探討信息化環(huán)境下臺州市民政事業(yè)單位內(nèi)部控制

陳孝龍

摘 要：近年來，科技進(jìn)步和時代發(fā)展，為我國民政事業(yè)單位內(nèi)部控制的創(chuàng)新改革帶來重大機(jī)遇，在信息化環(huán)境下，民政事業(yè)單位內(nèi)部控制需要進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新，才能夠更好地完成一系列公益類型的項目，從而開設(shè)如救災(zāi)救助、福彩公益金幫扶、殯葬費用減免、特殊人群救濟(jì)教育科研等一系列活動。鑒于此，本文將著重分析信息化環(huán)境下，臺州市民政事業(yè)單位的內(nèi)部控制情況，了解內(nèi)部控制在信息化環(huán)境下改進(jìn)的價值，并提出具體優(yōu)化策略，旨在更好地提高民政事業(yè)單位內(nèi)部控制水平。

關(guān)鍵詞：信息化環(huán)境;民政事業(yè)單位;內(nèi)部控制

一直以來，民政事業(yè)單位都是我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中有著十分重要的角色，特別是在未來經(jīng)濟(jì)發(fā)展中，民政事業(yè)單位的作用仍然不容忽視，而內(nèi)部控制作為其內(nèi)部管理的重要組成部分，運(yùn)行的效果是否理想，會直接影響甚至決定著公益性事業(yè)發(fā)揮的效果。在信息化時代下，依托信息技術(shù)來構(gòu)建高效成熟的內(nèi)部控制機(jī)制，更有利于幫助民政事業(yè)單位內(nèi)部相關(guān)工作的有序進(jìn)行，對于促進(jìn)民政事業(yè)單位的發(fā)展，更有著現(xiàn)實和積極的意義。

一、信息化環(huán)境對民政事業(yè)單位內(nèi)部控制價值分析

對于許多行政事業(yè)單位而言，內(nèi)部控制作為十分系統(tǒng)且復(fù)雜的工作，伴隨著較大的難度，也會涉及到多個部門，其中財務(wù)管理部門和風(fēng)險評估部門是最為主要的兩個部門，在信息化環(huán)境下推動內(nèi)部控制的信息化發(fā)展，可以實現(xiàn)日常經(jīng)濟(jì)管理活動和內(nèi)部監(jiān)督管理的信息化，再加上許多民政事業(yè)單位所進(jìn)行的內(nèi)部控制需要保障所涉及到的部門之間處于通力合作的狀態(tài)，這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)資源的優(yōu)化配置和信息的在線共享，也能夠達(dá)到預(yù)期的工作效果，因此在進(jìn)行內(nèi)部控制信息化建設(shè)時，更能夠?qū)崿F(xiàn)內(nèi)部控制監(jiān)管工作，彼此之間處于相互關(guān)聯(lián)的狀態(tài)，例如預(yù)算管理資產(chǎn)管理等多個板塊，因為會涉及到大量的信息，若是完全采用人工管理的方式，不僅費時費力，也容易出現(xiàn)誤差，但接觸信息化手段，通過分崗設(shè)權(quán)分級授權(quán)轉(zhuǎn)變，以往權(quán)力集中的方式是更能夠?qū)崿F(xiàn)資源優(yōu)化配置以及信息的在線共享。除此之外，對于一些行政事業(yè)單位內(nèi)部所涉及到的環(huán)節(jié)步驟以及相關(guān)記錄痕跡，需要處于一種完全被監(jiān)督或是被監(jiān)管的狀態(tài)，也能夠從根源上避免徇私舞弊的事情發(fā)生。而基于目前我國的實際情況來看，許多民政事業(yè)單位發(fā)展至今已經(jīng)有很長的歷史，在這一過程中，事業(yè)單位的管理模式也逐漸趨于成熟和完善，并且形成了一套獨特的管理手段，包括內(nèi)部控制的形式，隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和成熟，以往傳統(tǒng)的行政事業(yè)單位管理模式和觀念已經(jīng)很難更好地滿足當(dāng)前社會發(fā)展的基本需求，因此更是需要引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，使得內(nèi)部控制管理模式能夠更好地提高單位的資金管理水平和風(fēng)險控制水平。

