院慶的事兒

梁曉陽

去年10月底，我加入了負責“北京大學化學學科創立110周年”院慶活動的志愿者團隊中。這個團隊大概有五六個學生，由一個老師牽頭。

依照每個人的特點，老師給我們安排了不同的任務。有的同學曾經擔任過院團委學生干部，溝通能力強，于是被派去負責聯絡和溝通各個實驗室;有的同學比較認真踏實，被派去負責宣傳材料畫冊文字校對的工作;有的同學在科研之外的業余時間比較寬松，被派去實地考察和負責監督排版打印畫冊的公司。至于我，老師可能是看中了我還不錯的語言組織能力，分配給我的主要是宣傳方面的工作，包括聯系活動當天來采訪的媒體，撰寫邀請函以及給兄弟院校回賀信等。但說實話，我還真沒有負責這些事情的經驗，心里不免有些膽怯，不過我相信，只要多學多看多問，就一定可以順利完成任務。于是，我參照100周年時的邀請函模板，開始撰寫寄給不同類型嘉賓的邀請函，比如給本校校領導的邀請函要突出感謝他們的支持，而給兄弟院校領導的邀請函要突出互相促進、合作共贏。

一開始，我糾結每一句話、每一個字是否傳遞出我想表達的意思，生怕有哪處地方表述不到位造成嘉賓的誤解，那可就麻煩了。于是在反復糾結與斟酌中，擬稿過程進展十分緩慢，望著逐漸逼近的交稿日期，我的內心更是焦灼。但是漸漸地，“艱難”地積累了些許經驗之后，我開始得心應手起來。比如我發現雖然每種類型的邀請函內容不盡相同，但框架都差不多，無非是“感謝+邀請（包括會議具體時間地點）+祝福”的基本思路。除此之外，本次院慶邀請的嘉賓數量眾多，包括十余位本校職能部門領導、歷任化學院院長、數十位兄弟院校領導和高中校長、眾多化學界領軍人物等，因此除了通順流暢的文字外，還要格外注意將各個單位名稱與嘉賓名字正確對應起來，一定不能寫錯，尤其是各部門的領導，需要特地去官網的個人介紹欄里獲取他們的準確信息，并反復確認。

這些聽起來雖然簡單，但做起來卻著實不易，我一開始書寫領導名字時就犯了大錯，明明應該寫“凱”，卻莫名把右半邊寫成了反文旁，甚至反復檢查后都沒有發現，等交給老師審查后才發現，好不羞愧。還有一個兄弟院校名稱是“化學與分子科學學院”，我卻寫成了“化學與分子工程學院”，雖然只是一詞之差，但是差之千里。萬事開頭難，等摸清楚這些奧秘后，一切都順利起來，我花了一個周末基本完成了初稿，加上根據老師意見反復修改的時間，趕在規定日期前圓滿完成了第一個小任務。

完成了邀請函的書寫之后，就該去聯系可以進行專題報道的媒體了。與老師開會討論之后，我把聯系的對象主要集中在偏化學領域的權威公眾號上，從它們的主頁找到了投稿渠道和編輯的聯系方式，然后組織好語言，發郵件禮貌詢問編輯部能否與我們進行合作。幸運的是，大部分公眾號編輯很快就給了答復，樂意對院慶進行報道。但也有一部分公眾號連續多天都未回應，無論是在微信后臺留言，還是到官方微博賬號給他們私信，都沒什么成效，無奈之下只好放棄。

聯系好各個媒體之后，前期宣傳工作就算完成大半了。由于負責畫冊的那部分工作需要人手，我又主動參與到畫冊的校對工作中。畫冊是這次院慶的重頭戲，它不僅總結了近十年來化學學院各方面的發展成果，更全面介紹了目前學院六大系所、一百多個實驗室的研究方向。作為本次院慶最主要的宣傳材料，它在院慶當天會被分發到每一位蒞臨的嘉賓手中，供他們了解學院這十年來的發展歷程。因此，保證畫冊內容的萬無一失是重中之重。前期畫冊內容的編輯已基本完成，我們現在需要做的就是反復校對畫冊的格式和內容。

校對畫冊不僅聽起來枯燥無聊，著手做起來更是讓人頭暈眼花。大致段落順序、語句通順程度，小至標點符號、空格，都要通過火眼金睛將錯誤全部找出來。不僅如此，介紹實驗室的那部分內容還要與各個課題組的負責人進行確認和協商。目前學院有六大系所、一百多個實驗室，因此統計好這一百來個課題組的意見著實需要大量的人力。比如我負責物理化學系的信息確認工作，就需要與三十多個實驗室負責人進行溝通。以前不怎么關注郵箱信息的我，現在每隔幾個小時就要查看一下郵箱，并且盡可能在第一時間及時回復，必要時還需要當面溝通，確認好每一處更改的細節和要求。總的來說，需要與各位負責人溝通的內容繁多且復雜。首先，我需要按照統一的格式把他們第一輪各自提交的材料整合起來，并把這些材料大致分為研究方向概述、人員介紹、實驗成果展示這三個部分，再根據這些內容做出一個大致統一的初版樣式;接著，我需要把打印公司那邊初步編輯好的內容和格式反饋給負責人，讓他們及時確認和更改，比如替換那些分辨率不高或尺寸難以統一的圖;最后，我再收集這些反饋意見并多次進行修改，確保每個實驗室負責人都滿意，才算完成任務。但問題在于，如此繁雜的工作接手的人一多，就容易亂套。你改一下，我改一下，最后都不知道哪一版是正確的了，只好重新核對，這就導致了效率低下，差不多進行了四五輪修改之后，才送到院長手中終審。一番波折之后，終于趕在正式開始的前一周，開始刊印。

時間來到北京大學化學學科創立110周年紀念大會的這一天。我在臺側時刻待命，引導領導上臺，每結束一位領導的發言，我心里的重擔也減輕了幾分，一切都按計劃順利進行著。終于，我聽到了主持人的結束語，“謝謝到場的各位領導、校友，我宣布北京大學化學學科創立110周年紀念大會到此結束”，那一刻，我的心輕松而自由。

回想這段日子，我成長了許多。籌備院慶的這幾個月，我學會在博士生日常忙碌的實驗中合理安排時間，比如在等待化學反應結束的空閑時間里查收一下郵件，看看有沒有漏掉的信息。在吃完飯回實驗室的途中，跟老師匯報一下工作進展，確認下一步計劃，努力平衡負責院慶工作與日常學習，做事更有條理;撰寫邀請函和校對畫冊的過程中，我變得更加嚴謹和細心，即使畫冊中錯了一個符號，少了一個空格，我都要糾正;聯系媒體時，我學會與不同人溝通的技巧，懂得了理解、包容。有時候聯系陌生媒體的過程并不順利，打電話和發郵件更是屢屢碰壁，經常還沒開口就遭受拒絕，但我每次都全力以赴，表達清楚我們的訴求，最后大部分溝通得不錯。

責任編輯：丁莉莎