蚌埠市博物館辦公智慧化實踐研究

王金露 王威 寇魏

摘 要：辦公高效、便民，杜絕浪費、節約成本，打造透明可視陽光服務型單位，推行無紙化辦公已成為當前必然趨勢。辦公系統智慧化是以日常辦公設備載體，以移動便捷、過程可溯的優點成為當下辦公重要渠道之一，其通過便攜設備載體，已實現電子文檔跨越部門有序流轉，各部門、人員認領記錄、時間也確保任務的及時落實。本文以蚌埠市博物館建設智慧化辦公系統為例，深入分析智慧化系統的運行建設情況、運行中的問題，以及未來的建議。以期為博物館建設智慧化辦公系統提供方向。

關鍵字：辦公自動化;透明可視;移動便捷

一、辦公系統智慧化使用背景

1.當下，一座博物館就是一個成熟的景點，一座博物館就是一個教培的基地。獨具特色的展廳，陳列的展品，可穿越時間，亦可跨越空間，在展廳可觀萬卷書，在文物前可行萬里路，極富有地域文化特色的傳承，孕育著歷史的厚重，傾訴著文化的底蘊，博物館應被廣為人知。如果游客欲了解一座城時，第一反應就是這個城市的博物館，那么可以說這個博物館是成功的，這個博物館是充滿生機的。博物館的服務屬性注定著要推陳出新，提及博物館，我們不應只想到文物，維護博物館有序運轉的館員們也應該是博物館的重要組成部分。

2.館員們應視博物館為一個地域性特色“名片”將其推介出去，高效、便民應當是每個館員的追求。杜絕浪費、節約成本，打造一支一流水平服務型人才隊伍，做好群眾滿意的博物館事業，就必須要深挖效能潛力，搶抓機遇、迎難而上。2015年我國出臺的《博物館條例》中強調“博物館應當根據自身特點、條件、運用現代化信息技術……增強博物館發展能力”這表明我國通過進一步立法來推進博物館向現代化演進。因此博物館在加強應用智慧技術的同時，應不斷推進管理升級，有效加強各部門管理水平及協作水平，切實提高博物館的運行效率，更好的實現為觀眾服務的目的。[1]

3.蚌埠市博物館智慧辦公系統是基于無紙化辦公建設，整合資源，提高辦公效率等要求[2]，采用BS模式，建設統一的業務處理系統。該系統以SOA框架、應用集成技術、Web Service技術為主要路線進行交互，形成4層10模塊總體框架。系統構架以數據資源層、應用支撐層、業務應用層、表現層為主框架，輔以館內資訊、公文管理、個性化辦公、專項管理、決策支持、系統管理模塊構建，將每個館員都融入到智慧辦公環節，在一個動態的協同工作網內，整合館內外人、財、物、信息資源，創最優發展環境，發揮更大效能優勢。

二、辦公系統智慧化使用優勢

蚌埠市博物館于2020年9月正式引進該智慧辦公系統，該系統對現有資源進行有效的整合，極大地提升了辦公效率。經過一年來的試驗，共有以下幾個方面的優勢：

（一）移動便捷。該系統最主要的優勢即將現實中部室在內部虛擬平臺整合再現，明確了AB崗交接事項，全面實現在線公文流轉和批復請示，極大的提升了辦公效率。其用戶登入方式分為“電腦端”和“手機端”，主要有添加、修改、刪除功能，其中用戶崗位可自由定義，特殊權限用戶可對直屬人員進行授權。登錄方式的多樣，可使館員隨時隨地基于電子辦公設備獲取及時、完整、權威的館內資訊，包括通知公告、熱點新聞和學術動態等方面信息。特殊用戶的直接授權，可對館員不同工作任務中承擔職能及時定位，實現靈活性和多變性。

（二）過程可溯。該系統內網上辦公主要分為三個模塊，分別為“我的已辦”“我的待辦”“審核信息”，同時平臺還另增數據庫，可完成操作日志記錄恢復。“我的已辦”主要顯示已瀏覽過辦理過的信息內容，如文件流轉、活動通知等，為事后記錄顯示;“我的待辦”是流轉到個人，未處理階段，為事先記錄顯示;“審核信息”是正在處理階段，是事中記錄顯示。同時平臺備份數據庫對操作日志進行記錄，全程記錄館員使用情況。

（三）效能優化。辦公系統以館員崗位劃分為基礎，以定崗定責的方式設置辦公節點，促使“參觀管理”“公文管理”功能的實現。以館員為中心，可將各個辦公節點直接連接，能及時接收與個人工作相關的信息和資源，并以信息為血液，以傳送為橋梁，實現集通訊發布、協同工作、輔助辦公為一體的協同辦公體系。“參觀管理”可實現一個申請多個端口受理，可有效記錄預約參觀時間、參觀展區、講解人員等，“公文管理”系統可對流轉過程進行監督，從來文登記、批辦、傳閱、歸檔和發文擬稿、批示、核發階段多次確認，確保任務落實嚴謹高效，將全館效能建設落在實處。

