互聯網+時代中職檔案管理的創新分析

王炳華

摘 要：隨著科技的進步，信息技術已經滲透進生產生活的方方面面。互聯網+時代下，時代變革、理念更新的速度不斷加快。各行各業應用互聯網和信息技術輔助各項管理事務的展開，以更高效、更便捷、更準確的優勢顯著提升了管理質量和管理效率。檔案作為重要的資料，見證了中職學校從始至今各個階段的發展過程，完整的呈現了學校發展過程中資源的利用、投入與產出過程，檔案管理是對信息的記錄、保存、追溯的一種重要形式，確保檔案完整，在中職學校的日常管理中起著十分重要的作用。隨著互聯網時代的趨勢日益明顯，應用先進的信息技術手段進行檔案管理已經是時代發展的必然趨勢。本文就當前中職學校檔案管理存在的問題進行分析，以及應用互聯網+提升中職學校檔案管理的創新策略進行簡要闡述，以供參考。

關鍵詞：互聯網+時代;中職檔案管理;創新分析

檔案是見證中職院校變遷、發展、壯大過程的重要憑證，也是中職院校日常管理工作中不可或缺的組成部分。檔案管理是完整呈現了中職院校自成立起來，各種資源的利用程度，包括人力、物力資源的投入和產出，以及各種人事資料的保存、變遷等過程的重要途徑，檔案管理質量的高低直接關系到中職院校日常管理的效率。基于中職院校檔案管理具有牽涉范圍廣，標準要求高等特點。隨著計算機、互聯網等先進技術的興起與應用，很多領域都實現了網絡電子化替代傳統的人工作業，中職院校的檔案管理工作也是如此。在互聯網+時代下，通過應用先進的信息技術來對傳統的中職院校檔案管理工作進行改革與創新，使得檔案信息更加完整，檔案管理操作更便捷，更有助于解放勞動力，提高檔案管理的質量和效率。

一、互聯網+時代中職檔案管理創新的重要性

作為重要的歷史憑證，檔案管理的重要性不言而喻。尤其對于中職學校來說，除了學校基本的教學管理事務之外，還有大量的信息需要進行收集、處理，檔案管理工作就是專門針對各種信息、資料、文件、圖片等進行專門的分類、整理、保存，從而為學校后續的發展決策提供相應的數據以及文件支持，為學校的可持續發展打好基礎。傳統的檔案管理模式都是以人工為主，工作量大、過程繁瑣、內容重復，工作環境和工作方式都較為枯燥和單調，除此之外，也極為考驗管理人員的細心、耐心和責任心，而且花費的時間也很多，這就直接導致檔案管理的效率低下，且質量不高。所以，為了進一步提高中職學校檔案管理的質量和效率，就需要結合當前時代發展的趨勢，積極利用先進的信息技術手段進行檔案管理工作的改革與創新。互聯與信息技術的完美結合，加速了中職學校各類檔案信息的收集、分析、處理與保管過程。互聯網+時代下，設備與人的最大區別就是，設備只會執行命令，但不會感情用事，不會由于個體責任心和專業能力的差異而造成檔案收集、整理的差異性。尤其對于一座檔案種類繁多且復雜的學校來說，各個方面的信息與資料都是極其重要的。相比傳統的人工檔案收集的復雜性、以及因為檔案管理工作人員個體能力、責任心等各個方面的差異造成的不確定性因素，往往使得整個檔案管理過程的效率及質量大打折扣。而且，人腦每天面對著大量的資料、數據以及信息需要收集、歸類、匯總處理等，難免會產生厭倦麻木思想。通過信息技術和網絡功能進行檔案的收集，更準確、更高效，同樣的時間，處理效率卻是人工方式的數倍之多，從本質上提升檔案管理的工作效率，且人工成本更低，準確率更高，優勢更為明顯，對信息資源以及各種數據的分析更為全面高效。所以說，中職學校在檔案管理工作中有效應用互聯網和信息技術十分必要且重要。

二、互聯網+時代中職檔案管理的特征

1.檔案資料收集的精準性

互聯網功能以及信息技術的應用，使得中職學校檔案資料的管理方向更明確，資料信息等收集更為精準。通過互聯網以及大數據技術功能，對檔案信息的數據以及價值進行快速、精準的判斷，確保檔案數據的完整性。為中職學校檔案的科學管理以及個性化服務的進一步開展指明了方向。與此同時，還可以根據檔案使用人員的實際需求，實現快速檢索、調閱，更好的提高檔案管理的服務效率。這就使得檔案管理功能從量變實現了質變的飛躍，充分的發揮出了互聯網和信息技術的便捷功能，使得檔案管理的各個環節更流暢、精確。

