解析新時期辦公室檔案管理的創新思路

胡大利 邢磊

摘 要：高效的辦公室檔案工作是提升企業經營管理水平的重要保障。在新時期下，傳統辦公室檔案管理模式存在一定的滯后性，無法滿足當代企業發展的需求，加強對辦公室檔案管理工作的創新是非常必要的。為此，本文主要對新時期下辦公室檔案管理的原則、存在的問題以及改進策略進行了分析和探討，以期推動企業辦公室檔案管理水平的進一步提升。

關鍵詞：新時期;辦公室檔案管理;創新思路

辦公室檔案管理工作是指對企業生產、經營、管理中產生的文件資料進行收集、歸類、整理、保存，并提供檔案查詢服務，以此來為企業經營管理的各項決策提供重要的參考依據。由此可見，企業的正常運行離不開辦公室管理工作。但是由于部分企業對于辦公室檔案管理工作的認識不夠深入，對于辦公室檔案管理工作缺乏應有的重視，導致辦公室檔案管理工作中存在很多問題，嚴重制約了辦公室檔案管理工作效率和質量的提升，這對于企業今后的長遠發展是非常不利的。因此，在新時期下，企業必須要清楚的意識到辦公室檔案管理工作的重要性，創新檔案管理機制，以此來使得辦公室的檔案管理工作始終保持著先進性和有效性，促進企業的可持續發展。

一、新時期下辦公室檔案管理的原則

檔案是企業所有信息的匯聚地，高效的辦公室檔案管理工作是確保企業各項工作有序開展的重要保障，為了確保辦公室檔案管理的水平，在對檔案進行管理時需要遵循以下原則：

一是規范與靈活相統一原則。這就要求企業辦公室檔案管理部門需要在遵循檔案管理相關規定的基礎上，結合企業自身的特點，創新檔案管理機制和管理方法，靈活地對檔案進行管理，以此來確保檔案管理工作的針對性和有效性。

二是制定和執行并重原則。企業應根據自身發展的需求以及檔案管理的實際情況，制定科學、合理、系統的檔案管理制度，以此來確保其在執行中的效率。在制度執行的過程中，也需要結合實際情況進行不斷調整和完善，以此來確保制度的合理性。

三是職責與權益兼顧原則。這就要求企業需要明確檔案管理責任制度，相關部門領導和工作人員必須要明確自身的工作職責和權益，做好本職工作。另外，一旦出現檔案管理紕漏問題，可以立馬找到責任人，并公平的進行處理。

四是靜態和動態相結合原則。這就要求企業的辦公室檔案管理工作在保持其科學性和穩定性的同時，要樹立與時俱進的管理理念，能夠根據時代的發展，創新檔案管理體制和方法，以此來確保檔案管理工作的先進性和時代性。

二、新時期下辦公室檔案管理中存在的問題

在新時期背景下，對辦公室檔案管理提出了更新和更高的要求，所以，需要其積極進行創新和改進。不過就具體情況來看，很多方面并沒有認識到這一點，從而導致在具體檔案管理中還存在一些問題，具體表現在以下幾方面：

1.缺乏足夠的重視

我國市場經濟體制的不斷完善，加劇了企業之間的競爭。在這樣的背景下，大多數企業在生產經營的過程中都會把中心放在經濟效益上，對于辦公室檔案管理工作相對比較忽視。部分企業領導認為辦公室檔案管理只是簡單的對檔案資料進行收集和整理，無法給企業帶來直接的利益，進而對辦公室檔案管理工作缺乏應有的重視。而辦公室檔案管理人員同樣也受到了這種想法的影響，在工作中缺乏積極性和創造性，使得檔案管理的功效被弱化，這對于企業長遠發展是非常不利的。

2.管理機制不健全

檔案管理混亂是目前企業辦公室檔案管理中存在的通病，而這與企業缺乏健全的辦公室檔案管理機制有著密切關系。

首先，企業辦公室檔案管理制度存在朝令夕改的情況，這令檔案管理人員在開展工作時常常感覺無從下手。

其次，檔案管理制度流于形式，部分檔案管理制度與企業實際情況不符，導致各項制度無法真正落實到日常的管理中，進而影響到檔案管理工作效能的發揮。

最后，缺乏監督機制和獎懲制度，導致辦公室檔案管理工作人員工作缺乏積極性，工作態度懶散，工作效率低下。

3.管理手段落后

管理手段落后是制約辦公室檔案管理發展的重要原因之一，就目前我國企業的檔案管理現狀來看，在辦公室檔案管理中普遍存在軟硬件設施投入不一致的問題，使得辦公室檔案管理信息化水平難以達到國家要求的標準。另外，由于企業對于辦公室檔案管理缺乏應有的重視，對于辦公室檔案管理投入的資金非常有限，嚴重打擊了辦公室管理人員對于管理手段的創新動力。

