高校檔案利用登記的現狀與改進
——以皖南醫學院為例

王昭琦 王笑寒 王夢婷

檔案利用登記是檔案利用工作的重要環節，通過利用登記可以準確掌握檔案流向，檢驗檔案收集是否齊全，準確的反應檔案工作人員的工作量，有利于正確填報檔案工作情況報表；通過對檔案利用登記進行綜合分析研究有利于掌握檔案的利用規律，發現檔案工作中的不足和薄弱環節，使檔案的收藏更適于利用者的需求，為進一步做好檔案工作提供新思路[1]11。本文通過對皖南醫學院檔案室檔案利用登記情況的調查，發現存在的問題，提出改進措施，并對實施過程中可能遇到的障礙作出分析，提出合理建議。

一、現狀

皖南醫學院檔案室成立于1988 年，目前留存的利用登記記錄從1998 年開始。1998 年至2007 年，檔案利用登記簿如圖1 所示，其內容包括序號、日期、單位、案卷或文件題名、利用目的、期限、卷號、歸還日期、借閱人簽字、備注共十項。從登記情況來看，序號、期限、卷號這三欄都沒有數據，這增加了檔案借閱統計的工作量。案卷或文件題名一欄大都寫得比較簡單，根據所填內容無法準確找到所利用的檔案。利用目的一欄大多數填寫的是的是“查找”、“復印”、“參考”、“查閱”等沒有實際意義的詞匯，也有一些是空白，極少數記錄可以真正表述出被查閱檔案的利用目的。

圖1 檔案利用登記簿1

2007 年之后，檔案室更新了檔案利用登記簿模板（圖2，見下頁），一直沿用至今。登記的內容包括序號、借閱日期、借閱單位、案卷卷號或文件題名、利用目的、歸還日期、借閱人簽字、檔案室經手人、備注共九項。從登記情況來看，序號一欄沒有數據，案卷卷號或文件題名一欄大多可以完整表述出其所指檔案，少部分填寫內容不夠嚴密。利用目的一欄填寫較為簡單，也不乏“復印”、“查閱”等較為敷衍的字眼。從利用目的填寫統計來看，主要內容有補辦學位證書、考研考博、參軍入伍招生、審計、查賬、出國簽證、核實信息、檔案缺失補全、職稱材料、校內各部門工作需要等。

圖2 檔案利用登記簿2

從以上情況看，目前檔案利用登記工作的開展只是流于表象，存在內容不規范和不完善等缺陷。登記信息只反應了何人何時利用了什么檔案等基本信息，并不包括服務態度、服務效果、意見建議等信息，無法體現出檔案的經濟效益和社會價值。登記中還存在盲目模仿前面的記錄、字跡潦草等現象。QQ、微信等網絡通訊的便捷性以及電子檔案的普遍存在，也容易導致出現利用了檔案沒有登記的現象。筆者分析，造成此缺陷主要有以下幾點原因：（1）檔案登記冊設計得過于簡單和籠統，導致收集的信息不完善，不能為后期的檔案利用分析提供準確數據。（2）檔案工作者對規范檔案利用登記宣傳力度不夠，對利用登記過程欠缺引導和監督。（3）檔案利用者檔案素養不夠，對檔案工作缺乏認可度，對檔案利用登記認知度不高。（4）檔案利用流程不夠規范。

二、檔案利用登記簿的改進建議

科學的檔案利用登記應當對檔案利用過程中所產生的有價值的信息盡可能完整、全面地記錄。這包括主體信息，即檔案利用者的個人信息；客體信息，即所利用的檔案內容；以及檔案利用過程中產生的值得研究和分析的信息，如利用目的、用戶體驗、查檔耗時、利用過程出現的其他非常規問題，等等。這樣做一方面可以更好地維護檔案安全，另一方面有利于對所搜集的信息進行多維度研究，從而加大檔案信息資源開發利用力度，提升檔案工作服務質量。

筆者根據利用內容，將檔案劃分為學籍檔案、財務檔案、文件檔案、基建檔案和其他檔案五類，整理了皖南醫學院檔案室近三年檔案利用情況，如圖3 所示。

圖3 皖南醫學院2017—2019 年檔案利用情況

學籍檔案利用率最高，其次是財務檔案、文件類檔案和基建類檔案。由于學籍檔案近三年的利用率都超過50%，且利用群體主要是已經畢業的校友，因此筆者將檔案劃分為包含財務檔案、文件檔案、基建檔案和其他檔案的普通檔案和學籍檔案。針對普通檔案和學籍檔案分別制定利用登記模板。

