J單位業務接待內部控制建設探析

葉冰 鄧茗丹

[摘? ? 要] J單位的業務接待內部控制建設，是為避免業務接待被人為操作，出現掛羊頭賣狗肉的行為，變成單位領導徇私舞弊、變相福利的藏身之所。J單位為加強內部控制，完善業務接待內部控制，從業務接待系統建設開始，賦予系統各項功能，制定業務接待流程，并設置相應的運行和維護措施，保證J單位的業務接待內部控制能真正為單位堵住針尖大的縫隙，提高單位的管理水平，降低單位的內部控制風險，為有業務接待內部控制建設需求的單位提供借鑒和參考。

[關鍵詞] 業務接待;內部控制;措施

0? ? ? 引? ? 言

2020年5月24日下午習總書記在湖北代表團參加審議時強調，針尖大的窟窿能漏過斗大的風。總書記在疫情防控上的擔憂引申到單位的內部控制建設中，即是：針尖大的內部控制缺陷亦能給單位帶來巨大的損失。業務接待工作看似不起眼，卻是內部控制中的風險點、敏感點，也是逢檢必查的重點工作之一。如何能讓單位的業務接待經得起檢查，各單位一直在實踐中不斷地探索。隨著國家監察法的實施，督促各單位對各項政令的嚴格執行，不斷更新業務接待的標準和政策，嚴控業務接待人數，陪餐人數，用餐標準等項目。當遇檢查時，每個單位都需要經歷“查賬—翻賬—自查”的流程，每次都需要耗費大量的人力物力。由于政策變化頻繁、檢查頻繁，令相關經辦人員苦不堪言。為肅清工作紀律，嚴防風險漏洞，結合J單位的實際情況，完善業務接待內部控制。從業務接待系統建設開始，梳理業務接待流程，設置業務接待運行維護保障措施。期待利用業務接待內部控制建設完善單位內部控制制度，提高單位內部控制管理水平，降低單位風險。目前，諸多研究表明業務接待存在人為因素，存在掛羊頭賣狗肉、套取資金的行為，期望本研究為有業務接待內部控制建設需求的單位提供實踐的依據。

1? ? ? 業務接待內部控制建設的研究意義

1.1? ?運用系統建設，提高工作效率，避免人為因素干擾

通過業務接待內部控制系統可完成查閱、更新功能。不僅能定期更新國家相關標準，進行自我風險篩查，還能提供資料下載和打印，匯總查詢等功能。便于查賬，方便審計和各項檢查，做到嚴控風險。選擇系統時，應選擇只要操作便會留下痕跡的系統，避免人為因素干擾。

1.2? ?完善內部控制，提高管理水平，降低內部控制風險

業務接待內部控制建設運用制度建設堵住針尖大的風險漏洞，做到風險無縫可鉆。設置與業務接待匹配的制度，彌補風險漏洞，完善單位的內部控制，提高管理水平，降低單位內部控制風險。

1.3? ?運用隨機監督抽查機制，避免掛羊頭賣狗肉、套取資金的行為

在業務接待內部控制運行過程中，運用隨機抽查機制，避免采購A食材，送的是B違禁食品，真正做到實事求是，杜絕掛羊頭賣狗肉和套取資金的行為。

1.4? ?提高業務接待透明度

業務接待工作一直受到審計、紀委、監察等部門的高度關注。通過業務接待內部控制建設增加工作的透明度，方便接受各單位的監督和檢查。通過系統能清晰查詢各次接待人員，陪餐人數，用餐限額，審批、接待、公示等各項情況。

1.5? ?形成數據資產，積少成多，便于分析

業務接待內部控制建設能為單位留下寶貴的數據財富，形成無形資產的同時，便于單位自我檢查和風險預判。運用該系統數據的沉淀，能對前期形成的數據進行事后分析，能及時發現業務接待中的風險點和問題，及時改正。

2? ? ? 業務接待內部控制建設的運用

2.1? ?業務接待內部控制系統建設實際操作

系統建設包括：系統選擇、系統設置、系統運用等。系統選擇應選擇透明度高、設計嚴密、任意操作會留下痕跡的系統。這樣的系統能做到防微杜漸，從根本上消除篡改。通過系統設置菜單及價格維護，物品不得出現煙、酒、鮑魚等違禁品。設置標準更新，運用分段處理，確保更新時點前后數據分段處理。設置數據篩查，運用唯一關鍵字，篩選需要的數據。設置發起支付，對符合支付條件的物資采購發起支付。設置系統管理員，賦予系統維護、查詢系統數據庫權限，及時更新各項標準，保證接待標準的時效性。設置任何操作均留下痕跡，禁止任何人篡改系統數據庫。設置接待限額功能，自動生成用餐總人數及接待費限額。

公式如下：業務接待限額=標準限額×（接待人員數量+陪餐人員數量）。業務接待限額生成流程如圖1所示。

2.2? ?業務接待內部控制系統運行流程

如圖2所示，業務接待單位運用接待功能，上傳含接待和陪餐人數的接待方案進行申請。行政辦公室負責接待申請審核及審批，審批后流程進入行政辦公室接待流程。由備餐人員根據審批后的接待申請在限額內備餐，不得出現超標、超綱、違禁菜品。接待完畢后由申請單位確認用餐費用并發起支付流程，由資金支付中心發起內部支付及外部支付，內部支付由接待申請單位付款給行政辦公室，外部支付由行政辦公室賬戶根據財務對有無超標、違禁物品等的審核結果發起外部支付，由資金支付中心支付給供應商。

2.3? ?業務接待內部控制運維措施

2.3.1? ?建立數據備份機制，保證數據安全

為保障業務接待系統的正常運轉，防止數據丟失，建立業務接待系統數據的正常儲存及備份，保證數據安全。

2.3.2? ?建立業務接待內部控制系統使用手冊，制定相關制度

針對業務接待內部控制系統制作使用手冊，詳細介紹操作步驟和操作流程，下發至每一個有接待業務的單位。為保障系統順利運行，對系統的運用在內部控制制度中做出明確的要求，跟單位績效掛鉤，保障執行力。在業務接待日常工作中，根據不斷發現的問題，及時補充業務接待內部控制制度，完善單位的業務接待內部控制。

2.3.3? ?建立業務接待信息披露機制，定期公開，接受監督

為使業務接待工作更加透明，應選擇在單位的內部宣傳窗口對近期的業務接待事項進行張榜公示。定期公開業務接待明細，使業務接待工作透明化，供相關部門監督。也可在單位的預決算編制過程中增設業務接待詳情披露報表，制定業務招待費披露細則，披露業務招待費的詳細情況。

3? ? ? 結? ? 語

J單位業務接待內部控制建設主要包括系統的選擇、設置、運行流程和運行維護保障措施等內容，通過更新標準，完善制度，公開明細等手段使J單位的業務接待接受公眾的監督。通過業務接待內部控制建設能肅清接待工作中的不正之風，倡導清正廉明的社會效應，有助于黨風廉政建設工作。業務接待內部控制建設提高了接待工作透明度，便于單位自查及接受內外部審計的監督檢查，能提高單位的管理水平，降低單位的內部控制風險，為單位彌補風險漏洞。期待J單位的業務接待內部控制建設能為行政單位、事業單位、大型國有企業等有業務接待內部控制建設需要的單位提供借鑒和參考。

主要參考文獻

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