高校教務(wù)教學管理工作效率提升路徑探究

許軼穎，姜沅伶

（1.江蘇大學教務(wù)處，江蘇鎮(zhèn)江 212013；2.江蘇大學外國語學院，江蘇鎮(zhèn)江 212013）

高校教務(wù)員日常工作是保障學校教學穩(wěn)定有序開展，通過應(yīng)用各種方法和統(tǒng)籌內(nèi)外部教學資源，使教學質(zhì)量不斷提升，是幫助高校教育實現(xiàn)可持續(xù)健康發(fā)展的重要一部分。此外，還是學校教務(wù)管理與各項活動的組織者和實施者。隨著國民經(jīng)濟穩(wěn)步提升以及社會發(fā)展，從整體上來看，高校無論是辦學規(guī)模還是辦學層次相比過去都有了長足提升，在此形勢下如果高校教務(wù)工作者依然秉承傳統(tǒng)工作模式和原則去開展工作，勢必無法緊跟時代步伐，無法適應(yīng)新時代背景下的發(fā)展。此外，提升高校教育管理效率和水平，還能直接影響教務(wù)成績，提升高校對內(nèi)外部人才的吸引力，引領(lǐng)高校不斷走向創(chuàng)新發(fā)展[1]。基于以上形勢，要結(jié)合當前高校教務(wù)工作現(xiàn)狀，深入調(diào)研，勇于創(chuàng)新，不斷提升高校教務(wù)工作效率，助力高校實現(xiàn)可持續(xù)健康發(fā)展，保持旺盛競爭力。

1 高校教務(wù)管理工作內(nèi)容及教務(wù)員的作用

教務(wù)管理工作具體來說，包括學生學籍管理、畢業(yè)生管理、學生檔案管理、學校排課以及考試管理等內(nèi)容，從這些內(nèi)容可知，高校教務(wù)管理工作是高校實際教學工作的關(guān)鍵，是連接高校各項工作開展的紐帶。負責高校教務(wù)管理工作的教務(wù)人員，其主要職能和作用如下。

第一，承上啟下。從前述高校教務(wù)工作內(nèi)容可知，高校教務(wù)工作者面臨的服務(wù)對象不僅是高校領(lǐng)導或者學生的某一方面，而是要上承高校領(lǐng)導，下接高校學生，在日常工作中，高校教務(wù)工作者承擔著連接上下的紐帶作用，使高校領(lǐng)導、高校教師以及高校學生三方主體之間保持緊密連接。

第二，組織與協(xié)調(diào)。想要行之有效開展教務(wù)活動，需要高校教務(wù)人員結(jié)合高校內(nèi)外教育資源，在教學管理過程中實現(xiàn)有序協(xié)調(diào)和組織，保障各項教學活動的開展。

第三，及時反饋。一般來說，高校會將一個學期分成3個反饋階段，分別為開學前、其中以及期末。在這3個階段，要由學校的教務(wù)工作人員通過調(diào)研或者資料收集方式，形成教師與學生意見和建議的匯總，形成有統(tǒng)計意義的數(shù)據(jù)報告上傳給學校領(lǐng)導，便于學校領(lǐng)導及時掌握校內(nèi)動態(tài)，同時為下一階段學校工作開展做決策提供必要數(shù)據(jù)支持。

2 高校教務(wù)管理工作效率低下的表現(xiàn)

2.1 教務(wù)管理工作處理不及時

從前述內(nèi)容可知，高校教務(wù)管理工作內(nèi)容比較繁雜，擔負著承上啟下的紐帶作用，包含學生學籍管理、畢業(yè)生管理、學生檔案管理、學校排課以及考試管理等內(nèi)容在內(nèi)，均為高校教務(wù)管理人員日常需要完成的工作。一方面是工作內(nèi)容涉及較廣，每年的工作時間被填滿，無論是學校領(lǐng)導、教師還是學生，遇到問題需要教務(wù)人員協(xié)調(diào)處理。除了常規(guī)任務(wù)之外，高校教務(wù)人員還需時刻待命，隨時處理臨時安排的任務(wù)。另一方面基于教務(wù)工作開展的周期性與繁雜性，許多人對教務(wù)管理工作的認知為技術(shù)含量較低，入職門檻較低的崗位，也因此教務(wù)管理崗位歷來在高校中被忽視[2]。長此以往，高校教務(wù)管理人員人均承擔較重的工作任務(wù)，在工作上干出成績也不容易受到上級褒獎，長期下來，工作符合和工作收益不對等，教務(wù)管理人員職業(yè)認同感缺失，會逐漸對自身以及所從事的工作產(chǎn)生懷疑，進而影響到自己的工作積極性，這也是為何近年來數(shù)據(jù)顯示高校教務(wù)管理崗位調(diào)動頻繁的主要原因之一。

