對醫院檔案管理工作引入服務外包的實踐與思考

趙光曦

摘 要：本文主要從醫院檔案服務外包的意義著手，針對目前醫院檔案管理中引入服務外包主要存在的一些問題進行了詳細探究，并提出了幾點合理建議，希望能夠為醫院檔案管理工作的發展提供助力，促進醫院長遠穩定發展。

關鍵詞：醫院;檔案服務外包;實踐

引言

隨著醫院的不斷發展，檔案數量也跟隨急劇增長起來，傳統的檔案管理模式很難有效滿足其具體需求。而合理應用檔案服務外包，則能很好解決這一問題，并且，這也是醫院檔案管理工作中的一項全新發展趨勢。合理引入服務外包，能夠很好地節省醫院的人力、物力以及財力，同時，還能有效提升檔案管理質量。不過，因為各方面因素的影響，導致當前醫院檔案服務外包中存在一系列問題，需要醫院方加強管理，讓檔案服務外包發揮出最好的作用，下面就醫院檔案服務外包實踐進行具體分析。

一、醫院檔案服務外包的意義

隨著人們生活水平不斷提升，對于醫療健康的需求也越來越大，使得醫院的各項醫療服務項目和業務量不斷增長，檔案資料也不斷增多，導致醫院檔案部門壓力劇增，各種問題逐漸凸顯，如設施設備老化、庫房緊張、檔案管理軟件需要更新換代等等，而合理應用檔案服務外包則能很好解決這些問題，其應用意義重大，具體表現在以下三個方面：

1.緩解醫院的檔案保管壓力

一般來說，大型公立醫院檔案數量龐大，門類多樣，因為公立醫院的資源有限，近年來很多醫院都面臨著庫房緊張、各種載體的檔案大幅增加等壓力。就三級綜合醫院檔案來說，主要包括各類文書檔案、病歷檔案、會計檔案、科研檔案、設備檔案、基建檔案、聲像實物檔案等，在這之中，病歷檔案數量所占比重最大，然后就是會計檔案。

國家明確規定，門（急）診病歷由醫療機構保管的，保存時間自患者最后一次就診之日起不少于15年;住院病歷保存時間自患者最后一次住院出院之日起不少于30年。由此，醫院的病歷檔案數量急劇增加。而且就最新《會計檔案管理辦法》來說，其中提出延長會計檔案保管期限，大部分醫院就算會計檔案已經達到銷毀年限，也還在繼續保留，這更是給醫院檔案部門的檔案保管工作增加了負擔。

與此同時，很多三甲醫院的床位本來就非常緊張，連醫療用房都很難滿足，檔案用房需求自然無法滿足。一些醫院甚至會采用地下室進行檔案的保管，很難達到檔案庫房“十防”的要求，如遇上房屋漏水和內澇的情況，檔案遭遇損失的風險極大。所以，合理應用檔案外包服務模式，能有效解決檔案保管的問題，緩解醫院檔案部門的壓力。

2.提升醫院檔案部門的服務質量

隨著醫院業務的拓展、服務的提升，醫院各項管理工作也逐漸朝著專業化、精細化的方向不斷前進，對于檔案的利用需求也隨之提升，具體表現在職能科室的日常工作、科研教學、醫療糾紛處理、審計查賬、設備維修、后勤基建等方面，都離不開檔案的支持。

與此同時，對于醫院檔案部門的服務水平也提出了更新和更高的要求，就具體情況來看，醫院檔案部門普遍存在人員設備短缺的情況，檔案人員在完成繁瑣的檔案收集、整理、鑒定、分類、編目、統計、電子化等歸檔工作時，多余的精力只能勉強應付日常檔案應用需求，服務質量很難得到進一步的提升。針對這種情況，醫院檔案部門應該結合實際情況調整自身發展戰略，為檔案管理注入全新的理念與模式，將各種社會資源合理利用起來，以便將醫院檔案利用的作用更加充分的體現出來。

相比較于傳統的方式，檔案服務外包顯得更加便捷，醫院檔案部門之前承擔的如查找、掃描以及復印等基礎業務會極大減少，可以將更多的時間和精力放在服務質量提升上，從而為醫院檔案利用者提供更為快捷優質的服務。

3.降低醫院檔案管理成本

就醫院管理而言，醫療管理才是其中的核心業務，能夠創造直接效益，檔案管理則難以做到，所以，檔案管理往往被當做醫院的非核心業務。不過縱觀全局，該項工作又是醫院管理中十分重要的一部分，不容忽視。隨著檔案自行保管成本的增加，具體表現在人員配備、庫房建設等等，而且一些歷史悠久的醫院往往建設在城市的核心地段，所以，不論是自建或是租賃庫房，成本都非常高。而通過檔案服務外包，則能很好解決這一問題。

