如何提高投標商務工作效率與質量

張順義

(中鐵十二局集團有限公司,山西太原 030024)

如何提高投標商務工作效率與質量

張順義

(中鐵十二局集團有限公司,山西太原 030024)

投標階段,商務工作極為重要,因格式條款較多,稍有疏忽便會造成廢標,因此有必要采取各種方式提高工作效率與質量,爭取最大中標幾率。例如,積累商務基礎資料;匯總標書質量防控要點;落實逐級審核簽認制度。

提高 投標 商務 工作效率 質量 基礎資料 防控要點 審核簽認

1 積累商務基礎資料

我單位組織開發研制了“工程經營商務信息管理系統”網絡版軟件，海量商務基礎信息可以在服務器上存儲共享，使用者可以實時更新，查詢，下載信息，徹底改變了以往的工作方式，帶來了極大得工作便利，為企業商務基礎資料的積累開創了新的里程碑。該軟件包括單位信息、人員信息、設備信息、工程業績信息、工程榮譽信息、企業榮譽信息、企業財務信息等七個板塊的內容，并且可以準確篩選數據。

2 匯總標書質量防控要點

2.1 企業證件

(1)企業證件按照一般按照“基本情況表”要求填報。(2)一般要求全本掃描件，包括封皮，注意不能有缺頁。(3)企業證件變更、年檢等事項較多，注意及時更新掃描件。(4)有多項資質要求時，要逐一響應，不能有漏項。

2.2 業績

(1)類似業績需在規定的時間范圍之內，避免過期項目。(2)項目工程狀態大概可分為在建、已完工、已交驗、通車運營等，類似業績一般要求已交驗的項目，注意招標文件的具體要求。(3)已交驗是指具有交工驗收證明文件，投標文件中需將此文件掃描附上。

2.3 人員

(1)確保資料真實準確，尤其可通過網上查詢真偽的信息，例如各類注冊證書、三類人員安全考核合格證書、身份證、畢業證書等。(2)職稱證書應采用人力資源部標準格式，所填信息應與其他證件相符。(3)在業主沒有明確說明是否可以使用子公司人員時，應優先使用注冊在投標名義單位的證書。

2.4 財務

(1)響應招標文件對財務報表年份的要求，一般要求近三年的財務報表，不包括當年的。(2)企業財務狀況表中的數據要有來源依據，能和報表對應，最好找財務人員校對或填寫。(3)企業財務狀況表中的數據單位要區分元、千元、萬元。(4)若對財務指標有審查要求，則應逐一檢查是否滿足要求。(5)銀行信貸證明必須是有權出具信貸證明的商業銀行(總行或其省級分支機構)出具，此外銀行信貸格式中“為期——個月”處填寫的時間一般要比工期多三個月；銀行主管人員的姓名、職務要用正楷字體打印，確保電腦中有此字庫。(6)投標保證金一般可以通過現金、電匯、銀行保函三種方式遞交。采用電匯方式時，一般要求從單位基本賬戶直接轉出，且限定在開標截止前的某個時間完成，電匯單附言要滿足招標文件要求，收款賬戶也要嚴格響應招標文件要求，并不是所有項目都要求打入業主賬戶，此處一定要慎重，不能有慣性思維。

2.5 信譽

表1

(1)省部級獎勵，一般要求近五年的獲獎信息，填報資料要有來源依據，符合時間及級別要求(2)信用評價，包括鐵路信用評價，公路信用評價，水利信用評價等，涉及信用評價加分的，要按程序申報。

2.6 授權委托

(1)委托期限要在投標有效期之內，招標文件有明確規定的要首先響應招標文件。(2)被授權人必須能實際參加標書遞交過程，同時要掌握單位統一規定的聯系人名稱，聯系方式，傳真電話，電子信箱等信息。

2.7 裝訂包封

(1)商務人員要制定統一的標書格式與其他業務人員共享，保證標書美觀統一。(2)分冊，投標文件一般分商務，技術，報價三冊進行裝訂，招標文件另有要求的，要嚴格執行。(3)封皮，招標文件一般不作說明，但有的區域不能使用硬裝形式，需嚴格執行。(4)封面，項目名稱和標段號標記正確。(5))目錄，大部分投標文件只放分冊目錄即可，但也有要求同時放總目錄的情況。(6)頁碼，頁碼有的要求從正文開始編制，有的要求從目錄開始編制。(7)簽字蓋章，除落款處簽字蓋章齊全外，還需注意要求逐頁簽字蓋章的情況，不能有漏簽漏蓋的情況。(8)字數或頁數限制，招標文件有此要求時注意不要超過字數或是總頁數，提前計劃安排好內容。(9)單雙面打印，一般不做要求，若要求雙面打印時，注意嚴格執行招標文件要求，對于確實不適宜雙面打印的文件需和業主溝通后處理。

2.8 專業間協同

涉及專業交叉的內容，需各專業認真復核，保持數據信息統一正確。例如商務分冊投標函中的報價和工期，技術分冊中的合同用款估算表。

2.9 原件核驗

按照招標文件要求準備需要核驗的各類原件資料，一是要合理規劃為借證贏得充足的時間，二是要保證標書所附掃描件與原件內容一致。

2.10 網上平臺

大概分信用信息管理類平臺、工程發包交易平臺和入省市備案管理平臺。(1)信用信息管理類平臺大概包括:“全國公路建設市場信用信息管理系統”、“全國水利建設市場信用信息平臺”以及各省交通廳創辦的信用信息管理平臺，業主要求參考平臺信息時，我方需保證填報的業績、人員，榮譽等信息要和平臺信息一致，若有沖突，需要提前按平臺要求辦理變更手續。(2)工程發包交易平臺，常用的有北京市建設工程信息交易網，鐵道工程交易中心網及一些地方工程信息交易網。要熟悉各地數字身份認證鎖辦理程序及電子開標程序，有條件的提前進行模擬。(3)入省市備案管理平臺，這是市場準入機制的產物，應該提前謀劃，為相關行業投標早做準備。

3 落實逐級審核簽認制度

成功的投標文件好比一件完美的產品，得經過多道工序方可合格出廠，哪個環節出問題都不行，投標文件同樣需逐級審核簽認，方可成型遞交。就鐵路投標而言，我單位成熟的審核簽認順序如表1所示。

有了制度，就必須嚴格遵守執行，才能達到預期目的，這里要結合單位的激勵政策，對執行情況進行考核，獎懲。

4 結語

投標商務工作應該注重積累與總結，由量變引起質變，工作才可以提升一個高度，效率與質量才能提高。