“互聯網+”時代醫院綜合檔案管理的轉變

李曉艷

“互聯網+”時代為現代檔案資源的管理帶來了新的機遇，但與此同時也帶來了各類發展問題。醫院綜合檔案作為醫院的主要信息載體，是醫院不同部門在日常工作當中積累并歸檔的檔案總稱，是醫院重要和關鍵信息的整合。檔案的齊全和完善程度將直接關系到醫院未來的生存與發展。檔案類型較多，各種文件資料比較復雜，我們在采取管理工作時也應該進行網絡化管理，這不僅是時代發展的必然趨勢，同時也是我國醫療體系多元化的必經之路。

1 “互聯網+”時代下的綜合檔案管理工作

當前的檔案資源主要包括兩個方面的內容，一種是原生的電子文件，另一種則是傳統載體的檔案類型。隨著“互聯網+”概念的提出，原生性數字檔案類型開始出現，也讓人們開始意識到數字檔案可以獨立在實體檔案之外。新時期，我們利用大數據匯集成為的龐大信息群體，促成了檔案管理的集中化特點。

1.1 綜合檔案管理

醫院內部的綜合檔案管理與傳統檔案管理具有幾個方面的個性化特征。一是現代檔案以電子化檔案為主，具備可以復制和調整的屬性。原本的紙質類型檔案本身就是元件，電子檔案顯然在操作方面更加便捷，無論是對文字進行增加、刪除還是修改都比較便捷，也不會因此產生修改痕跡，很容易按照實際需求制定統一的制作標準，在短時間內大幅地提升學習和工作效率。通過網絡等途徑，電子檔案可以迅速并安全地傳遞給需要的人群，在這一方面比傳統紙質檔案便捷很多。綜合檔案管理也對存儲空間進行了針對性改進，節約了大量空間。

1.2 醫院綜合檔案管理的特點

醫院綜合檔案管理工作具有便捷化、多元化的特點。通過數據庫和計算機技術把醫院各個部門的檔案、病案信息進行整合處理之后進行資源共享，可以讓醫護人員利用統一化的搜索平臺，讓工作人員可以隨時借助電腦來獲取他們需要的內容。這標志著檔案管理正式地進入了網絡化時代，大幅地推動了醫院檔案管理事業的發展[1]。資料收集過程與檔案管理質量之間存在著密切聯系，現代檔案管理的過程是實時開展的，在信息傳輸和應用的過程當中會采取新的途徑來節約工作時間和工作效率，最大限度地豐富了檔案收集的內容。當然在本次研究中我們的研究對象都是電子檔案，傳統檔案的劣勢過多已經逐漸地被電子檔案所取代?；ヂ摼W技術出現后，讓檔案管理在形式上呈現出多元化特點，而互聯網+的發展和辦公自動化的普及，檔案不再拘泥于一種傳統的“文字檔案”形式，一些圖片、視頻甚至是聲音資料都可以成為檔案的不同形式。這說明檔案管理所服務的對象和表現模式發生了改變，檔案的內容得到了更有效的利用，檔案管理事業也能因此得到穩定發展。

1.3 現實意義

從綜合檔案管理的現實作用來看，“互聯網+”時代背景下的綜合檔案管理對于提升醫院內部診療水平意義顯著。醫學領域存在的治療不足和過度治療現象普遍存在，在不同的醫療機構當中也會采取不同的處理措施，患者的治療效果和花費也存在差異。但是在“互聯網+”和大數據的支持之下，我們可以直接利用患者的電子檔案作為參考對象，對患者的實際狀態、體征數據和前期治療資料等進行綜合系統分析，并且將分析結果進行整合，幫助醫生在臨床診療的過程中選擇最佳和最合理的方案，以此而減少出現的負面效應[2]。無論是哪個醫療機構當中電腦系統都可以為醫護人員提供不同的參考措施。

