探討信息化環境下臺州市民政事業單位內部控制

陳孝龍

摘 要：近年來，科技進步和時代發展，為我國民政事業單位內部控制的創新改革帶來重大機遇，在信息化環境下，民政事業單位內部控制需要進行優化和創新，才能夠更好地完成一系列公益類型的項目，從而開設如救災救助、福彩公益金幫扶、殯葬費用減免、特殊人群救濟教育科研等一系列活動。鑒于此，本文將著重分析信息化環境下，臺州市民政事業單位的內部控制情況，了解內部控制在信息化環境下改進的價值，并提出具體優化策略，旨在更好地提高民政事業單位內部控制水平。

關鍵詞：信息化環境;民政事業單位;內部控制

一直以來，民政事業單位都是我國經濟發展過程中有著十分重要的角色，特別是在未來經濟發展中，民政事業單位的作用仍然不容忽視，而內部控制作為其內部管理的重要組成部分，運行的效果是否理想，會直接影響甚至決定著公益性事業發揮的效果。在信息化時代下，依托信息技術來構建高效成熟的內部控制機制，更有利于幫助民政事業單位內部相關工作的有序進行，對于促進民政事業單位的發展，更有著現實和積極的意義。

一、信息化環境對民政事業單位內部控制價值分析

對于許多行政事業單位而言，內部控制作為十分系統且復雜的工作，伴隨著較大的難度，也會涉及到多個部門，其中財務管理部門和風險評估部門是最為主要的兩個部門，在信息化環境下推動內部控制的信息化發展，可以實現日常經濟管理活動和內部監督管理的信息化，再加上許多民政事業單位所進行的內部控制需要保障所涉及到的部門之間處于通力合作的狀態，這樣才能夠實現資源的優化配置和信息的在線共享，也能夠達到預期的工作效果，因此在進行內部控制信息化建設時，更能夠實現內部控制監管工作，彼此之間處于相互關聯的狀態，例如預算管理資產管理等多個板塊，因為會涉及到大量的信息，若是完全采用人工管理的方式，不僅費時費力，也容易出現誤差，但接觸信息化手段，通過分崗設權分級授權轉變，以往權力集中的方式是更能夠實現資源優化配置以及信息的在線共享。除此之外，對于一些行政事業單位內部所涉及到的環節步驟以及相關記錄痕跡，需要處于一種完全被監督或是被監管的狀態，也能夠從根源上避免徇私舞弊的事情發生。而基于目前我國的實際情況來看，許多民政事業單位發展至今已經有很長的歷史，在這一過程中，事業單位的管理模式也逐漸趨于成熟和完善，并且形成了一套獨特的管理手段，包括內部控制的形式，隨著社會經濟的發展和成熟，以往傳統的行政事業單位管理模式和觀念已經很難更好地滿足當前社會發展的基本需求，因此更是需要引進先進的信息技術，使得內部控制管理模式能夠更好地提高單位的資金管理水平和風險控制水平。

二、信息化建設對民政事業單位內部控制的影響及現狀分析

（一）現狀分析

早在2002年，出臺的相關內部控制規范中曾明確提出，行政事業單位在運營過程中，需要充分的運用現代信息化手段來不斷的提升內部控制的及時性科學性與有效性，而目前我國行政事業單位進入到了一個全新的內控時期，在不斷提高自身管理水平的基礎上，更是需要引進先進的信息技術來提高內部控制運行效率，但是仍有許多事業單位由于缺少信息化工具和手段的支撐，會造成內部控制落后于其它單位，甚至很難滿足全社會信息化發展的腳步。在面對市場日益復雜和競爭日益激烈的外部環境，民政事業單位財務管理資產管理等等與信息技術相脫節，出現數據無法銜接管理、彼此獨立、信息孤島嚴重等一系列情況，也會面臨著更多的風險。主要體現在固定資產使用效率十分低下，許多民政事業單位在資產購置的過程中會出現側重購置、但輕視管理等情況，還有一些單位會忽略固定資產明細的管理，各個部門各自為政。內部信息缺少溝通，信息化水平不高，會造成滯后性十分明顯，甚至很難展開實時跟蹤管理。

（二）影響分析

一是民政事業單位內部控制的重點發生偏離。由于傳統事業單位內部控制已經形成了相對固定成熟的管理模式，并且在實際開展內部控制的過程中基于管理的重點也相對突出。但隨著信息的進步和發展，民政事業單位內部控制的信息化卻轉變了傳統的控制方法，并且內部控制工作重點也發生了根本上的變革。具體來講，在信息化建設實際應用過程中，以及內部控制過程中對于數據的整合管理和分析都需要通過信息技術來實現。工作的重點內容需要從原有更多依靠人工手動管理逐漸轉向為計算機統計。事業單位內部控制信息化建設能夠有效地提高內部控制的整體水平，更能夠實現數據之間有效的傳輸和保存。二是民政事業單位內部控制環境發生改變，區別于傳統的民政事業單位內部控制，信息化建設下的內部控制在民政事業單位中對于其內部控制的環境無疑是一次顛覆。工作人員的職責也發生較大的變化，轉變為側重于信息建設和信息化處理，更要對相關財務數據和日常經濟活動進行分析整合，也不會再像以往一樣各自獨立工作，而是需要彼此之間相互配合，營造出良好的溝通協調氛圍，如福彩公益金幫扶與特困人群審核、殯葬費用減免與審核、救助對象調查與標準核定。三是內部控制風險逐漸加大，隨著信息技術的高速發展，民政事業單位內部控制工作機遇和挑戰并存，具體來講，在民政事業單位內部控制中，對于信息化技術的應用會為內部控制工作提供大量的數據資料，也能夠提高內部控制可參考性和時效性。但不可否認的是，許多內部數據信息都是通過互聯網進行傳播共享的，在這一情況下，很容易出現數據丟失，甚至是遭到黑客攻擊等情況，若是一些關鍵信息被泄露出去，更會為民政事業單位帶來了很大的麻煩，增加其民政事業單位運行的風險性。

