大數據環境下單位檔案收集工作的多維度轉變

丁潤峰

摘? 要：大數據檔案管理相比于傳統形式檔案管理機制具有諸多優勢，利用大數據技術內容做好檔案管理改革實踐，是單位檔案管理服務工作適應時代發展新環境的前提條件，也是彌補當前階段單位大數據檔案收集與管理工作內容不足的重要路徑，使單位檔案收集與管理工作，得以利用技術內核實現對管理思維模式有效轉變，推動大數據環境下單位檔案收集管理工作多元化開展。

關鍵詞：大數據? 單位? 檔案? 多維度

Abstract： Compared with the traditional form of file management mechanism， big data file management has many advantages. It is a prerequisite for the unit's archives management service to adapt to the new environment of the era and an important path to make up for the lack of single big data file collection and management at the current stage so as to make up for the unit archives collection and management. The management work can effectively change the management thinking mode by using the technology core and promote the diversified development of the unit archives collection and management under the big data environment.

Key Words： Big data; Unit; File; Multi dimension

1? 傳統模式下單位檔案收集管理問題及弊端

1.1 收集管理效率不足

傳統模式下單位檔案收集管理，大部分采用人工收集管理方式，不僅在管理成本方面人工費用支出較高，同時，在檔案收集效率方面也有所不足。尤其單位性質、企業性質差異，部分單位檔案信息變更、收集頻次相對較高。傳統模式檔案收集機制，由于缺乏外部設備及人力資源輔助，綜合效率相對不足，人工收集、采集工作量過高，容易在收集過程中出現人為性內容錯誤，對后續檔案管理、內容檢索形成阻礙，使檔案收集管理效率再次下降。如此往復，單位檔案收集管理可以陷入一定程度惡性循環，使其無法更為科學地開展高效化檔案收集、管理工作，影響單位檔案收集、管理高質量推進。

1.2 檔案信息檢索困難

傳統機制下檔案信息檢索需要依據數列排序進行查找，其中包括數字排序、字母排序及日期排序等多種方面。對于相對詳細的檔案信息檢索而言，通過數列排序進行查找其效率相對較高，而若檢索信息較為模糊，但檔案信息檢索則相對困難，不利于單位檔案部門及其余有關部門相關工作開展。除此之外，由于部分單位檔案收集階段對檔案信息處理能力不足，未能采取規范排序對檔案進行有效歸類，使后續階段對檔案信息檢索難度再次加大，進一步對檔案管理工作形成阻礙，一定程度影響單位組織機構工作時效性，使檔案收集與管理難以為單位工作日常開展提供合理管理服務。

1.3 檔案數據收集安全性不足

檔案數據安全存儲對于檔案收集、管理而言至關重要。單位檔案信息部分內容涉及保密信息，其中所涉及個人信息數據，包括對個人隱私問題保護。傳統模式檔案收集、管理，由于缺乏有效信息管理加密機制，檔案管理人員、非檔案管理人員均有可能對檔案信息收集、管理安全性造成影響，使檔案收集與管理無法在安全環境下有序進行，影響檔案收集、管理質量。此外，傳統檔案管理模式在管理機制上相對滯后，紙質文件的保存與管理具有一定年限，一旦達到使用期限而未能及時做好修補，極有可能對檔案信息造成損壞，從而使檔案信息內容丟失，促使單位檔案收集、管理水平大打折扣。

2? 基于大數據信息技術應用單位檔案收集特點

2.1 管理高效化

管理高效化是大數據時代檔案信息收集管理基本特征。大數據信息技術應用是基于計算機存儲技術演化而來。早期階段，計算機存儲依賴于軟盤、硬盤等硬件設備，通過數據內容信息化傳輸，實現對數據內容保存?，F代計算機數據存儲，更多基于電子元素在1與0之間數據轉換加以實現，最大限度地提高數據儲存基本速率，通過對硬盤內注入電子實現有效數據交互。而數據信息技術的應用，則是以服務器終端為基礎，利用互聯網信息網絡將數據傳輸至服務器端口，再由服務器端口將數據信息采用碎片化形式存儲于不同服務器硬盤。從而實現云計算信息儲存服務應用。相比傳統模式紙質材料對數據存儲管理而言，大數據存儲管理安全性、數據管理便捷性相對更高，對于數據的收集無須過度依賴人工干預，通過單位檔案管理終端與云計算儲存服務終端連接，即可實現對單位數據檔案信息化收集，避免繁瑣單位檔案收集流程，充分降低單位檔案收集人力資源、管理資源成本，提高檔案收集的綜合效率。

2.2 采集集中化

傳統模式檔案信息收集，根據所在單位的不同采用分化管理模式，大部分檔案信息管理權責由所在單位進行負責。雖然后續階段發展改革，改變以單一單位及企業主體負責檔案收集、管理基本形式，但檔案收集、管理本質并未發展根本性變化，單位檔案收集中存在錯誤性內容、人為導致檔案丟失問題仍有存在?；诖髷祿脚_信息化技術應用檔案采集，則可有效規避以上問題。大數據平臺可以根據檔案數據信息內容差異，對檔案內容排列進行梳理，根據不同單位檔案數據信息應用需求，對檔案信息做統一的加密、收集與管理，以數據共享為基礎實現檔案信息遠程收集與傳遞，最大限度地避免檔案數據內容丟失及檔案管理信息錯誤問題，使單位數據檔案采集能根據適用需求更好地進行集中化收集處理，提高檔案數據信息收集、整合能力。