2.檔案資源的優化與整合

互聯網的誕生，極大的促進了信息的高效傳播，同時也從根本上加速了中職學校檔案管理數字化、信息化的進程。一方面，信息技術為檔案管理開辟了新路徑，尤其是在檔案資源的優化與整合上功不可沒，如果利用傳統人工的檔案管理模式，是無法在短時間內在茫茫檔案資料的海洋內迅速提取需要的資料的。而信息技術能夠快速識別、過濾用戶的檔案需求，同時結合管理習慣調整檔案資料的配置，如：在基礎上延伸出更有益的信息或數據，整合更多優質的信息資源，滿足不同的部門以及人員的檔案信息需求，大大提升檔案管理和使用的效率，而且極為顯著的降低了人工成本和物力成本，因為，傳統的檔案管理都是紙質文件、資料，不僅需要一定的空間，而且對于管理質量有一定的要求，如防潮、防霉等等，應用信息技術進行檔案的數字化處理，一臺電腦，一個系統就可以實現存儲、調閱、傳播等多項功能，省時省力，方便快捷，無懼丟失損壞。而且通過互聯網和信息技術的應用實現檔案資源的優化與整合，使檔案管理的路徑更加多樣化、立體化。

三、中職檔案管理存在的不足

1.對檔案管理工作缺乏高度的重視

中職學校的檔案管理工作是一項系統性的大工程，其過程是動態的，因為檔案管理貫穿了中職學校各個階段，以及學校發展周期的全過程。這其中牽涉了大量的方案、文件、圖紙圖片、技術手冊、人事資料、項目往來憑證等等重要資料，要將這些資料按時間順序、按項目先后、按過程分門別類的進行分類、歸納與整理，所以說中職學校的檔案管理是一項大工程。然而目前中職檔案管理的突出問題之一就是決策層對檔案管理的重要性認知度不夠，具體表現在幾個方面：一是沒有專門的檔案管理部門以及檔案管理負責人，還停留在檔案管理不是過文件整理的層面上，認為只要收集起來，放進文件袋，存入文件柜就萬事大吉，而且由于負責收集的人員素質水平差異，對于變更的、補充的資料沒有及時進行歸納或是更換，就導致后期需要參考時得不到有效的文件支撐，模棱兩可。二是對檔案管理工作隊伍建設的關注與重視度不夠，資金上的投入相對短缺，檔案管理需要投入的設備及人員無法到位。學校決策層放在首要位置的往往是各種教學、科研以及日常事務管理的發展和改進上，檔案管理得不到有效發揮，難以滿足學校未來發展對檔案管理的高要求。

2.檔案管理工作隊伍綜合素質參差不齊

雖然我們已經大步邁進了互聯網+的信息化新時代，但內部的多數工作人員還僅僅停留在使用的層面上，其相關的計算機信息素質與現代信息技術及檔案管理的高標準之間存在著一定的矛盾，工作人員由于信息安全理論知識掌握不夠，在實際操作中往往由于操作人員的一時疏忽，或者責任心不強等因素造成檔案數據錄入出現錯誤，最后導致檔案信息不可靠。且缺乏一定的信息安全防范意識，也不具備基本的信息安全防范技能，甚至在思想上片面的認為安全防范僅僅是網絡維護人員的職責，與使用者無關，使用過程處于被動位置，每每當檔案系統或設備出現故障時，無法運轉使用時才向相關部門反映，因此而失去了最佳的干預和維護時間，對檔案系統平臺的穩定性和正常運行造成了嚴重的影響，就更加談不上在問題出現前防患于未然了。

3.檔案管理機制及信息化水平有待提高

隨著科技的進步，各行各業都利用大數據以及信息技術進行內部管理質量與效率的提升。基于此，學校也涌現了大量需要更新的信息與資料。然而檔案管理并未積極跟上時代發展的腳步，對信息化的應用不夠全面，導致檔案管理工作處于被動狀態。主要表現在幾個方面：一是缺乏有效的信息技術支撐體系，信息設備老化或是落后，無法滿足檔案管理數字化的需求。二是檔案管理分工不明確，資料收集不完整，錯漏補充不及時，變更更新不到位。三是信息化軟件習慣性購買現成的使用，而不是結合中職學校的實際情況進行研發，所以軟件集成功能不強，功能單一，在具體的操作過程中錄入、收集、分析等工作有不能及時快速有效完成，資料整理不完整、不規范等現象時有發生，種種問題都阻礙了檔案管理水平的提升。