二、信息化建設(shè)對民政事業(yè)單位內(nèi)部控制的影響及現(xiàn)狀分析

（一）現(xiàn)狀分析

早在2002年，出臺的相關(guān)內(nèi)部控制規(guī)范中曾明確提出，行政事業(yè)單位在運(yùn)營過程中，需要充分的運(yùn)用現(xiàn)代信息化手段來不斷的提升內(nèi)部控制的及時性科學(xué)性與有效性，而目前我國行政事業(yè)單位進(jìn)入到了一個全新的內(nèi)控時期，在不斷提高自身管理水平的基礎(chǔ)上，更是需要引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)來提高內(nèi)部控制運(yùn)行效率，但是仍有許多事業(yè)單位由于缺少信息化工具和手段的支撐，會造成內(nèi)部控制落后于其它單位，甚至很難滿足全社會信息化發(fā)展的腳步。在面對市場日益復(fù)雜和競爭日益激烈的外部環(huán)境，民政事業(yè)單位財務(wù)管理資產(chǎn)管理等等與信息技術(shù)相脫節(jié)，出現(xiàn)數(shù)據(jù)無法銜接管理、彼此獨立、信息孤島嚴(yán)重等一系列情況，也會面臨著更多的風(fēng)險。主要體現(xiàn)在固定資產(chǎn)使用效率十分低下，許多民政事業(yè)單位在資產(chǎn)購置的過程中會出現(xiàn)側(cè)重購置、但輕視管理等情況，還有一些單位會忽略固定資產(chǎn)明細(xì)的管理，各個部門各自為政。內(nèi)部信息缺少溝通，信息化水平不高，會造成滯后性十分明顯，甚至很難展開實時跟蹤管理。

（二）影響分析

一是民政事業(yè)單位內(nèi)部控制的重點發(fā)生偏離。由于傳統(tǒng)事業(yè)單位內(nèi)部控制已經(jīng)形成了相對固定成熟的管理模式，并且在實際開展內(nèi)部控制的過程中基于管理的重點也相對突出。但隨著信息的進(jìn)步和發(fā)展，民政事業(yè)單位內(nèi)部控制的信息化卻轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)的控制方法，并且內(nèi)部控制工作重點也發(fā)生了根本上的變革。具體來講，在信息化建設(shè)實際應(yīng)用過程中，以及內(nèi)部控制過程中對于數(shù)據(jù)的整合管理和分析都需要通過信息技術(shù)來實現(xiàn)。工作的重點內(nèi)容需要從原有更多依靠人工手動管理逐漸轉(zhuǎn)向為計算機(jī)統(tǒng)計。事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)能夠有效地提高內(nèi)部控制的整體水平，更能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)之間有效的傳輸和保存。二是民政事業(yè)單位內(nèi)部控制環(huán)境發(fā)生改變，區(qū)別于傳統(tǒng)的民政事業(yè)單位內(nèi)部控制，信息化建設(shè)下的內(nèi)部控制在民政事業(yè)單位中對于其內(nèi)部控制的環(huán)境無疑是一次顛覆。工作人員的職責(zé)也發(fā)生較大的變化，轉(zhuǎn)變?yōu)閭?cè)重于信息建設(shè)和信息化處理，更要對相關(guān)財務(wù)數(shù)據(jù)和日常經(jīng)濟(jì)活動進(jìn)行分析整合，也不會再像以往一樣各自獨立工作，而是需要彼此之間相互配合，營造出良好的溝通協(xié)調(diào)氛圍，如福彩公益金幫扶與特困人群審核、殯葬費用減免與審核、救助對象調(diào)查與標(biāo)準(zhǔn)核定。三是內(nèi)部控制風(fēng)險逐漸加大，隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，民政事業(yè)單位內(nèi)部控制工作機(jī)遇和挑戰(zhàn)并存，具體來講，在民政事業(yè)單位內(nèi)部控制中，對于信息化技術(shù)的應(yīng)用會為內(nèi)部控制工作提供大量的數(shù)據(jù)資料，也能夠提高內(nèi)部控制可參考性和時效性。但不可否認(rèn)的是，許多內(nèi)部數(shù)據(jù)信息都是通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳播共享的，在這一情況下，很容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失，甚至是遭到黑客攻擊等情況，若是一些關(guān)鍵信息被泄露出去，更會為民政事業(yè)單位帶來了很大的麻煩，增加其民政事業(yè)單位運(yùn)行的風(fēng)險性。

