數字化背景下檔案信息化建設

李挺軍

（江西省兒童醫院，江西 南昌 330006）

在如今數字化背景下，企業在完成其日常經營時是否可以合理有效地使用各種信息與數據是衡量一個企業的管理水平以及未來發展的能力的重要標準[1]。在數字化背景下，傳統的檔案管理方式逐漸不能滿足日益發展的企業經濟水平，企業要逐漸找出在信息化建設中存在的問題，并一步步改進提高自身檔案信息化水平。本文具體講述了企業檔案信息化建設現有的問題以及在數字化背景下檔案信息化建設的有效途徑。

1 檔案信息化建設現有問題

第一，許多企業對于檔案信息化的建設的認識不夠，對于檔案信息在企業發展中起到的作用與意義的重視不足。一部分企業領導覺得檔案信息化建設就只花錢而不能夠為企業帶來什么經濟效益，檔案信息化的管理就是在電腦中輸入各種檔案信息，對于檔案信息化對于企業發展的重要意義認識嚴重不足，對于新技術的接受也比較緩慢，因此檔案信息建設遲遲不能落實[2]。

第二，對于檔案信息化建設的規劃不夠。信息化建設的組成部分有多個，應該有明確的標準與規范，但在實際的工作過程中多數企業并沒有明確其標準與規范，因此信息化建設的效果比較不佳，企業各個部門沒有緊密地聯系統一起來，沒有進行系統的管理與規劃，檔案管理的成果受過很大的影響，不利于實現最終檔案的管理目標。

第三，一個企業的信息化建設過程中是需要投入一定人力、技術、設備以及資金的，但由于大多企業對于檔案信息化建設認知不夠，檔案管理的基礎工作也沒有做到位，對于建設投入的力度也比較小，用于建設的設備投入也不足，相關人才的素質也比較一般，這些都對企業檔案信息化建設有嚴重的制約作用，使得企業內部檔案信息不能得到比較良好的開發與利用。

表1 數字化檔案管理系統的組成及其功能

第四，企業中信息管理系統沒有很好地連接起來，一個數字化檔案管理系統的組成如表1所示，但是企業中的信息化管理系統不能對這些組成部分進行很好地銜接，以至于各個信息系統不能很好地同步地建設起來，對各種數據的傳輸與轉換造成了很大的影響，也不能夠對這些數據進行正確地提取與使用，最終會使信息系統不能夠正常的運行，其它的系統和檔案管理系統之間的銜接出現一定問題，從而不能有效地將檔案信息利用起來。

2 數字化背景下檔案信息化建設途徑

2.1 加強企業檔案人才的培訓

傳統檔案管理工作形式比較單一，工作內容也比較簡單，因此對于企業檔案人才的素質要求不高，往往只需要掌握一些基本的計算機操作以及檔案相關的知識就能夠勝任檔案管理這項工作。而在數字化背景下，企業檔案的信息化管理對于檔案人才的要求更加嚴格，因此企業應該對自身檔案人員進行定期的培訓以及從高校中引進優秀的檔案管理人才，對企業內部人員的培訓內容包括計算機技術，檔案專業知識等，引進人才需要 進行入職前的培訓，在達到檔案管理的能力要求后才可以開始工作。此外還可以推薦企業中比較優秀的人才出國進行深造，在學習到更為先進的技術后加快企業的信息化建設。

2.2 完善企業檔案管理制度

在數字化背景下檔案信息化建設要想順利地進行，就必須完善企業自身檔案管理制度，使檔案的管理工作能夠找到充分依據，使檔案管理工作能夠順利進行，即使企業檔案信息化建設過程中出現問題也能夠很好地解決。利用飛速發展的信息化技術建立起電子檔案，根據企業具體情況建立相應的電子檔案管理制度，建立獎懲分明的考核制度，使企業檔案人員的工作積極性提高，使其工作效率加快，逐步實現檔案信息化的建設。

2.3 加強數字化基礎建設

可以建立起專門的微信公眾號、微博以及網站等管理檔案資源，日常的檔案信息可以通過這些平臺進行展示，并且要有專門負責這些平臺的管理人員，對檔案資源進行維護與管理。還可以建立一個完整的檔案數據庫，因為數字化檔案信息建設離不開完整的檔案數據。

2.4 規范檔案信息化建設

在數字化背景下要想使企業檔案信息化建設更加規范，就需要保證各項檔案管理工作更加完善與規范化，各項規章制度也必須有更明確的標準，檔案工作中的各項業務與技術才能有效的銜接起來，企業檔案信息化建設才能逐步走向健康持續的發展軌跡上來。