基于層次分析法的人事檔案保密管理評價指標體系構建

郭 萍 朱華炳 曹 蓉

人事檔案是收集了個人基本信息、家庭與社會關系信息、履職考評信息、歷史沿革信息等各方面真實情況的文件材料，是社會信用體系的重要組成部分，是黨的重要執政資源[1]。其保密工作事關黨和國家的安全。尤其是隨著信息技術的迅速發展，人事檔案所面臨的保密形勢日益嚴峻。黨的十八大以來，以習近平同志為核心的黨中央高度重視保密工作，作出了加強和改進保密工作的新決策、新部署[2]。中共中央辦公廳在2018年11 月印發的《干部人事檔案工作條例》中也強調各級黨政機關、國有企事業單位和其他組織及個人，對于屬于國家秘密、工作秘密的干部人事檔案材料和信息，應當嚴格保密[1]。對人事檔案保密管理的評價既是上級管理的要求，也是人事檔案管理部門加強日常保密監管，提升保密管理水平的重要途徑。對人事檔案保密管理的評價，能全面掌握保密風險因素，為檔案管理部門準確把握人事檔案保密管理工作所面臨的風險，進行重點防控提供科學依據。

國內學者對人事檔案的保密管理問題有過探討和分析。例如，李紅認為要做好人事檔案的保密工作，需要實現檔案的規范化管理，執行嚴格的查對制度和創設安全的保管環境[3]；趙海英從健全人事檔案保密制度、提高人員素質和保密意識等方面論述加強人事檔案的保密工作[4]；黃寧認為，提升人事檔案保密工作需要從健全保密制度、加大配套設施建設和創新檔案管理手段等方面努力[5]。綜上，國內對于人事檔案的保密管理問題盡管有了一定的研究基礎，但尚處于定性研究階段，對人事檔案的保密管理欠缺科學系統的量化分析與評價。

基于以上研究現狀，本文擬用定性和定量相結合的方法，構建科學的人事檔案保密管理評價體系，通過對保密指標權重的計算，實現對人事檔案保密管理的量化評價，提升保密措施的科學性和針對性。開展保密量化評價研究的實踐與探索，有利于檢驗檔案保密工作的效益，促進保密工作的持續改進。

一、人事檔案保密管理評價指標設計

筆者在文獻調研的基礎上，結合有關專家的意見和人事檔案保密管理工作的實際情況，不斷對評價指標進行修訂和完善，最終確定了人事檔案保密管理評價指標體系。評價指標體系包含了保密制度、檔案室環境的保密、數據信息的保密、保密意識和保密監督5 個一級指標，下設21 個二級指標。詳見表1。

表1 人事檔案保密管理評價指標體系

1.保密制度。保密制度是人事檔案保密管理工作的根本保障。保密制度使保密工作有章可循、有據可依、有條不紊，使人事檔案保密工作制度化、規范化。筆者將“保密制度”作為人事檔案保密管理評價指標體系的第一個一級指標，下設7 個二級指標：查借閱審批制度、閱檔登記制度、出入庫登記制度、閱檔統計制度、銷毀制度、保密工作責任制度、保密風險防控制度。在查借閱審批制度方面，評價內容主要包括對不同類別人員規定不同的利用權限和不同的審批手續的制度是否完善；在閱檔登記制度方面，評價內容主要是對閱檔情況的登記，包括閱檔時間、檔案姓名、閱檔用途和閱檔人簽字等的規定是否完善；在出入庫登記制度方面，評價內容是對調出和新進檔案的登記制度是否完善；閱檔統計制度是對閱檔情況進行的年終匯總統計；在銷毀制度方面，評價內容主要是對應予以銷毀的材料按規定銷毀的制度是否完善，包括銷毀材料登記表的填寫要包括材料名稱、銷毀理由、銷毀人、審批人等信息；對保密工作責任制度的評價是要明確各類管理人員的保密責任，建立保密責任追究制度；對保密風險防控制度的評價是要定期排查人事檔案的保密風險點，制定風險防控措施的制度。

