ERP，重塑企業(yè)資源管理

文/邵艷梅

作者單位 大慶油田井下作業(yè)分公司

近年來，許多企業(yè)都提到了“以人為本”的管理思想。那么什么叫“以人為本”？有的管理者認為，以人為主導(dǎo)，就叫“以人為本”。這種解釋沒錯，但太籠統(tǒng)，會給企業(yè)員工造成模糊不清的認識。企業(yè)資源計劃（以下簡稱“ERP”）的管理思想認為，“以人為本”的前提是，必須在企業(yè)內(nèi)部建立一種競爭機制。在競爭機制的基礎(chǔ)上，給每一個員工制定一個工作評價標準，并以此作為對員工的獎勵標準。隨著標準不斷提高，生產(chǎn)效率也必然跟著提高。

在ERP 的管理思想中，組織是一個協(xié)作的系統(tǒng)，應(yīng)用ERP 的現(xiàn)代企業(yè)管理思想，結(jié)合通信技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在組織內(nèi)部建立起上情下達、下情上達的有效信息交流溝通系統(tǒng)，這一系統(tǒng)能保證上級及時掌握情況，獲得作為決策基礎(chǔ)的準確信息，又能保證指令的順利下達和執(zhí)行。這樣一種信息交流系統(tǒng)的建立和維護，是一個組織存在與發(fā)展的首要條件，其后才談得上組織的有效性和高效率。另外，在運用這一系統(tǒng)時，還應(yīng)當注意信息交流系統(tǒng)的完整性。

以“供應(yīng)鏈管理”為核心

ERP 由美國 Gartner Group 公司于1990 年提出，是 MRP II（企業(yè)制造資源計劃）下一代的制造業(yè)系統(tǒng)和資源計劃軟件，是一個對企業(yè)資源進行有效共享與利用的系統(tǒng)。ERP 系統(tǒng)在MRP II 的基礎(chǔ)上擴展了管理范圍，它把客戶需求和企業(yè)內(nèi)部的制造活動以及供應(yīng)商的制造資源整合在一起，形成一個完整的供應(yīng)鏈(SCM)，并對供應(yīng)鏈上的所有環(huán)節(jié)進行有效管理，這樣就形成了以供應(yīng)鏈為核心的ERP 管理系統(tǒng)。供應(yīng)鏈跨越了部門與企業(yè)，形成了以產(chǎn)品或服務(wù)為核心的業(yè)務(wù)流程。

以采購活動為例，采購活動是企業(yè)生產(chǎn)運營的重要環(huán)節(jié)。在多數(shù)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營成本中，企業(yè)采購成本占比最高，有的甚至達到總生產(chǎn)經(jīng)營成本比值的一半以上，同時企業(yè)產(chǎn)品服務(wù)的最終成本以及利潤點都有很大的影響，也在一定程度上決定了產(chǎn)品服務(wù)質(zhì)量。采購是企業(yè)開展各項經(jīng)營活動的重要準備工作，采購人員的效率、訂單執(zhí)行的質(zhì)量也決定企業(yè)的資金回流速度以及是否可以快速地滿足下游客戶需求，直接影響企業(yè)的管理質(zhì)量。因此，企業(yè)面對日漸激烈的競爭必須優(yōu)化自身的采購環(huán)節(jié)，才可以降低企業(yè)經(jīng)營成本，提升企業(yè)核心競爭力。

ERP 的核心理念是對企業(yè)內(nèi)部資源進行重新計劃與分配，讓企業(yè)的管理以及內(nèi)控工作逐步走向精細化、全面化。企業(yè)采購以及庫存管理主要體現(xiàn)在如下方面。其一，在企業(yè)采購階段，融入現(xiàn)代化的信息技術(shù)以及數(shù)據(jù)處理技術(shù)，讓供應(yīng)商管理、采購訂單管理、采購資金管理等工作全面信息化、公開化、透明化。企業(yè)采購人員、采購部門管理人員、企業(yè)管理層可以實時瀏覽和掌控采購涉及的財務(wù)信息、采購產(chǎn)品清單信息等。其二，可以有效地提高整個采購過程的安全性。其三，可以通過ERP 數(shù)據(jù)統(tǒng)計的優(yōu)勢，確定庫存物品的擺放位置，根據(jù)實際的庫存使用時間以及消耗速度，精確制定庫存物品的擺放位置，實現(xiàn)智能化的倉庫管理。

全面整合企業(yè)內(nèi)外資源

隨著信息化技術(shù)的飛速發(fā)展和企業(yè)信息化管理思想的出現(xiàn)，ERP 也在進行著不斷地調(diào)整。網(wǎng)絡(luò)時代的ERP 將使企業(yè)適應(yīng)全球化競爭所引起的管理模式的變革，它采用最新的信息技術(shù)，呈現(xiàn)出數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、集成化、智能化、柔性化、行業(yè)化和本地化的特點。