2.2 工作積極性較低

教務(wù)管理人員作為高校教學管理一線崗位人員，學校中的一應(yīng)教學管理任務(wù)、學生相關(guān)管理事務(wù)等都歸到教務(wù)管理處負責，工作內(nèi)容涉及范圍廣，且多數(shù)工作內(nèi)容具備承接上下的重要作用，發(fā)生疏忽便容易釀成后嚴重的教學事故。以課表規(guī)劃為例，在教務(wù)管理人員協(xié)調(diào)教師時間以及學生時間，科學制定下一階段課程表后，如果新課表沒有及時通知到位，便會出現(xiàn)學生無法正常按時上課、教室安排沖突現(xiàn)象。此外，結(jié)合教務(wù)管理人員工作內(nèi)容，如果在工作中發(fā)生諸如期末考試試卷數(shù)量發(fā)放不足、學生學籍處理手續(xù)未及時完成、考場監(jiān)考人員安排沖突等問題，教務(wù)管理人員往往會被推到風口浪尖，順理成章成為第一責任人。與教務(wù)管理人員承擔的過重工作壓力相比，教務(wù)管理人員的薪酬福利待遇失衡。工作績效難量化，從事教務(wù)工作難形成成就感，從業(yè)者也會逐漸從飽有一腔工作熱情的狀態(tài)逐漸走向迷茫，甚至部分教務(wù)工作者秉承“當一天和尚撞一天鐘”的思想，形成惡性循環(huán)，在工作中表現(xiàn)不積極，以至于個人發(fā)展空間再次受限，同時也導致高校教務(wù)工作開展缺乏朝氣和效率。

2.3 教務(wù)工作容易陷入被動

從客觀層面來看，分析教務(wù)日常工作可知對口專業(yè)應(yīng)當為教育學、管理學，但在實際招聘過程中，招聘到的教務(wù)管理人員往往不是這兩個專業(yè)，因此在上崗開展工作時，對日常工作上手較慢，且對本院校專業(yè)課程、培養(yǎng)目標以及教學內(nèi)容等關(guān)鍵內(nèi)容領(lǐng)悟存在差異。基于工作內(nèi)容較多的緣故，教務(wù)管理人員在上崗后每天需要面對繁雜的工作事務(wù)，也很少有時間能夠靜下來梳理工作流程，因此在后續(xù)工作開展過程中往往會出現(xiàn)縮手縮腳，工作被動的局面產(chǎn)生，一切工作按照階段內(nèi)既定規(guī)劃開展，缺乏工作積極性，更遑論在工作過程中開創(chuàng)工作新方法和新思路，因而教務(wù)工作效率遲遲無法提升[3]。

3 高校教學工作效率低下的原因

3.1 教務(wù)管理制度缺陷

凡事預(yù)則立不預(yù)則廢，開展高校教務(wù)工作同樣如此。想要高效率開展教務(wù)工作，便需要出臺一套完整且科學的教學管理制度。縱觀目前國內(nèi)高校教務(wù)管理現(xiàn)狀，可以發(fā)現(xiàn)許多高校的教務(wù)管理制度普遍存在一些問題，要么是本身不夠重視制度規(guī)范的建立和完善，要么有些學校則是照搬其他學校的教務(wù)管理制度，未能與學校本身的實際情況緊密結(jié)合。直接結(jié)果便是目前國內(nèi)部分高校開展教務(wù)管理工作，缺乏必要教務(wù)管理制度保障，在實際工作開展過程中缺乏實踐性和制度規(guī)范性，開展教務(wù)工作多憑個人主觀經(jīng)驗判斷。

