事業(yè)單位金融檔案管理信息化建設(shè)對(duì)策研究

樸香蘭

在新的社會(huì)環(huán)境下，金融系統(tǒng)檔案管理在事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中的重要性不斷增加，特別是金融系統(tǒng)檔案所涉及的內(nèi)容和信息量持續(xù)增加，必須要對(duì)現(xiàn)有的管理模式進(jìn)行改進(jìn)，積極應(yīng)用新型的科學(xué)技術(shù)。在信息化時(shí)代下，檔案管理系統(tǒng)信息化成為了新的發(fā)展趨勢(shì)，可以對(duì)現(xiàn)有的管理工作進(jìn)行流程簡(jiǎn)化，在線上完成檔案管理活動(dòng)，提高檔案管理質(zhì)量和效率，在合理保存檔案數(shù)據(jù)的同時(shí)對(duì)檔案的內(nèi)在價(jià)值進(jìn)行合理開(kāi)發(fā)。

難以保存

以往的金融系統(tǒng)檔案是利用紙質(zhì)的方式進(jìn)行存儲(chǔ)，難以進(jìn)行長(zhǎng)時(shí)間的保存，如果存儲(chǔ)環(huán)境潮濕或者通風(fēng)性能較差，會(huì)使紙質(zhì)資料出現(xiàn)受潮或者風(fēng)干的問(wèn)題，增加紙質(zhì)檔案破碎的幾率，從而影響了后續(xù)紙質(zhì)檔案的長(zhǎng)期留存和使用。紙質(zhì)資料的存儲(chǔ)需要放置的地方較高，會(huì)給后期檔案的使用造成影響。

難以有效整合檔案數(shù)據(jù)

金融系統(tǒng)檔案具有較高的應(yīng)用價(jià)值，在檔案管理過(guò)程中需要對(duì)其進(jìn)行價(jià)值提取，以此來(lái)了解金融業(yè)務(wù)的開(kāi)展情況，分析客戶的數(shù)據(jù)。但是在整合檔案數(shù)據(jù)時(shí)，如果一直利用人工的方式進(jìn)行分析，會(huì)使檔案數(shù)據(jù)整合工作受到主觀因素的影響。金融系統(tǒng)檔案涉及到不同客戶個(gè)人信息、從業(yè)信息等，由于個(gè)人經(jīng)歷的不同，其檔案信息會(huì)出現(xiàn)較大的差別。在這種情況下要想利用資料時(shí)需要進(jìn)行較長(zhǎng)時(shí)間的資料整合，增加了檔案資源開(kāi)發(fā)利用的難度。

檔案使用難度大

在進(jìn)行紙質(zhì)金融系統(tǒng)檔案查找時(shí)需要通過(guò)較長(zhǎng)時(shí)間才能夠查找到檔案所在位置，難以滿足現(xiàn)代社會(huì)下對(duì)于高效作業(yè)的需求。在使用檔案時(shí)需要進(jìn)行紙質(zhì)檔案的接收和傳遞，容易在這一過(guò)程中出現(xiàn)檔案資料丟失或者遺漏的問(wèn)題，在一定程度上也影響了檔案的有效使用。傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的問(wèn)題制約了檔案管理工作效率的提升，無(wú)法滿足現(xiàn)代社會(huì)下對(duì)于檔案管理工作的要求，因此必須要重視改善檔案管理工作手段，加快檔案管理信息化體系的構(gòu)建速度。

加快金融行業(yè)發(fā)展速度

事業(yè)單位的主要目的在于為人們提供相應(yīng)的服務(wù)，而金融系統(tǒng)檔案是影響金融服務(wù)中心服務(wù)質(zhì)量的重要因素，需要針對(duì)檔案信息進(jìn)行有效整合，才能夠了解不同客戶對(duì)于金融業(yè)務(wù)的需求，從而制定出針對(duì)性的金融產(chǎn)品，推進(jìn)金融行業(yè)的快速發(fā)展。

提高檔案信息的使用效率

在以往的檔案管理過(guò)程中沒(méi)有重視對(duì)檔案信息進(jìn)行合理使用，通過(guò)信息技術(shù)的應(yīng)用，能夠讓管理人員隨時(shí)隨地進(jìn)行辦案資源調(diào)取，可以滿足日常工作中檔案信息的使用需求，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行有效利用。

適應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展需求

在新時(shí)代背景下信息技術(shù)在各行各業(yè)均有著廣泛的應(yīng)用，特別是現(xiàn)階段數(shù)據(jù)規(guī)模總量持續(xù)增長(zhǎng)，要想能夠提高工作效率，必須要對(duì)各類(lèi)數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)對(duì)接和共享。通過(guò)建設(shè)金融系統(tǒng)檔案信息化體系可以為數(shù)據(jù)傳輸和共享提供新的平臺(tái)，讓檔案管理工作可以為事業(yè)單位其他部門(mén)工作活動(dòng)開(kāi)展提供有效輔助。

