內部控制視角下高校合同管理的現狀及優化策略分析

摘要：目前，我國高等教育事業不斷深化改革，加快發展，參與經濟社會生活日漸頻繁，而合同管理作為其中重要組成部分，合同的合法合規性以及作用發揮直接影響著高校參與經濟社會活動的成效。從當前我國高校合同管理工作實際情況看，存在的一些問題必須實施相應的優化，對此，本文基于內部控制視角，闡明了高校合同管理的重要性，淺析了高校合同管理現狀，并提出了針對性的優化措施。致力于進一步加強高校合同管理規范性、科學性，促使高校有效防控經濟風險，推動高校教育事業健康穩定發展。

關鍵詞：高等院校;合同管理;內部控制;現狀;優化對策

隨著國家積極深化高等教育體制改革，高校參與社會市場經濟活動逐漸增多，對合同管理工作提出了較高要求。作為公益性事業單位，高校在各類活動中，都會涉及到合同業務，比如合作辦學、技術轉讓、政府采購、工程建設、業務培訓等等，都需要通過合同明確雙方權利和義務，用于保障活動順利開展。為此，我國高校也相應提升了對合同管理工作的重視程度。可從實際情況看，現有合同管理仍存在制度不健全、管理流程不合理、執行過程缺乏監控、信息化水平較低等問題，而本文主要基于內控視角，提出了有針對性的優化措施，借此來保障學校教學科研事業健康、可持續發展。

1 內部控制視角下高校合同管理重要性

高校開展合同管理過程中，主要就是在法律法規范圍內，通過專業機構，借助配套管理制度，涵蓋合同起草、合同簽訂、合同履行等各個環節的監督管理行為。通過規范合同管理，可以推進高校依法治校、依法辦學，此外，規范合同管理也是高校內部控制工作的重要組成部分，有助于提升學校內部管理水平。而高校在開展教學、科研以及其他活動過程中，往往涉及到一定的利益，加強管控合同管理工作，可以為協議各方權利義務提供保障。規范合同起草、簽訂、履行、變更、解除、終止等環節工作，能夠在最大程度上保護學校切身利益，有效降低風險，在公正公平下促使學校獲取到最大利益[1]。

2 高校合同管理現狀

2.1 制度不健全

從當前高校合同管理制度看，存在不健全不完善的情況，也未能和其他管理制度相互協調。部分高校合同管理制度中，缺乏了合同管理業務相關流程方面的內容，比如，合同審核制度、監督評價管理制度等。還有個別院校直接參照其他院校的制度，未能結合本校實際情況適時調整，導致可行性、實踐性較低。比如，在某些高校中，當經費支出超出某一確定標準才簽訂合同。基于內控視角下，結合高校經濟體量，若是采用此種方式，必將會嚴重影響到學校資金運轉效率，反而增加內部控制成本。除此之外，部分高校在制定合同管理制度過程中，缺乏對其他制度的考量、協調，導致各個制度之間存在一定沖突和矛盾。

2.2 管理流程不合理

有的高校在開展合同管理工作中，并未專門設置機構審核、歸檔、管理、監督、評價，導致合同整個管理流程缺乏系統性，而合同的簽訂授權是通過相應的執行部門負責，一個人來完成合同文本起草、審核直到履行全過程，此種情況勢必會增加合同潛在風險，個人業務能力、專業知識以及法律意識等情況將會直接影響到合同管理水平和效果。不僅如此，一些原本不相容的崗位沒有做出明確分割，非常容易出現一些腐敗、舞弊等情況，導致學校遭受不必要的經濟損失[2]。

2.3 執行過程缺乏監控

從合同起草、簽訂、審核直到歸檔管理，各個環節都應當進行合同監督與評價，可實際情況，一些高校在開展合同管理過程中，并沒有重視這些環節。由于缺乏全面的監控，非常容易在各個環節發生漏洞，增加潛在風險，若是無法及時發現、處理，容易引發法律控訴，帶來不必要的經濟損失，直接造成高校合法權益受損。

2.4 信息化水平較低

信息化、網絡化社會，要求合同管理也應當積極提升信息化程度，但現有部分高校的信息化合同管理水平并不高，甚至還存在沿用手工紙質審核、審批方式的情況，嚴重降低了合同管理效率，并且也缺乏一套完整的數據管理系統，造成合同訂立、履行、變更、保管等環節難以有效銜接，制約了高校內部控制信息化建設[3]。

3 基于內部控制下的高校合同管理優化策略

3.1 構建高校合同管理程序化制度

在制定高校合同管理程序化制度過程中，發起部門首要任務就是做好各項背景調研，科學分析、合理制定預算，最后實施合同起草。而后相關負責人組織合同會審，若是通過，可進行立項程序，若是不通過，則需重新制定。在合同發起部門初次審查后，需要移交給合同管理部門實施二次審查，與此同時，也應當由專業的法務人員同時進行查閱，確保合同合規合法。而針對沒有通過審查的合同，則需嚴格按照批復意見修改直到合同蓋章正式成立。確立后的合同需要存檔留在合同管理部門，為后續核實賬務提供參考[4]。除此之外，高校還應當依照《中華人民共和國合同法》《中華人民共和國招投標法》《教育部直屬高校經濟活動內部控制指南（試行）》等規定，制定合同管理制度，并完善其他配套制度。確保從合同策劃、起草、簽訂、執行、監督、歸檔等各個環節，有明確的規定和要求。與此同時，應當執行責任制，促使學校各個部門相互協調、相互制約。

