基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的高校檔案管理工作研究

農(nóng)彥

高校檔案是高校教育教學(xué)活動(dòng)、高校管理、教科研工作和教育督導(dǎo)評(píng)估環(huán)節(jié)的重要參考資料，對(duì)高校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展至關(guān)重要。本文概述了大數(shù)據(jù)下的高校檔案管理工作現(xiàn)狀，進(jìn)一步探尋了基于現(xiàn)狀的高校檔案管理工作創(chuàng)新路徑，最后就基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的高校檔案管理工作體會(huì)進(jìn)行了研究，為大數(shù)據(jù)技術(shù)的高校檔案管理工作提供可行性借鑒。

一、引言

高校檔案是高校教育教學(xué)活動(dòng)、高校管理、教科研工作和教育督導(dǎo)評(píng)估環(huán)節(jié)的重要參考資料，對(duì)高校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展至關(guān)重要。隨著信息化技術(shù)時(shí)代的到來(lái)，高校在檔案管理工作中需更好地利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，以達(dá)到提高教育管理水平、提升高校教學(xué)水平的效果。本文基于大數(shù)據(jù)技術(shù)，就高校檔案管理工作做如下分析。

二、大數(shù)據(jù)下的高校檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）信息化管理理念欠缺

當(dāng)前，我國(guó)諸多高等院校在檔案管理信息化建設(shè)中，缺乏對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用理念的掌控，且多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)層未充分認(rèn)識(shí)到重視信息化管理工作對(duì)于高校檔案管理工作的重要性。以往的檔案管理僅通過(guò)人工操作進(jìn)行檔案管理檢索，耗費(fèi)時(shí)間又浪費(fèi)精力，不能很好地適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。因此，基于大數(shù)據(jù)下的高校檔案管理工作在滿足快速、容量大的檔案影像，適應(yīng)時(shí)代需求，在一些綜合類(lèi)檔案的形成和整治中漸趨歸于正規(guī)化。

（二）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善

在高校檔案管理工作中，缺乏相關(guān)的配套設(shè)備投入，尤其是受到高校自身建設(shè)經(jīng)費(fèi)欠缺，很難確保信息化建設(shè)資金充足和完善;同時(shí)，與之相配套的設(shè)備更新不及時(shí)等問(wèn)題頻現(xiàn)。以教師檔案信息管理為例，多數(shù)高校僅留存一些教師業(yè)務(wù)和照片資料，檔案資料收集、整理不規(guī)范，加之在檔案管理上缺乏經(jīng)驗(yàn)和標(biāo)準(zhǔn)要求，在類(lèi)別保管期限上模糊不清，不分主次地一概收集、整理、組卷，無(wú)法辨識(shí)其保存價(jià)值，一律收集，永久保管，且按學(xué)年裝訂成冊(cè)。

（三）網(wǎng)絡(luò)安全成老大難

因檔案管理方式都是傳統(tǒng)的手工操作，先分類(lèi)、再裝訂，然后手工著錄，整個(gè)過(guò)程繁瑣低效，導(dǎo)致較多檔案入館后被長(zhǎng)期堆放、不能及時(shí)整理歸檔，且盤(pán)點(diǎn)的時(shí)候一般只清點(diǎn)檔案袋的數(shù)量，不能反映內(nèi)部檔案真實(shí)的儲(chǔ)存信息。如果要拆開(kāi)每個(gè)袋子進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，那工作量十份龐大。在檔案利用過(guò)程中，人工操作上的會(huì)有失誤，檔案存放順序被打亂，造成檔案存放無(wú)序，查找困難。一旦檔案沒(méi)有按規(guī)定存放，查找起來(lái)就好比海底撈針，要將所有檔案篩選一遍，而且管理人員對(duì)儲(chǔ)存時(shí)間掌握很不準(zhǔn)確，很多過(guò)期的舊檔案和有效檔案一起保存，形成大量冗余檔案，給檔案管理工作帶來(lái)額外負(fù)荷和成本。因而大數(shù)據(jù)下在高校檔案管理中，受其開(kāi)放性因素影響，黑客入侵和電腦病毒等的侵襲，對(duì)高校檔案信息安全的風(fēng)險(xiǎn)影響極大。

