新形勢下非全日制研究生檔案管理思考與對策

姜 輝 吳偉風 王 瑤

非全日制研究生教育作為全日制研究生教育的重要補充，是我國研究生教育的一種重要形式，是在職人員實現學歷提升和理論水平提升的重要途徑。隨著非全日制研究生教育招生規模的不斷擴大，可授予學位專業數量的不斷增多和檔案管理規范的日臻完善，非全日制研究生檔案管理工作的重要性也日益凸顯。尤其是近年來，國家進一步深化研究生教育改革，大力推進全日制和非全日制研究生教育協調發展。在非全日制研究生教育管理日益規范的新形勢下，非全日制研究生的檔案管理工作如何跟上步伐，實現檔案管理的規范化、標準化、現代化和科學化，成為擺在我們面前的一個重要課題。

一、非全日制研究生的定義和分類

早期，我國對于非全日制研究生的定義比較模糊，一般指在學習期間仍在原工作崗位承擔一定工作任務的研究生[1]。2016 年，教育部對非全日制研究生的定義給出了準確界定，簡單來說，非全日制研究生是指“在從事其他職業或者社會實踐的同時，采取多種方式和靈活時間安排進行非脫產學習的研究生”[2]。

我國的非全日制研究生教育從1985 年開始試點，最早被稱為“在職人員以研究生畢業同等學力申請學位”，后來設立了“研究生課程進修班”“在職攻讀專業學位”等形式[3]。但在2014 年，國家明令禁止舉辦任何形式的研究生課程進修班。目前，我國非全日制研究生教育按照授予學位的類型可以分為學術學位和專業學位，按照培養的形式可以分為在職人員攻讀專業學位和同等學力人員申請學位，按照授予學位的層次可以分為博士和碩士。

我國非全日制研究生教育分類示意圖

二、非全日制研究生教育的特點

我國的非全日制研究生教育是參照全日制研究生教育建立起來的，所以在對非全日制研究生具體的培養管理工作中，一般依托已有的研究生教育機制來進行，不再另行設置教育管理機構，因此其教育環節與全日制研究生培養基本相同。但由于學生來源、學習目的、培養目標、培養模式、課程體系和學生管理方式等方面的差異，造成了非全日制研究生教育有其自身獨特的特點，主要表現在以下幾個方面。

1.學習形式更加靈活多樣。我國非全日制研究生可以選擇周末上課或假期集中上課的方式來完成課程學習，并通過在職攻讀專業學位、同等學歷申請學位兩種形式來申請學位。

2. 學制彈性更強。非全日制研究生一般為在職人員，在完成學業學習的同時，還要承擔一定的工作任務，其用于學習的時間和精力比全日制學生明顯要少很多，所以完成課程學習和學位論文撰寫等需要更長的時間，因此非全日制研究生教育管理實行相對更加富有彈性的學制。

3.學費實行全成本收費。我國對非全日制研究生實行的是全成本收費制度，學生一方面必須按修讀學分繳納學費，另一方面還無法獲得貸款和補助[4]。

三、非全日制研究生檔案管理工作的特征分析

囿于非全日制研究生教育的以上特點，伴隨經濟社會和高等教育的發展所呈現出的新態勢，其檔案管理工作也不斷呈現出一系列新特征。

1.檔案的內容來源更加豐富。隨著我國非全日制研究生教育的不斷發展，可招收非全日制研究生的學科專業不斷增加，非全日制研究生的招生規模逐年增大。不同學科專業對報考條件、培養環節、學位授予等的要求不盡相同，研究生教育管理的各個環節可以歸入檔案的內容更加廣泛，形式更加多樣。

2.檔案的時間跨度越來越長。我國非全日制研究生教育的生源大多是在職人員，在多種學習形式、彈性學制、高收費等各類政策下，以及來自社會各界和研究生本人等多方面的多重壓力下，研究生完成學業所需要的時間呈現出增長趨勢，導致無論是教育管理環節產生的重要文檔還是研究生個人檔案，從建檔到歸檔所需時間越來越長。

3.檔案的歸檔要求愈加嚴格。在非全日制研究生教育發展的初期，我國對于非全日制研究生的培養處于摸索階段，加之培養對象為在職人員，管理人員多為兼職，整體上的管理比較松散，尤其是檔案管理，基本上沒有要求，更談不上規范。隨著國家對研究生培養質量的關注度越來越高，質量監督保障體系的逐步健全，尤其是近年來合格評估工作的全面開展，對非全日制研究生教育管理的規范提出了更高要求，非全日制研究生教育管理的各個環節產生的檔案文件都要作為評估材料上報，因此對非全日制研究生教育管理檔案的要求也更加嚴格。