2.3 內容可視化

基于大數據平臺的單位檔案收集其內容具有可視化特征，能根據相對模糊關鍵詞精準檢索部分檔案內容。在現有大數據平臺技術應用條件下，支持對檢索部分進行閱讀，同時，對非檢索部分進行內容加密檔案閱讀處理方式，使檔案調閱及收集信息歸納，可以盡可能降低檔案信息內容泄露基本概率。一方面，提高單位檔案收集處理效率，另一方面，彌補單位檔案收集細節性管理不足，強化單位檔案收集對檔案信息管理能力。另外，由于大數據平臺對數據內容能進行精細化打磨，使檔案信息收集不再依托于對單方面檔案數據歸類，而是可以基于檔案收集時間、保存時間及使用頻次等，對檔案數據做可視化內容處理，極大地提高了檔案收集、管理使用的便捷性，為單位檔案管理工作高水平開展夯實信息技術應用奠定基礎。

2.4 存儲安全化

數據存儲安全化是大數據檔案收集及管理最基本特征。大數據檔案收集與安全管理由兩個層級構成。第一層級是軟件層面數據加密，根據檔案信息安全等級的不同，所采取的加密策略各不相同，目前，較為主流的檔案數據加密方式包括MD5、對稱加密及非對稱加密3種。通過軟件數據加密，提高檔案數據使用安全性，避免檔案信息收集出現盜取、盜用的情況。第二層級是硬件加密處理，由終端服務器及硬盤設備對檔案信息進行加密，使用者需要通過面部識別、序列號識別、驗證識別及軟件識別等多種方式對使用者身份進行確認，進一步提高數據檔案收集管理安全性，使單位數據收集管理安全水平得到顯著提高。此外，大數據檔案信息存儲大部分采用Redundant Arrays of Independent Disks磁盤列陣存儲技術，在服務器硬件損壞時，能檔案數據信息采用硬盤轉存的方式進行轉移，避免檔案信息損毀的可能性，使單位檔案收集與管理安全水平得到顯著提高。

3? 大數據環境下單位檔案收集策略及多維轉變

3.1 加強檔案收集、管理人員專業技術培訓

大數據技術運用于檔案收集、管理雖然具有諸多優勢，但技術應用門檻相對較高。目前，我國單位檔案管理人員，在對大數據技術應用方面其技術能力相對不足，對大數據技術應用原理的了解不夠深入，對于服務器及終端設備故障處理能力也有待提升。由于對大數據技術應用能力掌握不足，導致一旦數據儲存產生機械性、軟件故障，無法及時地對設備進行故障處理，影響檔案收集管理工作效率。面對這一現狀，有關單位應加強檔案數據管理人員專業技術水平，定期開展有效的技術培訓，并將績效考核機制運用于檔案管理人員有效規范，不定期地對檔案管理人員技術能力進行查驗，從根本上提高檔案管理人員技術能力，為其更好地基于大數據技術運用做好檔案收集與管理、處理奠定良好的基礎。

3.2 完善檔案信息大數據應用處理管理體系

完善檔案管理應用處理體系，對于大數據時代檔案管理工作至關重要。紙質檔案管理時代，由于人為管理干預不足，對檔案管理人員行為規范的限制大部分技術管理制度進行制約，未能從根本上做好對檔案管理人員有效監督。未來階段大數據檔案管理實踐工作開展，必須要建立完善人員管理監督體系，基于第三方機構及組織單位監察管理，提高檔案管理工作規范化水平，從人為因素的角度提高檔案管理綜合能力，使檔案管理工作在良好監督管理條件下能向高質量檔案管理服務進行邁進，進一步為后續階段檔案管理工作更好地融入單位管理工作體系夯實基礎。

3.3 強化大數據檔案信息收集與管理安全風險防控

大數據檔案管理在安全性方面優于傳統模式紙質檔案管理機制，但受限于基礎技術條件，部分單位大數據檔案管理安全風險防控能力不足，對其應對網絡安全問題處理方面，相關技術經驗有所不足。針對這一問題，單位檔案管理工作組織開展，應當與部分國際或國內網絡安全企業做好系統化協作，采用技術合作的方式做好檔案管理安全介入，加強大數據安全管理安全化水平，從根本上杜絕大數據安全管理風險。在此過程中，單位檔案管理可以采取以下兩種安全管理方案：第一，是由國內或國際安全企業，為單位提供定制版本的數據管理安全服務，根據單位檔案管理基本需求，制定管理規范及有效策略。第二，是由單位自行開展管理規劃，通過聘請有關專家團隊對大數據檔案安全管理工作進行指導，做好科學的大數據檔案管理風險防控干預，最大限度地做好風險預防與控制工作，為大數據時代單位檔案收集與管理服務安全開展保駕護航。

3.4 創新多元化大數據檔案服務管理應用機制

發展創新是檔案管理工作必要內容。隨著近年來大數據信息管理技術的不斷更迭，單位檔案管理服務應基于技術應用基本需求，做好對服務管理工作內容創新，提高檔案管理服務工作質量，強化檔案服務管理工作服務能力，為大數據時代檔案收集與管理服務多元化推進創造良好基礎條件。在此過程中，單位檔案管理部門，需要結合當前檔案管理工作要求，對細節性工作內容做出細致規劃，進一步圍繞滿足單位檔案使用要求做好管理創新。例如，在對單位檔案進行調閱、查看方面，單位檔案管理可以采取統一調閱、查看規范條例，對檔案采集、查閱服務進行合并。一方面，實現對人力資源成本控制，另一方面，也便于在收集過程中開展檔案歸檔處理，為后續階段檔案查閱提供便利條件。

4? 結語

綜上所述，大數據環境下檔案收集、管理工作多維度轉變，要基于傳統模式檔案管理汲取內容經驗，提高大數據條件下檔案管理工作服務水平，強化對大數據時代檔案管理有效監督，實現檔案管理工作高水平、高質量邁進，為檔案管理工作更好地在管理服務中發揮信息化管理導向優勢奠定良好的根基。

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