關于干部人事檔案審核工作的思考

文/國家電網公司華北分部 栗向鑫 譚國志 豐華

一、干部人事檔案管理的意義

干部人事檔案是國家檔案系統的重要組成部分，為組織人事部門開展選人用人提供基礎支撐材料。干部人事檔案管理是一個復雜系統，應從整體角度進行考量，并運籌規劃檔案管理的各個階段。按照結構化生命周期法，干部人事檔案結構化生命周期可分為檔案收集、檔案鑒別、檔案整理、檔案保管、檔案轉遞、檔案統計、檔案查閱七個階段，其中，檔案保管階段又可細分為檔案案卷管理、檔案材料管理、檔案審核三個子階段，如圖1所示。

圖1 干部人事檔案結構化生命周期

檔案收集、檔案鑒別、檔案整理屬于檔案管理前期，其主要任務是根據《干部人事檔案材料收集歸檔規定》要求，將檔案各項材料進行篩選、分類、初步鑒別和查漏補缺。

檔案保管是銜接檔案管理前期和后期的中間階段，檔案審核則隸屬檔案保管階段，是干部人事管理工作的核心環節，是對干部本人檔案各項信息進行梳理提煉的過程。檔案中包含的各類信息對于個人崗位調整、退休待遇等關乎切身利益的事項是極為重要的依據，若存在誤差，會對個人、組織相關工作帶來麻煩，一定程度上也會影響個人權益。因此，做好干部人事檔案審核工作，能夠為日常組織人事工作奠定扎實的基礎。

二、干部人事檔案審核工作的特點

干部人事檔案材料具有整體與部分、部分與部分相互關聯的表現形式，其審核工作則具有多層次、多環節的特點。開展干部人事檔案審核需要經過嚴格的步驟，其主要流程節點如圖2所示。

圖2 干部人事檔案審核工作節點示意圖

干部人事檔案審核工作具有以下四個特點：

（一）涉及材料廣。檔案審查內容包括履歷材料、個人自傳、考核鑒定、學歷學位、政審審查、黨團材料、表彰材料、違規違紀、工資任免等10大類，涉及材料可達百余份。

（二）涵蓋時間長。檔案審核材料時間跨度長，通常由學生時代開始，直至目前工作最新紀錄，最早至最新檔案，時間跨度通常為十幾年或幾十年。

（三）工作各節點相互交叉。干部人事檔案是由若干個具有相互關聯的材料組合而成，檔案審核期間，各項材料原則應有序地協調審查，以確保個人信息相互印證、相互支撐。

（四）高時限性。檔案審核通常需要逐項、逐頁翻閱。為保證審核嚴肅性，工作期間相關單位或部門不允許借閱檔案，若審核工作無法按期完成，將會給相關工作帶來一定的影響。

三、干部人事檔案審核工作相關問題

（一）組織形式待改進。檔案審核通常由單位自行成立工作小組。目前，有以下兩種方案：

方案一：由組織人事、黨建、紀檢監察專業及待審人員隸屬部門委派人員，共同組成柔性管理團隊，制定工作細則，合理配置團隊相關崗位并明確職責。團隊負責人負責統一指揮，審核、下達工作計劃，開展對內、對外溝通協調，并給予技術指導。建立柔性管理團隊，可以發揮高效整合資源優勢，促使人員及早著手全面熟悉檔案專項審核要求，集中精力參與到檔案資料分析的工作中，確保各項任務及時完成。

這種管理模式的優點是柔性管理團隊可以統一負責檔案專項審核整體工作，在現有組織管理機構運轉模式不變的前提下，完成檔案審核工作。

方案二：不成立任何臨時機構，臨時抽調相關專業人員，進行檔案審核。

目前，相關單位較多采用該種模式。該模式若缺乏高層級領導統一協調和管理，將會導致專業壁壘問題發生，相關人員存在無法按照既定進度開展工作的問題，導致檔案審核整體工作銜接有效性降低，材料橫向比對效率下降。

（二）審核情況整體評價缺失。檔案審核嚴格按照《關于印發全國干部人事檔案專項審核實施方案的通知》開展。干部人事檔案是一個多層次、多環節、相互關聯的復雜系統，各項材料相互佐證、相互聯系。實際工作中，由于業務水平制約，如何定量評價檔案審查結果仍是一個難點。檔案審查結果的評價評估直接影響到干部人事檔案的客觀性、準確性和權威性。因此，引入具有專業性、獨立性的第三方評估機構是必要的，其作用不僅在于為組織人事部門能否采用檔案審查結果提供指導意見，還能夠評估審核過程是否科學合理。

四、干部人事檔案審核工作建議

（一）優化檔案審查工作流程。檔案材料具有復雜系統的特征。根據《中共中央組織部關于完善干部人事檔案材料的通知》要求，干部人事檔案涉及門類廣泛，審查時需要參與或配合的專業多，核對核查信息量大，且工作期限要求較緊。因此，需要合理構建干部人事檔案審查的組織結構和工作流程。圍繞檔案權威性這一目標，統籌協調檔案審查工作步調，制定管理流程及標準操作程序，并規范流程各節點工作內容及操作程序，實現檔案審查管理的標準化、規范化。

（二）構建檔案審查問題案例庫。在錯誤模式、影響及危害性分析方法（FMECA）中，按照錯誤所產生的嚴重程度將其分為4類：I類（災難性問題）、II類（致命性問題）、III類（嚴重問題）、IV類（輕度問題）；按照錯誤出現概率將其分為5級：A級（經常發生）、B級（很可能發生）、C級（偶然發生）、D級（很少發生）、E級（極少發生），錯誤模式可分為無條件接受、補償措施下可接受、很難接受、不可接受4類。目前，檔案管理缺乏專業管理人員，且管理水平有待進一步提升，對檔案審核過程中發現的問題，僅憑工作經驗進行處理，主觀因素影響較大。為克服傳統方法的弊端，需要抓住數字革命機遇，在數字化管理上發力，建立檔案審查問題案例庫，持續豐富案例庫樣本。

（三）檔案審核風險因素識別。干部人事檔案各項材料具有關聯性強的顯著特點。檔案審核正是驗證檔案材料及文字記載的邏輯性，確保其真實性的手段。因此，定性、定量分析檔案管理工作特點，針對檔案審查中年齡、工齡、黨齡和學歷關聯性進行邏輯判斷和錯誤風險分析，是預防檔案審查中多材料、多關聯形成定性錯誤的方法。與此同時，檔案審核期間的人因可靠性和過程可靠性也逐漸成為業內人士研究的熱點問題。

五、結語

干部人事檔案管理優劣程度是組織人事工作評估指標之一，無論是按照“德才兼備、以德為先”標準選拔好干部，還是按照“三嚴三實”要求從嚴管理干部，新形勢下如何促進干部人事檔案審查管理，已成為組織工作的關鍵課題之一。

綜上所述，干部人事檔案管理工作中，除了要繼續加強政策學習和科學管理外，應深入研究組織計劃的統籌編制與流程優化、風險評估等課題，并做好人因可靠性和組織可靠性的探索。當前階段需加強各項規范的制定、完善，進一步挖掘創新潛力，充分發揮技術和人才優勢，力爭全面打通人才鏈、創新鏈、技術鏈、價值鏈。嘗試將檔案信息化、干部人事管理、內部紀律管理等系統融合，實現數據、管理雙突破。