3.2 教務(wù)管理人員綜合素質(zhì)較低

“重教學，輕管理”可以說是國內(nèi)高校通病，思想上的不重視引發(fā)現(xiàn)實中對高校教務(wù)管理工作崗位的忽視。具體來看，高校教務(wù)管理崗位應(yīng)聘標準低，對高校教務(wù)管理人員綜合素質(zhì)要求不高，忽視了開展高校教務(wù)管理需要從業(yè)人員具備的必要業(yè)務(wù)能力。此外，學校也鮮有專門針對高校教務(wù)管理人員開展的培訓，高校教務(wù)管理人員綜合素質(zhì)提升缺乏必要途徑。

3.3 競爭機制缺失引發(fā)工作動力不足

相比教師工作，高校教務(wù)管理員負責的工作內(nèi)容較多，且不易量化，因此針對高校教務(wù)管理人員出臺科學細致的業(yè)績考核體系比較困難。此外，在傳統(tǒng)高校管理體系中，尚未將教務(wù)員工作業(yè)績與其職稱評定、崗位晉升等掛鉤。綜合以上種種原因，導致高校教務(wù)管理人員工作中缺乏動力，乃至出現(xiàn)互相推諉工作和責任的現(xiàn)象。

3.4 教務(wù)管理系統(tǒng)不完善

進入互聯(lián)網(wǎng)時代后，伴隨信息的普及，高校事務(wù)管理需要依托海量信息的及時掌握來幫助教務(wù)人員做出決策，以此提升管理水平以及管理效率。然而縱觀目前教務(wù)工作開展現(xiàn)狀，缺乏對學校內(nèi)部工作各環(huán)節(jié)的調(diào)查與分析，同時教務(wù)工作人員日常工作缺乏必要的明確規(guī)章制度保障，以至于教務(wù)管理人員開展工作時往往會面臨實際教務(wù)工作與既定工作流程之間有明顯差異。此外基于前述信息掌握原因，在開展教務(wù)管理工作時因信息不明朗，往往會出現(xiàn)一些混亂的現(xiàn)象，整體教務(wù)管理系統(tǒng)不夠完善[4]。

4 提升高校教務(wù)管理工作效率的若干建議

4.1 完善教務(wù)管理體系

開展高校教務(wù)管理工作，需要依托良好的制度和規(guī)范保障，只有完善了教務(wù)管理體系，才能保障教務(wù)管理人員在開展工作過程中不畏手畏腳，做到凡事有跡可循，有章可依。制定和完善教務(wù)管理體系時，要多學習與參考其他各大優(yōu)秀院校的先進制度案例，切忌照搬照抄，而是要對本校實際情況展開充分調(diào)研，在結(jié)合該校實際的基礎(chǔ)上積極吸收優(yōu)秀院校的管理制度為己所用。具體而言，首先應(yīng)當明確教務(wù)管理工作各部門與崗位權(quán)責，出具崗位權(quán)責說明書，明晰教務(wù)員的工作職責;其次要簡化現(xiàn)有教務(wù)工作流程，避免冗余的工作流程耗費過多人力資源和時間資源;最后要注意收集和整理好教學過程中產(chǎn)生的教學管理文件與工作方案，注重定期反饋，動態(tài)化調(diào)整教務(wù)管理在下一階段的工作方向和工作方法。此外，教務(wù)管理人員要明白自身具備的承上啟下功能，同時要對落實情況形成反饋報告，及時告知校方領(lǐng)導，不斷調(diào)整和完善教務(wù)管理體系與工作。

4.2 提升教務(wù)管理人員業(yè)務(wù)水平

從前述教務(wù)管理人員工作內(nèi)容描述來看，教務(wù)管理人員需要具備過硬的專業(yè)技能水平以及全面的素質(zhì)。結(jié)合當前教務(wù)管理人員綜合素質(zhì)水平較低現(xiàn)狀，要結(jié)合實際工作所需，為在崗教務(wù)管理人員制定專業(yè)知識和技能培訓方案，同時要為教務(wù)管理人員搭建一個交流的平臺，在平臺上教務(wù)工作人員能夠暢所欲言，且就日常工作中面臨的重難點開展頭腦風暴，商討解決之道。

