企業檔案管理存在的問題和解決措施

王雪

摘 要：企業檔案是企業知識資產和信息資源的重要組成部分，企業檔案管理工作是企業管理工作的一個重要組成部分。但是多數企業不同程度存在檔案管理意識不強、體制機制不健全、檔案人員不穩定且素質有待提高、檔案信息化嚴重滯后、基礎設施差等問題。本文從五個方面提出了存在問題的整改措施，以期對企業檔案管理提供借鑒。

關鍵詞：企業檔案;幾點認識;存在問題;解決措施

企業檔案是企業知識資產和信息資源的重要組成部分，企業檔案管理工作是企業管理工作的一個重要組成部分。現就自己對企業檔案管理工作了解情況談談企業檔案管理存在的問題和解決措施，希望對企業的檔案管理具有借鑒意義。

1 企業檔案管理的幾點認識

1.1 企業檔案管理的意義

檔案作為企業各項工作和企業各方面情況的真實記錄，是促進企業各項工作有效進行和科學發展的重要依據。新時代，隨著中國特色社會主義檔案事業的發展，企業檔案管理也面臨新形勢、新任務。因此，加強檔案管理，規范檔案收集、整理，對于有效保護和利用檔案，提高檔案信息化水平，推進企業的快速發展都具有重要意義。另外，企業為提升競爭力，實現快速發展，需要進一步挖掘檔案信息資源的價值，在檔案管理方面投入精力。過去企業檔案管理多基于信息管理的視角，工作重點多在收集和整理，沒有把重心放在企業檔案知識用戶的需求和科技檔案中包含的隱性知識的挖掘上。當下的企業檔案管理與利用則更要重視知識價值的挖掘，這就要求企業應主動作為，提升檔案管理與利用水平。

1.2 檔案管理的特性

一是政治性。新修訂的《檔案法》明確提出“堅持中國共產黨對檔案工作的領導，各級人民政府應當加強檔案工作，把檔案事業納入國民經濟和社會發展規劃”，進一步提高了檔案工作的政治站位，也要求企業在平時的檔案管理活動中要堅持檔案姓黨的原則。二是廣泛性。信息化背景下，信息來源更加廣泛，也給企業信息處理能力提出更高要求。三是基礎性。企業檔案是企業在科研、產品生產、經營管理與銷售等過程中形成的，具有保存價值的各種形式的歷史記錄，是企業各項工作開展的基礎保障。四是管理性。企業檔案的憑證和參考價值，在企業人力資源管理、經營管理、戰略決策和生產銷售等各項管理工作中都發揮著重要價值。五是服務性。新修訂的《檔案法》明確規定“不按規定向社會開放、提供利用檔案的”應承擔法律責任，在第二十條中也規定“國家鼓勵和支持其他檔案館向社會開放檔案”。這也充分表明企業檔案不僅要服務企業發展，更要服務國家、社會和人民。六是專業性，檔案工作具有很強的專業性，檔案系列也有專業職稱。

1.3 檔案管理的原則和主要工作內容

企業檔案管理原則有四：一是集中統一管理，統一領導，分級負責，集中保管;二是完整與安全，數量上齊全，質量上有機聯系，保管中少受損壞和免遭破壞，檔案機密不被盜竊;三是便于利用;四是真實和原貌，檔案是歷史見證，不允許篡改或修正。

企業檔案工作的主要內容有收集、鑒定、整理、編目、保管、統計、編研和利用。

2 企業檔案管理存在的問題

2.1 檔案管理意識不強

檔案管理沒有放到夯實基礎的戰略高度去認識——“檔案歸檔案，業務歸業務”，互不聯系。不知道為什么要管理檔案，更談不上怎樣管檔案。沒有認識到檔案就是最寶貴的信息資源，認為檔案只是收集過時的材料，投入力量得不償失，“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”。

2.2 檔案管理體制機制不健全。

新修訂的《檔案法》提出“要求檔案形成單位建立檔案工作責任制，健全檔案管理制度”。這也要求企業進一步建立檔案工作責任制，明確機關等單位歸檔范圍和檔案管理責任。而有的企業檔案管理體制機制不健全：有的企業只重視檔案管理制度的建立，而忽視了工作規章如檔案工作責任追究制度和檔案管理應急預案;有的企業檔案沒有實行集中統一管理，如文書檔案由綜合部管理，會計檔案由財務部門管理，各種業務檔案由各業務部門自行保管，相應地，檔案工作職責也由多個部門承擔，這樣容易造成檔案的散失，也不利于檔案信息資源共享。

2.3 檔案人員不穩定，素質有待提高

主要表現是：企業檔案人員變化頻繁，新人員需要較長的熟悉和適應過程，不利于檔案工作的深入開展;有些企業在人員變換中，工作交接不規范，在一定程度上影響了檔案的完整性和系統性。此外，企業檔案人員大多數不是本專業人員，需要參加檔案管理相關知識的培訓學習，但大多數企業對檔案人員的培訓學習支持力度不夠，導致檔案人員專業技能水平較低。