三、基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的高校檔案管理工作創(chuàng)新路徑

高校檔案管理信息化建設(shè)是大數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，為推動(dòng)高校檔案管理工作提供了質(zhì)量保障。較之于傳統(tǒng)檔案管理，在縮短檔案管理時(shí)間、避免檔案管理錯(cuò)漏和丟失，有效提升工作效率上，大數(shù)據(jù)技術(shù)使得高校檔案管理更科學(xué)、更便利、信息更透明、監(jiān)督等有力。

（一）重視大數(shù)據(jù)技術(shù)在高校檔案管理工作中的作用

高校明確認(rèn)識(shí)和了解檔案管理信息化建設(shè)對(duì)于高校檔案管理工作的重要性，對(duì)發(fā)揮信息化建設(shè)功效，更好地在工作實(shí)踐中積極認(rèn)真對(duì)待，善用大數(shù)據(jù)技術(shù)作為管理手段，對(duì)提升高校檔案管理信息化水平，更好地掌握檔案管理信息化建設(shè)的重要性對(duì)于高校長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的意義。

為進(jìn)一步搞好檔案管理工作，需重視學(xué)校管理層領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)同教師、上級(jí)主管業(yè)務(wù)部門(mén)等，強(qiáng)調(diào)搞好檔案管理工作的必要性，更快更好地完成檔案歸檔工作。做好對(duì)相關(guān)檔案管理工作的書(shū)面總結(jié)，更好地在檔案材料文字書(shū)寫(xiě)、文筆運(yùn)用、格式規(guī)范中，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。具體實(shí)施環(huán)節(jié)，通過(guò)確定信息化標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案管理基礎(chǔ)工作。提升檔案管理工作相關(guān)部門(mén)的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)能力，提升儲(chǔ)存的卷宗質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)不同類(lèi)檔案的著錄細(xì)則兼容性。檔案信息化的系統(tǒng)軟件中，確保其有較高的移植性，確保現(xiàn)行的檔案分類(lèi)與管理等規(guī)定很好地適應(yīng)愈來(lái)愈多的歸檔資料。通過(guò)提高檔案信息化的工作標(biāo)準(zhǔn)，建立完善，統(tǒng)一的規(guī)范體系，對(duì)實(shí)現(xiàn)科學(xué)的檔案管理信息化至關(guān)重要。

（二）資金上大力扶持，專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)上大幅度提高

高校要強(qiáng)化在檔案管理信息化建設(shè)上的軟件和硬件設(shè)備支持，才能更好地為檔案管理提供基礎(chǔ)設(shè)施支持。在電腦系統(tǒng)管理層面，強(qiáng)化對(duì)技術(shù)人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，樹(shù)立其終身學(xué)習(xí)、愛(ài)崗敬業(yè)的堅(jiān)定信念。將培養(yǎng)檔案管理工作人員信息化管理工作意識(shí)、知識(shí)培訓(xùn)活動(dòng)、信息技術(shù)操作協(xié)同起來(lái)，為工作人員合理運(yùn)用信息化手段管理高校檔案提供人才保障。分析檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)要求，需堅(jiān)持正確的政治方向，樹(shù)立正確的政治立場(chǎng);檔案人員要嚴(yán)格遵守《保密法》、《檔案法》，避免將檔案隨意堆放;在檔案行政、檔案管理和利用服務(wù)等職能活動(dòng)中，以積極主動(dòng)，誠(chéng)懇熱情的服務(wù)態(tài)度，樹(shù)立全心全意為人民服務(wù)的思想和良好的工作態(tài)度;樹(shù)立實(shí)事求是、兢兢業(yè)業(yè)的工作作風(fēng);具備較強(qiáng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)，不斷地努力學(xué)習(xí)，掌握新的管理技能和手段。這就要求檔案工作者必須具有良好的心理素質(zhì)，全心全意做好檔案工作。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，高校檔案管理的信息化建設(shè)工作中，要求檔案管理人員必須熟悉檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，確保現(xiàn)有檔案更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。根據(jù)檔案類(lèi)別，編寫(xiě)目錄，分柜安放，改變以前封面標(biāo)題的隨意性，注重作者、時(shí)間、內(nèi)容、文體四要素完備。

