新形勢下高職高專院校檔案管理數字化發展分析

吐遜江?阿布來提

摘 ?要：本文簡單分析了檔案管理數字化的基本原則，并強調了新形勢下高職高專院校檔案管理數字化的現實價值。在此基礎上，結合筆者的實踐經驗，提出了搭建綜合檔案資源管理管理信息化平臺、設定合理的管理要求、實施檔案信息的備份管理等新形勢下優化高職高專院校檔案管理數字化建設的主要路徑，旨在推動高職高專院校檔案管理數字化建設的加速與提質。

關鍵詞：新形勢;高職高專院校;檔案管理;數字化建設

一、檔案管理數字化的基本原則分析

在展開對檔案資源的數字化管理工作中，需要遵循的主要原則如下所示：第一，同步檢查檔案實體質量，確保數字化成果的真實、完整。第二，積極引入先進的數字技術，確保數字化成果的長期有效、數據兼容和安全遷移[1]。第三，重點落實有效的保護措施，確保檔案實體及數字化成果的安全。第四，確保檔案實體與數字化成果間的有機聯系。對于高職高專院校而言，在展開實際的檔案管理數字化建設中，還要充分考量院校本身的檔案管理工作水平與需要，保證檔案管理數字化建設貼合高職高專院校實際，整體規劃與工作策略具有極高的可操作性。

二、新形勢下高職高專院校檔案管理數字化的現實價值分析

新形勢下，檔案管理工作必須要進一步升級，實現檔案資源調取提速、保存容量擴大等等。為了實現這一目標，推行檔案管理數字化建設是必然選擇。在高職高專院校中，落實檔案數字化管理的優勢主要集中在以下幾方面：第一，檔案管理效率的提升。由于選用信息化的管理方式，所以可以結合關鍵詞完成對數字化檔案資源的迅速調取，實現檔案管理工作效率與質量的提升，也可以達到資源互通共享的效果。第二，檔案信息安全性提升。由于在相應平臺內普遍設置權限管理以及信息加密，所以出現檔案信息隨意篡改、泄露等問題的概率更低。第三，檔案服務升級。方便高職高專院校內的教師、學生結合現實需要迅速查找檔案信息。

三、新形勢下優化高職高專院校檔案管理數字化建設的主要路徑探究

（一）搭建綜合檔案資源管理管理信息化平臺

第一，人事檔案信息化管理平臺。出于對技術成熟度以及檔案資源安全性的考量，在高職高專院校推行檔案管理數字化建設的過程中，可以利用“以自主數字化為主、外包服務為輔”的工作理念，搭建人事檔案信息化管理平臺。在人事檔案信息化管理平臺的支持下，能夠實現高職高專院校內所有干部人事檔案資源、年度考核表等材料的數字化，推動高職高專院校人事檔案管理工作不斷向著標準化、規范化的方向發展。

第二，學生檔案數據庫。除了要對干部人事檔案展開數字化并搭建起相應的數字化管理平臺之外，高職高專院校還需要積極推行對學生檔案的信息化管理，即結合現實要求搭建起學生檔案數據庫。在此過程中，要重點落實對學生的高中檔案、入學登記表、畢業生登記表、學年鑒定表、體檢表、入團志愿書、獎學金申請表等檔案信息的數字化[2]。在此基礎上，還要結合學生檔案數據庫的建立配套引入學生檔案查詢系統，方便相關教師、學生等對學生的檔案信息進行線上查詢。

第三，高職高專院校檔案室網站。在條件允許的情況下，要在完成高職高專院校干部人事檔案與學生檔案信息化管理系統搭建的基礎上，形成高職高專院校檔案室網站，并在其中開設檔案工作動態、在線查詢、資料下載等功能單元，為高職高專院校教職工、學生提供更為便捷、多樣化的檔案服務。

需要注意的是，在高職高專院校展開檔案資源管理的數字化建設工作中，應當著重提取使用較為頻繁、更加重要的檔案資源優先展開數字化處理。實踐中，可以優先對黨群、行政類，以及錄取、學籍、畢業等利用頻繁的檔案數字化，降低相關工作人員現實工作壓力的同時促使高職高專院校檔案管理數字化、信息化建設工作的效率提升。