2.檔案室環境的保密。加強人事檔案的保密工作，首先要確保檔案室環境的保密性。檔案室的科學配置與管理是做好檔案保密工作，維護檔案安全的基本保障。筆者將“檔案室環境的保密”作為人事檔案保密管理評價指標體系的第二個一級指標，下設3 個二級指標：硬件保障，庫房、辦公室、閱檔室三室分開，庫房專人管理、鑰匙專人保管。在硬件保障方面，評價內容主要包括防盜門安裝、門窗加固、監控系統完善無死角，按“防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲”的“八防”要求配備相關設施情況；庫房、辦公室、閱檔室三室分開是指要按照規范管理，將庫房、辦公用房和閱檔區域進行區分，不得在庫房內閱檔或辦公；庫房專人管理、鑰匙專人保管是指要做到專人管理，管理人員要做到門開人在，人離門鎖。

3.數據信息的保密。隨著檔案數字化的發展，信息技術的應用增加了人事檔案保密管理工作的難度。筆者將“數據信息的保密”作為人事檔案保密管理評價指標體系的第三個一級指標，下設6 個二級指標：涉密計算機管理、技術加密、備份、分級管理、權限設置、對服務器日志的審查與跟蹤。在涉密計算機管理方面，評價內容主要包括殺毒軟件的安裝、是否專人專用、涉密信息硬盤是否妥善保存，是否做到涉密不上網、上網不涉密等；對技術加密的評價是指要根據密級對數據進行系統的分類加密，嚴格內外網隔離等；備份是指要嚴格執行電子檔案備份制度，防止數據信息的丟失；分級管理是指不同級別的用戶只能訪問其權限范圍內的內容；在權限設置方面，評價內容主要包括對不同的用戶和單位授予不同的使用權限，例如只有檔案管理人員有權錄入、提取和修改；對服務器日志的審查與跟蹤的評價是指要審查服務器日志，做好對越權操作的控制。

4.保密意識。筆者將“保密意識”作為人事檔案保密管理評價指標體系的第四個一級指標，下設3 個二級指標：保密宣傳、保密教育與培訓、保密考試。對保密宣傳的評價是指在檔案材料形成部門及各基層單位開展檔案保密的宣傳情況；在保密教育與培訓方面，評價內容主要包括定期對檔案管理人員進行保密教育培訓，組織保密專題講座和經驗交流會，認真學習《保密法》及相關法律法規，提升保密人員的保密能力，以應對信息時代保密工作所面臨的挑戰；對保密考試的評價是指要定期對檔案管理人員的保密知識進行考核，在崗涉密人員需通過保密考試。

5.保密監督。筆者將“保密監督”作為人事檔案保密管理評價指標體系的第五個一級指標，下設2 個二級指標：保密檢查和泄密處罰。對保密檢查的評價是指要不定期對人事檔案保密管理工作進行檢查，督促檔案管理者做好保密工作，防止泄密；泄密處罰是指要嚴肅處理不認真執行檔案保密制度的管理者，并對檔案泄密行為依法依規給予處罰。

二、人事檔案保密管理評價指標體系權重的確定

1.構造兩兩比較判斷矩陣。筆者根據Saaty 教授提出的1—9 標度法（見表2）設計了人事檔案保密管理評價指標的權重調查問卷，邀請了八位人事檔案領域的專家和領導填寫了調查問卷。根據各位專家領導給出的指標間相對重要程度，構建判斷矩陣。排除未通過一致性檢驗的問卷1 份，共剩7 份有效問卷。