3.2 優化合同管理業務流程控制

分析合同管理具體流程可知，除了合同調查、擬定、審核、簽訂、變更等環節，還涉及合同的具體實施以及發生合同糾紛問題的解決、評估等內容。這些環節的工作內容各不相同，但是卻又相互聯系、制約，因此，必須結合學校實際情況予以優化、完善，全面理順合同管理業務流程，切實保障學校的合法利益。下面選擇幾個主要環節進行分析[5]。

首先，在合同文本擬定中，由于高校合同涉及種類較多，再加上部分承辦部門、經辦人并非法律專業、財會專業，缺乏足夠的風險意識和法律意識，導致合同擬定各式各樣，缺乏統一性。對此，高校可以根據自身情況，組建專門的審核小組，負責擬定或者搜集各類合同范本，并嚴格依照范本去審查各經辦人簽訂的合同，若發現問題應當依照規范和標準予以修改、補充，保證合同風險能夠降到最低。

其次，對于合同審核的控制，高校可以成立合同審核小組，這其中包含了學校辦公室、財務部門、監察審計部門、法律顧問等專業技術人員，針對合同實施審核。基于內部控制視角，高校要注意分割合同審核、合同擬訂崗位，保證審核真實有效[6]。

再次，高校應當加強管控合同簽署和登記保管。校長作為合同的法定簽署人，有權通過書面方式授權校內相關負責人簽署合同，這也是考慮到各學院、各部門的實際情況， 借此授權方式提高合同管理效率。這就需要各學院負責人在簽訂合同前，應當先明確是否具備授權審批、簽署權限，若是得到授權，則可以以學校名義簽署相關合同，但是要在授權范圍內進行簽署。此外，對于部分重大合同的簽訂，應當由上級領導審批后，依照國家、學校的相關規定，而后按照合同流程，加蓋合同專用章后再開展后續工作。作為合同登記部門，必須做好合同授權審批單，加蓋合同專用章，并對合同原件進行連續編號，登記合同文本原件，而在合同保管過程中，相關工作人員應當按照學校檔案移交制度，在一定時間內將編號的合同裝訂成冊，移交給學校檔案管理部門統一保管[7]。

最后，在合同實施環節中，也應當加強管理控制，在保證堅持誠實守信原則簽訂合同后，履行實施階段需要按照合同條款執行各項工作，并在此過程中開展相應的監督管理，確保合同雙方能夠按具體的條款履約。而后當承辦單位核對標的數量、驗收質量后，辦理相應的財務結算手續，作為學校財務部門，則必須認真審核原始單據并依據合同條款支付款項。

3.3 加強建立監督考核評價體制

從以往高校合同管理工作看，針對合同的監督管理主要是由部門負責人實施。但這些部門專業知識領域存在一定局限性，非常容易忽視監督管理，進而引發一系列的合同糾紛隱患。所以，必須建立健全合同監督機制，確保合同管理各個環節都得到全面把控。比如，在策劃合同前，應當針對合同發起人的需求實施論證，開展可行性分析調查工作;而在合同執行過程中，需要全面實施財務控制，嚴格依照簽訂的合同內容，具體落實流程等，進行相應的預算，按照規定的日期進行預算執行報告提交。在開展監督工作時，合同管理人員必須充分發揮監督職能，明確自身職責，確保合同執行、驗收、監督工作能夠順利開展。除此之外，在整個監督管理過程中，工作人員應當積極應用合同管理信息系統，隨時根據工作需要調取、審查合同實際執行情況，如發現問題需及時處理，并制定相應的預防措施，避免再次發生此類問題。另外，還應當制定相應的考核評價標準，以合同管理工作成效為指標，全面完善評價機制，通過績效獎懲方式，切實提升工作人員積極性，同時也起到很好的約束作用，督促工作人員嚴謹處理業務，有效提升合同監督管控成效。

3.4 建立高校合同管理信息系統

高校實施的合同管理，應當及時融入先進管理思想，引入先進管理技術，充分發揮信息技術作用，構建出一套涵蓋合同起草、監督、審批、變更、履行全過程的信息化管理系統，通過采集各個環節的數據，集中管理，在很大程度上實現了合同的高效管理，改變合同資料分散化的現狀，切實強化合同管理水平，促使高效開展各項業務，推動高校發展[8]。而合同管理信息系統的構建，需要由專業的技術人員進行開發、維護，并在系統實際運行過程中做好系統監督工作，為合同管理信息化發展提高技術保障。在信息化系統作用下，有關合同的所有信息都可以在線上完成記錄、審查，提高了合同管理人員工作效率，減輕了工作量。同時，將合同金額、時間等關鍵信息輸入系統后，會自動生成標準合同，保證了合同格式的統一，為后續審核工作提供了極大便利。不僅如此，該信息管理系統還可以和學校財務管理系統對接，實現信息的共享，從而更好的把控學校資金流轉情況，確保資金流動、使用規范性。

4 結束語

綜上所述，基于內控視角下的高校合同管理工作，必須明確當前存在的不足，而后有針對性的完善、優化各個環節管理內容，保證各個環節組織機構、管理制度科學合理，積極發揮信息化管理優勢，全面提升高校合同管理內部控制水平。

參考文獻

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[8] 俞忠華. 內部控制的實施與加強——以農村基層的合同管理為例[J].? 2021（2014-31）：60-62.

作者簡介：路一帆，（1995-），女，漢族，河南省新鄉市，研究生。