試論制約干部人事檔案工作發展的因素與對策

溫相生

隨著電子信息技術的不斷發展與進步，干部人事檔案也開始從傳統的紙質檔案向信息是時代的新勝電子檔案過度與發展。但是，由于目前國內的電子干部人事檔案起步較晚，仍然處于一個發展與探索階段，對于信息化檔案管理的應用還處于研究階段，傳統檔案向電子信息干部人事檔案模式過度的過程中主要的側重點還不明確，缺乏指導的相關理論。本文就以新勝電子檔案的利用與傳統檔案之間的差異與優缺點展開分析，論述了如何合理利用好傳統檔案與新生電子檔案。

檔案是社會各界以及不同行業發展的重要依據，干部人事檔案工作涉及到社會發展的全部信息內容，每個記錄在檔的檔案都需要相關的干部人事檔案部門進行管理，實現干部人事檔案的充分利用。但是，目前大多數的干部人事檔案部門還采取傳統的管理方式，這樣就會在干部人事檔案工作中出現一些問題，導致傳統檔案的管理工作無法得到有效的保存。隨著電子信息技術的發展與進步，合理的應用還信息化手段改善傳統的干部人事檔案工作，有效的解決干部人事干部人事檔案存在的問題，從而實現了對干部人事檔案工作的高效發展。

一、干部人事檔案管理的內涵

（一）干部人事檔案的內涵

干部人事檔案主要是通過紙質文件的形式對文檔與材料進行存儲與記錄，這些紙質文件的內容包括著相關個人、團體的基本信息以及學術研究的成果，歷史文化的記錄，對于社會發展與國家進步都有著重要的記錄價值。

（二）電子檔案管理的內涵

電子信息檔案管理主要的管理形式通過電子的形式對科研材料與個人信息進行保存。這些電子信息可以通過電子計算機進行存儲、分類、保存。主要的信息傳播的途徑與方式就是通過互聯網。

二、傳統檔案與新生電子檔案管理的特點

電子檔案管理與傳統的檔案管理存在著三方面的共同點：第一，二者的基本原理存在著共通性，電子信息檔案的管理是建立在干部人事檔案的基礎上，通過對傳統檔案進行信息化技術的有效整合與優化。電子檔案管理的技術水平、管理模式、管理質量都高于傳統的檔案管理，但是二者的共通性仍然客觀存在;第二，電子檔案與傳統檔案的不可分割性，傳統的檔案管理主要的信息內容包括著社會實踐、個人信息等重要的數據內容，這些數據有著很大的真實性，對電子檔案的統計與管理工作也同樣適用，也需要保證保存的信息真實性，傳統檔案資料與新生電子檔案 同樣都需要保證保存信息的真實性;第三，電子檔案管理擴大了傳統檔案的信息量存儲，在干部人事檔案基礎上的新生電子檔案管理實現了對容量的擴大，可以對各種不同的檔案信息進行存儲與分類，還可以通過互聯網實現對資源與信息的共享，在對檔案信息進行調取的過程中更加便利。此外，如果想對傳統的紙質檔案進行調取，還可以通過電子信息檔案的記錄進行查找，更加方面快捷。

三、干部人事檔案工作發展制約因素

（一）操作環節的利弊分析

干部人事干部人事檔案與信息化檔案管理在操作環節也有著不同的優缺點與利弊：

第一，信息收集整理的利弊。傳統的干部人事檔案工作在對信息收集整理的過程中主要是將有價值的內容與紙質文件、材料進行收集與整理，在對這些檔案進行相關的歸檔與整理進行操作。與傳統的干部人事檔案相比較而言，新生的電子檔案在對信息收集與整理的工作內容更復雜，為了保證電子檔案信息的完整性與真實性，需要對干部人事檔案的每個環節合理的銜接，讓干部人事檔案工作的內容銜接更平順，讓信息收集與整理更高效，保障信息內容的時效性。

第二，檔案信息鑒別整理的利弊。干部人事干部人事檔案在對文件材料進行歸檔以前需要對檔案信息內容進行鑒別與分析，對檔案價值進行界定，對相應的資格進行審查，從而確定對檔案進行包管理的價值與保存的時間，在歸檔以后，需要對已經納入干部人事檔案的內容進行二次審核;新生電子信息檔案在進行檔案信息鑒別整理通過電子計算機對信息內容進行處理，在檔案信息鑒別整理的工作效率會高于傳統的干部人事檔案，但是對內容有效性的篩選整體質量會低于干部人事干部人事檔案的模式。

第三，檔案存儲的利弊。干部人事干部人事檔案對檔案進行保存與存儲需要消耗大量的人力資源與時間，需要一個長時間的、持續性的管理，在管理的過程中需要大量的操作人員定期進行信息整理，隨著檔案內容的不斷增加，在新舊檔案進行整理的過程中也需要增加投入，管理的難度也在不斷提高。信息化檔案管理雖然有著干部人事干部人事檔案所不可替代的優勢，但是在對檔案修改與調整以后不會留下改動的痕跡。這樣就無法保證檔案的原始性。因此干部人事干部人事檔案與新生電子檔案相比較而言更有著原始性的優勢，新生電子檔案的高效率也是干部人事干部人事檔案所無法比擬的。

