人力資源管理視角下醫院人事檔案信息的開發利用

□趙亞芳

醫院人事檔案信息資源整理、運用、共享及創新，對醫院人力資源管理有著極其重要的影響。隨著知識經濟以及醫療衛生行業的快速發展，大型綜合三甲醫院競爭的核心力歸根到底就是人才，核心競爭資源就是知識，而人事檔案作為人才信息的重要載體，其充分開發利用是醫院可持續發展的重要保障。醫院是一個典型的知識密集型組織，人事檔案作為醫院甄別人才、提拔任用及教育培養的重要基礎，其信息資源開發利用不僅關系醫院的社會影響力和競爭力，更關系醫院能否滿足當今時代發展、服務新時期醫療衛生事業改革的現實需要。

一、醫院人事檔案信息開發利用與知識管理的聯系及重要性

（一）人事檔案信息開發利用與知識管理的聯系

1.對象具有重疊性。醫院人事檔案信息包含員工個人基本信息、參加黨團信息、學籍信息、人事信息、獎懲信息及其他證明考核材料信息，是記錄員工個人成長及業務技術發展的原始憑證，是一種典型的顯性知識。醫院人事檔案信息開發利用的對象歸根到底是隱藏在這些原始憑證后的隱性知識，通過整理、創新從而形成醫院獨有、扎根于醫院核心的可持續競爭優勢。知識管理的對象為隱性和顯性知識，而知識的視覺形態以“書面”的形式存在。

2.目的具有一致性。人事檔案信息管理并不僅僅局限在提供檔案查借閱服務、滿足個人檔案需求等方面，而是能夠優化醫院配置各種人才，為醫院決策者提供更全面、更有價值的人才信息。知識管理的目的是通過挖掘知識的相關價值，從而讓管理者作出更好的決策，進而進一步提升組織的競爭力。

3.流程具有統一性。醫院人事檔案信息管理的制度性規程即檔案“接收、管理、鑒定、保管、統計、利用”，知識管理的流程則為知識“產生、收集、儲存、加工、整理、評價、利用”，二者具有較強的一致性。

（二）人力資源管理視角下醫院人事檔案信息開發利用的重要性

首先，隨著醫院醫療技術的發展，人事檔案數量越來越多，人事檔案信息收集的范圍也越來越廣，這對檔案信息的開發利用提出了新的要求，人事檔案信息管理也將逐步進入知識管理階段。其次，醫院人事檔案管理觀念急需更新。目前檔案信息的服務利用率較低，不注重對檔案隱性知識的挖掘和利用。因此，管理者需要更新管理理念，最大限度地挖掘檔案信息價值，從而將原始憑證中的隱性知識通過知識管理轉化為顯性知識。最后，知識管理促進醫院人事檔案服務模式的創新。醫院往往忽視人事檔案作為知識載體的重要價值，未實際深入挖掘人事檔案中隱含的知識資源。通過利用知識管理理念、方法及技術，檔案管理從單純的保管式向深層信息挖掘利用進行轉變，從而實現醫院檔案的信息化和知識化。

二、目前醫院人事檔案信息開發利用存在的問題

（一）缺乏檔案信息管理意識

作為醫院寶貴的隱性財富，人事檔案信息開發利用的效益在短期內很難體現，缺少人財物的支持；檔案管理者責任心缺乏，認為安全保管好紙質檔案就行；員工更隨意填寫個人檔案信息，不能全面真實反映個人情況。也就是說，醫院人事檔案管理工作還有很大的提升空間。

（二）檔案信息管理方式老舊

人事檔案具有集合性、專業性、動態性及保密性等屬性，對醫院軟硬件的配備都有嚴格的要求。從檔案安全性出發，醫院需配備專人管理，專門地點存放。事實上，許多醫院雖然有專門設置的檔案室，但由于編制不足，沒有專門的人員管理人事信息檔案。此外，計算機技術和數據化管理未充分有效運用到人事信息檔案管理中，大多數還采用手動翻閱查找等。檔案的及時歸檔，信息的準確性、完整性仍需進一步提升。

（三）檔案信息利用度不高

人事檔案信息內容豐富，涉及醫院多個行政部門的相關材料，醫院檔案管理制度不完善，存在檔案信息歸檔被動、不及時的問題。由于檔案工作人員缺少相關知識儲備，往往不能精準找到自己需要的信息。同時，對檔案信息沒有進行系統的整理分析，人事檔案資料尤其是人員專業技術檔案混亂，不能真正挖掘人事檔案管理的價值。

