醫院檔案管理模式改革的有效措施

劉娣娣

摘 要：檔案管理是醫院管理體系中的重要組成部分，隨著人們看病需求的不斷提升，醫院在提供醫療服務時所產生的各種檔案資料，不僅對醫院醫療服務水平提高有著重要的作用，也對醫院的長足發展有著重要意義。基于此，本文以醫院檔案管理為研究對象，先是分析醫院檔案管理模式改革的必要性，然后就當前醫院檔案管理的現狀，提出一些改進的建議，以供參考。

關鍵詞：醫院;檔案管理;改革;必要性;建議

科學合理的檔案管理工作，有利于提升醫院運營和發展水平，主要是因為醫院檔案與社會大眾有著密切的聯系，如果出現檔案信息泄露或丟失問題，勢必會對整個社會造成嚴重的后果。尤其是在當前日益競爭激烈的市場環境中，醫院要想獲得長足的發展，就必須要正確認識檔案管理的重要性，加強檔案管理工作，通過有效的改革措施，從而提升檔案管理水平。

一、醫院檔案管理模式改革的必要性

醫院檔案是醫院建設發展過程中重要的信息資源，是醫院事業發展的原始記錄，在醫院科學決策、業務水平提升、競爭力提升等方面有著重要的促進作用。隨著醫療體制改革的不斷深入，也促使了醫院管理工作的改革，此時醫院做出的每一項決策都對醫院未來發展有著重要的影響，這也體現出了醫院檔案的價值作用，能夠為醫院改革工作提供可靠的依據，所以也要求醫院實施改革過程中，要重視檔案管理模式的改革，并結合自身實際情況，不斷探索和創新，制定可行的檔案管理體系，以此為醫院作出正確的決策提供可靠的依據，進而更好地服務于社會。

目前醫院檔案管理模式改革主要是通過改善和優化檔案管理技術的方式，從而實現對檔案管理工作制度的改革，通過構建完善的檔案管理體系，促使檔案管理工作效率的提升。在醫院經營發展過程中，隨著醫療體制改革的全面鋪開，醫院為了更好地適應改革內容，也逐步拓寬了服務領域，并產生許多新的業務，如門診全天候服務、無假日醫院、電子病歷、優質護理等，在醫院服務模式和方式轉變的期間也會產生大量的檔案資料，如果仍然采用傳統的檔案管理辦法，并不能夠滿足當前檔案管理的需求，并且會嚴重阻礙檔案管理效率與質量的提升，所以需要對傳統的檔案管理模式進行改革。隨著科學技術的不斷發展，信息技術與檔案管理的結合，為檔案管理模式改革帶來的契機，有利于提升醫院檔案管理工作的效率。除此之外，通過創新檔案管理體系，積極融入先進的檔案管理思想和體系，能夠有效解決傳統檔案管理模式中的弊端，進而有效提升醫院檔案管理工作的質量。可見，醫院要想獲得長足的發展，就必須要加快檔案管理模式的改革，積極發揮先進技術的優勢，建立起科學完善的檔案管理體系，從而促進醫院檔案管理水平的提升。

二、醫院檔案管理模式發展的現狀

在醫院經營管理過程中，檔案管理工作尤其重要，其關系著醫院的健康長遠發展。且隨著人們生活質量的提高，人們的看病需求及要求也不斷提高，在這樣的情況下醫院形成的檔案只會越來越多，并且檔案形式多樣化，傳統的檔案管理辦法已經不能滿足實際發展的需求，所以需要對現有的檔案管理模式進行改革和創新。但從實際的情況來看，目前許多醫院檔案管理模式仍然存在許多不足，主要表現在以下幾個方面。

1.檔案管理意識待增強

隨著經濟的快速發展，醫院在不斷發展的同時，也形成了大量的檔案資料，包括醫療檔案、基建檔案、機械設備檔案等，且這些檔案形式多樣化，一定程度上增加了醫院檔案管理的難度，醫院要想實現自身長遠發展，就需要加強檔案管理的力度。然而許多醫院對于檔案管理并不重視，醫院領導層及各管理人員檔案管理意識較薄弱，使得檔案管理模式改革受到阻礙，不利于檔案管理工作的順利開展。同時，仍存在部分人員對檔案價值缺乏正確認識的問題，在檔案管理專業知識和技術學習方面缺乏主動性、積極性，并且不具備全面的檔案管理法律法規認識，使得醫院檔案管理工作水平較低。另外，在信息化時代，對醫院檔案管理的要求更加嚴格，然而許多檔案管理人員并不能規范進行檔案記錄，存在隨意性的問題，使得時常出現檔案丟失或損壞問題。

