淺談數(shù)字媒體技術(shù)在檔案信息化建設(shè)中的作用

曹卓瑜

摘 要：隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，人類社會邁入嶄新的世紀元，在一個充斥著信息技術(shù)、網(wǎng)絡化鏈接的時代，數(shù)字媒體技術(shù)已經(jīng)悄無聲息地滲透到人們生活的方方面面。而檔案作為信息資源的特殊載體，在被置于信息技術(shù)發(fā)展的大數(shù)據(jù)環(huán)境下，所凸顯出來的社會價值和人文價值，正激勵著每一位檔案人在檔案的開發(fā)和利用的方式方法上不斷推陳出新，為實現(xiàn)檔案自身的價值，檔案工作的重要意義砥礪前行。本文首先在介紹數(shù)字媒體技術(shù)概述的基礎(chǔ)上，分析了檔案信息化建設(shè)中應用數(shù)字媒體技術(shù);其次，從數(shù)字化檔案管理內(nèi)容、管理對象、管理手段、管理優(yōu)點四個方面入手，研究了數(shù)字化檔案管理模式;最后，研究了數(shù)字媒體技術(shù)下檔案信息化建設(shè)策略。

關(guān)鍵詞：數(shù)字媒體技術(shù);信息化建設(shè);數(shù)字化檔案管理

“……只要有寬帶，只要你有雄心，不管你在哪里，都不會邊緣化。競爭的立足點變平等了，小蝦米和大鯨魚可以平起平坐了……”

——湯馬斯·費里曼《世界是平的》

“世界是平的”這是弗里曼創(chuàng)造的新鮮術(shù)語，預示著世界步入到一個全新的時代即全球化進程的融合階段。在這個階段中，地域、文化、知識、技術(shù)等一切因素都不斷體現(xiàn)著自身的價值，既分工合作又密不可分。而信息技術(shù)就如同穿針引線般發(fā)揮著銜接的作用，世界變得更小，任何人都可以成為決定自身能力的主人。不論是電商平臺還是物流產(chǎn)業(yè)，不論是做微商還是自主創(chuàng)業(yè)，以互聯(lián)網(wǎng)為核心技術(shù)的發(fā)展使人與人之間的距離感和空間感消失了。大數(shù)據(jù)時代，競爭環(huán)境變得公平，信息領(lǐng)域變得快捷，面對機會大家變得越來越均等，面對機遇與挑戰(zhàn)，作為一名檔案工作者，不僅要有緊迫感，更要有洞察先機的使命感。在加強理論學習的同時，立足本職崗位，提高創(chuàng)新意識，增強政治站位，補齊短板，拓寬視野。充分利用互聯(lián)網(wǎng)等先進的信息技術(shù)工具，不斷提升自己對信息資源的整合能力，做好檔案信息化的建設(shè)工作和服務工作，為檔案信息的資源共享添磚加瓦！

一、數(shù)字媒體技術(shù)概述

數(shù)字媒體技術(shù)主要研究與數(shù)字媒體信息密切相關(guān)的各類渠道、各類平臺、各類介質(zhì)，涵蓋了信息內(nèi)容的獲取與輸出、處理與存儲、傳播與安全管理等相關(guān)的理論、方法、技術(shù)和系統(tǒng)。信息經(jīng)濟面對日新月異發(fā)展的大環(huán)境，已逐漸成為經(jīng)濟發(fā)展的新動力。而檔案作為重要信息資源之一的產(chǎn)物，正面臨著數(shù)字媒體技術(shù)以及多媒體網(wǎng)絡環(huán)境的巨大沖擊。如何更好的將數(shù)字媒體技術(shù)應用到檔案工作中、檔案管理中、檔案生活中從而助推信息經(jīng)濟的發(fā)展;如何使檔案信息化發(fā)展更快速、更便捷已成為高校檔案管理部門不容忽視的重要問題。建立數(shù)字化檔案館，實現(xiàn)各部門檔案信息資源的共享、共用、共通也為檔案管理人員指明了未來發(fā)展的方向。

