當前新形勢下人事檔案管理工作的優化討論

劉亞偉

摘要：現階段，隨著我國社會的不斷發展，科技的不斷進步，我國各個領域均得到了很好的發展。人事檔案能夠準確反映出每位員工的工作經歷、社會關系以及學習情況等基本信息，在人事管理工作中發揮著極為重要的作用。因此，用人單位要從根本上認識到人事檔案管理的重要性，采取有效的途徑不斷優化人事檔案管理水平，通過完善的人事檔案管理工作，為用人單位人才選拔提供檔案支撐，為企業的發展提供檔案服務。

關鍵詞：新形勢;人事檔案管理;優化

引言

人事檔案是個人經歷的工作實踐的歷史記錄，其記錄著個人的思想品德、業務能力、工作表現以及其成長過程的真實寫照。其是既能反映出個人的經歷、學歷及技術職稱，同時又能反映個人的社會關系及獎懲等情況的基礎資料。人事檔案管理既是一項政治性的工作，又是一項專業性的工作;既是一項服務性的工作，又是一項機密性的工作。其工作質量的好與壞，直接關系到整個單位的工作效率與質量，是衡量一個單位工作的重要條件之一。

1人事檔案管理工作中的不足

1.1沒有給予現代人事檔案管理足夠的重視

相對而言，人事檔案管理工作具有較強的枯燥性，有關人員對人事檔案管理工作認識不充分，與其他部門檔案管理工作的性質與業績不同，致使管理人員出現消極的情緒。部分企業領導也未注意到人事檔案管理工作開展的重要性，因為檔案管理技術性不強，只是單一地整理文件，記錄文字，因此，致使諸多企業領導忽略人事檔案管理工作，讓人事檔案管理工作水平停滯不前。

1.2管理制度相對落后

當前，隨著人事制度的不斷深化和改革，人才的流動性更加的頻繁，單位選拔人才的手段和使用人才的手續得到了不斷簡化。但由于傳統的人事檔案管理中有“任何人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”規定，致使個人的檔案得不到及時的補充、存檔和修正，這種形式大大的阻礙了人才的流動以及檔案的完整性。這種情況的出現，容易導致人才在調崗、“跳槽”、再就業時由于檔案的不完整性從而影響人才的正常工作秩序。同時，也容易出現虛假檔案，個別人員為謀求更好的個人利益，弄虛作假，還有相關人員會通過偽造檔案來實行打擊報復，給職工群眾帶來了極大的傷害。這種現象的發生，嚴重影響了檔案制度的嚴肅性、準確性和唯一性。

1.3檔案管理人員專業能力不足

檔案管理人員的專業能力決定著人事檔案工作進行的深度與廣度，人事檔案內容貫穿過去與未來，應用涉及生活工作多個方面，記錄大量個人重要信息，對使用及保密性具有較高要求。人事檔案的特殊性以及近幾年不斷提高的重要性需要檔案工作者具有較強的專業業務能力。計算機信息化發展的逐漸深入對檔案工作者計算機技術方面的能力有了新的要求。當前的檔案管理人員工作仍以傳統經驗為主，遵照檔案管理理論知識工作。在管理方式上缺乏探索精神，信息技術專業素養不足，檔案管理人員的不穩定性及檔案工作對年輕人不強的吸引力影響著人事檔案工作的深入開展。

2新形勢下人事檔案管理工作的優化路徑

2.1提高對人事檔案管理工作的重視程度

企業人事檔案是每位員工資歷的重要證明，是選拔人才的有力憑證。企業人事檔案管理工作能夠提升企業人力資源競爭力，助推企業持續穩定發展。在企業運行的過程中，企業不同工作崗位分工日漸明確，效率也不斷提升。企業人事管理部門也要與時俱進，充分認識到人事檔案管理工作的巨大價值，提高對人事檔案管理工作的重視程度，運用科學的管理方法不斷提高人事檔案管理工作的效率和質量，全力維護人事檔案的準確性和完整性。

2.2不斷完善檔案管理制度

在新時代背景下，想要有效提升人事檔案管理質量，企業應對人事檔案管理制度進行不斷完善。人事檔案管理制度需要結合《人事檔案管理法》，遵循國家頒布的法律規定，進而有效提升人事檔案管理的法制性、程序性、標準性。在實際工作中，需要嚴格根據管理活動程序實施，把人事檔案管理工作的責任落實到人頭上，強化責任連帶作用，使檔案管理人員之間可以相互監督，進而有效提升其綜合素質和政治覺悟。如果發生違法亂紀的問題，需要嚴厲懲罰，對其法律責任進行追究。此外，企業可以創建人事檔案管理系統，把人事檔案管理和信息技術進行充分融合，進而有效提升人事檔案管理工作的質量和效率。

2.3檔案管理人員業務能力提升

人事檔案中不同時間段的材料具有其時代的特殊性，需要檔案管理人員熟悉人事檔案使用期間的相關政策要求及變動，檔案管理人員自身專業性應該得到重視，人事檔案材料收集，檔案審核，檔案查詢使用等都是檔案管理人員應該關心的，人事檔案管理人員應針對人事檔案工作涉及的常規方面開展深入交流學習，同時結合實際與未來發展方向推陳出新，檔案工作人員隊伍應吸納新鮮血液，通過經驗與技術的結合，更好地順應當前時代發展，推動人事檔案整體工作的發展。檔案管理人員在提升自身業務能力的同時，也應該重視后續工作人員的培養，尤其是在檔案工作交接過程中，涉及交接的雙方檔案管理人員不應僅僅關注檔案數量等基礎問題，還應對涉及檔案材料中的政策變動導致的歷史問題進行詳細對接，使后續工作開展順暢，減少由于管理人員變更信息斷層造成前期檔案問題無法解決，加大后續工作量的情況發生。

結語

人事檔案管理工作的重要意義不言而喻，重視人事檔案管理工作的進行與改進是必行之義。從目前的情況來看，人事檔案的管理工作仍然存在著很多問題亟須我們解決，但是，通過研究與探討，這些問題都將會被逐個擊破，人事檔案管理這項工作將會發揮其更好的作用。

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