對我國檔案信息化建設實施的理論分析

馬洪敏

摘 要：隨著我國經(jīng)濟水平的日益發(fā)展下，人們?yōu)榱送苿訖n案工作水平的不斷提高，開始使用電子信息技術，這樣就會在某種程度上為檔案管理工作帶來益處。因此，信息化技術的使用在檔案建設中起到了重要的作用。基于此，本文主要從檔案信息化建設的重要意義、檔案信息化建設中的存在的一些問題、檔案信息化建設實施的有效策略幾個方面進行分析，筆者依據(jù)多年經(jīng)驗提出合理化建議，提供給相關人士，供以借鑒。

關鍵詞：檔案信息化；意義；問題；措施

在最近幾年里，隨著人們生活水平的不斷發(fā)展下，我們逐漸邁入了展開的時代，其中電子信息化技術在相關領域得到了普遍的認可。但是，從當前的發(fā)展形勢來看，人們?yōu)榱诉M一步將檔案管理工作水平加以提升，并替代了以往的人工形式，推動檔案管理朝著更高的方向發(fā)展，進而實現(xiàn)了檔案信息管理的價值，為我國的經(jīng)濟建設做出重要的貢獻。基于此，本文從以下幾方面對我國檔案信息化建設實施的理論進行研究，并提出相關見解。

1 檔案信息化建設的重要意義

在最近幾年里，從我國當前社會經(jīng)濟發(fā)展的形勢來看，人們對檔案管理引起了必要的重要，同時也積極的引起大量的科學手段，進而將檔案管理質(zhì)量加以提升。其中，隨著檔案信息化建設的理念提出來以后，也就預示著我國之間朝著信息化的方向前進。

當前，人們在檔案信息化建設的過程中，其意義主要有以下幾點：①隨著時代的不斷進步，我國檔案管理過程中所涉及到的工作量也越來越大，因此我們在對傳統(tǒng)檔案管理工作進行改革的過程中就將數(shù)字化管理方法應用到其中，這不僅使得檔案管理工作的質(zhì)量和效率得到進一步的提升，還為檔案信息化的建設打下了扎實的基礎，從而在真正意義上實現(xiàn)了現(xiàn)代化檔案信息管理；②網(wǎng)絡信息技術的出現(xiàn)，使得人們有著豐富的網(wǎng)絡資源，因此我們就將網(wǎng)絡經(jīng)濟技術應用到檔案管理工作當中，這樣不但實現(xiàn)了檔案信息資源的快速查找和共享，還使得檔案信息數(shù)據(jù)的安全性得到了進一步的保障，使得人們在檔案信息管理的過程中，不會出現(xiàn)數(shù)據(jù)信息丟失的情況。③在當前我國檔案信息建設的過程中，其檔案信息一體化在其中有著十分重要的意義，這也是當前檔案信息管理中的主要內(nèi)容之一，使得現(xiàn)代化檔案管理工作的質(zhì)量和信息資源的利用率得到進一步的提高。可見，在當前我國檔案管理行業(yè)發(fā)展的過程中，檔案信息化建設有著十分重要的意義，它是提高檔案信息管理質(zhì)量和效率的主要手段之一。

2 檔案信息化建設中的存在的一些問題

當前，即使檔案信息化在進行建設時有了小許成就，然而因為我國對檔案研究開始的時間不長，諸多方面都還在處于初級階段，繼而促使建設實施中具有一些不足之處，通常體現(xiàn)在以下幾點：第一，沒有協(xié)調(diào)統(tǒng)一的網(wǎng)絡機構。從當前的發(fā)展形勢來看，我國還沒有成立專門的組織機構來對檔案做好適當?shù)囊?guī)劃工作，全部的檔案網(wǎng)站大多數(shù)都是單獨的，而且沒有對相關信息的編制要求進行統(tǒng)一，導致檔案資源出現(xiàn)分散的情況，這種現(xiàn)象會在某種程度上對檔案信息實現(xiàn)共享效果帶來影響；第二，數(shù)字化及其輔助管理所存在的缺陷。某些檔案管理機構中的相關體系通常都在以往手工形式下開展的，以往的管理對象主要都是使用紙張以及塑料等載體，將現(xiàn)代化設備當做一種輔助工具，沒有對檔案數(shù)據(jù)做好適當?shù)奶幚恚@樣就會導致檔案內(nèi)部某些部門發(fā)生不協(xié)調(diào)的情況，在某種程度上對檔案工作的正常進行帶來阻礙；第三，檔案信息會出現(xiàn)丟失的情況。由于檔案信息可以起到開發(fā)的作用，同時也是提供信息資源的關鍵所在。但是，當檔案進行信息化以后，檔案的收集工作從以往的雙向逐漸轉(zhuǎn)換為單向，從可預見轉(zhuǎn)變成不可預見，再加上信息在收集的時候會存在一些主觀因素，這樣就會致使信息出現(xiàn)不完整的情況，會對檔案信息帶來一定的局限性。

3 檔案信息化建設實施的有效策略

3.1 加大檔案信息網(wǎng)絡一體化建設力度

因為網(wǎng)絡一體化作為檔案實現(xiàn)信息化的關鍵所在，同時也是確保檔案管理工作的主要保證。對此，相關單位一定要提高網(wǎng)絡一體化的建設質(zhì)量，可以從以下幾點入手：第一，可以加大對各省市、自治區(qū)建設的力度；第二，應當推動這些網(wǎng)絡能夠和相關政務網(wǎng)絡做好恰當?shù)年P聯(lián)工作，從而形成一套結構系統(tǒng)，加大檔案信息化建設的力度。

3.2 科學規(guī)劃

應當制定科學合理的發(fā)展規(guī)劃，以此來確保信息化建設健康發(fā)展。信息化建設重在基層，也難在基層，特別是經(jīng)濟欠發(fā)達地區(qū)的基層單位，檔案業(yè)務經(jīng)費投入嚴重不足是制約信息化的瓶頸。因此，檔案行政管理部門應針對基層檔案工作的實際，根據(jù)現(xiàn)有的人力和財力，制定切實可行的信息化發(fā)展規(guī)劃，積極穩(wěn)妥地推進檔案信息化進程，保障信息化建設健康發(fā)展。

3.3 加大資金投入

應當不斷加大資金投入，借此確保檔案信息化建設正常開展。信息化建設需要一定的經(jīng)費投入作保障。基層檔案部門應結合辦公自動化和電子政務建設的進展情況，將檔案信息化建設納人當?shù)仉娮诱战ㄔO規(guī)劃，爭取領導的重視和支持，加大對檔案信息化建設的投入，將所需經(jīng)費納入正常事業(yè)費中，確保檔案信息化建設正常開展。

3.4 加強檔案人才培養(yǎng)

檔案信息化在建設的時候，相關人員不但要具備專業(yè)化知識，而且還應當對信息技術做到熟練掌握。不同部門要依據(jù)檔案工作的具體情況來對相關人員做好適當?shù)恼{(diào)整，端正工作態(tài)度，可以全身心的投入到檔案信息化建設的研究中。

4 結語

通過以上內(nèi)容的論述，可以得知：在我國檔案管理工作的不斷發(fā)展下，人們?yōu)榱诉M一步推動檔案信息管理工作的有效落實，通常會使用到電子信息化技術，這樣做不但可以在某種程度上促使檔案資源達到完整的效果，而且還能夠推動我國檔案事業(yè)的不斷進步。即使現(xiàn)在檔案信息化建設會面臨一些問題，相信在不就的將來這些問題都會迎刃而解，促使檔案信息化管理工作可以朝著更高的臺階邁進。

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