四、非全日制研究生檔案管理工作存在的問題

目前，我國的非全日制研究生檔案管理存在諸多問題，與日益上升的非全日制研究生教育地位和日益擴大的非全日制研究生培養規模不相匹配，主要有以下幾個方面。

1.管理人員水平不高，專職管理人員匱乏。目前，高校配備的檔案管理人員多為兼職，在院系層面一般由院系秘書兼任，在學校管理部門層面一般由負責非全日制研究生教育的管理人員兼任。兼職人員從事檔案管理工作，不可避免地存在較多問題。一是，由于工作精力有限，兼職人員往往很難兼顧多項工作，在輕重緩急中做選擇時，檔案工作往往最容易被忽視；二是，兼職人員大部分沒有經過專門的檔案業務培訓，甚至連基本的業務規范都不了解，導致需要歸檔的文件收集不全面、不及時，整理歸檔不規范[5]等；三是，兼職人員崗位或工作職責非常容易變動，必然造成檔案交接頻繁，在交接過程中極易丟失材料，造成檔案材料的缺失；四是主動研究工作的積極性不足，尤其是對比較復雜的非全日制研究生教育中哪些材料應該歸檔，容易簡單地參照其他工作歸檔要求進行。加之高校領導對檔案管理工作的認識不足，認為檔案工作很簡單，誰都能干，很多高校把引進人才的家屬安置到檔案管理崗位，所以導致即使是專職人員，仍有不少人是半路出家。以上眾多原因，直接造成了檔案管理人員的水平不高。

2.規章制度不夠健全，檔案管理規范缺失。截至目前，針對非全日制研究生教育檔案管理，國家沒有統一的管理規范，對于哪些材料應該歸入檔案，沒有制定統一的標準要求。不同高校在檔案管理上表現出了區域性和層次性的特點。所謂區域性，指高校因所在省、市的不同，而在歸檔范圍的認定和要求上有所不同，同一省市的高校之間交流較多，往往比較統一。所謂層次性，指分屬不同層次的高校在歸檔范圍的認定和要求上有所不同，開展非全日制研究生教育較早的高水平大學，檔案管理工作相對更加規范。

3.信息化水平較低，專項經費投入不足。隨著計算機的迅速普及，研究生檔案的管理基本實現了信息化，但由于經費投入的不足，軟硬件設施不到位，所以仍停留在初級階段。目前，我國的檔案管理基本還是以傳統管理模式為主[6][7]，尤其在直接負責非全日制研究生教育檔案管理的院系層面，主要依賴手工立卷歸檔等，這種手工作業的方式速度慢、時間長、工作量大，無法適應非全日制研究生教育的快速發展和管理需要，不能更好地服務師生。

五、做好非全日制研究生檔案管理工作的建議

非全日制研究生教育的飛速發展，帶來了非全日制研究生培養規模的迅速擴張，新形勢下對高校非全日制研究生檔案管理提出了更高要求。要實現非全日制研究生檔案管理的規范化、標準化、現代化和科學化，必須要做到以下幾點。

1.配備專職人員，提高檔案管理人員素質。首先，院系和學校管理部門均要配備專職檔案管理人員，專門負責檔案的收集、立卷、歸檔和查閱等工作。其次要提高檔案管理人員素質，一方面，檔案管理人員要具有與管理研究生檔案相適應的文化科學知識背景，另一方面要加強對檔案管理人員培訓，包括崗位職業道德教育、專業技術知識學習和信息技術應用等，全面提高其綜合素質和業務能力。

2. 建立健全檔案管理規章制度，明確檔案管理規范。按照高等學校檔案工作規范，結合非全日制研究生檔案管理的特點，制定一系列規章制度，建立非全日制研究生檔案管理規范，包括詳細的工作流程及工作準則，統一建檔標準，明確歸檔內容及范圍、歸檔時間和歸檔要求，健全檔案查閱借閱制度。同時，要建立檔案工作人員的績效考核機制和責任追究機制，做到責任明晰，確保檔案的收集、立卷、歸檔等各項管理工作及時、準確。

3.加大軟硬件投入，提高管理信息化水平。一方面，高校領導要提高對非全日制研究生檔案管理工作的重視程度，為檔案管理工作的順利開展掃清障礙，在校內創造有利于做好檔案管理工作的軟環境。另一方面，高校要加大經費投入，購置檔案管理專用設備和軟件，可以依托高校的計算中心、網絡中心及相關院系等，充分整合并利用好學校已有資源，為提高檔案管理信息化水平提供全方位服務，切實提升檔案管理的硬件水平。