三、信息化環(huán)境下臺州民政事業(yè)單位內(nèi)部控制優(yōu)化策略

（一）構(gòu)建內(nèi)部監(jiān)督及數(shù)據(jù)交換平臺

構(gòu)建內(nèi)部監(jiān)督和數(shù)據(jù)交換平臺是信息化環(huán)境下，臺州民政事業(yè)單位內(nèi)部控制優(yōu)化策略之一。在大數(shù)據(jù)時代下，尤其是2019年10成立浙江省大數(shù)據(jù)局，吹響了深化“最多跑一次”改革和推進(jìn)政府?dāng)?shù)字化轉(zhuǎn)型的號角，臺州市民政事業(yè)單位在落實殯葬“身后一件事”聯(lián)辦、數(shù)據(jù)共享等方面積極響應(yīng)。同時，民政事業(yè)單位理應(yīng)不斷提高內(nèi)部管理的科學(xué)性和實效性，基于信息化內(nèi)部控制平臺，也需要在開展內(nèi)部控制的過程中，建立成熟完善的內(nèi)部控制監(jiān)督管理系統(tǒng)，確保該管理系統(tǒng)可以涵蓋民政事業(yè)單位內(nèi)部的各個部門和各業(yè)務(wù)，真正形成具有導(dǎo)向性、可視化的kpi監(jiān)督。形成數(shù)據(jù)分類的自動化，并及時提取相關(guān)有效信息，形成數(shù)據(jù)、報表和圖形，促使更多單位管理者能夠清晰的看到民政事業(yè)單位所運(yùn)行各項經(jīng)濟(jì)活動的具體情況和產(chǎn)生的實際效果，并且將其作為今后內(nèi)部控制建設(shè)的主要依據(jù)所在。除此之外，高效理想的數(shù)據(jù)交換可以打破“信息孤島”的局面，將民政事業(yè)單位各個部門中相關(guān)信息數(shù)據(jù)形成有效的整合，開展內(nèi)部控制信息化建設(shè)的過程中，需要提前考慮到不同部門對于信息化的管理方法，時間上都會存在一定的差異，再加上所應(yīng)用到的系統(tǒng)軟件可能會出現(xiàn)不一致，對于潛在的信息孤島情況，往往會影響最終的內(nèi)部控制管理和監(jiān)管效果，也務(wù)必要針對這一情況來建立信息化性質(zhì)的數(shù)據(jù)交互平臺，并且在平臺上建立統(tǒng)一的財務(wù)數(shù)據(jù)中線來提高綜合數(shù)據(jù)利用率。這樣才能夠更好為事業(yè)單位和上級政府部門提供更加高質(zhì)量的數(shù)據(jù)分析和流通環(huán)境。