表2 1—9 標度法

通過梳理，每份問卷可形成一級指標的判斷矩陣1個和二級指標的判斷矩陣5 個。由于指標較多，現選取“A4 保密意識”下的二級指標為例，介紹判斷矩陣計算方法。

2.判斷矩陣權重計算。本文采用幾何平均法計算指標的權重。判斷矩陣的計算結果如表3 所示。

表3 判斷矩陣權重計算示例表

通過權重計算，得出此評價體系中二級指標B17（保密宣傳）、B18（保密教育與培訓）、B19（保密考試）對“A4保密意識”的權重系數分別是0.1884,0.7306,0.0810。這表明保密教育與培訓（B18）對保密意識（A4）影響最大，權重高達73%。在實際應用中，將被考核單位的保密宣傳（B17）、保密教育與培訓（B18）和保密考試（B19）的評分乘以該項的權重系數并進行累加，即得到該單位在保密意識（A4）項的綜合分數。

3.判斷矩陣一致性檢驗。對于指標間重要性判斷，專家間可能出現矛盾，因此要對判斷矩陣進行一致性檢驗。首先，計算判斷矩陣最大特征根。然后計算一次性指標CI=（λmax-n)/（n-1)。最后，得到隨機一次性比率CR=CI/RI.RI 僅與n 有關且可通過查詢表4 得到。當CR＜0.1 時，一致性檢驗通過。

表4 判斷矩陣的RI 數值

本文仍以A4判斷矩陣為例，計算其最大特征根λmax=3.0600，可計算得到CR=0.0560，由于CR 小于0.1,則判斷矩陣A4通過一致性檢驗。

4.指標權重的計算與結果。根據以上方法，處理所有的判斷矩陣，得出最終的計算結果并對結果進行排序，詳見表5（見下頁）。

根據表5 可知，人事檔案保密管理評價指標體系中一級指標的A5 保密監督占比最大，權重高達0.4656。這意味著保密監督對人事檔案保密管理工作影響最大，應加大對人事檔案的保密監督管理，加強保密檢查和對泄密的處罰。A1 保密制度排名第二，顯示了規范科學的檔案管理制度是做好檔案保密管理工作的重要措施，能發現并糾正檔案工作中不利于檔案保密的各種行為，對于確保人事檔案的保密與安全具有重要作用；A3 數據信息的保密與A1 保密制度排名并列第二，顯示了數據信息的保密與保密制度同等重要。隨著檔案數字化的發展，技術的運用提高了檔案管理的效率，卻也增加了人事檔案保密工作的難度，因此對數據信息的保密工作至關重要。A2 檔案室環境的保密居第四位。A4 保密意識的權重最低。

在人事檔案保密管理評價指標體系的二級指標中，B20 保密檢查、B11 涉密計算機管理和B6 保密工作責任制度位居前三位，在評價中需要重點關注。保密檢查是加強人事檔案保密工作的重要措施，保密工作的最終效果依賴于檔案管理人員的貫徹落實，因此定期對檔案管理人員的保密落實情況進行檢查，是實現檔案保密工作的根本保證；計算機管理是人事檔案數字化的必經之路，因此切實做好對涉密計算機的管理是人事檔案保密管理工作的重要內容；實行保密工作責任制有利于明確保密職責，加強保密工作組織領導，因此實行保密工作責任制是保密工作落到實處的重要保證。

三、結語

綜上所述，保密監督、保密制度、數據信息的保密是評價人事檔案保密管理工作的核心要素，尤其要重點關注其中的保密檢查、保密工作責任制度和涉密計算機管理的執行情況。在人事檔案保密工作中，要強化保密檢查，做到以查促管，及時發現問題并落實整改。落實保密工作責任制，主要領導為第一責任人，分管領導對分管范圍內保密工作負領導責任，并納入年度考核內容，確保保密責任落實。加強對涉密計算機的管理，保證人事檔案數據信息的保密。

對人事檔案保密管理工作的評價在很多單位的考核評價體系中流于形式且缺乏科學性，因此根據對指標權重的計算，細化出可直接操作的量化的保密評價指標體系，提高了保密評價的科學性，這對改進人事檔案的保密管理工作提供了有價值的參考。

表5 人事檔案保密管理評價指標權重表