，數據生成時采用的是專用的軟件格式，若直接接收數據，現有的文件管理系統并非采取標準開放式的體系結構而開發。所以，存檔的數據具有遷移性與遵從性風險，而沒有打開的存檔格式使得數據復制可信度風險較大，不受信任存檔數據難以達到法規要求。

最后，在生成數據應用軟件方面正在不斷升級與版本控制，不同版本間的遷移風險較大，設計與制造部門在數據遷移時要確保其具有較強的可用性。

2.4 確保數據安全的對策。為確保數據安全，需采取規范化、過程化和集成化處理對策。

在規范化處理方面。需要對采集數據根據目前國際通用原則，對數據存儲結構開放與可信，也就是分類型做好數據的處理，轉換成適合長期保存的一種中間格式。當數據轉換完成之后，需要對其完整性和有效性進行驗證，再存儲在獨立歸檔庫之中。而歸檔庫則是利用時間戳和檢驗的方式來確保其完整性與不可更改性。

在過程化處理方面。在數據轉換過程中，需要經過三個過程，具體流程是：提取→轉換→驗證。其中，轉換是從現有的業務管理系統中進行數據的提取和接收，并對其檢驗，且不能更改文件，再對所提取和接收的原始數據實施格式轉換。整個轉換過程嚴格按照相關標準，且兼容主流格式，在轉換目標格式時采取與相關要求相符的格式，并利用系統就數據集進行自動驗證，確保驗證合格的數據能得到長期保存下來。

在集成化處理方面。數據保存需要實施軟件與配套的硬件的集成化支撐，且軟件需要具有時間戳驗證和校驗功能，同時與有關要求相符，做好歸檔數據的封裝，并形成存檔包達到永久保存，按需形成分發包來分析和利用數據，并提升原始數據的輕量化特點，確保數據安全得到保障的前提下，才能更好地促進數字檔案資源的開發與利用。[2]

*本文系科技部 財政部中央補助地方科技創新專項資金項目“河南省科技創新云服務平臺”（項目編號：豫財科〔2016〕149號）和國家檔案局科技項目“面向治理體系現代化和應急處置決策需求的檔案數據能力建設研究”（批準編號：2020-R-5）研究成果。

參考文獻：

[1]魏志鵬.時代發展契機中的圖情檔一流期刊建設——第二屆全國圖書情報與檔案管理期刊高峰論壇觀察[J].情報資料工作，2020，41（06）： 105-109.

[2]楊文霞，吳海媛.我國圖書情報與檔案管理碩士研究生教育現狀分析[J].圖書館學研究，2020（19）： 10-19.

（作者單位：河南省科學技術信息研究院? 來稿日期：2020-12-20）