在對患者進行治療和護理管理的環節，也可以進行檔案信息的數據分析。傳統檔案管理要面對大量的紙質文件與信息，醫院內部很難獲得準確而有效的內部數據用于評估工作。但綜合檔案管理理念之下，電子文檔變得越來越規范化，可以快速定位需要的信息范圍然后獲取結果，對全局運行狀態展開合理分析[3]。這種做法也轉變了醫院對于案例跟蹤過程的單一性，保障分析結果的準確程度。例如醫院內部可以對日常運行過程中出現的數據和臨床診療過程進行內容獲取，將其進行整合后再存檔，醫院在科室管理方面也會更加有效[4]。

值得一提的是，在一些科研工作上，綜合檔案管理也能起到良好的促進作用。借助檔案內容，可以對某些疾病的具體特征進行分析，并將其與醫療研究過程當中涉及到的數據進行對比，從而得出相關性結論。顯然這種結論在促進科研成果的集成化方面效果突出，為技術轉化為生產力的過程提供理論依據，為一些疑難雜癥提供更加穩定而效果突出的治療方案。以藥品研究為例，一項藥物從開始研發直到最終問世投入臨床應用，需要經過漫長的實驗過程，單純借助人為獲取的數據顯然會有誤差的風險存在[5]。因此，借助電子文檔的統一報表形式，可以有效規避風險，為患者提供更加合適的藥物提供科學而合理的診療方案，按照患者的個體情況采取個性化應對措施[6]。

2 當前醫院綜合檔案管理當中存在的問題

任何醫院在經營的過程當中都需要提升信息管理和信息處理水平，利用專業的系統和運營體系來促進信息化建設工作。隨著信息化建設工作的深入，信息系統的應用范圍不斷擴大，功能性也得到了拓展，逐漸在“互聯網+”的支持下朝著自動化和智能化的方向而發展。因此，檔案管理框架體系在醫院運營建設過程中扮演著非常重要的角色，國家在這一方面也投入了大量工作[7]。例如2010年開始衛生部門開始進行電子病歷的試點工作，并取得了良好的成果，醫院內部的其它檔案資料也發生了改變。盡管當前對于傳統紙質媒介的管理已經具備了比較完善而成熟的管理制度，各個醫院也配備了專門的方案用于存儲關鍵資料，安排了專門的人員負責此類工作，特別是一些涉密或是涉及到技術的文件資料[8]。不過對于電子檔案的綜合管理工作而言，無論是在權責還是在管理體系上都存在著一些缺陷，這將直接影響到科室工作能否順利開展[9]。

2.1 安全問題

安全問題是當前安全風險產生的主要原因。以數字檔案為例，數字檔案的安全風險主要體現在其高度的共享性帶來的內部信息與信息內容安全問題。數字檔案自身的特點及其對信息技術的高依賴性，使得檔案內部的系統安全和計算機安全非常關鍵，維持外部網絡環境安全同時也是適應“互聯網+”時代的必然要求。醫院的數字檔案資源在平臺、手機客戶端等方面實現了開放利用，可以讓檔案資源暴露在網絡開放環境下，所以也應考慮到網絡環境帶來的安全威脅。

在大多數醫院的網絡系統當中，一部分網絡防御系統的功能性受到了影響，如果出現網絡入侵，會讓一些關鍵的電子檔案系統直接暴露在入侵者的面前，如果涉及到技術和精密研究的關鍵數據被惡意篡改，不僅會影響日常工作的展開，還可能會威脅到患者的生命健康安全。醫院的醫療系統是很長時間建立起來的綜合體，子系統之間需要進行工作協調，在缺乏安全管理制度的前提下醫療機構的安全隱患仍然存在[10]。

2.2 存儲和調用問題

在檔案存儲和管理方面，文字類檔案缺乏比較規范化的管理，甚至缺乏可以長期使用的分類辨別方式，一些文字類的文檔在調用的過程當中無法根據相應的標準進行檢索。在面對某些突發事件或是非日常類的事件時會出現管理問題。無論是文字，還是不同格式的圖片文件、視頻文件在存檔時都應做好規范化管控，否則必然涉及到某些關鍵信息的丟失?，F代綜合檔案管理方法是“互聯網+”下的產物，與傳統紙質文件管理體系之間存在著明顯差異。因為每一個文件都可以被作為單獨管理的個體，在進行歸檔和整理時僅僅進行拷貝是不夠的，還需要重視文檔價值和內容鑒定，提升利用率[11]。