ERP 支持敏捷化企業(yè)的組織形式(動態(tài)聯(lián)盟)、企業(yè)管理方式(以團隊為核心的扁平化組織結(jié)構(gòu)方式)和工作方式(并行工程和協(xié)同工作)，通過計算機網(wǎng)絡(luò)將企業(yè)、用戶、供應(yīng)商及其他商貿(mào)活動涉及的職能機構(gòu)集成起來，完成信息流、物流和價值流的有效轉(zhuǎn)移與優(yōu)化，包括企業(yè)內(nèi)部運營的網(wǎng)絡(luò)化，供應(yīng)鏈管理、渠道管理和客戶關(guān)系管理的網(wǎng)絡(luò)化。

我們?nèi)砸圆少彏槔瑏硖接懸幌翬RP 如何優(yōu)化采購流程。首先基于ERP 系統(tǒng)的采購模式，可以將采購各項工作進一步細分，實現(xiàn)更為精確的采購職能分級。ERP 系統(tǒng)也將庫存管理與采購管理的職責(zé)進行分離，實現(xiàn)訂購、訂貨、到貨、發(fā)票、結(jié)算的成熟的采購管理職責(zé)分配。而庫存人員則按照入庫、出庫、調(diào)撥、盤點等分配管理職責(zé)，達到工作流程化、精細化的管理目的。

ERP 系統(tǒng)可以通過模塊設(shè)計管理的方式，將物流和資金流進行區(qū)分管理。首先，財務(wù)部門承擔(dān)通知付款的主要職責(zé)，從制度上實現(xiàn)了資金流動與物流協(xié)動的基本管理理念，最大限度降低了向供應(yīng)商付款環(huán)節(jié)可能受到的人為因素影響，也讓整個付款流程面向企業(yè)管理層公開，提高了采購工作的透明度，極大地限制了采購人員的不合理權(quán)限，也從根本上杜絕了采購人員盲目采購的可能性。系統(tǒng)可以提供詳細的采購應(yīng)付款、付款情況報告，并進行賬齡分析，對與供應(yīng)商的往來款項進行管理，實現(xiàn)了資金高效使用。

采購信息無法實時公開共享是造成采購工作諸多問題以及風(fēng)險的根本原因。ERP 系統(tǒng)為采購過程中產(chǎn)生的所有信息建立了信息管理、共享的平臺，不僅降低了采購過程中人為因素的干擾，也提高了采購工作信息的可溯源性。ERP 系統(tǒng)可以詳細記錄供應(yīng)商信息，代替了傳統(tǒng)單據(jù)、票據(jù)的記錄方式，不僅降低了整個工作過程中的人力工作壓力，也極大地提高了工作效率，降低了工作成本。

ERP 系統(tǒng)提高了采購前價格審批工作質(zhì)量，對所有工作人員的采購種類以及采購金額進行了合理的分級，不同級別有著不同的采購種類以及采購金額的權(quán)限劃分。針對超過采購人員級別權(quán)限的采購行為，需要主要領(lǐng)導(dǎo)進行批示后才可以正常進行，在到貨后，ERP 系統(tǒng)可以對采購物資進行相應(yīng)的檢測，逐一確定物資的種類、數(shù)量、生產(chǎn)商、運輸方、質(zhì)量等信息，達到相關(guān)要求才可以入庫，檢測不過關(guān)的物資會退返供應(yīng)商，并對本次供應(yīng)商行為進行記錄，如果同一供應(yīng)商連續(xù)出現(xiàn)未達標的情況，將會把該供應(yīng)商列入黑名單中，在以后的采購活動中會對該供應(yīng)商進行規(guī)避。

基于ERP 系統(tǒng)的供應(yīng)商管理工作，首先應(yīng)根據(jù)供應(yīng)商的基本情況建立供應(yīng)商的信息檔案，檔案中應(yīng)包括供應(yīng)商的基本情況、供應(yīng)規(guī)模、資信等內(nèi)容，并對供應(yīng)商信息進行分類管理，同時在系統(tǒng)內(nèi)部根據(jù)物資供應(yīng)類型建立相應(yīng)的物資明細檔案，物資明細檔案應(yīng)包括物資的價格信息、運輸形式信息、消耗情況信息以及供應(yīng)周期信息。在采購工作開始后，根據(jù)實際的物資需求，可以直接從系統(tǒng)中確定最佳的供應(yīng)商。然后根據(jù)系統(tǒng)中企業(yè)物資需求信息以及供應(yīng)商的實際供應(yīng)能力，逐一敲定最佳的供應(yīng)價格、交貨周期、供應(yīng)數(shù)量以及相關(guān)的技術(shù)要求。此外，采購的申請與訂單管理、貨物驗收、費用核算等流程，也全部在ERP 系統(tǒng)中操作。

本文僅以采購活動為例，對ERP 系統(tǒng)解讀一二，這只是其思想的冰山一角。ERP 系統(tǒng)可以將很多先進的管理思想變成現(xiàn)實。如果一味固守原有的管理思想，只停留在企業(yè)內(nèi)部流程的管理上，將不能適應(yīng)信息化時代資源優(yōu)化及企業(yè)間協(xié)同發(fā)展的需要。實際上，ERP 的價值在于突出了客戶服務(wù)與支持、銷售管理、營運管理、人力資源管理等方面的重要性，它完全可以被視為廣義管理的一部分，為企業(yè)在信息化時代的發(fā)展提供新的機遇。