企業辦公室工作存在的問題及對策

摘要：辦公室是企業管理的中心，是綜合性管理的部門，不僅需要對企業的日常事務進行管理，還對企業未來的發展方向有著決定性的作用，企業想要實現長遠的發展，做好企業辦公室管理工作十分重要。近幾年隨著社會的不斷進步發展，企業內外環境都發生了巨大的變化，這使得企業辦公室管理中的問題不斷突出，對企業的正常運營有著極大的影響，因此本文就企業辦公室工作中存在的問題進行分析，并提出相應的優化對策。

關鍵詞：企業辦公室;辦公室工作;問題

前言：

企業的健康發展，與企業辦公室工作之間有直接的關系，企業辦公室對整個企業的生產、經營活動起著至關重要的指揮作用，但由于我國企業起步較晚，辦公室管理水平與企業發展速度之間嚴重不匹配，進而引發出較多的問題，影響了辦公室管理工作的高效性及企業的長遠發展，因此需要對當前企業辦公室工作中的問題進行分析，從而優化企業辦公室管理工作。

一、企業辦公室工作中存在的問題

（一）辦公室工作量大且繁瑣

辦公室是企業內部一個綜合管理部門，涉及到的企業事務較多且較為廣泛，例如日常中的員工考勤、企業招聘、客戶接待、會議安排等，幾乎企業中涉及到的所有事情都需要經過辦公室，因此導致辦公室工作量大且工作內容較為繁雜[1]。但由于當前社會市場競爭較為激烈，為了達到減少管理成本的目的，普遍企業辦公室工作人員都相對較少，且工資待遇不高，企業投入的資金少，使得管理設備欠缺，從而導致大量的工作需要辦公室工作人員來完成，極大的增加了工作量，由于缺乏管理設備，辦公室工作效率降低，長時間堆積下的工作使得辦公室工作變得更為繁雜，極大的影響了辦公室的整體管理水平。

（二）辦公室工作缺乏嚴格的管理制度

任何工作的有序進行都需要在嚴格的規章制度或管理制度下開展，才能使得工作更為規范，效率更高。但是在當前企業的辦公室工作中，往往缺乏嚴格的規章制度，管理較為松懈，使得工作人員的工作積極性降低。大部分企業的規章制度不夠完善，因此導致一部分管理制度難以真正落實到實際工作中，從而造成管理工作不規范、不認真;另外對辦公室工作缺乏相關監督制度的督促，導致工作人員缺乏認真的工作態度;最后由于辦公室工作人員與企業管理人員或企業領導之間的關系較為復雜，且接觸的機會較多，存在不少借助關系網處理問題的狀況，漠視規章制度，導致辦公室工作中規章制度的失效。

（三）辦公室工作人員業務能力較低

由于辦公室需要處理的事物比較多，因此對各項管理工作進行了分類，各辦公室部門負責相應的工作，這就使得管理工作的專業性比較強，但一些辦公室工作人員的業務能力較低，對自身業務不熟悉[2]，極大的降低了辦公室管理水平。一方面新員工盡管對先進的管理知識有足夠的了解，但缺乏相應的工作經驗，業務處理上也不夠熟練，其工作效率比較低，管理知識也難以應用到實際工作中;另一方面老員工雖然工作經驗較為豐富，但由于時代的不斷更新發展，其自身原有的管理知識、管理模式等已較為落后，難以適應新時代的發展，因此對業務處理效率也產生了一定的影響。

二、企業辦公室工作的優化對策

（一）細化分工，明確責任

辦公室工作種類較多且較為復雜，每天需要處理大量的事物，為確保工作的高效性，需要做到對各項工作的合理分配，根據員工的不同情況安排到合適的崗位上，使其與崗位工作相匹配，滿足工作的需求。另外需要對各崗位的職責進行明確，使工作人員了解到自己應該做什么、應該怎么做，同時也避免了責任的相互推諉，通過細化分工的方式，使得每個工作人員都能充分發揮自己的才能，提升工作效率，使得辦公室工作更加有序。

（二）創新辦公室管理工作制度

隨著社會的發展變化，管理觀念也發生了較大的變化，在企業管理中，更注重對員工的人文關懷，在促進企業發展的同時，幫助員工搭建起實現自我價值的平臺[3]，使得員工能發揮最大的潛能。所以企業的辦公室管理制度需要進行相應的創新，結合企業的經營狀況及管理現狀，根據辦公室工作職責的差異性，制定相應的管理制度和細化管理制度，關注員工的個人成長，在實際工作中企業領導更要起到帶頭、引導重要作用，以身作則，按照管理制度實施管理和監督，幫助辦公室工作人員解決工作中的困難，提升辦公室工作人員對企業的歸屬感，促使其能夠更高效、有質量的完成本職工作。

（三）提高辦公室工作人員的專業素質

員工的專業素質是做好工作的前提，直接影響著工作效率及工作質量的高低。要想優化企業辦公室工作，就需要進一步提升企業辦公室工作人員的專業素質，使其能夠高效的應對復雜、繁瑣的事物。完善的員工崗位培訓制度，加強對辦公室管理人員專業技能的培訓，使其能夠處理好自身崗位職責內的相關工作，不斷的提升員工的工作效率;另外辦公室工作人員還需要掌握相關的管理知識[4]，定期組織員工學習最新的管理知識及管理模式，不斷的提升其工作能力;將管理人員的工作能力納入到績效考評之中，包括對工作態度、工作能力、專業素養等多方面的評估，一方面能夠提升辦公室工作人員的薪資待遇，另一方面也能不斷的督促工作人員不斷的學習，提升自己的工作能力，從而有效提升辦公室整體工作水平及質量。

結束語：

綜上所述，社會經濟的不斷發展，使得企業面臨的內外環境發生了較大的變化，企業辦公室作為企業核心機構，在企業內部與外部溝通之中有著至關重要的作用，因此為更好的應對千變萬化的市場環境，需要提升企業辦公室工作的水平，對當前工作中存在的問題，不斷的進行優化，提升企業的管理效率，從而確保且有在市場競爭中的競爭力。

參考文獻

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[2]柳艷波.優化企業辦公室管理工作的探討[J].現代企業文化，2018（23）：247-247.

[3]黃慧萍.關于辦公室工作精細化管理難點和對策分析[J].農村經濟與科技，2019（14）：243-244.

[4]余湘，岳娟娟.新時期企業辦公室行政事務管理的現狀及對策分析[J].知識經濟，2020，No.527（07）：98-99.

作者簡介：鐘瓊 （1979-11），性別：女，民族：漢族，籍貫：廣東信宜，職務：綜合辦副主任、黨群辦副主任，職稱：政工師，學歷：本科，單位：雷州湛墾農業發展有限公司，研究方向：政工創新工作思維 。單位所在省市郵編：廣東雷州524244

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