例如在檢索調用方面，效率較低浪費時間的問題仍然存在，醫院數據庫中的檔案類型與一般單位的檔案資料不同，除了電子文檔之外還會有電子圖書報紙、會議記錄、護理報告等，這些資料之間可以相互互補起到良好的協調作用，因此要關注所有文件的管理和規劃。

2.3 冗余數據問題

現代醫院信息化建設步伐不斷推進，各種類型的檔案數據庫被構建然后投入應用，數據庫內部也擁有多個方面的信息和文檔，以便于為使用者提供更多有價值的信息。但需要注意的是，這些數據內容和檔案內容并非完全都是有效的，冗余數據信息大規模存在，不僅占據了大量的存儲空間，還會因此模糊數據內容，對檢索結果出現不必要的誤導。無論是語法錯誤、邏輯錯誤還是一些內容相同、相似的檔案類型，都會給檔案系統的正常運行帶來風險。而一部分數據很難找到原始存入者，讓一些檔案只能長期存儲在系統內部[12]。

3 “互聯網+”時代下的醫院綜合檔案管理的轉變

3.1 重視信息安全建設工作

醫院內部在檔案管理方面應該推動技術進步，提升對于安全風險的控制和評估能力。管理人員需要規避的是“風險”，而不是規避信息技術的有效應用。相反，管理人員可以在技術的支持下加強檔案資源的安全識別工作，以平臺監測的數據作為基礎數據的參考標準，以信息技術自主研發過程作為信息技術的維護模式，構建更加安全和有效的檔案管理體系。在這一方面我們可以參考國內外的某些優秀案例，如美國建立的公共衛生信息溝通系統，涵蓋了全國范圍內的醫院傳染病監控報告系統、國家應急行動中心的的信息，在發生重大事件后，醫院內部可以對這些信息進行手機，保障信息的傳輸時間和響應效率。而我國江西省檔案館內部的集成管理系統，目錄數據和實體檔案同步接受機制已經形成，可以對各項活動數據進行監測[13]?？傮w而言，“互聯網+”時代構建信息管理平臺并采取安全管理措施非常重要，醫院人員也應具備風險意識觀念，讓醫院綜合檔案管理進入數字化管理的“道路”之內。對于一些需要存儲的內容，我們應關注信息的存儲要求，保障介質的功能發揮，積極建立入侵檢測防御系統，讓系統平臺可以最大化地發揮功能。有關人員也應在安全守則的要求下落實各項工作，從根源上減少人為工作失誤產生的可能性，在一些重要事項上進行安全規定[14]。

3.2 文檔的合理調用和數據規劃

在文檔調用方面，國家級別的標準中已經有了電子文件的歸檔和管理規范，且各個地區也出臺了一些地方性管理準則。在今后的工作當中我們需進一步推進實踐工作中的監督指導，制定覆蓋檔案資源的形成、歸檔和調用操作制度，在“互聯網+”時代下以標準化建設手段來實現安全化、技術化發展，構建一套完善且具有可操作性的數字檔案資源指導體系。而醫療行業也應具備整體化的檔案工作意識，加大對于檔案管理工作的力度[15]。醫療檔案關系到廣大群眾的切身利益，無論是基礎設施建設還是其它工作都應該落到實處，逐步完善數字檔案資源在現代社會的管控。

4 結語

大數據和“互聯網+”時代醫療行業的綜合檔案管理工作面臨著新的機遇和挑戰，規避檔案的管理問題和管理風險提升服務質量，合理整合醫療系統內部檔案資源，為患者提供優質服務成為了今后的發展方向。因此，我們也應加強對于檔案管理工作的重視程度，在實現資源共享的前提下保障檔案的安全性?！盎ヂ摼W+”下的檔案資源建設工作是一項長期的系統化過程，要形成完善的保障機制，檔案管理部門的實踐研究工作還需要進一步深入。