三、信息化環境下臺州民政事業單位內部控制優化策略

（一）構建內部監督及數據交換平臺

構建內部監督和數據交換平臺是信息化環境下，臺州民政事業單位內部控制優化策略之一。在大數據時代下，尤其是2019年10成立浙江省大數據局，吹響了深化“最多跑一次”改革和推進政府數字化轉型的號角，臺州市民政事業單位在落實殯葬“身后一件事”聯辦、數據共享等方面積極響應。同時，民政事業單位理應不斷提高內部管理的科學性和實效性，基于信息化內部控制平臺，也需要在開展內部控制的過程中，建立成熟完善的內部控制監督管理系統，確保該管理系統可以涵蓋民政事業單位內部的各個部門和各業務，真正形成具有導向性、可視化的kpi監督。形成數據分類的自動化，并及時提取相關有效信息，形成數據、報表和圖形，促使更多單位管理者能夠清晰的看到民政事業單位所運行各項經濟活動的具體情況和產生的實際效果，并且將其作為今后內部控制建設的主要依據所在。除此之外，高效理想的數據交換可以打破“信息孤島”的局面，將民政事業單位各個部門中相關信息數據形成有效的整合，開展內部控制信息化建設的過程中，需要提前考慮到不同部門對于信息化的管理方法，時間上都會存在一定的差異，再加上所應用到的系統軟件可能會出現不一致，對于潛在的信息孤島情況，往往會影響最終的內部控制管理和監管效果，也務必要針對這一情況來建立信息化性質的數據交互平臺，并且在平臺上建立統一的財務數據中線來提高綜合數據利用率。這樣才能夠更好為事業單位和上級政府部門提供更加高質量的數據分析和流通環境。

（二）提高財務報表的透明度

提高財務報表的透明度，是信息化環境下，臺州民政事業單位內部控制的又一優化策略。考慮到許多事業單位內部的財務報表信息數據不夠透明，每個部門都不想把數據給他人，但又希望能獲得他人的數據，這就使得打破部門間的“數據壁壘”一直是一個難點，況且相互割裂的數據事實上根本不是大數據，這也很難真正贏得社會各界的信任，更會影響內部管理者的視線，造成決策混淆。針對這些情況，更是需要引進先進的信息技術來打造透明化的財務環境。臺州市民政事業單位管理者需要養成定期查看財務報表的習慣，并且端正工作觀念和意識，將其視為明確單位內部真實財務情況的重要手段。還要確保民眾事業單位內部的每一份財務數據報表務必要嚴格遵循相關法律法規嚴謹的編制，避免出現工作人員失誤或是隨意更改造成的報表數據出現差錯。除此之外，還要充分運用信息化技術來生成財務數據報表，一方面能夠節省時間和人力，另一方面更能夠減少差錯性，并且形成可視化、可操作性的報表體系，也能夠讓管理者更加清晰明確的了解臺州市當前民政事業單位相關經濟活動中的真實財務情況，促使財務報表的透明化，也能夠從根本上杜絕暗箱操作等情況。

（三）構建基于信息化的風險管控平臺

新時期信息化環境下，臺州市民政事業單位的風險管控平臺也需要引進先進的信息技術，打造動態化成熟的風險管理機制，才能夠更好地規避潛在的財務風險。因此，民政事業單位內部管理者要加大人力、物力、財力的引入，對于業務流程控制節點等方面進行全方位實時的監控，并且基于管理職責、管理權限等內容提供更加多元化的財務預警管理模式，也能夠讓臺州市民政事業單位的工作人員第一時間了解經濟項目運行的情況，當發現與預期不相符的信息時，也能夠第一時間做好記錄并上報。在這過程中，采用全面信息化跟蹤處理方式，一方面可以有效降低對于民政事業單位內部控制所帶來的一系列惡劣的影響，也能夠提高信息處理的效率，使得經濟活動的運行變得更加平穩順暢，而在信息化建設過程中，也需要做到崗位之間的權責劃分工作，明確工作人員的權利責任義務，通過強化信息化的監管機制，形成內部的監督管理部門來加大監督管理力度，避免出現工作人員敷衍了事，態度不積極等情況。在這個過程中，要時刻將預算管理作為主線，以資金管理作為核心，將風險管理貫穿于其中，真正實現常態化動態化的內部控制管理體系，與此同時，臺州市的民政事業單位基于信息化的內部控制平臺，需要開展動態化的管理監控體系，便于讓相關管理者可以第一時間了解到，近期活動運行的狀態，以及可能出現的風險，采取信息化的全程跟蹤模式，更能夠降低風險，對于單位運營帶來了一系列影響。

四、結束語

總而言之，在經濟新常態背景下，構建信息化的內部控制機制至關重要，因此，臺州市民政事業單位也需要建立內部監督和數據交換平臺，更要提高財務報表的透明度，并且構建基于信息化的風險管控平臺，促使內部控制能夠真正煥發生機，為民政事業單位的若干經濟活動保駕護航。

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