數(shù)字時代航天企業(yè)科技檔案著錄的探究

劉紅利 丁曉蕓 張 勇

1.上海空間推進研究所 上海 201112;2.上海空間發(fā)動機工程技術(shù)研究中心 上海 201112 3.長江養(yǎng)老保險股份有限公司 上海 200122

1 航天企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展,信息化和數(shù)字化是社會發(fā)展的必然趨勢。特別是近年來,航天企業(yè)對數(shù)字化工作十分重視,檔案數(shù)字化工作發(fā)展迅速,檔案數(shù)字化規(guī)模不斷擴大。紙質(zhì)檔案管理的缺陷越來越明顯,相反,數(shù)字檔案的優(yōu)勢日益凸顯,航天企業(yè)的檔案管理應與時俱進,搭乘數(shù)字時代的東風,實現(xiàn)科技檔案數(shù)字化、現(xiàn)代化。

1.1 傳統(tǒng)檔案著錄的局限性 目前,航天企業(yè)檔案數(shù)字化程度不高,仍以紙質(zhì)檔案為主。隨著紙質(zhì)檔案不斷增多,存儲空間也需要不斷擴大,檔案室內(nèi)通常排滿檔案架或是檔案柜。紙質(zhì)檔案的管理需要耗費大量人力和物力。紙質(zhì)檔案易受外界環(huán)境因素影響而造成不同程度地損毀,如受潮、生霉、腐蝕損壞等。而且,紙質(zhì)檔案在借閱管理上,效率較低,不能滿足日益增長的航天科研任務(wù)的發(fā)展需要,且難以實現(xiàn)資源共享及檢索。航天企業(yè)上海空間推進研究所檔案管理的軟件是瀚海之星管理系統(tǒng),而科研設(shè)計人員采用的AVIDAM管理系統(tǒng)軟件,與瀚海之星系統(tǒng)兼容不夠,造成的現(xiàn)狀是現(xiàn)在工藝文件底圖檔案無法導入瀚海之星管理軟件,只能人工輸入標題及相關(guān)信息,且檔案管理系統(tǒng)里沒有工藝底圖檔案的電子版。僅靠人工著錄的方式容易出錯,一旦底圖出錯,造帶來生產(chǎn)的產(chǎn)品出錯,將會給航天企業(yè)帶來巨大損失。科研人員也無法通過信息系統(tǒng)共享、檢索和查詢底圖檔案。因此,航天企業(yè)迫切需要改進檔案管理的方式,減少對紙質(zhì)檔的依賴,逐步實現(xiàn)檔案著錄信息化、數(shù)字化。

1.2 國內(nèi)檔案著錄標準化、規(guī)范化程度不高 科技檔案信息數(shù)字化的現(xiàn)狀是檔案標準化、規(guī)范化滯后和應用軟件不統(tǒng)一,軟件系統(tǒng)無法融合,這嚴重影響檔案數(shù)字化的水平。科技檔案的傳統(tǒng)著錄方式效率低下,無法滿足檔案工作數(shù)字化的需求,制約了檔案信息化發(fā)展。中國檔案標準化起步雖早,但后期發(fā)展緩慢。現(xiàn)有的檔案著錄規(guī)則是1985年制定的版本,1999年稍作修訂,但在內(nèi)容上基本無變化。作為總則性的標準,其制定主要以文書檔案為研究對象,不能通用于所有檔案。科技檔案需要根據(jù)總的著錄規(guī)則,制定專門的著錄細則,提高科技檔案著錄標準化、規(guī)范化。

1.3 檔案著錄數(shù)字化的必要性 檔案著錄包括著和錄兩個方面,著就是標引,錄就是抄錄。目前,航天檔案著錄數(shù)字化面臨的主要問題是沒有一個既用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)。不能有效利用計算機完成檔案管理工作,限制了航天企業(yè)科研檔案信息化、數(shù)字化的進程。從長遠來看,數(shù)字化管理檔案既可提高經(jīng)濟效益,讓傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為機讀檔案,查閱方便迅速,還避免了反復印制材料造成的紙張和人員的浪費。檔案數(shù)字化以后,科研人員可在自己計算機上實現(xiàn)檢索查閱所需檔案信息。設(shè)計和工藝圖紙實現(xiàn)數(shù)字化,便于設(shè)計人員高效查閱電子版設(shè)計和工藝文件,提高設(shè)計人員和檔案管理人員的工作效率。隨著數(shù)字化發(fā)展,越來越多的文件材料將是光盤和磁盤等,現(xiàn)行的檔案整理和著錄標準與計算機信息處理信息的發(fā)展方式不協(xié)調(diào)。以實物為載體的檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔?可以節(jié)約存儲空間提高檔案管理效率。