檔案服務外包機構的庫房往往都是設置在郊外，有著非常完備的設施和專業的技術人員，庫房空間能夠得到充分的利用，管理運營也存在非常顯著的規模效益，保管費用自然能夠極大壓縮。所以，醫院應用這一模式，只需要為自己需要的服務進行付費，不需要空置或是預留庫房，也不需要增加專職檔案人員的數量，這在很大程度上節省了固定成本投入，而節省下來的成本便能投入到核心業務中，提升核心競爭力，實現更為理想的發展目標。

二、醫院檔案服務外包中主要存在的問題

1.檔案中介服務行業規范管理的問題

就當前情況來看，檔案中介服務行業缺乏一個明確的管理部門來管理和協調，從而使得各個檔案中介機構處于分散經營的狀態。同時，在我國舊的檔案管理體制根深蒂固的影響下，檔案行政管理部門的管理對象往往局限于黨政機關、國企、事業單位，而檔案中介機構通常處于中間地帶，缺乏專業性的規范管理和監督。就相關調查結果顯示，在我國當前各省市的《檔案管理條例》中，只有很少一部分省市的條例規定了檔案中介服務機構需要備案或者檔案行政管理部門對其進行監督與指導。

2.檔案中介機構運作規模和實力的問題

首先，除了一些大城市，其他地區的檔案中介服務機構往往存在著規模小、實力弱等特點，因為實力不強，導致檔案中介機構很難承接像三甲醫院這樣的大中型檔案外包服務，這樣在很大程度上阻礙到檔案外包業務的發展。此外，外包行業內部間缺乏有效的溝通交流，資源難以實現共享，從而阻礙到品牌的形成，所以規模化發展自然無法進行;其次，檔案中介機構業務種類和服務手段單一，很多從業人員的工作就是一些簡單的手工勞動，如檔案編目、整理、掃描、上架等。

就當前情況來看，我國發展較多的檔案中介服務項目主要包括檔案數字化處理、檔案整理與寄存等，很少涉及系統的開發與設計等技術含量高的業務。相比較于國外，我國檔案中介機構業務的廣度和深度還有較大差距，未來還有很大的發展空間。

3.檔案業務外包質量的問題

目前，檔案業務外包中缺乏統一的質量標準。具體表現在，醫院比較關注的是怎樣用最小的代價獲得最為優質的檔案服務;而檔案中介服務機構則關心如何用最小的成本獲取更大的利益，雙方在合作過程中存在著顯著的矛盾。

作為院方，應在收益和成本之間反復考量，盡可能地將檔案業務以最低的價格外包出去，而檔案中介服務機構為了獲取更大的利潤，往往會采用各種措施壓縮外包業務成本，服務質量自然會隨之降低。因為缺乏明確的質量標準進行規范，致使檔案外包服務中時常出現一些問題，如編目不科學、查找困難等。

還有就是缺乏有效的監管，檔案業務外包屬于一種新興行業，所以，各項監管措施與法律法規還不完善。院方因為成本因素的影響，不可能再找第三方來監督，如果僅靠檔案中介服務機構的自覺，對于院方而言又存在風險。

4.檔案專業人才問題

就我國當前情況來看，檔案中介機構中存在著顯著的檔案管理人員素質不高、專業人才缺乏等問題，這些問題嚴重阻礙到檔案外包服務業的發展。在很多檔案中介機構中，其中的從業人員往往只經過短期培訓，或者不經過培訓就上崗作業。因為專業知識不足，在具體檔案管理工作中，難免會出現一些錯漏。在這種情況下，檔案業務外包服務質量很難得到有力的保障，甚至還有可能出現所有工作推翻重新開展的情況，給客戶帶來時間上的損失，也給檔案服務外包業的發展帶來了很大的阻礙。

三、醫院檔案服務外包模式應用實踐的建議

檔案服務外包模式能夠讓醫院更加專注于核心醫療業務，專心提升醫院的核心競爭力。應該注意的是在具體工作開展過程中存在著一些風險，所以，醫院相關部門在檔案服務外包模式具體實踐中，應該結合自身需求合理選擇相關服務，只有這樣才能將其作用更加充分的發揮出來，達到理想的效果，在此提出幾點建議：