（三）從網(wǎng)絡(luò)安全著手，提升檔案信息安全管理力度

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下進(jìn)行信息化建設(shè)工作，要時(shí)刻保持檔案機(jī)密性特點(diǎn);甚至安全防護(hù)等級(jí)及其訪問(wèn)權(quán)限，以便用戶更好地查詢檔案信息。此外，將大數(shù)據(jù)的建設(shè)與高校檔案的規(guī)范化管理協(xié)同起來(lái)，預(yù)防網(wǎng)絡(luò)黑客對(duì)檔案信息的惡意攻擊，防止病毒侵害電腦信息等。其一，明確責(zé)任，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全工作組織領(lǐng)導(dǎo)。成立網(wǎng)絡(luò)與信息安全領(lǐng)導(dǎo)小組和網(wǎng)絡(luò)安全應(yīng)急聯(lián)絡(luò)小組，明確工作職責(zé)和分工，對(duì)日常網(wǎng)絡(luò)辦公、信息上傳審批、辦公電腦防護(hù)、存儲(chǔ)設(shè)備使用提出明確要求，以日常防控強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全管理。查漏補(bǔ)缺，完善并落實(shí)網(wǎng)絡(luò)安全管理制度。定期對(duì)全體人員進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)安全教育，對(duì)新調(diào)入、聘請(qǐng)人員及時(shí)進(jìn)行專(zhuān)題網(wǎng)絡(luò)安全教育。重新修訂檔案網(wǎng)絡(luò)與信息安全應(yīng)急處置預(yù)案，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)網(wǎng)絡(luò)與信息安全事件的能力，保障數(shù)字檔案館系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)與信息的安全。其二，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)安全管理現(xiàn)狀，對(duì)本單位的相關(guān)制度進(jìn)行檢測(cè)評(píng)估，制訂了管理辦法、安全事件報(bào)告及處置管理制度，由各科室嚴(yán)格執(zhí)行。針對(duì)因特網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、局域網(wǎng)的網(wǎng)絡(luò)屬性及“三張網(wǎng)”上的信息系統(tǒng)的功能要求，進(jìn)行防火墻、入侵防御系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)審計(jì)、日志審計(jì)等安全設(shè)置和網(wǎng)絡(luò)安全軟硬件設(shè)施排查，開(kāi)展軟硬件專(zhuān)項(xiàng)維護(hù)，進(jìn)行漏洞掃描、反病毒庫(kù)更新、系統(tǒng)補(bǔ)丁修補(bǔ)等安全防護(hù)工作，確保各信息系統(tǒng)運(yùn)行的網(wǎng)絡(luò)安全。其三，密切關(guān)注網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，防止惡意攻擊。網(wǎng)站、微信、APP管理人員每天定時(shí)關(guān)注網(wǎng)站，積極主動(dòng)排查安全漏洞，采取防范計(jì)算機(jī)病毒和網(wǎng)絡(luò)攻擊、網(wǎng)絡(luò)侵入等危害網(wǎng)絡(luò)安全行為的技術(shù)措施。其四，重視增加投入，加強(qiáng)防護(hù)建設(shè)。確保網(wǎng)絡(luò)行為管理和藍(lán)光光盤(pán)庫(kù)備份系統(tǒng)已正式投入運(yùn)行。網(wǎng)絡(luò)行為管理系統(tǒng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備運(yùn)行狀況、網(wǎng)絡(luò)流量、用戶行為等進(jìn)行日志記錄，并保存三個(gè)月等。

（四）加強(qiáng)意識(shí)形態(tài)領(lǐng)域檔案管理人員的素質(zhì)及意識(shí)培養(yǎng)

重視在意識(shí)形態(tài)領(lǐng)域強(qiáng)化對(duì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和工作意識(shí)培養(yǎng)，將該項(xiàng)工作作為重要性資源信息獲取的渠道加以管理，從加大資金投入，提升人員責(zé)任意識(shí)等層面整體實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的科學(xué)化管理。在人才選聘環(huán)節(jié)，強(qiáng)化對(duì)人事檔案管理崗位相關(guān)人員的品德建設(shè)和準(zhǔn)入要求，確保高校檔案管理人員具有高尚的品德，強(qiáng)烈的職業(yè)責(zé)任感、認(rèn)同感和職業(yè)歸屬感，更能通過(guò)自身的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和實(shí)踐操作技能水平更好地勝任檔案管理工作，全面提升檔案管理工作水平。

四、結(jié)語(yǔ)

基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的高校檔案管理工作對(duì)高校而言至關(guān)重要，尤其需要高校強(qiáng)化高校檔案管理。全文概述了大數(shù)據(jù)下的高校檔案管理工作現(xiàn)狀，進(jìn)一步探尋了基于現(xiàn)狀的高校檔案管理工作創(chuàng)新路徑，為后續(xù)高校的檔案信息化管理提供了研究依據(jù)。

（作者單位：百色學(xué)院）