藝術類高校干部人事檔案工作新思路
——基于《干部人事檔案工作條例》

□楊依桐

當前黨和國家各方面工作越來越專業化、專門化、精細化，在處理好每一個方面事情和每一項工作的具體本領上也體現著國家治理能力。干部人事檔案工作始終是黨中央高度重視的一項工作，2018年11月出臺的《干部人事檔案工作條例》（以下簡稱《條例》）對于干部人事檔案工作專業化、專門化、精細化水平提出了新的要求，為持續推進干部人事檔案工作科學化、制度化、規范化提供了基本遵循。從高校發展角度看，干部人事檔案工作不僅是組織人事工作開展的原始依據，更是事關從嚴管理干部、建設高素質專業化教職工隊伍、營造風清氣正選人用人環境、提升干部人事檔案管理與服務水平。因此，必須深刻認識新時代干部人事檔案工作的新要求，結合藝術類院校特點，找出差距與不足，更好地發揮干部人事檔案工作在高校治理中的重要作用。

一、解讀《條例》，看新時代干部人事檔案工作新要求

1.配置專門化，推進科學化。專門化簡單來說就是進行分工，不同的人或組織負責不同類型的工作。《條例》中提出的專門化相關要求是實現干部人事檔案管理科學化的基礎。早在延安時期，干部人事檔案已經成為一個相對獨立的工作領域，在黨員干部的教育培養、選拔任用、從嚴管理監督等方面都發揮了重要作用。新時代對干部人事檔案提出的專門化要求，并不是將其從組織人事工作中剝離出來，而是體現在硬件設施、人員安排等方面。實現專門化的重要物質基礎就是有相對獨立的“門”，即相對獨立的工作空間。《條例》中對于干部人事檔案工作明確提出了“應按照有關標準建設庫房或設置專用房間保管檔案，并實現閱檔場所、整檔場所、辦公場所的分離”，可見干部人事檔案工作的硬件環境逐漸得到重視，向著更加科學化的方向發展。明確崗位、配備高質量的專職工作人員也是一個領域專門化的重要標志。從量上看，《條例》規定了以1000∶1為標準配備專職人員。從質上看，也明確指出了干部人事檔案工作人員選配的回避原則以及政治素質、專業能力等方面的高標準、嚴要求，以高素質的專職人員推進干部人事檔案科學化管理。

2.標準專業化，推動制度化。提升干部人事檔案工作的專業化水平，是實現制度化的重要手段。教育社會學學者霍伊爾認為：“專業化是指一種職業經過一段時間后成功地滿足某一專業性職業標準的過程。”可見，“標準”是專業化的驅動力，明確的工作規范與標準是干部人事檔案工作走向專業化的重要標志。在管理體制上，《條例》明確提出了在黨的領導下中央主管、地方多層分管的管理體制以及相應的管理職責，特別是新增了干部人事檔案工作的組織監督、群眾監督機制相關規定。這就要求各部門依照《條例》標準，確保干部人事工作按照制度化標準，健全規章制度，完善管理體制。在內容與流程方面，《條例》中規范了檔案內容的十大分類標準，接收、轉遞相關手續要求等。在利用與審核中，也規定了嚴格的查閱、復制、摘錄等利用程序，以及“凡提必審”“凡進必審”“凡轉必審”等審核程序。《條例》為干部人事檔案工作提供了明確且嚴格的規范與標準，“有章可循”方能實現制度化。

3.管理精細化，推動規范化。在日常管理中，《條例》規定材料形成部門需在 “1個月內”主動移交；權限變動時，應在“2個月內”完成檔案轉遞；接收檔案需在“2個月”內完成審核入庫等。從這些時限數字可以看出，干部人事檔案工作的“及時性”上有了更為細化的要求。在檔案利用上，《條例》闡述了可查閱干部人事檔案的七種情形，并明確了查閱檔案的程序要求。同時，提出了與大數據等信息技術結合建立數字檔案，提供精準高效的服務。上述精細化的要求，能夠使干部人事檔案工作各方面都更加規范，為組織選人用人等方面提供高水平服務打下良好基礎。

二、對照《條例》，看高校干部人事檔案工作存在的問題

1.專門化水平有差距，科學化建設有待加強。藝術類院校往往規模較小，用房相對緊張，干部人事檔案專用庫房與閱檔場所、整檔場所、辦公場所“四室分離”的落實仍處于過渡階段，部分藝術類院校采用隔斷壓縮空間的方式實現分離，工作場所建設與應達標準存在差距。藝術類院校干部人事檔案工作多隸屬于人事部門，往往日常工作任務繁重、人手不足，采取兼任方式管理干部人事檔案，未能達到《條例》中專職人員配比的基本要求。實際上干部人事檔案管理人員不僅有反復拆解、裝訂的機械性工作，更承擔著檔案鑒別、審核、保密等重要職責，兼職檔案管理人員往往無法達到高標準的工作水平，目前除處級檔案外，大部分教職工檔案仍存在“三齡兩歷”等重要材料未審核、日常材料歸檔嚴重滯后的問題，現有基礎水平較差。

