基層水管單位檔案管理現代化途徑探索

任艷春

一、基層水管單位檔案管理狀況

基層水管單位負責對水庫、河道、蓄滯洪區和涵閘進行日常管理與維護，承擔著分洪、滯洪、應急供水保障等重要任務。

多年來，基層水管單位認真執行上級各項規章制度要求，不斷改善檔案管理條件，但發展狀況參差不齊。有的設立了獨立檔案室，檔案庫房、辦公、閱覽基本實現三分開，但大部分單位檔案設施、辦公設備還較為欠缺，同時存在管理制度不完善、管理人員素質有待提高等問題，檔案管理現代化進度較慢。習近平總書記明確提出了檔案工作走向依法治理、走向開放、走向現代化的目標。為此，基層水管單位檔案管理應不斷提升檔案治理效能、檔案利用服務水平、檔案管理現代化程度，建成符合國家檔案事業整體發展要求、與國民經濟和社會發展水平相適應、管理方式科學先進的檔案體系。

二、基層水管單位檔案管理存在問題

1.管理制度尚不健全

一是檔案管理制度不健全。有的單位雖然在檔案日常工作中建立了較為規范的管理流程和程序，但在監督方式方法并未明確。目前一些單位的檔案管理監督沒有明確監督機構，監督措施不具體，導致檔案管理制度在執行過程中存在不規范的現象；二是對檔案管理的發展重視不夠。現行檔案管理制度所涉及的領域還不夠全面，多數檔案管理制度涵蓋了檔案收集、整理、保存、復制、移交等工作，但對檔案的研究開發工作較為欠缺，沒有挖掘出檔案的巨大價值，檔案資源無法高效、便捷利用。

2.檔案人員專業素質有待提升

檔案管理工作離不開人才隊伍建設的支撐，人才建設可以為單位檔案管理工作提供源源不斷的智力支持。目前檔案管理工作存在人員結構不合理、信息化人才配置嚴重不足、專業素質待提高等問題，嚴重阻礙著檔案信息化建設的發展，制約了檔案事業發展。

3.基礎設施、設備不完備

基礎設施、設備是檔案管理專業化工作的基礎。目前大部分基層水管單位的檔案庫房配置簡陋，很多庫房內沒有配備除濕機、溫濕度表，防火、防盜、防潮等“十防”措施很難保障；辦公、庫房、調閱室三分開沒有實現，雖然基本配備了計算機、打印機，能夠實現電腦錄入輸出，但技術處理室、整理室、陳列室以及掃描儀、檔案軟件等普遍沒有配備，主要依靠手工檢索、查閱原件的辦法開展檔案利用工作。因此，目前基層水管單位的檔案管理基礎設施仍需進一步完善。

4.檔案資源利用率低

目前水利工程管理單位檔案資源利用率偏低，主要原因：一是由于檔案材料數量多，整理起來比較復雜，查閱難度大，人們轉而到互聯網查詢相關的資料；二是檔案管理基礎工作做得不扎實，編研工作成果較少，不能滿足利用者的需求；三是目前只能提供一對一的檔案服務，給使用者帶來了極大的不便。

5.資金來源單一，資金投入不足

高端的電子通訊設備為各單位檔案管理工程中數據、資料安全等提供了強大的技術保障。這些高端設備價格比較昂貴、更新快，但目前政府對各單位檔案管理建設投入的資金較少，補助力度不足，造成檔案管理水平原地踏步。

三、基層水管單位檔案管理現代化建設途徑

1.規范檔案管理制度

一是要切實認識到檔案管理工作在保存信息、收藏文獻等方面的價值，從而提高對檔案管理工作的重視程度。二是要更新觀念，建立適應社會公眾需要的檔案管理體系。檔案工作者應加強檔案整理、開發工作，開展檔案資源鑒定編研工作，采取多種形式向公眾提供適于公開的檔案信息資源。三是要提高檔案管理的效率。在制度層面上建立檔案管理的內部監督制度，成立檔案管理的監督機構，規定監督內容以及標準，從檔案管理的各個環節提升檔案管理的水平和效率，著力提升檔案管理質量，為各單位的中心工作提供優質的檔案服務。

2.提高檔案管理人員專業素質

隨著網絡技術和信息化的快速普及，基層水管單位檔案管理工作需要更多高素質的專業人才來研究檔案管理工作，以使檔案管理工作適應時代的發展。針對目前各單位檔案管理人員的結構現狀和檔案管理工作中存在的問題，建議引進高素質人才，加強現有人員專業技能培訓，優化檔案管理人員的學歷和專業結構。

3.加強基礎設施、設備建設

檔案管理現代化是基于信息化和自動化技術，實現信息數據的自動收集、自動篩選、自動檢索以及關鍵詞的自動抽取等。檔案自動化管理模式可以有效地實現檔案信息資料的批量、全自動處理。對此，首先要購置滿足檔案管理自動化建設需要的基礎設施和設備，為自動化建設提供良好的物質基礎；其次要根據本單位檔案管理的實際情況，選擇合適的自動化管理辦法，切實提高檔案管理工作效率。因此要重視檔案基礎設施、設備建設，建立統一的檔案信息管理平臺，在此平臺上實現檔案收集、整理、移交、補充、編研等功能。

4.提高檔案資源的利用率

檔案管理人員要掌握熟悉單位的工作內容、工作重點，做到心中有數，對檔案信息要收集齊全，整理規范，為提供利用檔案打提前量。同時要加強整編、鑒定、編研工作，想利用者之所想，急利用者之所急。最后要以數字化、自動化、交互式為手段，切實提高檔案利用效率。

四、結語

目前，檔案管理工作現代化已成為發展的必然趨勢，國家和地方各級政府及檔案行政管理部門紛紛出臺文件，以促進檔案管理工作的全面、快速發展。基層水管單位應著力建設專業性的人才隊伍，完善檔案管理設備，建立健全檔案管理制度，并利用現代化信息技術，轉變傳統的檔案管理方式，從而更有效地做好檔案管理和利用工作，為促進水利事業和經濟社會高質量發展做出更多貢獻