（三）操作內容的利弊分析

從操作內容的利弊分析來看，干部人事干部人事檔案與新生電子檔案之間也各有千秋。

第一，真實性。干部人事干部人事檔案與信息化檔案管理比較而言，更容易得到數據原始性與真實性的保證，干部人事干部人事檔案的價值審核十分嚴格，如果對檔案的價值審核成功以后，檔案的基本形式與內容就不會在發生性質上的改變，如果對檔案的管理得當，后期不會發生改變;新生電子檔案的保存方式需要借助計算機設備進行保存，在對檔案修改操作也不會留下改動痕跡，這樣就無法保證電子干部人事檔案的真實性，特別是在對電子檔案進行格式轉換的過程中，更容易出現因為操作失誤而引發信息的真實性難以保證。

第二，操作性。干部人事干部人事檔案的操作形式十分復雜，許多工作流程度需要人為操作與干預，這樣就會增加工作量，消耗大量的人力資源，浪費寶貴的時間;信息化檔案管理通過借助一些信息處理的軟件對檔案信息與內容進行批量的處理與內容整合，很大程度上提高了干部人事檔案的效率與操作速度。此外，新生電子檔案的管理相比較傳統的干部人事檔案更具有專業性的特點，這需要干部人事檔案操作人員需要具備更專業的干部人事檔案的能力，要熟練操作電子計算機設備，滿足干部人事檔案的需要。

四、信息化干部人事檔案工作的策略

信息化檔案管理，有利于促進綠色環保事業的進步與發展，通過電子干部人事檔案的模式實現了物質化辦公，可以節約紙張，更可以降低干部人事檔案成本，對保護樹木與森林資源有著重要的促進作用。傳統檔案需要通過紙質文件作為記錄的重要媒介，在對紙質文檔進行保存的過程中，需要做好相應的整理與手機工作，要對檔案的特點進行分類與歸類，只有這樣才能凸顯出傳統檔案的重要價值。干部人事干部人事檔案需要人為的手動操作進行管理，不僅浪費了大量的人力資源，工作量也很大，如果在檢查的過程中方法的應用不得當很容易出現管理上的漏洞問題，這樣就導致干部人事干部人事檔案的過程中無法實現信息的高速傳輸，更無法實現檔案信息的共享，對檔案的開發與利用效率不高。因此，對干部人事干部人事檔案進行新生電子檔案的變革，更可以提高干部人事檔案工作的效率，符合現代化信息時代的發展。

（一）信息調用更便利

信息時代的發展速度不斷加快，推動著人類社會的發展與進步，更推動著各行業的發展，市場競爭也隨之變的越演越烈。因此，相關檔案部門的日常信息的查驗與數據的整理工作量也在不斷增加，檔案信息的更新速度也需要不斷的加快，因此，通過新生電子檔案的管理可以有效的提高干部人事檔案的效率，讓檔案信息的調用更加便利，提高了電子干部人事檔案的效率。

（二）存檔內容更豐富

隨著電子計算的普及與發展，在辦公室日趨朝著自動化的方向發展。許多手寫的紙質文件都被電子文檔所替代，許多文檔都需要通過電腦文檔的打印才能備份與取用。干部人事檔案工作如果仍然采用傳統的管理方式，需要通過打印的形式進行存檔與備份。信息化檔案管理就可以對計算機中的文件進行存儲于備份，對于存檔的內容更加豐富，干部人事檔案的工作效率也得到了提升。

（三）變更紙質文件

在干部人事干部人事檔案中對檔案進行存檔與歸檔以后留下的舊文件，大多數都是關于規劃、總結的文件。一些重要的紅頭文件也需要慎重的保存。新生電子檔案通過科學管理的手段，讓檔案的管理更加縝密，對于檔案數據的管理更加嚴格。傳動干部人事檔案與信息化檔案管理存在著很大的差別，對于檔案的時間管理與各方面都有著差別。傳統檔案的管理要想實現長期的保存就可以對紙質文件進行保存，不會出現信息內容丟失的情況，信息化檔案管理需要長期保存文件，需要通過對電子文檔進行打印才可以長期存檔與保留。

（四）創設全新電子存檔形式

信息化檔案管理的文件形式不在拘泥于紙質文件，可以是某一個電子設備的存儲，也可以通過硬盤、光盤進行數據的存儲，相關的文件內容可以被查驗與使用，也可以實現了在互聯網的作用對文件進行資源共享，讓后期的干部人事檔案工作更加便利。從自身的性質來說，電子干部人事檔案的特點包括著：有計算機進行存檔，自身具有著嚴格的代碼與分類形式，可以更好的對檔案進行分類管理。信息化檔案管理有著自身的檔案特點，新生電子檔案可以整合了自身的數字型的特點，更融合了傳統檔案分類型的特點，通過電子計算的存儲實現了對檔案的遠程傳輸來實現檔案信息共享，對于每個檔案的調用都需要具備一定的權限才可以對檔案內容進行讀取。

五、結語

總之，通過對干部人事干部人事檔案與信息化檔案管理的研究分析可以發現。干部人事干部人事檔案都是以紙質文件的形式對檔案進行存檔與記錄，很容易在長期管理的過程中受到不同因素的影響而造成了破損的問題，在干部人事檔案的過程中隨著時間的推移占據的空間也會越來越大，對干部人事檔案工作來說會造成一個嚴重的困擾;信息化檔案管理，可以通過借助計算機進行干部人事檔案與存儲，有效的提高干部人事檔案工作的效率，更節約了干部人事檔案的空間與成本，但是也容易受到一些因素的影響，導致真實性難以確定。因此，需要將干部人事干部人事檔案與電子干部人事檔案相結合，更好的推動干部人事檔案事業的發展與進步。

（作者單位：中共喀喇沁旗委組織部）