城市建設檔案的信息化與數字化研究

馬 嚴

（紅河州工程質量監督管理站，云南 紅河哈尼族彝族自治州 661100）

隨著城市建設與經濟建設的快速發展，帶動著規劃與建設工作的增加。實際工作的推進，離不開各類信息資源的支持，尤其是城建檔案。其在社會管理和提供公共服務以及保障城市生產生活秩序等方面，起到的作用日益突出。近年來，各地區積極推進城市建設檔案的信息化與數字化建設，取得了不錯的成績，形成可參考借鑒的經驗。

1 案例概述

以某城建檔案信息化與數字化建設項目為例，經過多年建設，工作取得了階段性成果，整理如表1所示。從社會管理與公共服務提供等方面分析，使用信息化技術與數字化檔案，為更多的服務對象提供服務，為城市建設管理提供強有力的支持。不僅提高了城市建設檔案管理工作效率，保障檔案的安全性，還能夠促使檔案利用服務水平得到提高，切實方便群眾。現結合建設實踐，總結具體方法。

表1 檔案信息化與數字化的建設成果

2 城市建設檔案的信息化與數字化建設實踐

2.1 組織開展數字化掃描工作

檔案現代化建設實踐中要圍繞數字化掃描工作，例如城建檔案綜合業務以及地下管線檔案管理等內容，積極推進信息化與數字化建設工作的開展。對早期的檔案資料進行數字化掃描，包括紙質資料和照片等，做好清晰地劃分，形成不同的類型，規范填寫檔案號，保證檢索工具齊全且完整。采取數字化掃描技術，完成檔案資料的處理，促使檔案數字化率超過90%。利用城市檔案管理系統，使用者可以在線查檔和調閱，促使檔案查詢率得到有效提高，檔案現代化建設取得不錯的成效。

2.2 做好城市發展記錄

城市建設檔案管理實踐中，要注重檔案的收集。將歷史瞬間以檔案的形式定格，為檔案資源利用提供支持與保障。圍繞近年來城市建設的重點工程，包括生態治理項目與棚戶區改造等[1]。一般來說，拍攝紀錄片需要花費一定的成本，部分小城市的城建檔案管理機構基本達不到自己拍攝城市變化紀錄片，部分選擇讓有條件建設單位或施工單位提供航拍素材，例如中鐵中鋁等。整體來說，分為以下形式：城建檔案管理機構組織拍攝剪輯；或讓有條件的建設單位、施工單位提供航拍全景圖照片或錄像，城建檔案管理機構收集整理形成專題紀 錄片。

2.3 加速數字城建檔案異地備份

為貫徹落實國家檔案局提出的“重要檔案數據異地備份制度”的要求，有效利用檔案保管條件，充分保障重要檔案數據的完整與安全，防范各類自然災害和突發事件對重要檔案數據造成的危害。某單位自2016年起與昆明市城建檔案館達成異地備份協議，將館藏城建檔案數據異地備份到該館。采取此類措施與方法，強化對檔案資源的管理，對有效應對突發事件以及自然災害等，起到積極的作用，既能夠保障檔案資料的安全，也可以為應急處理提供支持。檔案管理實踐中要合理安排人力資源，促使各項管理工作扎實落地。

3 城市建設檔案的信息化與數字化推進策略

3.1 編制完善的工作標準

從推進檔案管理信息化與數字化建設的角度分析，編制完善的工作標準，促進管理工作的創新與優化，能夠起到重要的作用。以某城市建設檔案管理中心為例，為促進檔案大數據價值的發揮，推動城市規劃與建設，提高城市管理水平，適應檔案工作網絡化與信息化以及數字化要求，編制了《城市建設檔案信息數據采集標準》，上報給相關組織獲得了批準。實施嚴格的采集標準，整合現行的城市建設檔案信息數據采集標準與管理辦法等，提出符合實際需求的依據與規范，促使城市建設檔案管理工作規范化開展與落實。

3.2 加大建設投入力度

實現城市建設檔案現代化目標，做好信息化與數字化建設為重點內容。實踐中要面向建設需求，加大建設投入力度，逐步推進建設任務。以某城市建設檔案中心為例，為了加速落實建設工作，強化電子檔案以及聲像檔案收集以及規范化管理，自2011年開始，陸續購置了服務器、工作站、圖紙掃描儀、高速掃描儀、平板掃描儀等設備。為檔案信息化管理與數字化服務的實現，提供軟硬件支持。通過配置專業的服務器以及工程掃描儀等設施，積極開發城建檔案存儲管理軟件，搭建3D虛擬庫房，完善基礎設施，促使城市建設檔案信息化與數字化服務得以實現。使用的城建檔案綜合管理系統，開發了功能模塊，覆蓋建設工程報建、檔案鑒定和保管以及查詢等各個方面，對電子文件以及實體檔案等實施著錄管理，使得檔案資料“活起來”，為使用者提供支持與保障，促使城市建設檔案利用率得到提高。

3.3 創新檔案使用方法

區城市建設檔案館在上級部門的幫助下，通過前期的全面準備，逐漸開通網上查檔功能。查詢者通過實名登錄系統，例如省政務服務網等，能夠查詢到房屋的相關信息，例如建設單位與地質等。需要注意的是，查詢者需要上傳房產證與購房合同等來驗證身份，保障檔案的安全。通常來說，查詢審核通過后的1個工作日內會獲得檔案資料。圍繞“最多跑一次”目標，積極推進落實城市建設檔案信息化建設，促進檔案公共服務現代化與數字化，走進群眾，打通最后一公里，為群眾提供一站式服務。圍繞當前城市建設檔案使用情況，梳理面臨的技術挑戰與問題，通過技術創新與升級，提出改進與優化的措施，提高檔案資源利用率，切實保障檔案的價值實現[2]。

3.4 提升檔案服務水平

城市建設檔案的需求不斷增加，涉及相關部門與群眾，若想促使檔案利用需求得到滿足，要注重提升檔案服務水平，積極探索服務模式，創新服務手段，提高檔案資源的價值，創造更多的效益。這需要檔案管理資源能夠樹立創新意識，圍繞信息化與數字化方向進行研究與探索，提出更有力的手段，促使城市建設檔案管理與使用水平得到提高[3]。

4 結語

綜上所述，城市建設檔案管理實踐中充分發揮信息化與數字化技術手段的價值，促進檔案管理得到優化，有著重要的意義。文中結合實踐提出編制完善的工作標準；做好建設需求的分析；加大建設投入力度；做好檔案基礎工作；創新檔案使用方法等建議，共享給相關人員參考借鑒。