2 科技檔案數(shù)字化整理和著錄的內(nèi)容和規(guī)則

2.1 科技檔案數(shù)字化整理和著錄的內(nèi)容 航天科技檔案著錄內(nèi)容主要包括科研檔案、基建和設(shè)備檔案。目前科技檔案的著錄多采用案卷級著錄。案卷級著錄項目包括:全宗號、分類號、保管期限、題名、密級、總頁數(shù)、總件數(shù)、文件開始時間、文件結(jié)束時間等9項。卷內(nèi)文件著錄項目為:項目編號、密級、題名、責任者、文件形成時間、全宗號、實體分類號、保管期限、案卷號和頁號等10項。科技檔案著錄要求如下:(1)單位要用全稱或規(guī)范化簡稱。(2)基建項目名稱一定要在案卷目錄和卷內(nèi)目錄說全。若是設(shè)備檔案,要表示xx型號的具體設(shè)備等,題名要完整,不能出現(xiàn)如安裝光盤、圖紙之類的太籠統(tǒng)、寬泛的題名。(3)航天領(lǐng)域的文件由于大多是按照產(chǎn)品型號、任務(wù)專題、工程項目等方式歸類,科技人員因承擔任務(wù)不同,著錄航天科技檔案還可以加上編號、代號等。(4)文件形成時間一律是8位數(shù)。(5)責任者要用全稱或規(guī)范簡稱。

2.2 科技檔案著錄規(guī)則和標準 中國的檔案著錄規(guī)則和標準中,著錄大項是7項,分別是題名與責任說明項、稿本與文種項、密級與保管期限項、時間項、載體形態(tài)項、附注與提要項和排檢與編號。著錄小項是20項:題名、文件編號、責任者、附件、稿本、文種、密級、保管期限、時間項、載體類型、數(shù)量及單位、規(guī)格、附注、提要、分類號、檔案館代號、檔案號、電子文檔號、縮微號、主題詞或關(guān)鍵詞。由此可看出,著錄規(guī)則里沒有對檔案全宗及類別的著錄項目。國內(nèi)檔案著錄規(guī)則主要側(cè)重內(nèi)容和形式上的著錄,而國際檔案著錄除此外,還對檔案的背景和系統(tǒng)來源進行說明,因此,國際著錄規(guī)則更適合數(shù)字化的電子檔案的管理,更適用于電子檔案著錄。中國目前的檔案著錄規(guī)則可用于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的管理,已不能完全適應數(shù)字化檔案的發(fā)展需求,不適用于電子檔案的著錄。電子檔案的著錄更加復雜,一份電子檔案件著錄不但要考慮傳統(tǒng)檔案著錄的條目要素,還要考慮這份電子檔案應用的是什么軟件、版本、軟件平臺、文件字節(jié)數(shù)、是文本文件還多媒體文件、文件名、是否加密等要素。隨著計算機軟件和硬件版本不斷更新?lián)Q代,還要確保電子檔案將來使用時能在新軟件里打開。

3 如何做好航天企業(yè)科技檔案著錄數(shù)字化工作

3.1 從航天檔案實際出發(fā),完善檔案著錄的標準和規(guī)則 中國檔案著錄制定著錄規(guī)則和標準較早,但發(fā)展不快。中國的檔案著錄規(guī)則中沒有設(shè)置檔案的全宗和多級著錄規(guī)則,而檔案著錄數(shù)字化更適合采用全宗和多級著錄原則。因此,應充分借鑒國際檔案標準,根據(jù)全宗和多級的著錄原則,不同門類制定不同著錄規(guī)則。針對科技檔案實際應用,編制專門的科技檔案著錄規(guī)則。首先從全宗著錄起,由全宗逐級向下著錄到類別,然后再由類別著錄至案卷、文件。多級著錄是尊重全宗原則在檔案著錄中的具體體現(xiàn)。檔案著錄只有建立起多級著錄規(guī)則,才能滿足檔案著錄數(shù)字化的要求。航天企業(yè)應充分結(jié)合航天檔案工作實際,不斷對檔案著錄細則進行修訂,制定《電子檔案著錄細則》,充分考慮檔案的真實性、便捷性以及實用性。著錄時,對檔案的內(nèi)容、背景和來源進行具體描述,提高檔案的利用價值。依據(jù)檔案的全宗規(guī)則,重點錄入7大項,其他20項根據(jù)航天檔案實際,選擇性錄入,根據(jù)航天科研人員的常態(tài)性工作習慣,多用產(chǎn)品型號的代號來溝通交流,著錄時可追加錄入代號。針對航天科研檔案里面的設(shè)計文件、科研報告及圖紙,著錄時,要關(guān)注報告的來源及格式,考慮其兼容性,確保后期能在不同的軟件里面使用。