2.專業化程度有差距，制度化管理仍需完善。在制度框架上，藝術類院校對于《條例》中新提出的干部人事檔案監督檢查機制建設，目前基本處于缺失狀態，沒有形成相應監督檢查制度規范。在制度內容方面，雖然已建立本校干部人事檔案管理制度，但隨著新《條例》的頒布，相應制度更新以及實施細則制定沒有落實到位，導致在執行上存在不嚴肅性。例如在干部人事檔案查閱上，校內往往存在1人單獨查閱或未履行審批手續等情況，查閱具有一定的隨意性，保密性與安全性存在一定風險。

3.精細化程度不高，規范化基礎有待夯實。受人員配備以及制度建設情況的影響，藝術類高校干部人事檔案往往在日常檔案管理環節存在嚴重的滯后性，如存在形成材料部門上交不及時或未及時歸檔；個人國籍、家庭成員、社會關系等信息陳舊，在出境備案審批、親屬回避制度等情況中不具備參考價值等問題。藝術類高校干部人事檔案數字化工作仍處于起步階段，推進較為緩慢，滯后于工資審批、社保辦理、干部信息系統等電子平臺的發展，例如天津市教育系統使用的“機關事業單位工資管理云平臺”已經實現無紙化辦公，在工資變動審批時需要上傳大量電子檔案材料，但是由于檔案數字化滯后性，仍需要干部人事檔案管理人員協助勞資科屆時拆解紙質檔案，通過拍照或掃描后分類分批整理上傳，重復工作費時費力，效率較低。另外，藝術類高校干部人事檔案在內容上缺乏與本身特點的結合，藝術成就、教學評價、師德師風等藝術類高校特色材料分散于各個部門，未集中納入干部人事檔案中，而根據藝術類院校選人用人的特點，這樣一些材料理應作重要參考憑證。

三、遵循《條例》，改進高校干部人事檔案工作方向

1.資源配置專門化，保障干部人事檔案工作物質基礎。藝術類高校必須意識到干部人事檔案在高校建設高素質專業化干部隊伍及師資隊伍中的重要地位。在基礎設施方面，應盡快協調校內辦公場地，遵循《條例》規定標準，實現“一庫三室”分離設置，加大投入，配備紙質檔案保管以及檔案數字化所需基礎設備。在人力資源上，應盡快協調人員安排，落實1000∶1配備專職工作人員，實現專人專管，強化崗位責任。同時，強化黨性教育與業務培訓，特別是在檔案管理數字化的大背景下，更應注重“檔案+信息化”的復合型人才培養，提高干部人事檔案內涵質量建設。

2.制度建設專業化，完善干部人事檔案工作制度基礎。藝術類高校干部人事檔案工作應以《條例》為標準，完善相關工作制度，讓干部人事檔案工作有章可循，嚴格按照制度執行，逐漸實現標準化、制度化管理。藝術類高校應盡快按照《條例》新要求，建立健全干部人事檔案監督制度，由校內紀檢監察及巡察等部門對于《條例》執行情況進行監督，對于違反相關規定和紀律的處罰情況應結合本校實際制定細則。在藝術類高校還應當依據《條例》等政策文件的出臺及時對現有制度進行完善和補充，并在歸檔、查閱、審核、安全等方面制定相應細則，讓制度落地。例如，通過制度建設明確允許查閱的條件情形、審批流程、查閱人員、復制材料的方式等；明確歸檔材料書寫內容的真實性、完整性以及格式規范要求；建立健全干部履歷類材料動態更新制度等。

3.日常管理精細化，提升干部人事檔案工作服務水平。干部人事檔案收集的材料來自于各個部門或由教職工個人填寫，因此定期舉辦宣傳講座、業務培訓等，使各個利益相關者都能夠意識到檔案真實性、完整性以及安全性的重要意義，主動守好入口關，配合提供更為精準的歸檔材料，減少返工，內容上越規范的干部人事檔案越能在利用時提供高水平的服務。推進藝術類高校干部人事檔案數字化進程的必要性愈發凸顯，然而受場地及資金等限制，短時間內無法獨立完成數字化也是現實情況。由于檔案規模相對較小，可以采用購買外包服務的方式節約成本，但同時也必須通過壓實責任、強化驗收、建立第三方審核機制等方式，對檔案數字化外包在項目資質、檔案實體以及數據質量、安全保密性上的風險進行嚴格防控。加快數字化管理系統的建設能夠為檔案利用提供更為便捷的服務。

總之，藝術類院校根據自身特點，充實檔案內容，提升檔案價值，精益求精。藝術類高校教師多具有舉辦或參加展覽經歷或通過創建工作室、社會兼職等獲得藝術成就，這些材料往往體現著個人業績與社會影響，應當在檔案中動態補充，作為評價藝術類人才的重要依據。另外，“立德樹人”是高校教師的職責與使命，教學能力與師德師風等是全面評價一名高校教師的重要因素，與之相關的考核材料也應當在干部人事檔案中有所體現。在新時代背景下，應結合藝術類高校實際，積極探索干部人事檔案在常規內容基礎上與藝術檔案、教學檔案、師德師風檔案等相結合，形成具有藝術類高校特色的干部人事檔案，為干部隊伍建設、教師資源配置等提供更加全面的參考依據。