信息化時代下會計電子檔案的管理與使用

摘要：全國檔案事業發展“十三五”規劃明確提出，要實現以信息化為核心的檔案管理現代化。隨著信息化快速發展，電子發票等電子會計憑證的普及、財務共享中心的發展等，電子檔案在會計檔案的分量越來越重。目前很多企業對電子檔案仍未引起足夠的重視，甚至對這種電子化保存檔案的方式尚未接納。文章將從會計電子檔案的特點出發，探討目前仍存在的問題，提出信息化時代下會計電子檔案體系完善化的一些對策，期待為會計檔案的管理更加高效便捷。

關鍵詞：信息化時代;會計電子檔案;管理與使用

引言

隨著現代信息技術的發展，電子發票、電子行程單等電子會計憑證的逐漸普及，使得電子會計檔案保管扮演了越來越重要的角色。電子會計憑證作為會計檔案的新生形式，檔案保存的安全性、檔案數據的真實性以及檔案數據的保密性等一系列問題需要未能引起足夠的重視，并采取完善的措施。

一、實行電子會計檔案管理的重要意義

一是有利于單位各項事業的開展。傳統的會計檔案管理模式相對落后，已經對會計檔案管理工作產生不利影響。而實行電子會計檔案管理，則可以通過對電子會計檔案的分析研究，為單位提供更加準確、真實、詳細的數據信息，從而為單位決策提供重要參考標準和依據，進而為單位的各項事業發展提供有力支撐，促進單位的快速健康發展。二是有利于節約資源，節省財政支出。會計工作本身涉及大量的財務報表、報銷憑證之類的內容，部分工作會有月報、季報、半年報、年報之類的，會產生大量的會計檔案，打印各類會計檔案不僅僅需要浪費大量的紙張，還需要消耗大量的打印機耗材、電等，浪費大量的資源和經費開支，同時還會造成環境污染。實行電子會計檔案管理，則可以有效避免打印過量的紙質會計檔案，既環保，還能有效地為單位節約各種資源，節省財政開支。

二、信息化時代下會計電子檔案的管理與使用

2.1 完善賬務系統

隨著信息化時代的快速發展，電子商務不斷推進，各單位應加強自身信息化建設，根據當前電子會計憑證入賬需要，完善賬務系統。對于電子發票真偽，可與國稅局發票驗真平臺進行系統對接，并通過發票要素對比進行驗真，確保發票的真實性，同時系統要對發票編碼等關鍵要素進行記錄儲存對比，便于對重復報銷電子會計憑證進行預警。

2.2 建立并完善電子檔案系統

各單位應建立電子檔案系統，便于電子檔案的歸檔與保管。應構建安全體系，通過權限控制機制，對不同數據設立不同權限等級，提高監督和核實效用;電子檔案數據由專人保管，專人負責，會計電子檔案生成的檔案數據存儲及借閱設為只可讀不可修改格式，只有管理員才有權限進行管理。會計檔案電子化管理，還需要注意檔案數據的保密性，對于需要保密的檔案資料，要注意與互聯網隔斷，防止互聯網黑客入侵以及互聯網網絡病毒侵害，以免造成檔案數據被盜取。對接入互聯網的電子會計檔案，要安裝防火墻、網絡防護設備等方式提升會計檔案安全，防止網絡攻擊，以保障電子會計檔案正常管理與使用。電子會計檔案因有兼容性、通用性、易識別性，保證在不同時期數據兼容性以及使用的便捷性。同時應做好電子檔案的備份工作，防止檔案因介質消磁數據無法讀取或人為破壞等情況。

2.3 加強領導重視，增加在電子會計檔案管理經費投入

會計檔案的重要性決定了會計檔案工作理應受到單位領導的重視，各單位領導要提高對電子會計檔案管理工作的重視程度，不斷強化檔案意識，認識到會計檔案電子化管理的重要性，從而加大對電子會計檔案管理的資金投入，為電子會計檔案管理提供必要的設施設備，加大在電子會計檔案技術方面的經費支持。

2.4 健全管理制度，加強安全防范

在云會計環境下，電子會計檔案管理的基礎和關鍵在于建立健全管理制度。首先，相關單位需要努力健全會計檔案電子化管理的內控制度，做好電子會計資料的保管、借閱、接收、備案等工作。同時，還要周期性地對管理系統內的會計檔案進行備份，防止資料丟失，提高企業財務風險防控能力。其次，相關單位需要周期性地對財務系統進行維護和病毒檢測，警惕惡意攻擊。例如，檢查電子會計憑證中電子簽名的準確性。最后，相關單位要完善安全監察機制，定期核查和監管，必要時提前制定應急措施，確保突發情況下公司有所準備，加強電子會計檔案管理過程中的風險應對能力。

2.5 強化責任意識，加大宣傳力度

在云會計背景下，針對管理層和檔案管理專職人員職責缺失問題，需要從以下兩方面抓起。一方面，通過獎懲方式強化管理者和電子會計檔案管理人員的責任意識，使其主動改善原有管理理念和管理方式，不拘泥于紙質會計檔案的管理模式，通過互相監督有效落實電子會計檔案管理工作。另一方面，通過新媒體平臺推廣相關信息，同時加強電子會計檔案管理人員的專項職業技能培訓，加大宣傳力度，提高管理層和檔案管理人員對會計檔案電子化管理工作的關注度，確保檔案管理人員切實做好電子文件歸檔、存儲和后續管理工作，提高會計檔案電子化管理的效率和質量。

結束語

社會的迅速發展、科技的不斷更新，大數據時代會計行業步入信息化進程，會計電子檔案的管理也應該向更好更快方向發展。發展會計檔案電子化進程中，也應重視會計檔案管理中存在的問題，完善管理制度，從而使會計檔案在確保質量的基礎上，利用現代化電子手段來提升檔案利用率，為企業決策提供科學依據，減少企業對會計檔案管理的開支，為企業持續發展提供強有力支撐。

參考文獻：

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作者簡介：

袁升凱（1973—），現任南沙國際金融島（廣州）有限公司財務經理，注冊會計師、注冊資產評估師。

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