2.4 檔案信息化嚴重滯后

新修訂的《檔案法》在總結了過去檔案信息化建設經營的基礎上新增一章，明確規定了電子檔案的合法要件、地位和作用，對電子檔案的開發與利用也做出新的規定，這更加凸顯出對檔案信息化建設的更高要求。而目前大多數企業由于經費及信息化人才的缺乏，檔案信息化建設工作尚未開展，檔案的借閱利用還停留在原始的手工查閱利用階段。

2.5 檔案基礎設施差

一是館庫條件差，老的企業檔案館庫庫存容量接近飽和，新成立的企業由于辦公環境所限，檔案庫房面積小，有的單位甚至檔案庫房同時用作辦公用品庫房。檔案庫房安全保管設施不齊全，不能滿足檔案保管的“八防”要求。

二是檔案信息化建設所需的設備、系統軟件欠缺，如大型掃描儀、書刊掃描儀、科技檔案數據庫管理系統、局域網站等均未添置。

3 解決的措施及辦法

3.1 加強宣傳，提高認識，增強全員檔案意識

要從新《檔案法》宣傳入手，企業各級領導干部要通過報紙、電視、網絡等媒體，加大對《檔案法》的學習，了解檔案的法律地位。企業檔案管理部門負責人了解檔案基本知識，認識檔案工作的重要性，提高檔案管理者的檔案意識，促進企業對檔案人、財、物的投入。

企業各級檔案管理部門要通過座談、走訪等形式了解企業檔案管理情況，征求意見，直面宣傳，增強企業的檔案意識。

3.2 加強對檔案工作的重視，建立健全組織體系

加強對檔案工作的重視，要強化對做好檔案工作的認識，領導的重視是做好檔案工作的前提。在企業的檔案管理中，首先，要健全檔案工作責任制，明確檔案工作由誰領導由誰分管，歸屬哪個管理部門。其次，在工作中建立檔案工作網絡平臺，實現各工作人員和主管領導的有效溝通，建立多方參與的機制，形成以檔案為中心、各部門共同參與的網絡。再次，各單位檔案工作管理者和主要主管領導要不定期地對工作進行監督檢查，及時發現并處理問題，以提高工作效率。最后，把檔案管理工作納入企業工作管理和日常管理中，為檔案工作提供人力、財力、物力。

3.3 優化檔案機構建設，加強檔案人員專業技能的培訓

第一，企業檔案機構設置要與本企業檔案工作發展相適應。根據實際情況配備1—2名專（兼）職檔案人員，檔案人員要保持相對的穩定。企業可以沒有獨立的檔案室，但不能沒有檔案管理部門。人員較少的單位可以沒有專職檔案人員，但不能沒有兼職檔案人員，不能出現檔案無人管的現象。第二，企業要加強對檔案人員培訓的支持力度。采取“請進來和走出去”的學習方式對檔案人員進行培訓。一方面支持檔案人員接受省部級檔案上崗培訓，并定期參加檔案專業繼續教育。另一方面企業可聘請一些外部的檔案專家或邀請企業內部的資深檔案管理人員有針對性地開展培訓。此外可以依托項目培養人、鍛煉人，提高檔案人員項目管理能力和綜合素質。鼓勵檔案人員積極參加檔案系列職稱評審，以提高企業檔案人員隊伍整體素質。

3.4 積極推進檔案信息開發工作，加強檔案信息化建設

將檔案信息化工作納入企業信息化總體規劃，與企業信息化工作同步開展，與企業信息化建設協調配合，實現系統互聯互通，資源共享共用。統籌開展館藏紙質檔案目錄數據庫建設、紙質檔案數字化、電子文件歸檔與電子檔案管理等工作。穩步、有序地推進檔案資源存量數字化、增量電子化。同時，推進檔案信息化工作，還應當加強檔案信息資源共享服務平臺建設，推動檔案數字資源的共享和有效利用，提高檔案的利用率。

3.5 完善設施，加大軟硬件建設，建立“人防”“物防”“技防”三位一體的檔案安全防范體系

將分散的文件材料進行收集、整理，形成符合要求的檔案以后，需要進行適當的保護。檔案的保護工作，涉及保存檔案的條件、配備工作人員、建立規章制度等事項。如傳統紙質檔案的保管，要求庫房必須堅固適用并具有抗震、防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強光等設施，即需要建立完善的“人防”“物防”“技防”三位一體的檔案安全防范體系，實行有效保護。為此，硬件方面，應當根據需要配備符合國家標準的密閉五節柜（密集架）、光盤柜、底圖柜等檔案裝具;配備檔案整理臺、檔案梯、移動置物架、裝訂用品等;檔案庫房應當配備溫濕度監測調控系統、漏水報警設備;安裝防盜門窗、遮光阻燃窗簾、防護欄等防護設施;配備火災自動報警設備等消防系統。軟件方面，要加強檔案信息化工作。添置檔案信息化建設所需大型掃描儀、書刊掃描儀等設備和檔案數據庫管理系統、局域網站等。使檔案管理更加簡捷、規范、科學，檔案的利用更加高效快捷。

（作者單位：中陜核工業集團公司）