（四）缺少專業的檔案管理人員

目前醫院的人事檔案管理工作多由人事部門有關工作人員兼管，他們雖然擁有多年的人事工作經驗，但是缺乏相應的專業知識儲備，又未經過系統的專業知識培訓，缺乏人事檔案信息管理相關知識結構，不能領悟到檔案信息管理的重要性，人事檔案信息管理綜合素質不高。

（五）落后的檔案信息化管理

目前，醫院僅有包含簡單人員基本信息的電子匯總表，由于僅涉及人員的自然情況，不能體現個體的醫療技術水平、科研領域成就、學術優勢等方面的情況，無法與相關業務系統進行對接，無法實現檔案信息共享。對檔案信息深層次的查閱利用仍需要采取翻閱、復印、摘抄檔案實體的方式，掃描儀、復印機等基礎信息化設施僅用于滿足日常的手工操作工作。這些都大大降低了人事檔案信息管理工作效率。

三、基于人力資源管理的醫院人事檔案信息資源開發利用措施

（一）改變傳統管理理念，營造人事檔案知識管理的組織文化

組織文化具有凝聚、鼓舞和引導作用，醫院應積極營造醫院檔案知識管理的組織文化，讓每位員工都參與到醫院人事檔案信息資源開發利用工作當中。在醫院里，只有領導充分重視后，才能進一步激發檔案管理人員的創新意識，調動大家的積極性，營造全員知識管理氛圍，保證全院員工能夠積極參與醫院檔案知識管理工作。增強醫院內部信息資源共享，讓個人的隱性知識上升為醫院集體的隱性知識，讓員工在共享檔案信息資源的同時，充分理解檔案知識主管對檔案格式、信息質量的要求，在個人檔案填寫時，能夠站在檔案知識管理者的角度，認真對待，做到真實、完整。

（二）構建醫院人才業績檔案信息數據庫，提高檔案信息利用度

以知識管理為契機，構建醫院人才業績檔案信息數據庫。由人事處牽頭，聯合其他行政職能部門，積極主動收集每個員工各種人事檔案信息，通過對員工人事檔案信息尤其是醫院專業技術檔案信息進行挖掘、開發、整理和編研，將隱性知識顯性化，將個人知識和信息提升為組織知識，從而整合醫院的知識資源，進而為醫院人才隊伍建設提供合理配置依據。根據醫院人才檔案信息，做到“因事而擇人、用人以治事”，充分發揮每個人的潛力，促進醫院人才的合理流動，進而帶動科室乃至整個醫院的可持續發展。

（三）加強專業性知識培訓，完善人事檔案信息知識管理人員制度

首先，醫院人事檔案分管領導要及時更新自己的觀念，轉變身份，從檔案知識管理旁觀者變為管理者及決策咨詢者，充分認識到人事檔案信息在醫院管理中的重要性，加強檔案基礎信息資源的開發和管理，最大限度發揮人事資源的效力。其次，完善人事檔案信息知識管理人員制度，系統地對人事檔案管理員進行相關培訓，由傳統管理者轉變為人事檔案知識主管，加強與其他科室的溝通，充分收集挖掘人事檔案各種信息，全面負責人事檔案信息系統的構建和實施。最后，建立有效的激勵措施，鼓勵所有員工成為醫院檔案知識管理的創造者、貢獻者和共享者。

（四）建立人事檔案信息化管理體系，不斷提高檔案信息化水平

人事檔案信息化的重點是要做好人事檔案資料的數據化，即利用電子計算機和知識管理的技術讓醫院人事檔案管理從傳統的紙質檔案向數字化方向轉變。人事檔案信息化管理的價值在于利用。要構建人事檔案信息管理與應用的綜合平臺，深度挖掘相關信息資源，逐步將隱性知識轉化為顯性知識。同時，應用互聯網賦予每個行政管理部門人事檔案信息管理權限，滿足不同人員自主查詢、整理、分類和利用人事檔案信息資源，為醫院人力資源管理提供輔助決策。基于現代信息技術的醫院人事檔案知識管理，可以進一步提高檔案信息便捷度及利用率，同時更好地促進人事檔案信息的共享與創新。