國有企業產品質量檔案管理的創新

董娟

摘 要：加強企業的產品質量檔案管理不僅能為企業生產提供依據，還能為各級政府機關檢查企業在制造和設計過程中是否符合國家標準的規定，質量是否達到國家標準等方面提供數據支撐。目前國有企業產品質量檔案歸檔、整理和保管等方面有缺陷。例如，沒有采用先進的管理理念、管理工具等，管理人員綜合素質有待提升，存放檔案的工作場所有安全隱患。所以，企業應加強檔案管理信息化和標準化建設，提升檔案管理人員綜合素質，重視檔案的安全管理工作。

關鍵詞：企業;產品質量檔案;創新

企業的產品質量檔案是指產品在研制、生產、檢驗、試驗、計量、測試、理化試驗、使用、服務全過程形成的反映產品質量的各種文件、原始記錄、報告、合格證書、聲像資料等真實記錄。它不僅能為企業生產提供依據，還能為各級政府機關檢查提供數據支撐。因此，加強企業產品質量檔案管理是非常重要的。但是，在實際工作中有些企業沒有規章制度或是沒有嚴格執行制度，有些檔案員的素質低下，現代化的工具利用程度不高，造成了管理水平的低下。

一、提高產品質量檔案的管理水平對企業的影響

對產品生產過程中產生的各種資料進行管理也是企業管理的一個方面，其過程有檢查、整理、歸類、裝訂、保存、使用、銷毀幾個方面。在現代社會中，提高產品質量檔案的管理水平，對企業的創新發展都具有重要作用。

1.為企業迎接上級國家機關的審查提供依據

企業生產過程中產生的各種原始資料能夠詳細記錄產品的生產情況。全面收集和整理這些資料，可以作為生產評估的依據。此外，通過查閱這些資料能夠了解生產情況，提高和改進不足之處。

2.為企業改革和發展提供支撐

對生產的各個環節進行研究和分析不足之處，如原材料的采購、半成品的加工工藝、焊接方法、設計工藝方法等，可以減少不必要的生產環節或是利用替代材料達到降本增效的效果，推動企業能夠更好的發展和壯大。

3.提高產品質量

對企業的產品在生產過程中產生的各種資料進行檢查和分析，不僅能詳細掌握企業生產和制造的基本情況，同時通過與國家相關標準、規范的對比，檢查生產和制造過程的不足和缺陷，學習并借鑒上級國家機關的整改意見，有利于提高生產效率和產品質量。

二、檔案管理的短處

1.沒有很好地利用現代化的辦公工具

以往的資料管理，主要是檔案管理人員按照制度對資料進行整理、歸檔和保管，為單位內部和外部相關權限人員提供借閱服務。檔案管理人員的工作主要有整理、保管和銷毀幾個方面。在現代社會中，少數檔案管理人員還是采用人工管理的模式進行管理，查閱效率低下，難以滿足快節奏的要求。不僅如此，因為產品質量檔案管理信息化和標準化的缺失，沒有組建合理的歸檔、保管、借閱和銷毀系統，造成信息檢索的速度降低。傳統的查詢模式只能在紙質檔案上人工逐條查找，不能實行高效率的電子化查詢，查詢效率低下而且容易出現錯誤。

2.檔案管理人員的學歷和技能要全面的大幅度提高

因為生產資料的類別很多也很雜，有些資料需要進行保密管理。因此，這就要求檔案管理人員的各方面都要提高。他們要熟練掌握各種資料的歸檔順序，按照規章制度的要求進行歸檔、保管和銷毀，還要能夠熟練地使用各種數字化處理工具，以滿足管理要求。現如今，部分大型國有企業的檔案管理人員能夠滿足以上要求，大多數的企業的資料管理沒有進行系統的管理。

3.產品質量檔案的安全管理意識淡漠

現有的產品質量檔案以紙質為主，為確保檔案資料安全，《檔案法》要求對存放檔案的庫房的溫濕度進行控制，做好防潮、防霉、防蟲、防塵、防有害氣體、防光、防盜、防磁等工作，檔案庫房與辦公室和閱覽室分開。但是，我們現有存放檔案的庫房面積小，沒有辦法單獨分割出辦公室和閱覽室，造成人員與檔案同處一室的情況。同時，我們也沒有配備相應的檔案防護設施設備，如消防器材、防蟲劑、防蟲紗窗、溫濕度計等。如果一旦有突發性情況危害文件安全時，我們沒有防護措施可以保護文件不受損壞。