普通檔案的利用登記表增加了利用方式、查檔耗時、服務滿意度選項，并提供了可選項，為用戶的填寫提供了便利，避免了因用戶文字表述能力不一而造成的填寫不規范等問題，也為檔案利用研究提供更多可量化分析的數據。查檔內容和利用目的留出更多空間供利用者填寫，更加人性化。檔號一欄由檔案工作人員填寫，內容指向更加具體。

學籍檔案利用登記表與普通檔案利用登記表相比，對利用者個人信息的搜集更加具體。個人學籍檔案嚴格來說屬于個人隱私，通過對查詢者或者委托查詢者個人信息的收集，可以更好地避免個人信息的隨意泄露，還可以為研究開發針對用戶的主動推送服務和個性化服務提供依據。根據對皖南醫學院檔案室2017—2019 年學籍檔案利用目的情況的調查發現，學籍檔案的利用目的主要包括補辦證書、找工作、學歷證明、補全檔案、考研考博、職稱評聘、參軍入伍這幾項。故筆者對學籍檔案的利用目的一欄設計了可選項，有助于登記者更加明晰地提供利用目的，也有助于數據的統計研究。

此外，與傳統的登記冊不同的是，登記表是一張電子表，檔案利用可通過電子方式傳輸和反饋，實現檔案利用整個流程的線上操作，更加契合現代社會的工作方式。

三、對利用登記過程中可能出現問題的建議

相對于其他部門來說，高校的檔案部門一直處于默默無聞、不被重視的狀態中，很多同事或者領導對檔案工作缺乏了解和關注。對檔案利用登記措施的改進可能會出現用戶抵觸或不配合的問題。如對用戶而言，以前登記的是一條信息，如今需要規范地登記一張獨立的利用登記表。還可能出現檔案工作人員消極怠工、敷衍了事的問題。對檔案工作者而言，每位利用者填寫一張登記表以及后期對數據的分析研究，無疑加重了工作量。針對可能出現的問題，提出以下建議：

1.提高服務熱情。用戶可能是領導或同事，以前有可能通過QQ 或者微信打聲招呼就直接查檔了，現在需要規范填寫利用登記表申請查檔，在實施過程中少了些許人情味，這就需要更多的解釋和熱情服務來彌補。工作人員不能有懈怠和厭煩情緒，需提醒用戶做好規范登記，必要時給予指導。萬事開頭難，對于配合度不高的用戶要給予更多的耐心和細心，對登記不全的信息在了解情況后及時幫助補全，培養用戶良好的登記習慣。

2.加強檔案的宣傳工作。一方面，檔案工作者需向用戶說明規范登記的意義，介紹有價值的利用實例來獲得用戶的認同感，通過檔案利用帶來的效益來宣傳，讓用戶認識到檔案的價值，提高檔案意識，引起對檔案工作的重視[2]22。用戶檔案意識提高了，利用登記工作的開展也就順利了，如此良性循環。另一方面，完善的利用登記記錄本身就是對檔案工作最好的宣傳材料。通過對檔案利用活動進行詳細記錄，長期形成的匯總信息就是對檔案人員的工作量和工作成果最直觀的體現[3]16。檔案工作者通過這種具體的方式向領導或同事展示工作成果，可以讓大家更好地了解檔案工作，贏得更多的支持與信任。

3.加強檔案工作隊伍建設。人才資源是實現發展目標的重要因素，也是決定服務質量與發展績效的關鍵因素，因此為提高檔案利用水平，加強檔案工作隊伍建設勢在必行[4]26。可通以下方式優化檔案隊伍：加強檔案人員繼續教育，學習檔案工作的新理論、新技術和新經驗，以及相關學科知識，拓寬知識面，不斷優化檔案工作者的知識結構和能力結構；提高檔案工作者的社會地位和經濟地位，使公眾尊重檔案工作，增加檔案工作者的社會認同感；加強領導對檔案工作的支持和對檔案工作者的關懷；建立有效的獎懲激勵機制，充分發揮檔案工作者的主觀能動性，增強檔案工作者的行業素養和職業使命感。

4.加強制度建設，規范檔案利用流程。俗話說“沒有規矩，不成方圓”，規矩就是規章制度，制定相關制度，通過制度管人、管事。對于檔案利用登記，可在制度上規定先登記、后查檔的順序，登記合格后方可利用。通過制度規范利用流程，確保利用登記信息的完備。

四、結語

登記是積少成多的過程。利用登記工作看似簡單，可是貴在堅持，靠的是一點一滴的積累，只有積累到一定的數量才能凸顯價值。檔案利用的登記記錄是檔案工作者辛勤勞動的體現，是贏得社會認可的重要依據，也是具有研究價值的重要數據。通過對登記信息進行分析研究，還可以挖掘用戶潛在需求，開辟新的服務思路，如主動推送服務、個性化服務等等。