高校開展信息化建設(shè)，需充分考慮其自身實際發(fā)展方向、機構(gòu)設(shè)置及具體需求的前提下，從整體上進行把握、協(xié)調(diào)、研究、設(shè)計。而檔案館作為一個獨立機構(gòu)，要開展檔案信息化建設(shè)，在應用數(shù)字媒體技術(shù)的同時，更要與學校信息化工作有機結(jié)合，同步推進。數(shù)字化校園建設(shè)的大環(huán)境為檔案館網(wǎng)站的建設(shè)與檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)帶來了創(chuàng)新與挑戰(zhàn)。同時也提出了更高的要求，不論是從基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)還是到檔案館網(wǎng)站的建設(shè)，又或是檔案管理系統(tǒng)的研究與開發(fā)，都與學校數(shù)字化建設(shè)平臺密切相關(guān)。就貴州師范大學檔案館而言，處于大數(shù)據(jù)時代的數(shù)字領(lǐng)域中，充分利用校園數(shù)字化這個大環(huán)境不斷推陳出新，厚積薄發(fā)，逐步推進校園數(shù)字化、檔案信息化的建設(shè)。從2005年初成立檔案館開始，檔案館不斷摸索探求檔案管理信息系統(tǒng)的創(chuàng)新與研發(fā)工作。利用“學校辦公平臺”的信息來源和學校發(fā)展的實際情況開發(fā)出符合工作要求的檔案管理系統(tǒng)。初步實現(xiàn)了檔案信息數(shù)據(jù)的歸檔與整理工作。伴隨著時代的發(fā)展，數(shù)據(jù)平臺的新舊更迭，檔案館所使用的檔案管理系統(tǒng)已不能滿足學校檔案工作日益增長的數(shù)據(jù)要求，嚴重阻礙了檔案工作的發(fā)展步伐。此外，檔案館館藏檔案的數(shù)字化率較低，無法實現(xiàn)全文查詢、檢索，更無法滿足日益增長的服務需求，一定程度上使檔案信息化整體水平緩慢滯后。對此利用校園數(shù)字化管理模式開展檔案信息化建設(shè)工作顯得尤為重要。

“數(shù)字化檔案管理”從字面上理解就是檔案的數(shù)字化，即通過掃描、壓縮、轉(zhuǎn)化、高清處理等手段將傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料、錄音帶、錄像帶等各種原始檔案資料轉(zhuǎn)換成圖片文件、聲音文件、錄像文件，再運用存儲管理技術(shù)將圖片和索引字段存儲于數(shù)據(jù)庫中做到信息數(shù)據(jù)的安全儲備，在安全管理的基礎(chǔ)上通過方便快速的查詢手段檢索出查檔者所需要的檔案資料，并通過特定的網(wǎng)絡平臺發(fā)布到指定的區(qū)域從而實現(xiàn)信息資源共享互通共用，最終達到數(shù)字化檔案”的管理和利用的目的。

二、檔案信息化建設(shè)中應用數(shù)字媒體技術(shù)的意義

1.推動了檔案數(shù)字化建設(shè)管理進程

在數(shù)字媒體技術(shù)不斷發(fā)展下，我國逐漸進行了數(shù)字化時代，人們的工作方式、生活方式和學習方式得到了根本的改變，人們通過利用互聯(lián)網(wǎng)，就可以隨時隨地地搜索和瀏覽自己感興趣的網(wǎng)絡信息。在這樣的背景下，數(shù)字媒體技術(shù)應運而生，被廣泛地應用于檔案數(shù)字化建設(shè)管理中，為促進檔案管理向信息化、數(shù)字化、智能化方向發(fā)展提供了重要的技術(shù)支持。此外，在數(shù)字媒體技術(shù)的應用背景下，通過建立檔案數(shù)據(jù)庫，可以為企業(yè)帶來個性化、多元化的檔案信息服務體驗，為最大限度地提高企業(yè)的工作效率和效果發(fā)揮出重要作用。