（二）設定合理的管理要求

檔案管理的數字化在當前剛剛起步發展，所以需要一定要求、制度進行指導與約束，以此保證檔案數字化管理工作更加規范且具有現實價值，避免檔案管理數字化建設流于形式?；谶@樣的要求，就必須要提前設定相對合理且高度可行的檔案數字化管理要求，包括檔案管理數字化建設的總體方案、技術線路、工作方法等等，以此保證檔案管理數字化建設不斷向著系統化、流程化、標準化的方向發展。通常情況下，在檔案管理工作中，相關人員需要完成的工作任務主要包括檔案資源的收集與整理、歸檔、信息處理與保存、檔案備份、成果管理等等，因此需要針對這些流程分別設定工作要求與操作規范，特別是要配套形成檔案數字化管理各個環節的安全保密機制與工作制度，以此達到保護高職高專院校檔案信息安全性的效果。實踐中，應當參考對檔案數字化管理各個環節的記錄，結合現實操作確定出檔案管理數字化建設以及配套管理制度中存在的不足之處，并以此為參考不斷優化調整、規范管理要求。

新形勢背景下，高職高專院校檔案管理人員必須要進一步轉變觀念，不斷提高認識，深入理解數字化建設利于檔案檢索查詢便捷高效，并以此為基礎確保檔案數據安全和有效利用;在實際的管理工作中，要根據歸檔年代區別對待，既要保證檔案的歷史性特質，又要適應現代化管理的要求。

（三）實施檔案信息的備份管理

為了強化檔案信息安全性，除了要在相應信息化管理系統內引入信息安全防控技術，如加密技術、權限限定技術等等之外，還需要落實對高職高專院校檔案信息資源的備份管理。在實際的工作中，針對所有經過驗收且檢查合格的完整檔案信息，均需要引入及時的備份處理。通過這樣的方式，能夠避免因為硬件損壞等一系列原因引發檔案信息丟失所造成的嚴重后果。

實踐中，出于對維護檔案數據信息安全性的考量，不僅需要在高職高專院校檔案管理信息化系統服務器中上傳檔案資源信息，還應當依托“在線+離線”混合的方式對這些檔案信息進行多套備份處理，同時還需要引入異地保存。在完成備份檔案數據信息的上傳后，相關工作人員必須要及時檢查、判斷這些備份檔案信息是否可以正常打來，以及其中包含的數據信息是否完整、整體檔案文件數量是否精準等等，保證在需要使用時可以迅速調取相應檔案信息。完成檢查后，要求對這備份檔案設定格式統一的標簽，方便后續查找與調取。

（四）其他

第二，把握重點，以檔案展覽服務學校中心工作。高職高專院校的檔案室應當積極舉辦有關于學校檔案的主題宣傳周系列活動，以圖文并茂的方式展示建校之初至今保留在高職高專院校內的珍貴辦學歷史資料，進行檔案資料展覽，豐富新形勢下檔案服務內容。在此過程中，可以積極結合“6·9國際檔案日”等重要時間節點，由檔案室舉辦多樣性的檔案專題展覽活動。

第二，積極聯合區域院校、合作院校等展開經驗交流，推動高職高專院校檔案數字建設工作的進一步升級[3];定期組織相關檔案管理人員的專業培訓，促使其更加適應檔案管理數字化建設。

第三，強化全院師生員工檔案意識，建設一支熱愛檔案事業、業務技能水平高、執行有力、富有創新精神的檔案工作隊伍，提升高職高專院校檔案管理水平。

總結：

綜上所述，新形勢背景下，高職高專院校推行檔案管理數字化具有極高的現實價值。在明確數字化管理基本原則的條件下，通過搭建綜合檔案資源管理管理信息化平臺、設定合理的管理要求、實施檔案信息的備份管理等策略的落實，深化了檔案管理數字化建設，實現了高職高專院校檔案管理工作的升級。

參考文獻

[1] 金滿銀.新形勢下高職高專院校檔案管理數字化發展的思與行[J].機電兵船檔案，2021（03）：48-50.

[2] 楊曉文.高職院校檔案管理數字化轉型升級路徑研究[J].江西電力職業技術學院學報，2021，34（01）：49-50.

[3] 錢坤.“雙高”建設下高職院校外國留學生檔案管理研究——以楊凌職業技術學院為例[J].陜西教育（高教），2021（01）：75-76.

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