（二）提高財務(wù)報表的透明度

提高財務(wù)報表的透明度，是信息化環(huán)境下，臺州民政事業(yè)單位內(nèi)部控制的又一優(yōu)化策略。考慮到許多事業(yè)單位內(nèi)部的財務(wù)報表信息數(shù)據(jù)不夠透明，每個部門都不想把數(shù)據(jù)給他人，但又希望能獲得他人的數(shù)據(jù)，這就使得打破部門間的“數(shù)據(jù)壁壘”一直是一個難點，況且相互割裂的數(shù)據(jù)事實上根本不是大數(shù)據(jù)，這也很難真正贏得社會各界的信任，更會影響內(nèi)部管理者的視線，造成決策混淆。針對這些情況，更是需要引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)來打造透明化的財務(wù)環(huán)境。臺州市民政事業(yè)單位管理者需要養(yǎng)成定期查看財務(wù)報表的習(xí)慣，并且端正工作觀念和意識，將其視為明確單位內(nèi)部真實財務(wù)情況的重要手段。還要確保民眾事業(yè)單位內(nèi)部的每一份財務(wù)數(shù)據(jù)報表務(wù)必要嚴(yán)格遵循相關(guān)法律法規(guī)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)木幹疲苊獬霈F(xiàn)工作人員失誤或是隨意更改造成的報表數(shù)據(jù)出現(xiàn)差錯。除此之外，還要充分運(yùn)用信息化技術(shù)來生成財務(wù)數(shù)據(jù)報表，一方面能夠節(jié)省時間和人力，另一方面更能夠減少差錯性，并且形成可視化、可操作性的報表體系，也能夠讓管理者更加清晰明確的了解臺州市當(dāng)前民政事業(yè)單位相關(guān)經(jīng)濟(jì)活動中的真實財務(wù)情況，促使財務(wù)報表的透明化，也能夠從根本上杜絕暗箱操作等情況。

（三）構(gòu)建基于信息化的風(fēng)險管控平臺

新時期信息化環(huán)境下，臺州市民政事業(yè)單位的風(fēng)險管控平臺也需要引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，打造動態(tài)化成熟的風(fēng)險管理機(jī)制，才能夠更好地規(guī)避潛在的財務(wù)風(fēng)險。因此，民政事業(yè)單位內(nèi)部管理者要加大人力、物力、財力的引入，對于業(yè)務(wù)流程控制節(jié)點等方面進(jìn)行全方位實時的監(jiān)控，并且基于管理職責(zé)、管理權(quán)限等內(nèi)容提供更加多元化的財務(wù)預(yù)警管理模式，也能夠讓臺州市民政事業(yè)單位的工作人員第一時間了解經(jīng)濟(jì)項目運(yùn)行的情況，當(dāng)發(fā)現(xiàn)與預(yù)期不相符的信息時，也能夠第一時間做好記錄并上報。在這過程中，采用全面信息化跟蹤處理方式，一方面可以有效降低對于民政事業(yè)單位內(nèi)部控制所帶來的一系列惡劣的影響，也能夠提高信息處理的效率，使得經(jīng)濟(jì)活動的運(yùn)行變得更加平穩(wěn)順暢，而在信息化建設(shè)過程中，也需要做到崗位之間的權(quán)責(zé)劃分工作，明確工作人員的權(quán)利責(zé)任義務(wù)，通過強(qiáng)化信息化的監(jiān)管機(jī)制，形成內(nèi)部的監(jiān)督管理部門來加大監(jiān)督管理力度，避免出現(xiàn)工作人員敷衍了事，態(tài)度不積極等情況。在這個過程中，要時刻將預(yù)算管理作為主線，以資金管理作為核心，將風(fēng)險管理貫穿于其中，真正實現(xiàn)常態(tài)化動態(tài)化的內(nèi)部控制管理體系，與此同時，臺州市的民政事業(yè)單位基于信息化的內(nèi)部控制平臺，需要開展動態(tài)化的管理監(jiān)控體系，便于讓相關(guān)管理者可以第一時間了解到，近期活動運(yùn)行的狀態(tài)，以及可能出現(xiàn)的風(fēng)險，采取信息化的全程跟蹤模式，更能夠降低風(fēng)險，對于單位運(yùn)營帶來了一系列影響。

四、結(jié)束語

總而言之，在經(jīng)濟(jì)新常態(tài)背景下，構(gòu)建信息化的內(nèi)部控制機(jī)制至關(guān)重要，因此，臺州市民政事業(yè)單位也需要建立內(nèi)部監(jiān)督和數(shù)據(jù)交換平臺，更要提高財務(wù)報表的透明度，并且構(gòu)建基于信息化的風(fēng)險管控平臺，促使內(nèi)部控制能夠真正煥發(fā)生機(jī)，為民政事業(yè)單位的若干經(jīng)濟(jì)活動保駕護(hù)航。

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