新形勢下事業單位檔案管理工作的優化策略探討

費躍 楊陽

摘 要：新時期發展形勢背景下，事業單位檔案管理工作面臨多重考驗和發展壓力，選擇合適的優化管理策略，采取科學合理的優化措施，能夠在充分適應新形勢背景的過程中，不斷提升事業單位檔案管理工作水平和工作質量。本文就當前新形勢下事業單位檔案管理工作遇到的現實問題為導向，深入分析和研究有效優化事業單位檔案管理工作的策略措施，期望在不斷強化事業單位檔案管理工作質量水平的同時，也能夠促進事業單位的和諧穩定發展。

關鍵詞：新形勢;事業單位;檔案管理工作;優化策略

前言：檔案管理工作是企業與單位管理工作中的重要組成部分，對于事業單位來說，檔案管理工作重要性更為突出，在當前新形勢背景下，適應時代發展變化潮流與管理發展理念，轉變傳統檔案管理工作觀念和想法，都能夠有效提升檔案管理工作質量與工作效率。下面，就事業單位檔案管理期間遇到的問題和工作困境進行分析，期望能夠在不斷明確檔案管理工作重要性的基礎上，探尋出適合事業單位檔案管理與工作優化的策略措施。

1、新形勢下事業單位檔案管理工作優化的重要性意義

互聯網等高新技術的發展，為檔案管理工作的優化升級帶來了眾多便利，同時，在事業單位中檔案管理工作的重要性也被進一步凸顯，作為人力資源與事業單位管理工作中的重要組成部分，它和單位中所有成員發展都密不可分且息息相關[1]。適應時代發展變化形勢，強化檔案管理工作的優化，不僅能夠促進企業檔案信息化管理水平的提升，也能夠進一步促進事業單位整體管理和發展水平的進步。

2、新形勢下事業單位檔案管理工作現狀反思

新形勢背景下，事業單位檔案管理工作需要優化的方面較多，首先，對于檔案管理工作形式的優化升級。信息化技術的應用改變了以往檔案管理工作的內容與形式，員工的所有檔案信息都會被轉化為電子檔案，從安全角度出發，如何有效保證所需檔案收集和儲存的安全性，都是需要重點研究和完善的管理內容;其次，紙質化和電子版檔案信息的管理都需要專門的工作人員進行處理，對于一些當前存在的檔案不完整或儲存管理不規范等情況的解決，也是影響單位內部工作流程銜接流暢性的重要管理因素[2]。另外，由于檔案管理部門工作屬性的特殊性，在很多情況下都屬于單位內部的邊緣化部門，影響力和責任劃分制度等方面細節的不完善，也會導致檔案管理工作流程的不清晰，或者部分檔案管理人員責任意識不足、工作敷衍了事等錯誤工作行為和心理狀態;最后，檔案管理工作缺乏創新意識和改革積極性，也是影響事業單位整體管理水平提升和檔案管理工作有效性發揮的重要限制因素。落后的檔案管理方法和工作流程，不僅會影響當前事業單位檔案管理工作質量效率，也會由于檔案管理工作效率不足等問題進一步影響事業單位內部的高效性管理和發展進步，限制事業單位的轉型發展和整體管理水平的提升。

3、新形勢下事業單位檔案管理工作的優化策略

3.1分析現有形勢變化，改革完善檔案管理制度

明確檔案管理工作發展目標，分析現有形勢變化方向，通過對當前事業單位整體發展管理需求的分析和研究，制定更加完善的檔案管理制度體系，能夠在方便相關工作人員執行相關工作任務的基礎上，改革和優化完善現有工作內容。

首先，宏觀統籌事業單位整體管理發展需求，通過對當前檔案管理部門未來發展需求的定位，調整和健全檔案管理制度體系內容，對于人員方面的管理，可以配合同步執行，確保相關檔案管理層人員和基層工作人員都能夠清晰了解未來的工作發展目標與檔案管理工作要求;

其次，構建高素質檔案管理人員隊伍。通過強化培訓管理與人才招聘等方式，不斷提升事業單位檔案管理人員職業技術能力和信息化技術素養水平，適應大數據、新形勢和新政策發展環境，積極引進一些先進的檔案管理工作模式和信息化管理技術，不斷提升和保障事業單位檔案管理工作質量的有效性和高效性[3]。另外，也可以針對性地處理當前單位內部檔案管理工作中存在的問題和不足，通過點對點的處理和研究，進一步創新和改革檔案管理工作模式和檔案管理方法;

最后，強化安全管理和監督審核管理。事業單位很多檔案文件都是比較機密的信息資料，對于事業單位內部成員來說可能是日常辦公期間會常常接觸的，但是一旦發生信息泄露或者被惡意組織、人員攻擊數據系統庫都會造成不可挽回的嚴重損失。為此，強化信息安全管理的監督和審核管理，提升事業單位內部成員的信息安全防范意識以及責任意識，能夠提升員工的工作意識、責任感以及職業素養水平。對于一些借閱制度和借閱流程的優化，也可以通過加強借閱管理和監督等方式，強化檔案管理工作人員以及單位員工的責任意識。另外，也可以積極鼓勵檔案信息工作處理人員，通過一些合理的意見反饋通道，主動提出一些想法和工作優化、改進建議，全方位營造良好內部工作環境氛圍，保障檔案管理工作的多方位優化和管理質量的提升。

3.2確定責任管理制度，強化信息化技術應用

清晰明確的責任管理制度能夠讓檔案管理人員明確自身的工作任務與目標，進而提升工作質量效果，進一步提升和保障檔案管理工作質量與效率。期間，在不斷更新管理策略、彌補管理漏洞，制定規范檔案管理工作流程的過程中，也可以結合信息化技術的應用和一體化檔案管理的思路，進一步劃分事業單位內部成員的不同級別和信息查閱權限。通過整體發展思路和總體規劃的調配，進一步打通各部門之間存在的溝通障礙問題，同時，針對現有的管理問題和現狀進行深入發掘與研究，制定更加有效的管理策略與處理措施。

比如：建設一體化檔案系統的過程，很多冗雜的信息需要被集中化的處理和壓縮，對于檔案管理部門來說這些都是需要存檔的信息數據，以備后續的不時之需，但是大量的信息資料需要占據的空間和工作處理精力，想要最大程度提升檔案信息管理效率，就需要建立長期穩定的管理計劃和檔案管理工作服務體系。為此，爭取單位內部其他部門的工作支持，并強化內部的溝通和管理效率，簡化檔案管理工作流程和操作方式，能夠在節省管理成本、擴大管理空間、提升數據信息處理效率的同時，利用各部門之間的互動交流強化檔案信息的更新與數據內容轉化管理效果。

結束語

綜上，在新形勢發展背景環境之下，事業單位的檔案管理工作需要探尋更多的發展與升級優化出路，利用現代化的技術手段與管理思路優化升級檔案管理工作流程與內容，能夠在不斷提升事業單位檔案管理工作質量效率的同時，促進事業單位整體實力與管理水平的不斷提升與進步。

參考文獻：

[1] 鄭玉巖. 新形勢下事業單位檔案管理工作的優化策略[J]. 黑龍江檔案， 2020（4）：1.

[2] 馮翀. 新形勢下事業單位檔案管理工作的優化策略[J].? 2020.

[3] 郭秋菊. 新形勢下的事業單位檔案管理工作的創新路徑分析[J].? 2020.