淺談在檔案信息化建設中有關電子檔案的管理應用

何文英

摘要：電子檔案在檔案管理的信息化進程中占有重要地位，為了切實做好電子檔案的管理工作，需要從實際的信息化規范建設角度出發，開展電子檔案的管理工作，提升信息處理工作的效率。本文從多個方面對電子檔案工作的信息化建設進行了探討，望能對提升檔案管理工作的效率有一定的借鑒作用。

關鍵詞：電子檔案;管理特點;作用優勢;信息建設;有效應用

在長期的發展中，人類傳承文明的主要方式就是借助于文字記錄，借助于這些資料來研究好世界的發展史。伴隨著科學技術的發展，其改變了我們生活的方方面面，應運而生的電子檔案成為記錄，交流的重要手段，在推進檔案工作信息化建設中最為基礎和重要。

一、電子檔案特點及管理

1.1 電子檔案的特點

過去的檔案只要是借助于紙質檔案完成的，最早的記錄載體就是石頭，龜殼，竹簡，布帛等，而伴隨著信息技術的發展，電子檔案出現讓檔案信息化建設水平大大提高，借助于一些電腦和手機都可以制作出檔案。和過去的檔案存儲工作相比，電子檔案存儲是借助于虛擬空間實現的，突破了傳統的時間和空間的限制，可以在短時間內完成一些電子檔案的存儲和管理。因此，電子檔案有著適應現代社會快速發展的特質，能為各行各業提供巨大的信息，方便存儲，同時可快速供人們使用。

1.2 電子檔案的管理

電子檔案的制作比較簡便，修改起來也比較簡單，但是在具體管理時要有一定的規范性，尤其是一些比較重要的電子檔案，必須要具備一定的制作規則，只有這樣才能更好的開展后續工作。另外，電子檔案的分類非常重要，良好有序的分類方式，利于迅速的查找，提取，因行業不同，檔案內容特性不同，要求針對性的制定科學分類方式。電子檔案在存儲時更加簡單便捷，但是也存在一定的安全隱患，如果缺乏相關的防范措施，那么保密性降低，甚至還會遺失一些重要的檔案資料。最后，從電子檔案的提取和傳遞上來說，相關的電子檔案管理者必須要具備一定的專業素養，只有這樣才能更好的傳遞電子檔案。

二、當前電子檔案管理工作存在的問題

2.1缺乏相應的標準和規范

電子檔案管理的規范和標準是實現檔案信息化的重要保證，主要是在電子檔案的定義、移交、處理、儲存、安全保證、檢索、利用等方面進行更為細致的工作的規定。在當前的電子信息化檔案管理中，由于相應工作標準的缺乏，就使得在具體的工作中出現了工作業務流程不熟練、業務范圍不清晰的問題，出現了各種違反規定的現象，不利于電子信息化檔案管理工作的有效開展。

2.2電子檔案的維護工作有待加強

電子檔案的管理維護工作仍然需要加強，主要包括以下三個方面的問題：首先，電子檔案管理系統的維護周期長，在實際的使用過程中容易導致電子檔案管理系統的故障不斷升級，不利于軟硬件設備的更新換代工作;其次，電子檔案管理系統的維護工作并不夠深入和細致，尤其是在復雜化的工作背景之下，維護工作需要更加專業化、細致化、全面化，一旦發現工作方面的問題就需要及時處理，一些難以發現的問題如果常常被忽略也會產生一系列的問題，為后續工作留下隱患;最后，維護技術依然不夠先進，尤其是電子檔案管理的時間不長，并沒有實現高度的自動化，費時費力，效果并不明顯。

三、電子信息化管理模式建設的作用和優勢

3.1提高檔案檢索的效率

傳統的檔案管理工作依靠人工輸入、收集、處理的方式進行，并且在實際的工作中面臨著龐大的工作量，還需要工作人員進行分類、整理和收集工作，但是檔案管理人員的數量和精力都是十分有限的，大量的檔案得不到及時有效的處理，也就降低了檔案管理工作的效率，在檢索中出現了問題。檔案管理的時間比較長，十分消耗工作人員的精力，而電子信息化檔案管理工作有效地對上述弊端方面進行了彌補，從而使得管理人員的工作量大大縮減，后期的檔案查閱和分析都變得比較容易，降低了檔案管理工作出錯的概率。目前，對于檔案的檢索和應用而言，電子信息化管理模式是一種十分有效的方式。

3.2提高檔案管理工作的效率

任何工作流程都有特定的工作方法，其也離不開相關工作人員和部門的協調配合。構建電子信息化檔案管理的平臺，在信息資源共享和各個部門人員之間的溝通方面提供了更加便利的工作環境，也縮短了工作的時間，將工作效率大大提升。通過對以往的調查和工作經驗進行分析，電子信息化檔案管理平臺建立完成之后，單位對于檔案的利用率也大大提升，節約了工作的時間和工作的成本。