三、國有企業產品質量檔案管理的創新策略

為改進企業產品質量檔案管理的不足，順應時代的要求，應學習先進的管理理念，提高管理效率，提升檔案的利用率和保存期限。企業有必要采取以下措施加強產品質量檔案管理。

1.全面構建產品質量檔案管理信息化和標準化

檔案員要積極學習先進的工作方法，同時要經常宣傳檔案管理的重要性，強調產品質量檔案的利用價值，提高對檔案的利用程度，讓產品質量檔案更為有效地發揮作用。

我們要對檔案進行掃描后以圖片的形式進行存檔，從一定程度上可以高效的查閱資料，不用翻閱紙質檔案，提高了資料保護的程度，減少查找的時間，提高了工作的效率。

由于企業對產品質量檔案具有保密性要求，只能在一定范圍內開放。因此，我們要采用保密性能更高的檔案管理系統，通過對計算機系統設置密碼，嚴格控制檔案的查找權限，防止非檔案管理人員隨意對檔案進行瀏覽和下載。這一環節的設置，使檔案管理工作具有較高的安全性、機密性、穩定性。

2.招聘專業對口的、高學歷的管理人員

首先，招聘專業對口人員，對學歷和工作經驗也要有要求。通過開展公開招聘的方式，采用筆試和實際操作的形式選擇適合企業發展的人才。其次，經常在單位內部或與兄弟單位開展技能大比武比賽，提高技能。

3.加強安全管理意識

增強檔案管理安全意識，將安全管理擺在突出位置，防止安全事故發生。要建立完善的檔案安全管理規章制度，要做到以下幾點。

（1）基本要求

一是檔案庫房應與辦公室和閱覽室分開，任何人未經允許不得進入檔案庫房。

二是檔案庫房管理應貫徹“以防為主，防治結合”的原則，切實做好防火、防盜、防潮、防高溫、防塵、防有害氣體、防有害生物、防磁等工作。

三是存放資料的區域應配備必要的檔案防護設施設備，使庫房達到溫度濕度適宜、清潔衛生，使檔案能夠長期保存在良好的環境中，最大限度的延長其壽命。

四是檔案庫房要有專人負責，非檔案人員不得進入。

五是檔案庫房要有柜架位置平面示意圖，庫房排架應整齊有序，標識清晰準確，任何人不得擅自改變檔案存放位置。

六是檔案庫房不得存放與檔案無關的物品。

（2）控制溫濕度、防潮、防霉

檔案庫房應設有溫濕度計，一般情況下應配備溫度升降設備和除濕增濕設備。檔案庫房溫度應控制在14℃～24℃，相對濕度應控制在45℅～60℅。

檔案庫房溫濕度每天測量兩次，管理人員要根據變化情況隨時調節庫房溫濕度，并填寫“溫濕度記錄表”。

（3）防蟲、防有害生物

第一，庫房應有防蟲紗窗等防蟲設施。調卷完畢后要及時關閉柜門。

第二，庫房要干凈整潔，不得存放雜物、食品、衣物等個人用品，不得養殖花草。

第三，新接收的檔案及裝具在入庫前應進行檢查，發現蟲霉現象和食物殘渣，要進行消毒除蟲和清理后方可入庫。

第四，每星期應在有人值班守護的情況下對整個庫房進行一次滅菌消毒。沒有滅菌消毒設施時，檔案柜內要放足防蟲劑。

第五，墻體及上下樓板不得有孔洞。管道周圍的空隙應該進行封堵。

（4）防塵、防有害氣體

檔案庫房應設在遠離有污染源的地方;檔案庫房應有密封設施，門窗不得隨意打開，防止灰塵和有害氣體侵入，對新進庫的檔案要進行除塵;對檔案庫房要按時清掃除塵，保持清潔。除塵時，要符合6S管理要求。

（5）防光

檔案庫房設置窗戶時，應盡可能避開陽光照射。庫房窗戶應有窗簾遮光，窗簾不得隨意拉開，檔案在任何情況下均不得受陽光直接照射。檔案在整理、利用過程中應盡量避開陽光和紫外線照射。

（6）防火、防盜、防丟失

庫房或其附近必須配備適用檔案資料的消防設施或器材，并要定期檢查、更換;庫房電源線路要安全可靠，定期檢查，嚴禁有明火裝置和存放易燃易爆物品;庫房門窗要結實牢固。房門一般應為防盜門，窗戶要有防護欄。門窗和借閱窗口要有視頻監控、防盜報警等技防措施;庫房裝修材料、檔案裝具應盡可能采用阻燃產品;庫房內嚴禁煙火。庫房內必須進行高溫施工作業時，施工人員必須采取安全防護措施，檔案庫房管理人員必須將檔案盒柜架移離作業區并在作業現場值班守護;管理人員下班時要檢查并鎖好門窗。臨時離開庫房時必須鎖門。庫房鑰匙應存放在保密柜中，不得帶出單位。未經領導同意，不得復制鑰匙或將鑰匙轉借他人。鑰匙丟失時，應立即報告單位領導，盡快更換鎖具，原鎖具不得繼續使用;檔案歸位時應仔細檢查柜架和裝具標識，防止放錯位置造成假遺失。