3.2 加強檔案著錄監(jiān)管,建立質(zhì)量控制監(jiān)督體系 加強檔案著錄監(jiān)管,建立質(zhì)量監(jiān)督體系。涉及到航天商業(yè)涉密事項,設(shè)置防線,防止涉密事項外泄。在檔案著錄系統(tǒng)中可通過設(shè)置訪問權(quán)限、密碼動態(tài)保護等措施,保障檔案信息的安全性。對一些共享性的電子檔案,可采取防火墻、多重密碼及獨立備份等保障措施,確保檔案信息的安全性。在檔案著錄階段,建立相關(guān)的檢查、監(jiān)管制度,做好科技檔案著錄的質(zhì)量控制和監(jiān)督。一般采取自查、互查的方法,也可設(shè)專人負責質(zhì)量檢查。必要時需將著錄卡片與文件一一對應進行抽查,便于及時發(fā)現(xiàn)問題。同時建立獎懲制度,杜絕為趕速度、應付任務(wù)而出現(xiàn)的著錯、漏著等現(xiàn)象的發(fā)生,提高著錄質(zhì)量。

3.3 充分考慮系統(tǒng)的兼容性,建立檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng) 目前,航天檔案數(shù)字化系統(tǒng)處于數(shù)字化建設(shè)的初級階段,完成這一步的關(guān)鍵在于檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)。建立檔案數(shù)據(jù)庫的目的是依托先進的信息技術(shù)對檔案進行科學管理和有效利用。加快建立檔案數(shù)字化信息資源庫,不斷完善檔案信息系統(tǒng)的應用,建立快捷高效的檔案查詢系統(tǒng),實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。面向檢索和應用,建立動態(tài)數(shù)據(jù)庫,關(guān)注數(shù)據(jù)庫的使用頻率和效率。對于航天企業(yè),若能將設(shè)計師用的設(shè)計系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)瀚海之星融合起來,建立目標數(shù)據(jù)庫,將提高自動化系統(tǒng)的效率。建立完整的檔案數(shù)據(jù)庫,對案卷級和文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)以及字段名稱、類型等逐級錄入,建立完整的數(shù)據(jù)庫。在檔案系統(tǒng)建設(shè)中,要重視電子檔案的著錄工作,明確電子檔案的著錄要求。檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)是一個漫長的過程,因此,數(shù)字化過程也不能操之過急,要循序漸進。技術(shù)人員和檔案管理人員在工作中要互相配合,共同解決建設(shè)數(shù)據(jù)庫建設(shè)過程中存在的問題。

3.4 優(yōu)化人才結(jié)構(gòu),建立一支綜合業(yè)務(wù)水平高的著錄隊伍 實現(xiàn)檔案信息電子化、數(shù)字化,檔案管理人員需有較高的綜合素質(zhì)。目前,檔案管理部門缺乏檔案和信息處理復合型人才。為適應數(shù)字化時代對數(shù)字化檔案管理的需要,檔案管理人員必須不斷努力學習和掌握數(shù)字技術(shù),善于將檔案知識和計算機技術(shù)融合起來,才能適應檔案管理數(shù)字化的需要。而且,由于檔案人員晉升通道有限,人才流失嚴重,檔案隊伍常出現(xiàn)“斷層”,面臨專業(yè)人才招聘難且留不住的困境。為提高檔案管理人員的積極性,留住人才,航天企業(yè)進行檔案專業(yè)技術(shù)職稱晉升改革,暢通檔案專業(yè)晉升通道,才是長久之策。

4 結(jié)束語

科技檔案著錄數(shù)字化是檔案管理數(shù)字化的重心,是實現(xiàn)檔案精細化、自動化管理的基礎(chǔ),是大數(shù)據(jù)時代促進檔案工作數(shù)字化發(fā)展的必然趨勢。作為航天企業(yè),要做好檔案著錄工作這項系統(tǒng)性和持續(xù)性的工作,一切從航天檔案實際出發(fā),不斷完善檔案著錄的標準和規(guī)則,推進航天企業(yè)檔案數(shù)字化、標準化,充分考慮系統(tǒng)兼容性,建立檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng),還需不斷優(yōu)化人才結(jié)構(gòu),重視檔案專業(yè)人才的職業(yè)發(fā)展,留住人才。如此,才能不斷推進檔案著錄數(shù)字化進程,加快航天企業(yè)的檔案數(shù)字化建設(shè)的步伐,為我國檔案事業(yè)的健康、有序發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。