合理使用區(qū)塊鏈技術(shù)

區(qū)塊鏈這一技術(shù)可以讓數(shù)字世界的真實(shí)性和現(xiàn)實(shí)世界相同，均不會(huì)憑空消失或者被篡改，有效解決金融系統(tǒng)檔案信息不真實(shí)的問(wèn)題。并且針對(duì)現(xiàn)階段信息資源信任難以解決的問(wèn)題，可以使用區(qū)塊鏈技術(shù)的特點(diǎn)構(gòu)建信任體系，確保金融系統(tǒng)檔案的真實(shí)性。事業(yè)單位可以積極使用外鏈技術(shù)，該技術(shù)所支持的存儲(chǔ)方式為分布式，這是一種新型的存儲(chǔ)模式，可以把不同數(shù)據(jù)分別存儲(chǔ)在不同的網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)之中，每個(gè)節(jié)點(diǎn)在通訊的過(guò)程中會(huì)使用到不同類(lèi)型的加密協(xié)議。在這種情況下，從物理角度出發(fā)對(duì)每個(gè)節(jié)點(diǎn)進(jìn)行觀察，可以發(fā)現(xiàn)其不會(huì)受到地理空間的限制，從邏輯角度進(jìn)行觀察節(jié)點(diǎn)又會(huì)成為一個(gè)整體。節(jié)點(diǎn)之間能夠互相進(jìn)行驗(yàn)證和互相備份，避免了網(wǎng)絡(luò)外界因素所帶來(lái)的干擾和攻擊，即使受到斷電或者內(nèi)部人員更改也不會(huì)降低數(shù)據(jù)存儲(chǔ)安全性。區(qū)塊鏈技術(shù)的影響下金融系統(tǒng)檔案不會(huì)被集中存儲(chǔ)在一臺(tái)或者多臺(tái)設(shè)備中，是利用加密協(xié)議存儲(chǔ)在分散的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境之中，其存儲(chǔ)安全性會(huì)大幅度提升。如果其中一個(gè)節(jié)點(diǎn)受到攻擊和影響，并不會(huì)影響到金融檔案的整體系統(tǒng)，并且由于沒(méi)有中心服務(wù)器的存在，也不會(huì)出現(xiàn)信息化檔案管理系統(tǒng)崩潰的問(wèn)題，可以有效保證金融系統(tǒng)檔案信息的真實(shí)性。

提高檔案管理人員綜合能力

要想能夠?qū)π畔⒒瘷n案系統(tǒng)進(jìn)行合理應(yīng)用，必須要提升現(xiàn)有檔案管理人員的綜合素質(zhì)，使其能夠認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化的必要性，并且能夠?qū)ο到y(tǒng)的各項(xiàng)功能進(jìn)行開(kāi)發(fā)，充分發(fā)揮金融系統(tǒng)信息化檔案體系的優(yōu)勢(shì)和價(jià)值。首先，金融服務(wù)中心應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)針對(duì)現(xiàn)有的工作人員進(jìn)行技能培訓(xùn)。在培訓(xùn)時(shí)結(jié)合在檔案系統(tǒng)信息化建設(shè)過(guò)程中使用的技術(shù)進(jìn)行講解，例如大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)以及區(qū)塊鏈技術(shù)等，使其可以了解不同技術(shù)的特點(diǎn)以及信息化系統(tǒng)建設(shè)中所發(fā)揮的功能，有利于促使管理人員形成較好的信息化檔案管理意識(shí)。同時(shí)還需要重點(diǎn)針對(duì)信息系統(tǒng)的使用要點(diǎn)進(jìn)行培訓(xùn)，要求管理人員能夠掌握線上管理活動(dòng)的流程，及時(shí)對(duì)檔案資源使用需求進(jìn)行審批，并對(duì)收集到的檔案信息進(jìn)行整理分類(lèi)。其次，積極吸引其他專(zhuān)業(yè)類(lèi)人才補(bǔ)充到檔案管理隊(duì)伍中。在檔案管理工作中不單單需要設(shè)置針對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行管理的部門(mén)，同時(shí)還需要設(shè)置信息管理部門(mén)，可以定期針對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)入侵的病毒或者木馬，更新系統(tǒng)數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)的安全性。

健全金融檔案信息化管理制度

在檔案管理過(guò)程中制度是約束管理工作的重要因素，而金融系統(tǒng)檔案信息化的過(guò)程當(dāng)中所涉及到的工作內(nèi)容較多，如果沒(méi)有制定合理的工作制度，會(huì)使管理工作出現(xiàn)混亂的問(wèn)題。首先，明確金融系統(tǒng)檔案資源電子化流程。在建設(shè)信息化管理模式時(shí)需要針對(duì)現(xiàn)有的檔案資源進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，使其能夠從紙質(zhì)資源的形式轉(zhuǎn)化為電子格式，包括文字資源、圖片資源、視頻資源等，在轉(zhuǎn)換完畢后將其上傳到檔案管理信息系統(tǒng)中，可以為后續(xù)檔案管理活動(dòng)的開(kāi)展提供數(shù)據(jù)支持。其次，明確不同管理人員的工作責(zé)任。在管理制度中需要對(duì)責(zé)任制度進(jìn)行細(xì)化，明確不同崗位所需要承擔(dān)的工作內(nèi)容和職責(zé)，如整理數(shù)據(jù)、上傳數(shù)據(jù)、系統(tǒng)維護(hù)等。在責(zé)任制度中提出未落實(shí)職責(zé)引發(fā)系統(tǒng)故障或者管理問(wèn)題時(shí)所需要接受的懲處措施，以此來(lái)提升相關(guān)人員的責(zé)任意識(shí)。