2.健全了檔案數(shù)字化建設(shè)的功能

所謂檔案數(shù)字化管理，主要是指充分利用信息技術(shù)的應用優(yōu)勢，實現(xiàn)對數(shù)字化檔案館的建立和數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的應用，同時，將檔案信息準確無誤地輸入到計算機內(nèi)，并存儲于檔案數(shù)據(jù)庫中，以實現(xiàn)對檔案信息的智能化管理和數(shù)字化管理，從而為進一步提高檔案信息資源價值打下堅實的基礎(chǔ)。此外，在我國信息技術(shù)的不斷發(fā)展和普及下，我國檔案數(shù)字化建設(shè)取得了良好的發(fā)展。例如：我國綜合數(shù)字檔案館在具體的構(gòu)建中，主要采用了搭建網(wǎng)站的方式，對數(shù)字檔案館相關(guān)功能進行不斷修改、優(yōu)化和完善，確保不同專題的數(shù)字檔案館能夠形象生動地呈現(xiàn)在企業(yè)面前，以提高企業(yè)的工作效率和效果。

3.提高檔案管理的標準化和規(guī)范化

在數(shù)字媒體技術(shù)的應用背景下，我國數(shù)字檔案不斷涌現(xiàn)，在檔案信息化建設(shè)中占據(jù)著舉足輕重的地位。因此，在檔案信息化建設(shè)的過程中，通過科學合理地利用數(shù)字檔案，可以促進檔案管理向標準化、規(guī)范化、信息化方向不斷發(fā)展。此外，對于企業(yè)而言，隨著企業(yè)發(fā)展規(guī)模的不斷增大和員工人數(shù)的不斷增多，檔案信息將會不斷增加，此時，傳統(tǒng)的人工管理方式已經(jīng)無法滿足信息時代的發(fā)展需求，需要充分利用數(shù)字媒體技術(shù)對檔案管理流程進行不斷簡化，以達到提高檔案信息管理效率和效果的目的，為進一步提高檔案管理的標準性和規(guī)范性打下堅實的基礎(chǔ)。

4.提高檔案信息的有效性、準確性和安全性

檔案信息管理主要有兩個用途，一是用于對企業(yè)或個人等歷史事件的記錄和保存，二是用于對未來事件的啟發(fā)和領(lǐng)悟。而數(shù)字媒體技術(shù)的出現(xiàn)和應用，為提高檔案信息的完整性、真實性和安全性發(fā)揮出重要作用，有利于進一步提高檔案信息化建設(shè)水平。此外，數(shù)字檔案作為一種重要的高科技產(chǎn)物，可以采用檔案管理的方式，及時更新檔案信息，以確保檔案信息的準確性和有效性。另外，在信息技術(shù)的不斷發(fā)展下，出現(xiàn)大量網(wǎng)絡病毒和網(wǎng)絡黑客，為檔案信息管理帶來了一系列的安全隱患，而數(shù)字媒體技術(shù)的出現(xiàn)和應用可以很好地解決這一問題，在數(shù)字媒體技術(shù)的應用背景下，可以最大限度地提高數(shù)字檔案的安全性，避免因網(wǎng)絡病毒和黑客的侵入而導致檔案信息出現(xiàn)丟失、泄露問題。

三、數(shù)字化檔案管理模式

1.數(shù)字化檔案管理的工作內(nèi)容

主要包括以下幾個方面：第一是通過現(xiàn)代通信、計算機網(wǎng)絡、多媒體信息技術(shù)設(shè)備等多種方式，在檔案管理部門內(nèi)部架構(gòu)內(nèi)網(wǎng)從而連通各個部門計算機網(wǎng)絡平臺;第二是將各個時期、各種類別、各類載體的檔案信息作為基礎(chǔ)信息資源，其中包含有傳統(tǒng)檔案進行數(shù)字化加工轉(zhuǎn)換后獲得的信息數(shù)據(jù)，學校辦公自動化系統(tǒng)產(chǎn)生的信息數(shù)據(jù)經(jīng)過歸檔整理生成的電子檔案數(shù)據(jù)庫，來自各職能部門著錄歸檔材料信息產(chǎn)生的各類信息數(shù)據(jù)庫;第三是以智能信息處理技術(shù)為主，將原有的數(shù)據(jù)庫轉(zhuǎn)變?yōu)橹R庫，應用自然語言進行所謂的概念性全網(wǎng)絡搜索;第四是建立全方位、立體化的應用體系和保密安全應急預案，準確快捷的吸納和提供各類信息資源，并為信息資源的使用提供安全保密的管理環(huán)境。