除了專業(yè)知識和技能的掌握外，為提升教務(wù)管理工作效率，教務(wù)管理人員還要觸類旁通學習心理學、管理學相關(guān)知識，在工作實踐中將自己所學的內(nèi)容逐步應(yīng)用，并形成動態(tài)反饋，及時調(diào)整學習方向和學習內(nèi)容。此外，學習專業(yè)知識與技能不能僅僅停留在紙面，不能凡事從故紙堆中找方法，也要學著利用經(jīng)驗主義去處理一些模式化的問題，有效提升工作效率[5]。服務(wù)學生和教師時，教務(wù)管理人員要奉行人性化管理與溝通，為學生與教師提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，對工作和各方主體充滿熱情與激情。

4.3 落實業(yè)績量化標準出臺全新激勵制度

根據(jù)以往權(quán)責不對等、工作內(nèi)容繁重以及薪酬福利體系不完善等現(xiàn)狀，要著重在后續(xù)完善過程中對教務(wù)管理工作人員激勵體系重新進行規(guī)劃。首先要落實業(yè)績量化標準，結(jié)合該院實際現(xiàn)狀，借鑒其他優(yōu)秀院校的教務(wù)管理人員激勵體系，量化工作標準;其次要將教務(wù)工作人員工作業(yè)績同薪酬體系掛鉤。只有實現(xiàn)二者聯(lián)動，才能有效提升教務(wù)工作人員工作積極性。具體來看，要對那些在教務(wù)工作中表現(xiàn)優(yōu)異的員工提供物質(zhì)和精神獎勵，并出臺明確晉升通道，在工作中持續(xù)表現(xiàn)優(yōu)異的教職員工要予以提拔。

4.4 完善教務(wù)系統(tǒng)加強對教務(wù)系統(tǒng)的應(yīng)用

縱觀各大優(yōu)秀院校，實現(xiàn)高效管理的重要途徑之一便是深度應(yīng)用校內(nèi)的教務(wù)系統(tǒng)，將教師、學生、教務(wù)管理人員以及校方領(lǐng)導放置在同一系統(tǒng)中開展管理。依據(jù)高校教務(wù)開展現(xiàn)狀，將教務(wù)系統(tǒng)模塊進行科學、合理配置，避免教務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)走形式主義，確保教務(wù)系統(tǒng)的實用性，能夠真正服務(wù)于校務(wù)管理工作開展。為保障教務(wù)管理系統(tǒng)的建設(shè)和持續(xù)優(yōu)化，需要校方領(lǐng)導加強對這一板塊的重視，持續(xù)投入資金。

4.5 加強信息化管理，善于利用多種信息化手段

隨著信息化時代的到來，無紙化、信息化也成為高校開展各項工作的必然趨勢。一方面信息傳遞更加快速和便捷，需要教務(wù)管理人員通過信息渠道掌握一手信息，便于后續(xù)做出各項教務(wù)管理決策，另一方面基于信息處理便捷性，教務(wù)管理要實現(xiàn)高效管理，需要教務(wù)管理人員具備信息化意識，善于利用多種信息化手段幫助工作開展，實現(xiàn)提速增效的目的[6]。以往高校教務(wù)管理人員開展工作依托教務(wù)管理系統(tǒng)、信息網(wǎng)站以及搜索引擎等，其中教務(wù)管理系統(tǒng)是幫助教務(wù)管理人員完成日常任務(wù)的利器，需要教務(wù)管理人員熟悉教務(wù)管理系統(tǒng)的教學計劃、學籍管理以及成績管理等板塊，做到熟練操作。

5 結(jié)語

不同于一般人印象中的高校教務(wù)工作，這是一項看似簡單實則繁雜的工作，在高校教務(wù)管理人員耗費大量精力和時間去付出勞動的同時，往往得不到上級的賞識以及服務(wù)對象的認可與理解，再加上本身薪酬體系和業(yè)績相關(guān)性較低，久而久之，高校教務(wù)管理人員容易產(chǎn)生職業(yè)認知偏差，在降低自身工作積極性的同時引發(fā)高校教務(wù)管理工作的低效運轉(zhuǎn)。因此需要院方及各方主體加強對高校教務(wù)管理工作的認知，通過出臺制度規(guī)范以及調(diào)整教務(wù)管理人員薪酬模式等方式提升教務(wù)管理人員工作積極性和工作效率，使其能夠更充分發(fā)揮自身在學校中的紐帶作用，服務(wù)好學校領(lǐng)導、教師以及學生。