建設(shè)檔案信息化平臺(tái)

事業(yè)單位需要重點(diǎn)針對(duì)檔案信息化平臺(tái)進(jìn)行建設(shè)，在平臺(tái)中融入大數(shù)據(jù)技術(shù)以及云計(jì)算技術(shù)，在云端構(gòu)建檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，可以容納大量的檔案數(shù)據(jù)。同時(shí)在云端對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失的問(wèn)題。在將電子化檔案信息上傳到系統(tǒng)后利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分類(lèi)，并制定檢索目錄，后續(xù)的檔案數(shù)據(jù)檢索提供便利。完成分類(lèi)后對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行價(jià)值分析，歸納數(shù)據(jù)背后所展示的價(jià)值和規(guī)律，以此為基礎(chǔ)了解金融業(yè)務(wù)活動(dòng)情況，針對(duì)檔案數(shù)據(jù)的分析結(jié)果制定金融產(chǎn)品研發(fā)計(jì)劃，能夠滿足客戶對(duì)于金融產(chǎn)品的需求。

重視在檔案信息化系統(tǒng)中應(yīng)用安全保護(hù)技術(shù)

金融系統(tǒng)檔案涉及到金融業(yè)務(wù)和個(gè)人的隱私數(shù)據(jù)，如果金融系統(tǒng)檔案系統(tǒng)出現(xiàn)非法入侵的現(xiàn)象，會(huì)給相關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展造成嚴(yán)重的不良影響。特別是在信息時(shí)代下，信息化檔案系統(tǒng)面臨的風(fēng)險(xiǎn)因素較多，極其容易受到外部的攻擊，如果沒(méi)有重視對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行安全防護(hù)，影響到檔案的后續(xù)使用，還會(huì)導(dǎo)致檔案資料出現(xiàn)丟失的問(wèn)題。為了能夠提高檔案信息的安全性，可以在金融系統(tǒng)信息化檔案管理體系中加入安全保護(hù)系統(tǒng)。經(jīng)常使用的技術(shù)類(lèi)型為入侵檢測(cè)技術(shù)，入侵檢測(cè)技術(shù)所包括的功能類(lèi)型較多。 1.威懾功能，針對(duì)發(fā)現(xiàn)的行為會(huì)提出警示的信息，使其能夠主動(dòng)退出計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。2.檢測(cè)功能，檢測(cè)不良行為的具體出現(xiàn)原因以及嚴(yán)重程度，為后續(xù)不良行為處理措施的制定提供數(shù)據(jù)支持。3.響應(yīng)功能，檢測(cè)到非法行為后會(huì)及時(shí)進(jìn)行預(yù)警和響應(yīng)，使后臺(tái)能夠了解到入侵行為的基本信息，能夠及時(shí)采取措施進(jìn)行防范和處理。4.損失評(píng)估功能，如果沒(méi)有及時(shí)對(duì)入侵的行為進(jìn)行處理出現(xiàn)了損失現(xiàn)象，則該技術(shù)也可以針對(duì)損失情況進(jìn)行評(píng)估。除此之外還可以積極使用身份驗(yàn)證技術(shù)，針對(duì)需要使用檔案系統(tǒng)的用戶進(jìn)行權(quán)限劃分，要求其輸入密碼或者指紋識(shí)別后，才能夠進(jìn)入系統(tǒng)中對(duì)資源進(jìn)行調(diào)取，確保檔案信息的安全。

科技革命催生了多種技術(shù)，如大數(shù)據(jù)技術(shù)、人工智能技術(shù)等，都是信息時(shí)代的產(chǎn)物，為人們的生活和工作帶來(lái)了極大的便利。在信息時(shí)代下檔案管理人員需要認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)使用的重要性，使檔案管理工作可以適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。在以往的檔案資源管理和利用過(guò)程中，存在著保存難度大、整合效率低下以及使用難度大的問(wèn)題，在一定程度上影響了檔案資源管理質(zhì)量的提升，無(wú)法對(duì)資源實(shí)施有效應(yīng)用。面對(duì)新的檔案管理工作需求，必須要對(duì)現(xiàn)有的檔案管理模式進(jìn)行改進(jìn)和創(chuàng)新。

（吉林省公主嶺市金融服務(wù)中心）

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