2.檔案管理體系待完善

由于許多醫院對檔案管理缺乏一個正確性的認識，未能充分意識到檔案的價值作用，所以在檔案管理體系建設方面也缺乏足夠的力度和耐心，使得醫院檔案管理工作缺乏規范性制度支撐，從而導致檔案管理工作較為混亂，不僅嚴重阻礙檔案管理工作的順利開展，而且也難以有效提升檔案管理的效率與質量。另外，隨著科學技術的發展，現代信息技術已經融入了各個領域中，檔案管理也不例外，醫院改革對于檔案信息的需求不斷提升，需要保證各類檔案信息能夠快速、準確地提供。但是醫院在檔案管理模式上仍然保留傳統人工操作管理的方式，缺乏有效的管理技術投入，這樣的管理方式不能夠滿足醫院改革發展的需求，很容易出現檔案信息丟失、書寫不規范等問題，不僅不利于提升檔案管理的效率與質量，也不利于促進檔案管理信息化的發展。

3.檔案管理人員素質待提升

新時期對醫院檔案管理工作的要求越來越高，這要求檔案管理人員要具備足夠的專業知識和綜合技能，這樣才能夠保障醫院檔案管理工作順利開展，才能夠有效提升醫院檔案管理工作的效率與質量。但是由于許多醫院對檔案管理的重視程度較低，所以對檔案管理隊伍的建設也不重視，許多檔案管理人員并非專業出身，所具備的專業知識及業務能力不能滿足當前檔案管理的需求，同時檔案管理人員也不重視自身綜合素質的提升，在專業知識和技能提升方面缺乏積極性，在日常的檔案工作中也不重視檔案管理技術的有效運用。這些問題的存在，都使得醫院檔案管理的水平較低，難以實現醫院檔案管理模式的改革與發展。

4.檔案資料待健全

醫院檔案內容較多且范圍較廣，具有明顯的復雜性和系統性特征，一定程度上會增加醫院檔案管理的難度，要求檔案管理人員要及時做好檔案的收集、整理及歸檔工作，避免出現檔案丟失或缺失的情況。但是從實際的情況來看，許多醫院的檔案資料并不齊全，主要是因為檔案管理的重視程度較低，使得內部人員并不重視檔案的管理，而且在檔案資源借閱后也不能及時歸還，從而影響的了檔案信息資料的完整性。另外，檔案資料不完善也會對檔案資源的開發利用產生影響，醫院無法有效進行檔案信息的開發利用，也就無法為醫院改革工作提供可靠的參考依據，嚴重阻礙醫院改革發展的步伐。

三、醫院檔案管理模式改革的建議

1.加快檔案管理理念的轉變

由于醫院檔案具有復雜性和系統性的特點，需要在具體的工作中進行明確的分工，并保證多個部門協調完成檔案的形成、分類及管理，所以在醫院檔案管理模式改革過程中，首先，需要從根本上進行轉變，樹立起科學正確的檔案管理意識，轉變以往傳統的檔案管理理念，重視檔案的管理，同時檔案管理人員作為醫院檔案管理工作的主體，應當轉變自身傳統的檔案管理觀念，正確認識到信息化、數字化檔案管理模式的價值，并充分利用有效的檔案管理技術對檔案進行數字化、信息化管理，以此促進檔案管理模式改革順利進行，進而提升醫院檔案管理工作的效率與質量。其次，醫院領導層和管理層也要充分認識到醫院檔案管理改革的重要性，并順應時代發展的要求，加大數字網絡的建設投入，提高醫院信息化建設水平，充分利用現代信息技術建立起完善的檔案數據庫和獨立的檔案管理體系，促進檔案管理工作的順利開展，并提高醫院檔案管理的效率。

2.建立健全檔案管理體系

隨著醫院的不斷發展，醫院業務類型也越來越多樣，這更加突顯了檔案管理的重要性，需要醫院規范合理進行檔案管理，確保醫院各項工作順利進行。為了確保醫院檔案管理工作規范化進行，需要醫院建立完善的檔案管理制度，明確檔案完整性的重要性，落實檔案管理的責任，要求檔案管理人員必須要做好檔案資料的歸檔和保管工作，保證檔案資料的完整性，避免出現檔案資料丟失的問題。對此，可從這幾個方面著手：

加快檔案管理信息化和數字化。在信息大爆炸時代，醫院的檔案資料只多不減，需要醫院建立起完善的檔案管理信息化和數字化制度，以此妥善進行大量龐雜數據信息處理的問題。醫院可借助現代信息技術建立電子信息管理平臺，并制定科學的電子檔案建立標準，將信息化手段與檔案管理有機結合，這樣不僅能夠減輕檔案管理人員的工作負擔，也能夠提高檔案管理工作的效率。另外，通過建立檔案管理信息化和數字化制度，也有利于檔案管理人員管理意識和工作能力的轉變，進而更好地提升檔案管理工作的效率。