2.數(shù)字化檔案管理的優(yōu)點

其優(yōu)點主要表現(xiàn)在三個方面：首先，信息管理的數(shù)字化。數(shù)字化檔案管理采用先進的數(shù)字化存儲技術(shù)，具有通用性強、安全性高、標準化程度高、可視性強、支持計算機聯(lián)網(wǎng)查詢和實時瀏覽等特點。其次，資源管理的智能化。廣義上可以實現(xiàn)各校際檔案管理部門通過互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)各高校檔案部門檔案信息資源的共享互通。狹義上查檔者可以運用超文本或數(shù)字媒體技術(shù)進行智能化檢索，管理者可采用電子加密技術(shù)對檔案進行機密處理。再次，查檔利用的人性化。用戶可以在任何時間、任何地點通過計算機快捷地使用檔案信息，及時、準確的獲取信息資源。最后，數(shù)據(jù)平臺的利益最大化。檔案信息化建設(shè)與學校信息化工作有機結(jié)合，充分利用“共享數(shù)據(jù)平臺”，可以更容易打通信息資源共享的技術(shù)壁壘，整合高校各個部門的檔案信息資源，從而實現(xiàn)真正意義上的數(shù)據(jù)共享。

對于檔案館來說，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，達到信息共通，最主要的工作是要與各部門建立廣泛的聯(lián)動機制。教學與科研是學校工作的重中之重，因此，建立與教務處、研究生院、科研管理部門的緊密聯(lián)系顯得極為重要。信息數(shù)據(jù)的對接工作已成為檔案管理系統(tǒng)的首要任務。學校黨政管理部門種類繁多，在辦公平臺上形成的文件數(shù)據(jù)信息大部分都是通過OA系統(tǒng)流轉(zhuǎn)和分發(fā)的，因此與OA系統(tǒng)的端口銜接也成為檔案管理系統(tǒng)研發(fā)和使用的重要任務。專兼職檔案工作人員就是這一項工程的具體實施者，由他們負責相關(guān)檔案的歸檔整理與數(shù)據(jù)輸入等各類相關(guān)的具體任務。另一方面，隨著越來越多的檔案信息數(shù)據(jù)通過互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)資源互通，信息共享。檔案的安全問題也成為檔案工作者不容忽視的重要環(huán)節(jié)。在做好安全預警和信息安全防范的同時，強化責任意識，提高安全保障能力是對檔案工作人員提出的基本要求。事無巨細，只有在檔案安全保管、開放鑒定、網(wǎng)絡建設(shè)和數(shù)字化掃描等各個環(huán)節(jié)，強化意識，建章立制，規(guī)范管理，才能構(gòu)筑起檔案安全的堅強壁壘，才能確保檔案實體和檔案信息數(shù)據(jù)的安全保管，實現(xiàn)檔案事業(yè)安全、協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展。

3.數(shù)字檔案管理手段

在傳統(tǒng)檔案管理模式下，企業(yè)主要以人工管理模式為主，這種管理模式無疑增加了檔案管理人員的工作壓力和工作量，很容易因為人為因素導致檔案信息在管理中出現(xiàn)丟失、泄露問題，不利于檔案信息的有效保護。但是，在數(shù)字媒體技術(shù)的應用背景下，通過采用數(shù)字檔案管理模式，可以提高檔案信息化管理水平，同時，還簡化了檔案信息的管理流程，提高了檔案管理人員的工作效率和效果。此外，數(shù)字檔案具有很高的存儲能力，能夠?qū)Ａ繖n案信息進行準確無誤地存儲，提高了檔案信息的安全性、真實性和完整性。另外，數(shù)字檔案還能充分利用互聯(lián)網(wǎng)應用優(yōu)勢，提高檔案信息的共享度和利用率，為提高檔案管理工作的規(guī)范性、科學性和有效性產(chǎn)生了積極的影響。

