政務云環境下機關檔案管理系統設計

郝麗欣

（山西省高速公路綜合行政執法總隊（交通運輸綜合行政執法局），山西 太原 030006）

在2018年，我國檔案局就頒布機關檔案管理的相關政策強調，運用數字化技術進行檔案管理已成為政府實施管理以及服務的關鍵性工作內容，機關單位也要完善數字化制度體系，互聯網的有效運用可以說是機關檔案管理發展的必然趨勢。通過政務云平臺雖然能夠在一定程度上實現檔案的信息化管理，但是，在實際開展管理工作的過程中，政府部門也暴露出了一些比較現實的問題，如各自為政、建設目標不一致、數據整合手段不合理等，使得財政損耗、重復建設等問題頻頻發生。構建機關檔案體系管理架構，制定統一性原則，從而有效改善檔案數據管理的零散性的問題，并對各單位政務云平臺進行科學的優化、調整，實現資源共享，為政府單位降低財政消耗，切實提升政府檔案管理效率。

1 系統框架設計

1）系統設計原則。（1）科學性原則。該原則主要指在云環境下對檔案實施信息化管理一定在遵守的相關原則，也充分展現了檔案信息管理的獨特性。機關檔案管理體系的搭建，不僅要明確具體的崗位責任，建立完善的制度流程以及嚴格的人員管理策略，還不能忽略政務云環境下檔案資源所屬單位的不集中性。所以，在實施中，要更加重視機關檔案管理系統的科學管理。各單位也要對本單位的檔案實行共享策略，這既需要完善的管理流程，也需要技術作為支撐。（2）系統性原則。機關部門的相關檔案管理人員要摒棄以往的舊觀念、舊思想，組織起檔案管理的專門隊伍，提升整體規劃的能力，形成跨部門協作的溝通渠道。采用云環境對檔案進行管理不是簡單的工程，只要站在宏觀的層面進行科學的學習，才能有效提升檔案管理的能力。也就是說要實現檔案的信息化管理，就必須具備健全完善的相關制度，完成資源地跨系統整合。

2）系統總體框架。在我國大力推廣政務云的過程中，要充分重視機關局域網對檔案管理的實際要求和我國對數字化管理檔案的最主要流程，我們設計了一個3平臺+4中心的檔案管理體系。（如圖1）

2 系統主要功能

1）個人中心。該系統主要涵蓋合作管理、資料查閱、收藏管理、功能增設等。（1）合作管理：主要是對一些代辦信息和數據流程以及用戶手中沒有完成的待審單據，使用者可以合作開發，可選擇繼續完善也可發起協同。（2）資料查閱：能夠更好地幫助使用者查詢檔案類別中的刪改和新增檔案信息。（3）收藏管理：和瀏覽器的收藏功能相似，在進行檔案查詢時可以將自己認為比較重要的信息進行收藏，方便下一次的查找。（4）功能增設：不同的使用者能夠對登陸信息進行修改，對內容進行自定義設置等。

2）檔案收集。檔案收集包括采集與整合、文件傳輸、整理檔案、離線錄入功能。（1）采集與整合：其主要是將所有的檔案信息進行臨時集中存放的系統。（2）文件傳輸：在檔案信息較多的情況下，要采取批量導入，并通過文件傳輸功能將準確的檔案信息上傳到平臺系統當中。（3）整理檔案：將單位各部門工作和兼職人員所提供的檔案信息進行整合，存儲于系統中。（4）離線錄入：針對一些偏遠無網絡信號的區域的用戶下載一個完整的數據壓縮包。實現資料的理線查閱。

3）檔案管理。檔案管理包括檔案著錄、借閱利用、檔案統計、移交接收、檔案編研、庫房管理功能。（1）檔案著錄：檔案正式庫，主要是用于存儲歸檔后的檔案信息。（2）借閱利用：對檔案實體的借閱申請進行登記并審批，對到期借閱記錄進行提醒，并提供到期歸還和續借功能。（3）檔案統計：包括館藏統計、自定義統計、年報管理等功能。（4）移交接收：包括移交管理、接收管理以及移交接收統計，用來統一管理每個用戶自己發起的移交單信息并管理該用戶權限范圍內可以接收地或已經接收的移交單數據。（5）檔案編研：檔案編研是檔案部門根據館藏檔案和社會需求，在研究檔案內容的基礎上，編寫參考資料、匯編檔案文件、參與編史修志、撰寫論文專著。（6）庫房管理：包括3D庫房、檔案保管、檔案銷毀功能。

4）檔案利用。檔案利用包括全文檢索、分類檢索、編研成果功能。（1）全文檢索：通過全文檢索可以檢索條目信息、電子文件信息，并且能夠對檢索結果提出申請利用。（2）分類檢索：一種基于目錄樹的數據檢索方式，可以在選定的業務中跨庫檢索信息資源。（3）編研成果：通過查看編研文檔功能來查看檔案編研管理和檔案專題編研中生成且發布了的編研文檔。

5）系統管理。系統管理包括全宗維護、機構用戶、權限維護、業務維護、工作流維護、利用維護、電子文件管理、數據安全、系統監控以及其他管理功能。（1）全宗維護：定義使用檔案系統的所有全宗單位的模塊，系統支持多全宗。（2）機構用戶：用來設置組織的機構層次及管理機構下的用戶，用標準的樹結構顯示。（3）權限維護：包括角色管理、功能授權、數據授權、接收權限、表單授權、按鈕授權功能，通過集成系統促進平臺的功能實現。（4）業務維護：包括分類庫維護、元數據維護、分類結構維護、結構模板維護、主題詞維護、報表維護、庫房維護、文件歸檔配置功能。（5）工作流維護：包括工作流管理和表單管理功能。（6）利用維護：包括借閱模板設置、索引庫管理、全文詞庫維護、關鍵詞維護、同義詞維護功能。（7）電子文件管理：包括格式注冊、文件服務器和運行監控功能。國家安全保密性單位不允許使用FTP協議，而允許使用HTTP協議，故在系統中增加配置HTTP協議的文件服務器。

3 結束語

在信息技術不斷進步的過程中，對于檔案資料的管理也要采取更加便捷的方式，文章圍繞政務云背景下管理模式，制定出3平臺+4中心的相關管理制度構架展開分析，并詳細對管理機制進行分析，希望能夠在為實現數字化檔案管理的前提下，助力檔案管理水準的提升，為更好地建設政務云平臺提供參考。