3.3提高檔案管理工作的時效性

傳統的檔案管理工作面臨著較大的工作量和較長的工作時間，而且工作的內容也十分煩瑣，基本上以人工的工作方式為主。同時，在傳統的工作模式中非常容易出現工作上的紕漏和問題，導致多年后信息無法查找的問題，檔案管理工作的有效性大打折扣。而利用電子信息化管理模式，通過使用軟件對于檔案進行分類管理，保證了檔案管理工作的時效性和準確性，在全面提升檔案管理質量方面發揮了作用，可以第一時間將檔案歸納到數據系統中，為查閱提供了更為便利的條件，避免滯后性問題的發生。

四、電子信息化管理模式在檔案管理中的應用

4.1做好檔案的收集和整理

檔案的收集與整理工作十分重要，傳統的紙質檔案管理工作在時間和空間方面要求比較高，限制也比較大，為了做好電子信息化檔案管理工作，就需要在實際的工作中做好規范化的檔案管理和收集工作，提升工作的邏輯性和系統性，方便檔案查閱。檔案往往有多個卷宗，而在一些年代較為久遠的檔案中缺乏一定的編號，在后期的部門變動和發展中往往會出現十分混亂的現象，無法更好地進行檔案的管理。為了實現規范化的發展，就需要建立起檔案分類管理的工作模式，科學地進行檔案分類，從而提升檔案管理工作的延續性。另外，需要建立其規范化的管理指標與體系，盡最大的努力完善檔案資料。制度的保證對于電子信息化檔案管理至關重要，這也是提升檔案管理工作水平的必經之路，需要將檔案管理工作納入考核工作體系中，建立起覆蓋全面的工作體系，在此項工作中完善保管制度、查閱制度、安全管理制度等，杜絕不規范行為的發生。

4.2加強硬件和軟件建設，建立網絡檔案系統

當前，科學技術日新月異，網絡化和信息化已經成為人們生活和工作中不可分割的一部分，檔案以更新的載體形式出現，這也對檔案的工作提出了更高的工作要求。但是檔案部門在經費等方面的制約之下，無法更新設備，也對現代化技術的使用帶來了一定的困難。因此，需要當下的檔案管理工作在技術能力方面不斷提升，建立起更為信息化的服務模式，利用互聯網和大數據進行檔案收集工作，也將原本的線下工作轉移至線上進行，提供接受遠程數字查詢的服務工作，根據自身下載的資料等進行分析，減少時間和精力的投入，保證檔案的高效管理。電子信息化檔案管理需要建立在軟件和硬件設施的基礎上，還需要在實際的工作中滿足各方面建設工作的需求，進行統一化的管理工作，促進網絡平臺的深入應用，建立起完善的共享信息系統，提升電子信息化檔案管理的能力。

4.3切實推進數字信息資源庫建設，大力加強電子檔案歸檔工作

為了加強電子信息化檔案管理工作建設，需要在以下幾個方面提升工作的能力，更好地服務于電子信息化檔案管理工作。第一，需要在本單位的歸檔工作中，增大數字化的管理力度，做好數據庫的分類工作;第二，對于沒有及時歸檔的文件，需要集中做好統一化的管理工作，根據檔案的類型進行掃描工作，根據相關的工作經驗進行判別;第三，提升檔案管理人員的工作能力，在不斷發展的過程中，檔案管理事業具有更高的工作要求和技術方面的挑戰，這就需要檔案管理工作者無論是科班出身還是半路出家，都需要提升個人的業務素質與能力，在原有知識的基礎上不斷提升自身的能力與素養，將現代化的檔案管理相關知識落實到位，更好地服務于檔案管理的相關工作。專業知識方面，需要工作人員在檔案管理理論、檔案編纂理論、檔案保護技術等方面進行深入的學習，還需要在專業技能如計算機應用技術、縮微攝影技術、光盤技術、復印復制技術等方面不斷操練，提升工作能力，從而使自身的素質能力和綜合能力都得到提升。除了進行理論和技能的學習之外，檔案管理工作人員之間也需要不斷探討，加強學習與交流，從而取長補短完成相關的工作，不斷發現檔案管理工作中出現的問題和不足，對檔案管理工作進行優化與提升。

通過上面的分析可以得知，電子檔案管理可以推進檔案信息化建設，也就是現在所說的大數據管理，其中覆蓋的科學技術比較先進，包括數據庫，云端，物聯網，人工智能等。國家已經具備相關的管理標準來規范檔案工作信息化建設和電子檔案管理，隨技術和需求變化，標準要不斷完善，對我們的檔案管理人員也有更高的要求，檔案工作信息化建設電子檔案管理任務面臨的挑戰巨大，需要我們不斷學習。文章通過結合筆者自身的工作經驗，分析了電子檔案特點及管理，研究了電子檔案管理在推進檔案工作信息化建設中的應用實踐，為相關的工作人員提供參考和借鑒。當然，電子信息化管理模式的應用成為一種必然的發展趨勢，這也是各行各業對于檔案管理工作的要求，只有在實際的工作中提升電子信息化檔案管理工作的質量和水平，才能發揮檔案的應用價值，為行業的發展助力。

參考文獻：

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