淺談如何提高檔案管理工作效率

高振影

摘 要：黨群服務中心的工作較為復雜，涉及的內容相對廣泛，在此基礎上能否取得更好的發展，關鍵是在于是否能夠跟上時代發展的步伐，合理靈活地運用現代信息技術。對于基層黨組織人員來說，不僅要具備堅定的精神信仰，同時也深刻地認識到信息化黨建的重大意義，從而提高自身的信息技術操作能力，這對于檔案管理而言至關重要，因此，本文以《淺談如何提高檔案管理工作效率》為題，從錄入管理電子文件;提高管理人員新技術能力;制定信息化檔案管理制度;構建檔案管理信息化平臺等多個方面進行具體的闡述，希望能夠為廣大同仁帶來幫助。

關鍵詞：檔案管理;信息化;高效

檔案管理的目的是為了更好地服務、建設經濟發展與政黨事物，并為黨群建設、人員查閱、群眾發展等多個方面提供信息服務，這不僅具有大量的材料，而且內容相對復雜，如果依舊采用傳統的紙質版檔案管理方式，很容易犯一些錯誤，影響新時期檔案管理工作的高效率發展。為此，黨群服務中心應該進行檔案管理工作改革，采用信息化手段，不僅改善了傳統的耗時費力的情況，同時也能夠安全化、便捷化的記錄檔案信息，全面支持各種工作的展開。以下是筆者所提出的建議：

一、信息化錄入，更好地管理電子文件

在很長一段時間內，黨群服務中心一直采取抄寫紙質檔案的方式形成工作檔案，這樣不僅費時費力，也會影響基層黨組織的其他工作，而且紙質版資料很容易導致檔案的混淆，查閱不方便，最終導致工作效率的降低。在新時代信息化條件下，黨群服務中心作為基層，黨建部門應該充分地認識到信息化檔案管理的重要意義，在信息錄入方面，著力于電子文件的掃描錄入，切實做好相關材料的信息化管理，這樣不僅能提高黨群服務中心的工作效率，同時也為提供檔案的工作人員與群眾，或需要查閱檔案的工作人員提供了極大的便利，使其直接檢索便可以用電腦查閱電子文件，不需要走入檔案管理室，借閱紙質資料。

實際上，隨著信息技術的不斷普及，電子文件在工作中所占的比重不斷增加，黨群服務中心的工作形式，也基本上都是電子文件。為此，黨群服務中心應該要求檔案管理工作人員不斷地提高自身的信息技術操作能力，增強檔案管理工作人員的資料保密意識，并結合日常工作，進行業務能力方面的技術考核，切實提高黨工作管理人員的工作素質。這樣既能夠靈活地采用信息化方式進行電子文件的掃描錄入，同時也要使其具備為他人提供服務的能力，從而讓黨建檔案管理工作進入信息化模式，將紙質版檔案管理文件轉變為電子形式。

二、制定信息化打管理制度，保障資料安全

科技是一把雙刃劍，雖然能夠為黨群服務中心的檔案管理工作帶來高效率的發展，但是無形中也會形成信息安全問題。為此，檔案管理工作人員在進行信息化管理的過程中，需要特別重視潛在的資料安全問題，不僅要從工作人員自身的職業道德，工作責任等方面進行提升，同時部門也應該妥善制定信息化管理制度，從而切實提高資料安全標準為信息安全提供保障。

例如，信息化檔案管理制度中關于信息安全標準需要包括檔案內容、載體方面的安全整理方式、安全管理系統、安全檔案防范、檔案密集控制等多個方面，從內部外部徹底保障信息安全，從而提高信息化管理的安全性。黨群服務中心的檔案管理部門有掃描錄入檔案，整理建設、管理數據庫、編撰檢索目錄等各項工作，倘若錄信息的網絡環境遭到威脅，不僅會造成數據流失，同時也會形成資料丟失等現象，導致項目的資料受到威脅，甚至破壞工作。為此應該為檔案管理部門制定專屬的制度，不論是資料掃描素質還是網絡環境外部干擾都應該有具體可行的策略，從而進步完善黨管理工作，做到檔案不私密不泄露。

三、構建高水平管理系統

在黨群服務中心中，很多存檔的文件都是由相關部門聯合發文，而且需要由其共同簽署印章，如果管理部門依舊采用傳統的紙質版模式，需要工作人員進行蓋章，不僅耗時耗力，也會降低工作效率。而信息化的開展，能夠從全方位、多元化的角度提高工作效率，特別是構建優秀高校的檔案管理系統，以內部網為網絡環境，聯合各個部門有工作需要聯合蓋章。可以通過網絡進行掃描，傳遞不僅省時省力，也可以提高工作效率。此外，網絡平臺的構建也能夠方便各個部門進行信息查閱，此時工作人員只需要根據自身的平臺權限，查閱自己所需的材料即可，實現信息化辦公模式。

例如，將黨群服務中心檔案管理方面的網站作為基層黨建檔案，采用多元化處理的重要方式，借助網站平臺，檔案管理人員可以通過網站上已經做好的各種分析，進行資料掃描錄入，同時也方便其他工作人員進行專題或專項信息的檢索，更好地進行整理工作檔案，查閱工作。與此同時，網站平臺的構建也需要注重檔案管理的安全性問題，定期進行防火墻維護，網絡平臺進行內部檢查，及時解決問題，從而確保檔案管理工作的安全展開。

總而言之，黨群服務中心作為基層黨建檔案管理工作的重要內容，是黨建工作中非常關鍵的資料環節倘若出現管理不當，安全泄漏等問題，很容易影響黨建方面的全局工作而信息化檔案管理不僅對傳統的擋管理工作進行了改善，同時也符合現代化社會的要求，極大地提高了工作效率，無強相關工作人員的素養，黨群服務中心的管理工作，朝著心靈的方向發展除此之外要建設一些提高工作人員積極性的政策，如獎懲制度、員工監督制度等為檔案管理的信息化建設打好基礎。

參考文獻：

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（內蒙古興安盟突泉縣突泉鎮黨群服務中心）