加快檔案管理制度的完善。為了進一步提升醫院檔案管理的質量，醫院需要加快檔案管理模式改革的步伐，結合醫院的實際情況，對現有的檔案管理制度進行合理的完善。完善的檔案管理制度是提升檔案管理效率與質量的重要基礎，也是確保檔案資料完整性關鍵。同時，醫院在完善檔案管理制度的過程中，還需要落實全面的責任機制，針對檔案丟失、數據篡改等問題，必須要對相關責任人進行責任追究，以此強化檔案管理的責任。

做好檔案資料的收集和歸檔工作。務必要在檔案管理制度中做出明確的規定，要求相關人員在借閱檔案時，必須要提交相關證明并確認審批回復后才可使用;對于科室部門進行檔案的調用，必須要前往檔案管理部門進行借用，禁止出現本人出借或隨意下載復印的行為;在檔案借出及歸檔時，務必對檔案信息的完整性進行檢查，同時做好關鍵性檔案數據的保密性工作，待各類審查單位審核結束后也要再次對檔案進行密封處理，以此保證醫院檔案資料的安全性。

3.加強檔案管理隊伍的建設

檔案管理人才匱乏也是導致我國醫院檔案管理發展受阻主要原因之一，由于醫院管理層在檔案管理上不重視，使得大部分醫院并未配置專業的檔案管理人才，甚至存在人才匱乏的情況。所以在醫院檔案管理模式改革過程中，也要重視檔案管理人員的培訓與教育，要不斷提升檔案管理人員的綜合素質，進而促進醫院檔案管理工作的進步與發展。對此，可從這兩個方面著手：

（1）積極開展培訓工作。醫院需要結合自身的實際情況，定期開展檔案管理人員的培訓工作，培訓項目主要包括崗前培訓和在職培訓。在培訓的過程中，重點進行崗位職責的理論知識培訓，提升檔案管理人員的理論知識水平，從而更好地開展檔案管理工作。醫院也要積極進行管理人員的不定期培訓，給予人員更多實踐的機會，可為管理水平高、工作能力強的人員提供外出深造的機會，以此激發管理人員的工作熱情，并不斷壯大檔案管理隊伍。另外，在培訓過程中，要重視管理人員學習先進的管理技術和技能，有效運用先進的管理技術提升檔案管理工作的效率。

（2）采取多樣化的培訓方式。可通過講座的方式對人員進行培訓，可聘用專業理論知識的醫護人員對醫務人員進行檔案管理內容的培訓，以此提升醫務人員的檔案管理意識，提升檔案管理工作的效率。同時可要求專業的檔案管理人員進行針對性的培訓，加強各部門的協調交流，從而促進醫院檔案管理模式的改革與發展。

4.提高檔案效能

由于長期受到以往管理觀念的影響，大部分醫院并不能夠正確的認識到檔案的價值，存在一定的認知偏差，以致無法科學有效地進行檔案管理，且難以真正地發揮出檔案的價值作用。然而醫院作為一個服務性的機構，檔案信息數據對提升醫院醫療服務水平具有重要的作用，對檔案進行管理的最終目的也是能夠科學合理的運用檔案內的信息數據。因此，在醫院檔案管理改革工作中，醫院檔案管理人員應當轉變自身的工作觀念，將被動管理的方式轉變成主動管理的方式，充分發揮出檔案的價值，提高檔案的效能。具體可以通過這兩個方面進行。

促使檔案走向社會。醫院檔案管理部門可借助醫院文化建設的契機，加強檔案相關內容的宣傳，同時科學合理運用儲存的檔案信息數據，保護圖片及必要的文字信息，以此對醫院自建立以來的發展史進行宣傳，提高醫院的知名度，也能夠讓檔案走向社會。通過促進檔案走向社會的方式，可以為醫院檔案管理工作注入新的活力，而且檔案本身具有教育的功能，能夠更好地促進醫院的發展。

為醫院管理工作提供信息數據支持。在醫院管理工作中，內部各部門工作人員的管理是重要的內容，為了提高醫院人力資源管理的效率和效果，各部門可通過查閱和應用人事檔案的效果內容，以便管理人員更好地開展人事管理工作，而且也能夠充分發揮出檔案管理的作用，實現檔案管理的目標。另外，醫院作為面向社會的醫療服務機構，在提供醫療服務時也會產生許多臨床信息數據，這些信息數據對醫院的醫療技術水平提升有著重要的促進作用，如果能夠科學合理的利用這些信息數據，不僅能夠提高醫院醫療服務水平，也能夠有效促進我國醫療事業的發展。

四、結語

總而言之，檔案管理是醫院管理體系中重要組成部分，對醫院的運營發展有著重要的影響。新時期對醫院檔案管理的要求不斷提升，醫院要想實現長足發展，就需要加快檔案管理模式的改革，針對當前檔案管理工作中的問題，采取有效的措施解決，以此全方位的提升檔案管理的水平，從而促進醫院的發展。

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（作者單位：河南省南陽市中心醫院南陽市腫瘤醫院）