數字化技術在檔案管理工作中的運用探析

田寶華

關鍵詞：數字化技術;檔案;管理工作;運用;現狀;對策

目前，中國高度重視檔案管理工作，從企業到事業單位作為核心管理業務之一，檔案管理扮演著非常重要的角色，可以為企業和公共機構在發展和決策中提供充分的數據和科學依據，數字信息技術是信息技術隨著網絡技術的不斷應用，通信技術、存儲技術和數字信息技術已經進入了檔案管理。與傳統的檔案管理相比，數字化檔案的管理是電子信息技術的管理，形成一個結構化的信息庫結構化模型。具有容易搜索、節省空間和資源共享等優勢。數字化檔案管理已逐步應用于國內企業、事業單位的檔案管理，取代傳統的檔案管理方式，實現管理手段高效，收益巨大，數字技術具有強大的統計數據分析功能，數據傳輸能力強，有利于資源共享，數字技術在檔案管理中的應用是時代的選擇[1]。

1.數字化技術在檔案管理中的重要性

1.1數字檔案管理是時代發展的產物

檔案是企業成功發展的真正平衡點，檔案管理是人類發展過程中的一項重要任務，檔案管理是企業發展的動力，檔案技術的應用是企業成功發展的關鍵。檔案管理信息化是必要的，特別是數字檔案館的發展方向的優化，利用信息、數據和計算機網絡可以促進數字技術在檔案管理中的應用，數字化是時代發展的必然產物。

1.2檔案數字化是提高檔案管理效率的有效途徑

考慮到計算機技術新時代的影響，檔案管理必須提高效率，檔案管理者必須明確檔案管理的目的，加強對數字科技的研究是其中之一。數字檔案管理系統的開發有賴于大量的專業技術人員，建立檔案信息管理平臺，為館藏建設奠定基礎。數據的過濾、數字化、轉換和備份必須以數字技術為基礎，這將大大提高檔案管理的效率[2]。

1.3檔案數字化有助于提高檔案管理水平

檔案工作的主要任務是為社會服務，為解決各種問題創造科學依據，為社會提供可靠的文獻和證據。社會、案件和糾紛，每個企業都必須重視檔案整理工作，充分發揮檔案的價值，認識檔案管理的重要性，促進數字化技術的應用。當前檔案管理的現狀和數字技術的應用，使檔案管理越來越受到重視。信息技術和數字技術在實現資源共享、加強檔案開放管理、實現檔案信息的有效收集和處理、完成檔案編目、建設數據庫檢索，提高檔案管理效率。

2.當前檔案管理工作存在的問題

2.1檔案管理人員的素質和能力有待提高

檔案管理的發展經歷了一個時期，檔案管理結構相對穩定。不過，伴隨著科學技術的飛速發展，檔案管理的質量和能力亟待提高。一些老檔案管理人員，經驗豐富，但是沒有足夠的數字知識和信息技術，先進的知識管理技術還沒有到位，檔案管理效率需要提高管理人員的能力需要提高現代化需要數字化，信息化的檔案管理模式轉變，檔案管理比較復雜，一味依靠人的能力不可能實現高效率的檔案管理，因此必須提高檔案管理的質量和能力[3]。

2.2數字化檔案的使用減少

目前，檔案的管理比較復雜，特別是檔案的收集，整理和查閱比較復雜，在管理過程中還存在一些障礙，很多檔案不完整，缺乏完整性，檔案利用率低，數字技術的應用能有效提高檔案管理的效率，但現實中檔案管理中的一些企事業單位技術應用較少，檔案利用有待進一步提高。

2.3檔案管理的數字化資金不足

部分地區對檔案管理不夠重視，投資于檔案管理的資金嚴重不足。與其他問題相比，檔案管理投入少得多，影響數字化技術在檔案管理中的應用，由于資金不足，管理員工檔案工資低，直接影響員工檔案管理工作的積極性，由于資金短缺，難以在短時間內提高檔案管理效率。

3.促進數字技術在檔案管理中的應用措施

3.1建立數字檔案管理系統

數字技術的應用必須以最新的技術和系統為基礎，數字技術具有強大的功能，檔案管理單位必須結合檔案管理的實際，建立數字檔案管理系統。為確保檔案處理的一體化，保持檔案管理的有效性，加大對數字檔案管理的投入，購置必要的數字化設備，做好檔案編目工作重視檔案的價值。

3.2云計算檔案管理信息平臺的構建

數字技術與云計算有著相似之處和不同之處，云計算技術的應用值得稱贊，突出了數字技術在檔案管理中的優勢。為了獲取大量的信息和數據，在一定程度上按照用戶的指令提供文件，如果用戶以虛擬語言的形式管理文件，就必須構建云計算平臺實現文件共享。構建云計算平臺不僅可以及時更新信息，而且可以提供快速的文件共享。

3.3電子檔案的收集和管理

檔案管理中有很多電子文件或檔案，主要涉及電子檔案的收集和管理，包括文件管理和圖片文件的使用。專業設備將紙質文件轉換成電子文件，如文件掃描儀，由專人管理文件，改變了傳統的管理模式，實現了電子文件的科學管理。檔案，節省了大量的時間和精力，文件管理決定了掃描儀的技術指標，控制掃描過程，監控掃描。

3.4數字技術應用

數字檔案的管理和建設應逐步考慮檔案的價值，將數字檔案存取和檢索技術應用到數據庫檢索中，從而避免了復雜的應用數字技術可以突破時空的限制，提高檔案管理的效率。

4. 結語

數字技術在檔案管理中的應用是必然趨勢和結果，在新的歷史時期，加強數字信息技術的應用，有利于提高檔案管理的實效，從企業和事業單位看，應更加重視檔案管理，充分利用新技術的優勢和功能，提高檔案管理人員的素質和能力，提高檔案管理效率，促進檔案管理的可持續發展。

參考文獻：

[1]姚樹靜.基于信息數字化的高校檔案管理新體系構建[J].祖國，2016.

[2]金俊蘭.基于信息數字化的高校檔案管理新體系構建[J].湖北師范學院學報（哲學社會科學版），2010.

[3]王麗勇.信息數字化對高校檔案管理的影響分析[J].赤峰學院學報（自然科學版），2013.