4.檔案管理人員綜合素質有待提升

檔案管理人員是辦公室檔案管理的主體，檔案管理工作的水平很大程度上取決于他們的綜合素質。但是，就目前企業辦公室檔案管理隊伍來看，普遍存在綜合素質較低的情況，主要原因為以下幾方面：

一方面，企業對于檔案管理人員的選拔和招聘標準較低，檔案管理人員學歷和專業水平普遍不高。

另一方面，企業提供給檔案管理人員學習培訓的機會較少，導致檔案管理人員的業務水平和服務水平得不到有效提升，導致檔案管理人才的能力得不到突破性的進步，最終影響到辦公室檔案管理工作的發展。

5.檔案管理智能化程度不足

就單位管理而言，在辦公室檔案實際管理中，因其存在較大的特殊性，所以很多時候都得將紙質版文字信息輸入電腦中，形成數據形式，以便更好的管理與儲存，這一流程可以說是辦公室檔案管理信息化中最為基礎的一項工作。相比較于傳統管理方式，這種方式在很多方面都有著極大優勢，如共享、查找等。不過在信息化管理操作中，難以避免出現操作漏洞，如果辦公室檔案管理計算機出現問題，那將極易遭受外來惡意攻擊，導致檔案數據被篡改、丟失等。由于檔案記錄的基本都是重要信息，如果出現上述情況，將會給企業帶來非常大的損失，造成不良影響。

三、新時期下辦公室檔案管理工作創新思路

辦公室檔案是企業十分寶貴的一種資源，有著很高的經濟與社會價值。辦公室檔案中記錄了企業日常經營活動中的各種內容，如資金運轉情況、員工個人信息等。這些信息可以為企業的經營決策活動提供有力依據。而且，其中還記錄了企業發展過程以及所獲得的知識成果，如果出現產權糾紛等相關問題，借助檔案便能很好解決，有力維護自身合法權益。所以，在企業實際發展中，應該給予辦公室檔案管理工作充足的重視，并且積極進行創新，只有這樣才能將其作用更加充分的發揮出來，達成理想的效果。

1.提高對辦公室檔案管理工作的重視，完善檔案管理硬件設施

首先，企業領導人員必須要清楚的意識到辦公室檔案管理工作對于企業發展的重要性，并給予辦公室檔案管理工作高度的重視和支持，以身作則，強化自身對于檔案管理理念。同時，對每位檔案管理工作人員的能力和作用進行認真分析，以此來確保辦公室檔案工作的有序開展。

其次，企業應加大對辦公室檔案管理工作的宣傳力度，通過企業內部宣傳欄、網站、廣播、例會等形式，加大對辦公室檔案管理工作的宣傳，讓全體員工意識到辦公室檔案管理對于企業健康發展的重要性，并積極配合各項檔案管理工作。

最后，企業應當鼓勵全體員工積極投入和配合檔案管理工作，認真聽取員工的意見和建議，并對檔案管理工作進行不斷優化調整，以此來提升檔案管理工作的水平。

在新時期背景下，對于檔案管理硬件也提出了更高和更新的要求。所以，企業方面應該清楚認識到這一點，投入更多的資金，添置計算機等硬件，為辦公室檔案管理提供更為優質的工作條件，切實提升工作效率。除此之外，還應該定期進行硬件設施的檢查與維護，發現問題應該立即進行處理，確保其能正常工作。通過這種方式，可以使辦公室檔案管理工作更好的滿足新時期提出的要求，并且為企業長遠穩定發展目標的實現提供助力。

2.建立健全檔案管理機制

首先，企業應在征求全體員工的意見和建議的基礎上，制定辦公室檔案管理制度，以此來確保檔案管理制度的合理性和科學性。

其次，企業應積極更新管理理念，并能根據時代發展的特點，充分考慮辦公室檔案管理機制的靈活性、動態性，便于今后對其改進和創新，以此來確保辦公室檔案管理機制始終保持先進性和有效性。