四、數(shù)字媒體技術(shù)下檔案信息化建設(shè)策略

1.優(yōu)化和創(chuàng)新數(shù)字檔案管理方式

為了進一步提高檔案信息化建設(shè)水平，在數(shù)字媒體技術(shù)的應用背景下，企業(yè)要重視對數(shù)字檔案管理方式改革和創(chuàng)新。在這個過程中，首先，要重視對電子化檔案管理模式和數(shù)字化檔案管理模式的應用，通過簡化檔案管理流程，確保檔案信息檢索和查詢的高效性。此外，在數(shù)字媒體技術(shù)的應用背景下，企業(yè)還要充分利用數(shù)字化檔案管理模式，提高檔案信息的共享度和利用率，以促進檔案管理向智能化、數(shù)字化、科學化方向不斷發(fā)展。

2.完善數(shù)字檔案管理制度

為了充分發(fā)揮和利用數(shù)字媒體技術(shù)的應用優(yōu)勢，企業(yè)還要重視對數(shù)字檔案管理制度的制定和完善，確保檔案管理工作有據(jù)可依，有章可循，從而最大限度地提高檔案管理的效率和效果。在這個過程中，首先，企業(yè)要根據(jù)檔案管理的實際需求，對數(shù)字檔案管理制度進行不斷修改、優(yōu)化和完善，確保檔案管理工作的規(guī)范性和標準性，此外，還要加強對電子檔案管理規(guī)范的制定和完善，確保檔案信息從收集、分類、整理和歸檔等各個環(huán)節(jié)操作的統(tǒng)一性和規(guī)范性，避免因檔案信息管理不規(guī)范而導致重要信息的丟失、泄露，進而為企業(yè)或個人帶來不必要的經(jīng)濟損失。

3.數(shù)字檔案管理要實現(xiàn)相關(guān)知識的交叉、多元化應用

在數(shù)字媒體技術(shù)的應用背景下，為了最大限度地提高數(shù)字檔案管理效率和效果，企業(yè)要加強對相關(guān)知識的交叉應用和多元化應用，使得檔案管理知識與經(jīng)濟知識、政治知識和文化知識進行充分結(jié)合，這樣一來，不僅有利于豐富檔案管理知識，還有利于改革和創(chuàng)新數(shù)字檔案管理模式，從而提高數(shù)字檔案管理的專業(yè)性和科學性。

4.提升檔案管理人員的整體素質(zhì)

檔案管理人員作為數(shù)字檔案管理工作的主要執(zhí)行者，在檔案信息化建設(shè)中占據(jù)著舉足輕重的地位，他們的專業(yè)能力和綜合素養(yǎng)直接影響了數(shù)字檔案管理工作的開展效果。因此，對于企業(yè)而言，加強對檔案管理人員的培訓，提高他們的專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)顯得尤為重要。在這個過程中，首先，企業(yè)要聘請國內(nèi)知名專家對檔案管理人員進行專門培訓，讓他們學習和掌握更多的新知識和新技術(shù)，確保他們能夠跟上數(shù)字化時代的發(fā)展步伐，同時，還要引導他們對新型數(shù)字檔案管理技術(shù)進行探究和鉆研，提高他們快速學習新知識的能力。其次，還要重視對人才引進制度的制定和完善，通過引進高水平、高素質(zhì)和高能力的檔案管理專業(yè)人才，確保數(shù)字檔案管理工作正常、穩(wěn)定、安全地開展。

結(jié)束語

綜上所述，數(shù)字媒體技術(shù)在檔案信息化建設(shè)中的應用猶如一把雙刃劍，只有科學、合理、規(guī)范的應用，才能發(fā)揮其最大的功效，才能更好更快更安全的推進數(shù)字化檔案管理工作的建設(shè)與發(fā)展。

（作者單位：貴州師范大學）