1.政策扶持與監督指導并舉

檔案服務外包行業是在我國改革開放不斷深化背景下逐漸形成的，它的出現彌補了之前由檔案行政管理部門履行的部分職能。對此，檔案行政管理部門應該正視此行業的存在，并且對其服務與監管有效融合，推動該行業穩定發展，使其成為國家和各級地方檔案館的補充。具體可以從以下兩方面著手：一方面是檔案行政管理部門在完善檔案外包法律體系的同時，應該根據該行業準入標準嚴格設置審批流程，并且不斷加強監督和檢查;另一方面，檔案行政管理部門應該牽頭搭建完善的平臺，鼓勵現有機構共同組成行業協會，并且制定合理的行業準則，實現行業內部資源共享和有效的溝通交流。通過以上努力，醫院檔案服務外包工作質量就能夠得到有效的提升，為醫院提供優質的檔案服務。

2.加強外包服務的過程管控

醫院作為檔案外包服務委托方，應該積極轉變自身觀念，認識到檔案服務外包是大勢所趨。不過在具體外包時，醫院應該根據自身情況判斷和評估外包服務是否有必要，之后提出相關要求和預期目標并確定好外包方案，同時，在合同協議中將服務質量標準、服務范圍與內容、費用明細、保密以及違約責任等等明確。此外，在檔案外包服務具體實施階段，還應該加強過程管理，指派專門的人員負責，與合作方保持交流溝通，以便及時發現問題，并且有效解決。最后，應該對檔案外包服務進行有效的績效評估。通過這些方式，能夠更好地保障醫院檔案服務外包質量，實現雙方共贏。

3.加強醫院檔案服務外包的風險控制

醫院信息化建設和需求對檔案管理提出新的要求，檔案數字化和檔案數據庫建設已成為當前的檔案管理的目標，在進行檔案外包時，確保檔案信息資源安全是最根本的要求，可將PDCA持續改進機制引入檔案服務外包項目中，以此來控制風險。

P（計劃）：在進行檔案服務外包前應制定風險應對策略。檔案工作人員根據風險評價結果確定風險應對和預防的優先等級和時限，并明確實施責任人。

D（執行）：不斷完善檔案管理制度與崗位職責，加強對專兼職檔案人員的培訓，使每位參與檔案管理的人員都重視檔案的風險管理，科學有效地落實實施方案以及風險預防計劃和應對策略。同時，對外包企業的人員要建檔監管、進行檔案安全和保密教育，嚴格按制度要求、規范操作流程和技術標準。

C（檢查）和A（處理）：建立醫院檔案工作風險監督機制，確保風險評估及應對計劃的適宜性。定期對檔案數字化外包情況進行督查檢查，對檔案保管外包進行詳細驗收，并開展滿意度調查，年底進行全面風險評估，通過各種檢查，及時發現醫院檔案工作中存在的問題和安全隱患，并及時處理，持續提升醫院檔案工作質量與安全。

4.檔案外包服務機構應注重自我提升

從檔案外包服務機構來看，除了在發達城市的機構發展規模較大外，其他地區的機構都處于發展初期，規模小、實力弱，再加上部分醫院受到傳統檔案管理方式的影響，為了更加便捷地應用實體檔案，往往選擇距離本醫院較近的機構，而目前的現狀不能滿足這樣的需求。由此可見，檔案外包服務行業有著很大的發展空間，所以，檔案外包服務機構應該抓住該次機遇，不斷提升自身的競爭力。首先，應該加強內部規范管理，構建完善的管理制度。其次，不僅需要注重經濟效益，而且還得重視社會效益，在做好常規業務的同時，加強和醫院的溝通交流，了解他們的實際需求，不斷優化自身服務和開發新的產品來滿足市場的需求。

另外，檔案服務中介機構專業人才不足的這一現狀應受到重視，具體可以從以下幾方面著手：一是提高準入門檻，要求員工持證上崗;二是加強現有員工的定期培訓，要與時俱進地學習新方法并實踐于工作中，來適應目前市場的需求;三是提高福利待遇，吸引更多優質檔案管理專業人才的加入，步入良性循環。

四、結語

綜上所述，檔案服務外包將成為醫院檔案管理的一種趨勢，不僅可以緩解醫院的檔案保管壓力、提升醫院檔案部門的服務質量，還可以降低醫院檔案管理成本。不過，因為檔案的信息傳輸與保管對于安全性有著較高的要求，在實施檔案服務外包過程中應該積極應對其中存在的問題，采用合適的措施進行管控，使檔案服務外包為醫院檔案管理提供更大的助力。

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（作者單位：昆明市第一人民醫院）