（7）防磁

一是聲像檔案、機讀檔案要放在遠離磁場的專柜中。二是帶有磁場的物品嚴禁帶入聲像檔案庫房。

（8）防失泄密

第一，嚴格遵守保密制度和檔案利用制度，不得談論秘密和公司技術訣竅，非工作需要不得翻閱檔案內容。

第二，遇有學習參觀的人員進入庫房，管理人員應自始至終陪同參觀者，不得任由參觀者自行參觀。不得提供查看技術保護級文件和密級文件。對參觀者違反保密制度的行為應及時制止，必要時要及時報告相關部門。嚴格登記參觀者的情況及參觀時間。

第三，進入檔案庫房不得攜帶手機、照相機、錄像機、筆記本電腦等具有拍照、攝錄、無線發射功能的電子設備。

第四，進出檔案庫房，必須登記或刷門禁卡。

第五，及時歸檔借閱完畢的檔案，不能無人看守不歸檔。

（9）檔案的擺設

檔案按類別順序進行區域劃分，柜架上應有類別標識和序號標識。

（10）監督檢查

對庫藏文件要經常檢查，發現問題及時報告，并積極采取有效措施處理。發生突發性危害文件安全時，要采取積極措施保護，并及時向上級報告。庫房設備設施損壞或出現異常時，應及時報告有關部門。

此外，還要組織檔案管理人員加強學習，不定期舉辦業務技能競賽和業務交流活動，確保檔案管理人員認真遵守各項規章制度，熟悉本職業務流程，取長補短，從一定程度上提升檔案管理水平。

4.提高職工的檔案意識是規范檔案工作的重要一步

大部分職工對在工作過程中形成的各種資料是否歸檔還沒有意識，這從一定程度上可能會造成資料丟失的情況。完整的檔案對以后工作的開展提供了借鑒的作用。因此，我們要不定期的宣傳檔案資料的重要性，普及歸檔范圍和要求，大家一起共同努力完善資料的整理工作。另一方面，我們也要加強對檔案的借閱的管理，保證資料的完整性。

對于這些問題的出現，我們可以從以下兩個方面來管理。一是制定相關的制度，督促相關部門和人員將應歸檔的各類資料及時移交給檔案管理部門，經催促仍不歸檔的要有一定的懲罰措施，如對于在職務活動中形成的應該歸檔保存的文件據為己有，拒絕向檔案部門移交的，給予500元的罰款。二是對于借出的文件等資料拒絕歸還或歸還時出現破損甚至丟失造成泄密的，也要按照相應的制度進行懲罰。如借出技術文件后拒絕歸還者應停止借閱權限，超期一天1元罰款;歸還時未能保證技術文件的完整和安全，將技術文件亂劃、涂改、撕頁、拆散、私自復制或轉借他人的，根據情節嚴重按復制價最低3倍或最高10倍給予罰款;丟失的，對責任人按文件復制價的10倍處以罰款，超出歸還期者并處超期罰款;如果丟失的文件屬于涉密文件、成果性文件和技術訣竅性文件，要查清責任，具體落實到某個人，并要根據情節的嚴重程度按照《保密法》的有關規定處理，必要時要追究其法律責任。通過這些方法，可以保證資料的完整性和安全性。

5.對各種檔案資料制定詳細的實施細則

制定詳細的管理制度才是有效開展管理的第一步。應該詳細了解《檔案法》的規定，學習兄弟單位的規章制度，根據本單位的實際情況制定相關的檔案管理規章制度，使檔案管理有章可循，有序開展。按照檔案的管理、使用和歸檔類別三個方面，我們應該制定以下制度。

一是檔案管理方面的制度。檔案庫房管理制度、檔案整理與立卷管理制度、檔案資料統計管理制度、檔案利用管理制度、檔案鑒定銷毀管理制度、檔案管理工作管理制度、檔案分類編號管理制度、技術文件管理制度等。

二是檔案使用方面的制度。技術文件打印、復制、分發、銷毀管理制度，技術文件利用管理制度等。

三是不同類別檔案的管理制度。經營檔案管理制度、會計檔案管理制度、科技文獻管理制度、特殊載體檔案管理制度、紀檢監察檔案管理制度、審計檔案管理制度、文書檔案管理制度、設備儀器檔案管理制度、基本建設工程檔案管理制度、底圖管理制度、質量檔案管理制度、研試文件管理制度、科研檔案管理制度等。

對生產過程中產生的各種資料的管理是國有企業的另一方面的管理工作，它對提高生產效率和提升產品質量具有重要作用。我們應該清醒的認識每一環節的缺點，按照上級機關的要求，采用先進的管理理念、制定相應的制度、招聘高水平的管理人才等手段，為企業的創新發展提供有利條件。

參考文獻：

[1]王詠梅.新時代高職院校教學檔案管理的創新.網絡出版地址：http：//kns.cnki.net/kcms/detail/36.1247.Z.20191130.1711.010.html

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（作者單位：西安航天華威化工生物工程有限公司）