四、互聯網+時代中職檔案管理創新的途徑

1.提高認知，加強檔案管理工作隊伍建設

領導層首先要轉變思想，認可檔案管理的重要性，從檔案管理與日常行政管理工作之間的相通性進行探索性研究，這樣能更好地落實與加強檔案管理工作隊伍建設的內容。其次要結合檔案管理工作者面臨的實際困難，提出切實的解決方案，清除檔案管理工作中的攔路虎。最后要建立健全規范的檔案管理制度，完善相應的獎罰機制，對表現突出的檔案管理工作者給予精神與物質上的獎勵，營造良好的工作氛圍，激發工作人員的積極性與主動性，全面促進檔案管理工作隊伍建設。

2.加強培訓，提升檔案管理人員的專業水平

互聯網+時代下，檔案管理也要與時俱進，適應時代的發展趨勢，加強檔案管理隊伍建設是提高檔案管理質量的根本前提。首先要有計劃、有針對性的組織檔案管理人員進行各種交流培訓，從理論與實踐兩方面來提高管理人員的能力素質。加大對相關檔案管理法規的學習，積極借鑒優秀同行的管理理念，學習先進的管理模式，并在此基礎上結合企業實際進行創新，使檔案管理更具實效性。其次要進一步強化和鞏固檔案管理技能，強化計算機操作和電子檔案系統軟件的培訓，強化檔案管理人員的實操能力。最后要科學評估人才，合理地引進專業的檔案管理人才，通過嚴謹細致的工作更好的保證入庫檔案質量，使檔案管理發揮出最大的價值。

3.加大資金投入，提高檔案管理信息化水平

中職學校的檔案管理工作的信息化建設必須要跟上互聯網+時代的發展要求，所以要積極利用先進的信息技術、大數據技術，以及有效的方法和手段，進行設備和技術革新，通過推行檔案信息電子化來實現檔案資料數字化管理。一是要落實檔案管理部門統一規劃、統一部署，統一監督的原則;二是要加大對硬件設備的投資，淘汰老舊的電腦、掃描儀等設備;三是要結合檔案管理的實際需求，依托已有的信息傳輸網絡和平臺，積極建設數字檔案室，對檔案數據建立規范標準，統一路徑，加強檔案信息化管理的規范性;四是引進先進的檔案管理軟件，積極推進網絡資源的整合與共享，以提高檔案資源的利用率與利用價值。

4.強化檔案的安全管理

學校的發展方向、重大決策都具有一定的機密性。所以，必須把檔案安全管理放在首位，從加強人員管理、完善制度建立、加強技術防范等三方面來落實檔案的安全管理，一是聲明檔案管理的風險防范性，提高管理人員的道德與法律意識;二是建立完善的檔案安全應急管理制度，根據存在的隱患進行必要的防護，確保檔案管理系統的安全、高效運行。三是通過計算機網絡防火墻與監控設備加強安全系統的建設，在信息技術高度發達的今時今日，在切實體驗網絡帶來便利的同時，也要采取有效的措施識別與防范安全風險。通過對檔案資料訪問的各個模塊限進行使用權設置;對檔案管理系統的運行狀態進行有效監測;對外部及內部風險進行有效識別;四對對故障進行分析與及時排除，以此確保檔案管理工作有序安全開展。

5.做好檔案開發利用發揮資源價值

檔案從本質上來說，屬于一類信息資源，其具備相應的信息價值。長期以來，中職院校對于檔案的管理，處在初級階段，僅僅是進行檔案資料的收集與匯總，并未對檔案進行開發利用，導致其具備的信息資源價值，并未發揮出來。因此，在當前新時期背景下，就需要加強對檔案的開發利用，輔助中職院校的各項日常工作。比如根據學生的學籍檔案，可以了解學生的生源情況，哪些地方的學生多，哪些地方的學生少，還可以將學生的具體學習情況和生源地結合起來進行分析，為學校以后的招生工作提供參考。再比如，根據學生的學習檔案，通過對學生成績的分析，可以對教育教學工作的整體效果進行評價，分析教學活動存在的不足，然后指導教學活動的改進優化。總的來說，通過對檔案資源的開發利用，可以對中職教育形成積極幫助。

結束語

綜上所述，在經濟高速發展的新態勢下，傳統的檔案管理模式顯然已經無法滿足新時代發展下學校日常管理工作的實際需要。因此，在互聯網+時代下，中職學校的檔案管理也要積極順應時代發展的變化，不斷的轉變思路，提高對檔案管理重要性的認識，積極創新檔案管理模式。通過加大檔案管理人員培訓力度、建立健全檔案管理制度、應用先進的信息技術等手段，通過技術、人員、制度三方面來切實提升檔案管理水平，為學校的進步和可持續發展保駕護航。

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（作者單位：蘇州高等職業技術學校 ）