再次，企業需要設立獎懲制度，并對檔案管理工作的各項標準進行明確規定，以此為依據，對檔案管理人員進行相應的獎懲，進而有效激發員工的工作積極性和創造性。

最后，企業需要完善檔案安全管理制度，尤其是電子文檔的管理。這就要求企業需要設置相應的檔案管理和訪問權限，非管理人員只能對檔案進行查詢，不得隨意更改和刪除檔案文件。

3.創新檔案管理手段，規范管理流程

首先，企業應當要加強硬件設施建設工作，為檔案管理部門配備電腦、掃描槍等現代化信息設備，完善檔案管理部門基礎設施建設，確保檔案管理工作的有序開展。

其次，企業需要根據自身發展要求和檔案管理實際需求，加大對檔案管理軟件開發的力度，實現檔案電子化管理，提升檔案管理現代化水平。

最后，企業應該要求檔案管理人員學習先進的檔案管理技術和手段，讓他們在日常工作中能夠熟練的利用各種先進手段進行檔案管理，以此來提升檔案管理效率和質量。

除此之外，還應該注重管理流程的規范。在新時期辦公室檔案管理工作開展中，管理流程也十分的重要，直接關乎到最終的工作質量。辦公室檔案管理工作流程存在復雜、內容多等相關特點，具體工作有價值鑒定、檔案收集整理以及編輯統計等。這些工作環節存在很大的關聯性，如果一個環節出現問題，那便會影響到下一個環節的工作。所以，要想有效提升工作質量，應該積極進行檔案管理流程的規范，確保每一個環節的工作質量。

4.強化檔案管理人員管理

辦公室檔案管理工作是一項技術含量比較高的工作，尤其是隨著檔案管理工作朝著信息化方向不斷發展，對于檔案管理人員便提出了更新的要求。因此，需要企業對其加強重視，并且采用合理的措施進行處理。

首先，他們不僅要有扎實的檔案管理能力和知識，還得學會應用掃描儀、計算機等相關設備。這就需要檔案管理工作人員不斷提升自我，積極主動的進行學習，與時俱進。

其次，企業需要將檔案管理人員的選拔和招聘標準進行適當的提升，在對檔案管理人員的學歷進行要求時，還需要對檔案管理人員的專業能力、業務水平、創新能力和管理能力等綜合素養進行考察。此外，還可以進行校企合作，將自己的要求提給學校，并與學校一起進行人才的培養。

再次，企業應加強對辦公室檔案管理的重視，并提高檔案管理人員的福利待遇，對于表現優異的員工應及時給予獎勵，這樣才能夠有效激發員工的工作積極性，并吸引更多優秀人才加入到檔案管理的隊伍中。

最后，企業應鼓勵檔案管理人員進修，并定期組織檔案管理人員學習先進的檔案管理技術和經驗，使得自身的檔案管理工作始終處于較高的水平。同時，還應該有意識培養檔案管理人員的責任意識與思想教育，使得他們能夠在工作中踏踏實實、認真仔細，盡可能避免因為粗心大意造成重大損失，提升工作質量。

5.增強大數據管理

在新時期開展辦公室檔案管理工作，相關方面應該加強注重現代信息技術的應用，尤其是現代大數據技術，與辦公室檔案管理工作有著十分緊密的聯系，對于工作質量的提升有著很大的促進作用。通過大數據技術的應用，加強檔案數據的整理與搜集，能夠進行深層次的數據分析與篩選，并且形成價值更高的信息，促使傳統檔案管理工作更上一個臺階。

在辦公室檔案管理工作具體開展中，大數據技術的應用具體表現在以下幾方面：一是配備基礎數據信息的儲存設備;二是優化技術算法;三是加強重視整合與收集數據信息。具體說就是對收集到的資料展開科學分析，為接下來的工作提供有力的指引，切實提升數據整合與綜合分析能力，更好滿足新時期辦公室檔案管理工作發展需求。

四、結語

綜上所述，在新時期下，企業辦公室檔案管理工作需要面對更多的新問題、新挑戰。為了使得辦公室檔案管理工作始終保持在高水平，企業領導和辦公室檔案管理人員必須要加強對辦公室檔案管理的重視，并積極轉變檔案管理觀念，創新檔案管理機制，完善檔案管理制度，以此來彌補當前辦公室檔案管理工作中的各種不足，提升辦公室檔案管理的水平，為企業的可持續發展提供強大的助力。

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（作者單位：1.赤峰市紅山區東城街道辦事處;

2.赤峰市紅山區人力資源和社會保障局）