（四）節約成本。智慧辦公系統自運行以來，辦公室用品損耗率明顯下降。在智慧化系統未使用前，辦公室文件流轉、任務交辦等工作，使用了大量的紙張，對于辦公室后勤來說，增加了工作運行成本，另辦件檔案也需整理歸檔，并配置相應的文件夾、文件柜和檔案室，且保存還存在著紙張老化缺損風險。然而辦公系統使用以來，即可通過電子數據流轉，全程實現各項任務的落實歸檔，因個人賬號的唯一性和安全性，可將檔案以數據的形式進行備案，有效的降低了辦公器材的耗損，節約了辦公成本。

三、辦公系統智慧化存在問題

蚌埠市博物館智慧辦公系統自上線以來，雖加快了內部信息流通與信息的有效利用，但因權限控制、單向性匯報等問題過于突出，出現以下幾個缺陷：

（一）系統功能板塊有待優化。智慧系統雖設立管理賬號，但該定義更傾向于角色崗位分配管理，授權相應賬號公文處理權限和系統功能類權限，沒有融入實際工作辦理中，對各個環節的把控存在脫節現象。如使用者錄入文件信息或者任務要求，上傳領導閱示后，錄入者無法查看具體負責人，且文件辦理情況無從得知。

（二）使用人員需系統性培訓。智慧化系統業務應用層分21項，涉及博物館各項工作，從信息資料交流到工作報送，從參觀預約到游覽人數核定，涉及到專業知識較強，對于未經引導學習、培訓使用的館員們來說，存在一定使用難度。就館員們來說，各部室職工年齡存在差異，導致各位館員的學習接受新鮮事物的能力存在一定程度上的偏差，同時為有效維護智慧系統的運行，也需要對其內部邏輯結構進行優化，放大了使用者的畏難情緒，影響了智慧系統的有序運行。

（三）任務辦結時限沒有提示。智慧系統可將來文、任務進行內部流轉，但對于工作任務本身時限，該系統無法自動識別并標注。辦公室負責來文接收和工作分解、報送，各部室具體落實工作任務，因存在辦結期限，系統內會存在大量的任務列表，無法直觀顯示上報時間或者完成時間。各節點人員難以有效梳理列表信息，易造成工作超時超期，且缺乏直接記錄端口和臨期任務提示，節點人員不能全面掌握任務期限，無法及時完成各項工作任務，如遇突發情況，難以及時有效化解。

四、辦公系統智慧化改進方向

現階段，計算機技術、網絡技術已經滲透到單位的日常辦公中，蚌埠市博物館智慧辦公系統以館員為中心，以信息為血液，以工作為橋梁，打破時間、空間的限制，形成一個電子化協同工作和知識管理平臺，極大地提升了博物館的競爭力和管理能力。但因為過于強調權限、單向任務分配等也忽視了工作過程中的靈活性與透明性。為更好地服務于博物館內部職工，滿足博物館發展需要，特提出以下幾個建議，以期完善該系統，為博物館智慧化辦公系統的提升提供改進方向：

（一）時限提醒，可視化流程圖。一年來，該系統在館內運行情況良好，但仍存在需要改進的地方。日常工作、游客來訪預約缺乏系統明顯提示，辦件流程尚不能直觀反映，應在每個節點設置任務辦理期限，由館員在處理環節錄入辦結時限，對于臨期任務數據標紅，并提至系統首頁。同時，需將來文、任務辦理情況以可視圖的形式直觀表現出來，各環節辦理情況可點擊瀏覽，便于管理人員對異常環節進行直接鎖定，及時消除阻礙，推進工作全面開展并及時報送。

（二）配套使用手冊，及時培訓。現使用的智慧系統內尚無使用手冊，各使用者自行摸索使用，不能完全了解系統內功能模塊，運用水平存在極大差異，應于系統內置有圖文使用手冊，著重對應用板塊進行講解，幫助使用者全面掌握各流程環節。同時，系統維護方應定期組織培訓活動，通過現場演示、功能講解，指導使用者合理運用功能板塊，并設立對接聯系人，對日常使用中存在的問題及時反饋解決，在系統進行更新維護后，將相應情況告知對接聯系人，由其將更新內容通知使用者，便于工作推進。

（三）辦結反饋，情況反向報批。現階段智慧系統對工作任務落實情況不能進行有效跟蹤，且對于工作實際辦理結果不能有效預知，管理人員也不能直觀看見辦結情況。應設立辦結情況反饋機制，增設附件上報端口，由實際辦理人將辦結情況進行上報，設置反向推送提示功能，各環節可進行推送置頂。終端管理人員對辦結情況進行評議，如符合工作要求則確認其通過;如需要繼續改進，則予以退辦，在工作任務辦結完成后，由實際辦理人員點擊確認流程完結并備案存檔。

結束語

當前智慧化辦公的發展已進入高速發展期，隨著信息技術的飛速發展，社會各界對于建設陽光服務型單位的要求越來越高，文博行業更應該根據新的形勢，充分整合單位內部資源，實現高效辦公，促進行業健康全面可持續發展。

參考文獻：

[1]周蕾.淺論“智慧“時代博物館管理手段的更新[J].文物鑒定與鑒賞，2018（23）：115-117

[2]李賓.淺談信息化建設——辦公自動化[J].中小企業管理與科技（上旬刊），2011（07）.